Всё про 6-НДФЛ: что за отчёт, когда и как сдавать, кто освобождён

Вы вычитаете налог на доходы физических лиц (НДФЛ) из зарплаты работника или из гонорара исполнителя: часть его заработка по ставке от 13 до 22% платите в бюджет, оставшуюся сумму перечисляете человеку. Так вы становитесь налоговым агентом, то есть удерживаете и уплачиваете налог за другое лицо.

О налоге надо отчитаться государству, для этого по итогам каждого квартала работодатели сдают форму 6-НДФЛ. В этом отчёте показывают, какие облагаемые налогом доходы были у сотрудников и исполнителей, сколько налога работодатель удержал и перевёл в бюджет.

Раньше помимо 6-НДФЛ нужно было ежегодно сдавать ещё одну форму по налогу — 2-НДФЛ, в неё входили справки по всем работникам. Но с 2021 года 2-НДФЛ отменили, а справки теперь входят в годовой 6-НДФЛ.

Отчёт заполняют и сдают налоговые агенты, которые удерживают и уплачивают НДФЛ за физлиц: это российские организации и ИП, представительства иностранных компаний в России, нотариусы и адвокаты.

Если хотя бы раз в году человек получил от вас выплату, с которой удержали подоходный налог, нужно отчитаться по 6-НДФЛ.

 6-НДФЛ сдают по итогам первого квартала, полугодия и 9 месяцев. По итогам года нужно отправить годовой отчёт, который включает также справки о доходах по каждому физлицу.

Даже если вы рассчитались с исполнителем на договоре ГПХ один раз в году, например, во втором квартале, отчёт придётся сдавать до конца года: за полугодие, за 9 месяцев и по итогам года.

Компании и ИП сдают форму в налоговую инспекцию по месту регистрации. ИП на патенте, которые работают в разных регионах, сдают 6-НДФЛ в налоговую, где оформляли патент.

 6-НДФЛ сдают в бумажном или электронном виде.

Отчёт на бумаге. Если налоговый агент отчитывается за 10 человек или менее, можно сдавать 6-НДФЛ на бумаге. Такой отчёт лично приносят в инспекции или отправляют ценным письмом по почте. Добавьте уведомление о вручении, чтобы узнать о доставке.

Отчёт в электронном виде. Если вы отчитываетесь более чем за 10 человек, сдать отчёт можно только онлайн в личном кабинете юрлица или в личном кабинете ИП на официальном сайте налоговой или в вашем бухгалтерском сервисе. Такой отчёт нужно подписать квалифицированной электронной подписью, ИП и руководители компаний получают её в ФНС бесплатно.

Если в течение года вы не платили физлицам, не сдавайте 6-НДФЛ, нулевые отчёты отправлять не нужно. Если же хотя бы раз в течение года была выплата, нужно отчитываться до конца года. Например, единственную выплату января нужно показывать в отчётах за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

В отчёте показывают не только доходы и налоги физлица, но и налоговые вычеты. Вычет — это сумма, которую можно вычесть из заработка человека до расчёта НДФЛ, тогда налог уменьшится.

Чаще всего работодатели применяют и показывают в 6-НДФЛ стандартные и профессиональные вычеты. Например, если человеку положен детский вычет, и он принёс подтверждающие документы, работодатель должен применять вычет ежемесячно, пока доход сотрудника с начала года не превысит определённый порог. В 2024 году этот порог составлял 350 тысяч рублей, с 2025 года его подняли до 450 тысяч рублей.

Имущественные и социальные вычеты граждане в большинстве случаев получают напрямую от налоговой. Но иногда люди запрашивают такие вычеты у работодателя, тогда их тоже приходится применять и вносить в отчётность.

Ещё один тип вычета специально для 6-НДФЛ — при подарках сотрудникам. Подоходным налогом не облагаются подарки для сотрудников общей суммой до 4 000 рублей в течение года. Если подарок дороже, подоходный налог взимается с суммы превышения. Суммы подарков тоже добавляют в 6-НДФЛ и в том же разделе показывают вычет до 4 000 рублей. Это помогает отследить, нет ли превышения лимита по подаркам и нужно ли платить с превышения налог.

Отчёт 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. В годовой отчёт добавляют приложение со справками обо всех физлицах, которые получали от вас деньги в прошедшем году.

Если вы удерживали НДФЛ по разным ставкам, например, 13 и 30%, то разделы 1 и 2 нужно заполнять отдельно для каждой ставки.

В 2025 году действует прежняя форма. Порядок заполнения отчёта приведён в приложении № 2.

В расчёте 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие и 9 месяцев заполняйте только титульный лист и два раздела. К годовому отчёту ещё идёт приложение № 1 — справки о доходах и НДФЛ по каждому физлицу в отдельности.

Поля с текстом, числами и кодами заполняйте слева направо, начиная с первой ячейки. Пишите заглавными печатными буквами.

Заполните ИНН юрлица из 10 знаков. В последних двух ячейках поставьте прочерки. Укажите КПП.

У ИП есть только ИНН из 12 знаков. В поле с КПП ставьте прочерки.

Все страницы отчёта нужно пронумеровать. Порядковый номер указывайте в формате «001», «002».

Номер корректировки — «0 - -» для первого отчёта за этот период. Если будете исправлять ошибки в уже принятом 6-НДФЛ, укажите здесь номер «1 - - ». При дальнейших корректировках этого же отчёта «2 - - », «3 - - » и так далее.

Отчётный период: для расчёта за I квартал — «21», за полугодие — «31», за 9 месяцев — «33», за год — «34». Если сдаёте 6-НДФЛ при закрытии юрлица или ИП, берите код из приложения № 1.

Календарный год — год, за который подаёте расчёт, например, «2024».

Код налогового органа — номер инспекции, в которую отчитываетесь. Его можно посмотреть в сервисе «Определение реквизитов ИФНС».

Код места нахождения или учёта берите из приложения № 2. Например, если отчитываетесь в ИФНС по месту учёта ИП, ставьте код «120», по месту ведения патентной деятельности — «320».

В поле «Налоговый агент» напишите сокращённое название вашей организации из учредительных документов. Если его нет, тогда полное. Для ИП укажите ФИО как в паспорте, без сокращений.

Код по ОКТМО — код муниципального образования, на территории которого находится организация. Для ИП укажите код по ОКТМО по месту жительства. Если сдаёте 6-НДФЛ по работникам, занятым в патентной деятельности, укажите код по месту учёта в качестве плательщика ПСН. Посмотреть, какой у вас код по ОКТМО, можно в том же сервисе ФНС. Если в коде 8 знаков, пустые ячейки справа не заполняйте.

Здесь показывают сумму налога на доходы физлиц, которую нужно уплатить с начала календарного года. Например, в расчёте 6-НДФЛ за 9 месяцев — с января по сентябрь.

Если в строке нет суммы, ставьте в ней «0», а в правой части в незаполненных ячейках прочерки.

В строке 010 укажите КБК по НДФЛ. Так как с 2025 года действует прогрессивная шкала налога, нужно использовать новые коды из приказа Минфина № 165н.

Если в отчётном периоде у вас был НДФЛ, который перечисляли на разные КБК, для каждого из них заполните отдельный раздел 1.

Строка 020 — общая сумма налога к уплате с начала календарного года.

В строках 021−026 распишите суммы рассчитанного и удержанного НДФЛ к уплате по шести срокам перечисления. В сумме они должны быть равны строке 020.

Строка 030 — общая сумма НДФЛ, которую вы сначала излишне удержали, а потом возвращали по письменному заявлению физлица. В строках 031−036 её нужно разбить по шести срокам перечисления. Если ничего такого не было, не заполняйте этот блок.

Здесь показывают общие суммы начисленных доходов, налоговых вычетов и НДФЛ нарастающим итогом, то есть с начала года. Если вы рассчитывали налог по разным ставкам, нужно оформить раздел 2 для каждой из них.

В строке 100 заполните ставку НДФЛ, а в строке 105 — КБК по нему.

В строке 110 укажите количество физлиц, получивших от вас доход, облагаемый НДФЛ, а в строке 111 выделите количество высококвалифицированных специалистов (ВКС). Это особая категория иностранных граждан с опытом, навыками или достижениями в конкретной сфере деятельности, которых привлекли к работе на условиях из статьи 13.2 закона № 115.

В строке 120 укажите общий доход, начисленный физлицам. В строке 121 выделите из него доходы ВКС.

Строка 130 — общая сумма стандартных, социальных, имущественных налоговых вычетов, а также расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход. Виды вычетов и расходов приведены в приложении № 2 к приказу ФНС № ММВ-7−11/387.

Строка 131 — общая налоговая база, с которой рассчитывается НДФЛ. Чтобы её вычислить, из строки 120 отнимите строку 130.

Строка 140 — общая сумма рассчитанного НДФЛ. Выделите из неё налог с доходов ВКС и укажите в строке 141.

Строка 150 — фиксированный авансовый платёж, который уменьшает НДФЛ. Такой платёж уплачивает за себя иностранный гражданин, работающий в РФ по патенту. Его работодатель на эту сумму по статье 226 НК может уменьшить НДФЛ, который перечисляет как налоговый агент. Сумма в строке 150 не должна быть больше общей суммы налога в строке 140.

Строку 155 заполняют только организации, которые по статье 214 НК рассчитывают налог на прибыль при выплате дивидендов.

Строка 156 — НДФЛ, рассчитанный и уплаченный по месту нахождения в другом государстве, с которым у России заключён международный договор об избежании двойного налогообложения. Если у вас есть такой НДФЛ, по статье 214 НК строку 140 нужно уменьшить на строку 156.

Строка 170 — налог, который не получилось удержать из доходов работника или исполнителя с начала календарного года. Например, вы дарили сотруднику дорогой подарок, со стоимости которого нужно удержать НДФЛ, а больше никаких доходов в этом году не было. Заполняйте строку 170 только в годовом отчёте.

Если не смогли удержать НДФЛ до 31 января года, следующего за отчётным, о неудержанном налоге обязательно сообщите в ИФНС — заполните раздел 4 в справке из приложения № 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ, а также письменно уведомите получателя дохода. Если этого не сделать, будет считаться, что вы не выполнили обязанности налогового агента, и ИФНС начислит пени. Также придётся уплатить штраф по статье 126.1 НК за недостоверные сведения, если налоговая выявит несоответствия раньше, чем вы их исправите.

Строка 180 — излишне удержанный НДФЛ.

Строка 190 — сумма налога, возвращённого физлицу по его заявлению. В строках 191−196 распишите её за последний квартал по аналогии со строкой 160.

Справки о доходах и суммах налога физлица нужно сдавать только в составе годового расчёта 6-НДФЛ. Заполните их по каждому физлицу, которое в течение календарного года получало от вас доходы. Не нужно включать туда тех, для кого вы не выступали налоговым агентом по НДФЛ, например, ИП и самозанятых физлиц.

При увольнении и по заявлению сотрудников работодатель должен выдавать справки о доходах. В этом случае используют не приложение № 1 к отчёту 6-НДФЛ, а отдельную форму. Рассказали о ней в статье «Как оформлять справки для работников».

В справке о доходах расчёта 6-НДФЛ четыре раздела с общими суммами и одно приложение с помесячной расшифровкой.

В шапке укажите ИНН и КПП, а также порядковый номер справки.

В поле «Номер корректировки» впишите два нуля. Если придётся что-то исправлять в уже принятых справках, здесь будет номер корректировочного отчёта 6-НДФЛ: «01», «02» и так далее. Чтобы полностью аннулировать данные по сотруднику, поставьте «99». При исправлении или аннулировании сведений о физлице номер справки нужно указать тот, который был в первоначальном варианте.

Раздел 1. Данные о физлице. Построчно заполните ИНН, полные ФИО как в паспорте.

Укажите, какой статус у физлица: «1» — резидент, «2» — нерезидент, «3» — нерезидент-ВКС или другой из приложения № 5. Впишите дату рождения.

Числовой код российского гражданства — «643». Коды других стран можно посмотреть в справочнике ОКСМ. У работников без гражданства укажите код страны, выдавшей удостоверение личности.

Впишите код документа из приложения № 6. Для паспорта РФ это «21». Серию и номер пишите без знака «№».

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога. Если в календарном году у работника были доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, их нужно заполнить на отдельных страницах.

Доходы указывайте вместе с копейками, а налог в полных рублях: менее 50 копеек отбрасывайте, а 50 и более округляйте до целого рубля.

Впишите КБК и соответствующие ему годовые доходы без учёта налоговых вычетов.

Если у физлица были налоговые вычеты, отминусуйте их от годовых доходов, а результат запишите в строку «Налоговая база». Если вычетов оказалось больше доходов, поставьте вместо суммы нули.

Заполните поля с рассчитанным, удержанным, перечисленным и излишне удержанным НДФЛ.

Фиксированный авансовый платёж заполняют по иностранным сотрудникам, которые работают по патенту.

Раздел 3. Налоговые вычеты. Заполните его, если предоставляли работникам стандартные, социальные или имущественные вычеты. Например, на лечение, в связи с приобретением жилья, на обучение. Эти суммы уменьшают налогооблагаемую базу по НДФЛ. Коды видов вычетов берите из приложения № 2 и напротив каждого вписывайте их суммы.

Раздел 4. Доходы, с которых не удержан НДФЛ, и сумма такого налога. Заполняйте, если не удалось удержать НДФЛ до 31 января года, следующего за отчётным.

Приложение к справке. Сведения о доходах и вычетах по месяцам. Укажите номер справки, к которой составляете приложение.

Заполните ставку НДФЛ и соответствующий ей КБК. Если были доходы, облагаемые по разным ставкам, по каждой нужно отдельное приложение.

В строке «Месяц» укажите порядковый номер месяца, в котором доход был начислен и фактически получен. Когда доход считается фактически полученным, смотрите в статье 223 НК.

Например, с 24 по 31 июля работник был в командировке в Москве. Ему выплачивали суточные 1 500 рублей в день. Суточные свыше 700 рублей считаются доходом работника и облагаются НДФЛ. После возвращения из командировки работник сдал авансовый отчёт, который утвердили 2 августа. По статье 223 НК дата фактического получения дохода — это последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчёт, то есть 31 августа. Значит, в строке «Месяц» справки к 6-НДФЛ нужно поставить «08».

Напишите сумму дохода, полученную работником в месяце и по коду дохода, которые вы указали в этой строке. Налоговые вычеты не минусуйте.

Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении к справке не указывают. Если были другие налоговые вычеты, строкой ниже укажите их код из справочника и сумму. Сумма вычета не должна быть больше дохода, из которого его вычитают.

Точно так же распишите в хронологическом порядке все облагаемые доходы работника по месяцам, в том числе доход в натуральной форме и в виде материальной выгоды.

Если в 6-НДФЛ внесли не все данные или обнаружили в нём ошибки, нужно отправить уточнённую форму. Уточнёнка — это точно такой же отчёт, но с корректными данными. Вносите в него все показатели: исправленные и изначально верные. Ещё в уточнённой форме укажите номер корректировки на титульном листе: 001 или 002 в зависимости от того, в который раз исправляете ошибки.

Налоговая периодически меняет формы 6-НДФЛ. Например, в 2024 году действовала новая форма с графами, которых не было в предыдущем отчёте 2023 года. В последний раз по этой форме нужно отчитаться по итогам 2024 года — до 25 февраля 2025 года. С отчётности за I квартал 2025 года будет действовать другая форма с графами для всех новых ставок пятиступенчатой шкалы НДФЛ. Форма ещё в разработке, мы расскажем о ней, как только её утвердят.

Когда вы заполняете уточнённый отчёт, используйте форму, актуальную в тот период, за который вносите исправления. Уточнёнку за 2024 год нужно отправлять по форме именного того периода, а новая форма за 2025 год не подойдёт.

Сроков для отправки уточнёнки нет, но лучше сдать её максимально быстро. Это позволит избежать штрафа за искажение сведений в отчётности, если ошибку первыми обнаружили вы, а не налоговая.

Некоторые выплаты и доходы работников в натуральной форме вызывают вопросы: надо ли отражать в 6-НДФЛ увольнение, декретные деньги, подарки сотрудникам, авансы подрядчикам.

Увольнение. Закон не разъясняет особенности отражения сумм в 6-НДФЛ при увольнении, а значит, их нужно отражать в общем порядке.

В день увольнения сотрудник получает зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие. Есть нюанс: подоходным налогом не облагается выходное пособие в рамках лимита — 3 среднемесячных заработка (для северных регионов 6 среднемесячных заработков). Если выходное пособие превышает этот лимит, то подоходный налог удержите только с суммы превышения.

Декретное пособие. Декретные деньги выплачивает Социальный фонд, а не работодатель, так что отражать их в 6-НДФЛ не нужно.

Некоторые сотрудницы после получения больничного листа по БиР продолжают некоторое время работать. Тогда они в обычном порядке получают зарплату, которую нужно отражать в 6-НДФЛ.

Когда сотрудница уходит в декретный отпуск, работодатель может по своей инициативе доплачивать ей определённую сумму сверх пособия. Такая добровольная доплата облагается НДФЛ, и её нужно отражать в отчёте.

Подарки сотрудникам. Все подарки общей стоимостью до 4 000 рублей в год не облагаются налогом. Стоимость таких подарков всё равно указывают в 6-НДФЛ, а затем отражают вычет, равный стоимости подарка.

Подарок может стоить дороже 4 000 рублей, тогда налогом облагается сумма превышения. Стоимость подарка указывают в 6-НДФЛ, вычет в размере 4 000 рублей тоже показывают в отчёте. Затем указывают НДФЛ с разницы.

Когда нужно удержать НДФЛ с подарка в натуральной форме, это делают при ближайшей денежной выплате, например зарплате. В такой ситуации НДФЛ можно удержать в размере не более 50% выплаты. Но если в отчётном квартале у сотрудника ещё не было выплат и работодатель не успел удержать НДФЛ, сумму налога показывают в отдельной строке 6-НДФЛ «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

В 6-НДФЛ нужно вносить только те выплаты по договорам ГПХ, которые облагаются подоходным налогом. Это касается фактически выплаченных авансов и окончательных расчётов с подрядчиками. Дата подписания акта о приёмке работ неважна, имеет значение только дата фактической выплаты.

Пример. Мастер выполнял малярные работы по договору ГПХ и получил аванс для закупки материалов в конце марта. Он покрасил помещения и получил окончательный расчёт в апреле, тогда же подписали акты о приёмке работ. Мастер не оформлен как ИП или самозанятый, так что заказчик при каждой выплате удержал НДФЛ. Сумма аванса и НДФЛ с неё попадут в 6-НДФЛ за I квартал, а сумма окончательного расчёта и НДФЛ с неё — в отчёт за полугодие.

Налоговому агенту грозит штраф в двух случаях: если в 6-НДФЛ допустить ошибки или сдать её с опозданием. К опозданию приравнивается и отправка формы не в ту налоговую, например, когда отчёт за обособку сдают в инспекцию головной компании в другом муниципалитете.

Опоздание с отчётом. Каждый месяц просрочки штрафуется на 1 000 рублей. Неполный месяц округляют в большую сторону, даже если опоздание составило 1−2 дня. Кроме штрафа могут заблокировать расчётный счёт через 10 дней после срока отправки 6-НДФЛ.

Ошибки в отчёте. Штраф за искажение сведений в 6-НДФЛ составляет 500 рублей. Даже если ошибки есть в каждом разделе отчёта, штраф не вырастет. Избежать санкций можно, если налоговый агент сам увидит ошибки, исправит их и отправит уточнённый отчёт прежде, чем инспекция найдёт нарушения.

Если работник имеет право на стандартные вычеты, он должен принести работодателю подтверждающие документы, например, справку об инвалидности или копию свидетельства о рождении ребёнка. Тогда работодатель будет применять вычеты и сокращать подоходный налог работника.

Имущественные и социальные вычеты граждане чаще всего оформляют через налоговую и получают возврат налога за предыдущий год одной суммой. Но человек может оформить в инспекции уменьшение НДФЛ на работе, тогда работодатель будет ежемесячно применять вычет, пока он не исчерпается.

Профессиональные вычеты на сумму понесённых расходов могут получать исполнители по договорам ГПХ, если они напишут заявление заказчику. Например, мастер-маляр может получить вычет на сумму закупленных валиков и кистей, если подтвердит расходы чеками.

При начислении каждой выплаты нужно знать, облагается она НДФЛ или нет.

Из-за этого поменялась и форма 6-НДФЛ, которую нужно сдавать за периоды 2024 года. Новый отчёт и порядок его заполнения утверждены в приказе ФНС № ЕД-7−11/1@. По этой форме нужно сдавать 6-НДФЛ начиная с отчётности за I квартал 2024 года, в последний раз — по итогам 2024 года до 25 февраля 2025 года.

 6-НДФЛ — это отчёт работодателя или заказчика, который удерживает и отправляет в бюджет налоги с доходов своих работников или исполнителей. В отчёт вносят суммы доходов физлиц, которые облагаются подоходным налогом, суммы налоговых вычетов, которые уменьшают налог, и суммы самого НДФЛ. В годовом отчёте ещё заполняют справки по каждому физлицу, которое получало от вас доход в прошедшем году.

Форму 6-НДФЛ должны сдавать все налоговые агенты: юрлица и ИП, адвокаты и нотариусы, которые выплачивали доходы физлицам и удерживали с этих выплат подоходный налог. Если в течение года хотя бы раз вы платили деньги физлицу и перечисляли за него НДФЛ в бюджет, нужно сдавать 6-НДФЛ до конца года.

Компании и ИП отправляют 6-НДФЛ в инспекцию по месту регистрации. ИП на патенте сдают отчёт в инспекцию, в которой они получали патент. Отчёт сдают четыре раза в год: отчёты за I квартал, полугодие и 9 месяцев нужно сдать не позднее 25-го числа после прошедшего квартала, а годовой отчёт — не позднее 25 февраля следующего года.

Форму 6-НДФЛ сдают по итогам каждого квартала, а затем по итогам года. Но сведения о доходах, налоговых вычетах и суммах НДФЛ в каждом отчёте нужно указывать нарастающим итогом, то есть суммарно с начала года. Раньше налоговые агенты прописывали в разделе 1 отчёта суммы подоходного налога за квартал, но теперь эти суммы нужно указывать накопительно с начала года.

В 6-НДФЛ нужно указывать только те доходы, которые облагаются подоходным налогом. Например, не нужно вносить в отчёт компенсацию вреда здоровью, которая не облагается НДФЛ, или выплаты самозанятому, который сам платит за себя налоги. Исключение — подарки работникам стоимостью до 4 000 рублей, которые не облагаются налогом. Их стоимость вписывают в 6-НДФЛ и здесь же указывают вычет на сумму подарка.