Акт сверки — это документ, в котором две стороны сверяют свои расчёты друг с другом за определённый период. Его главная цель — подтвердить, что учтённые данные у обоих контрагентов совпадают, и никто никому не должен по ошибке.
Что такое акт сверки
Это документ, который помогает сравнить расчёты с контрагентами, убедиться, что долгов нет, и подтвердить переплаты. Организации и ИП проводят сверки по конкретному договору или за определённый период, например квартал.
Сверку проводят на основе расчётов с покупателями и заказчиками. Стороны оформляют акт сверки, где фиксируют все операции между ними за выбранный период. А потом определяют задолженность или переплату.
.xls
Бланк акта сверки взаиморасчётов
Пример. С января по март 2026 года компания Анны отгрузила 300 шапок в магазин. Но по одной из поставок контрагенты не подписали накладную и не оплатили счёт на 50 шапок. Бухгалтер из компании Анны отправила акт сверки расчётов за первый квартал, указала на задолженность, и магазин перевёл оплату по этим документам.
Официальной формы акта сверки нет, но есть та, которой придерживаются все. Взять бланк можно из учётной программы, например 1С, или в наших шаблонах.
Для чего нужен акт
Акт сверки — самый удобный способ, чтобы учесть все расчёты с дебиторами и кредиторами. По приказу Минфина № 34н все компании обязаны делать акт перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчётность. Это правило не касается ИП. В других случаях акт можно не составлять, но компании и бухгалтеры всё равно часто им пользуются. Наталья Зарипова объясняет, что акт сверки расчётов помогает выявить задолженности и переплаты, а ещё найти несостыковки и расхождения:
«Бывает, что продавец что-то поменял в документе из-за возврата или ошибки, а покупателю новый документ не передали, поэтому возникают разногласия по расчётам. Благодаря акту их можно вовремя устранить. Если обе стороны подписали акт сверки, по которому есть долги, их проще будет доказать в суде и взыскать с контрагента».
По определению Верховного Суда, акт сверки взаиморасчётов не относится к первичным учётным документам и не подтверждает сделку, факт оплаты или выполнения работ. Бывает, что стороны уже подписали акт сверки, но потом находят накладные или платёжные поручения, которые относились к периоду сверки. Чтобы это исправить, нужно подготовить новый акт и внести неучтённые данные за спорный период.
Чтобы контрагент был согласен сверять расчёты по акту, оговорите это условие в договоре. Обсудите нюансы: кто должен быть инициатором сверки и как часто планируете это делать. Установите срок, когда акт считается подписанным, например, если вторая сторона не вернула документ через 14 дней.
Если вам прислали акт, а в пунктах договора про сверку ничего не сказано, документ можно не подписывать.
Акт сверки поможет, если вы хотите:
- Сравнить расчёты с партнёрами или найти недостающие оплаты. Когда сделок много, некоторые поставки могут быть не оплачены. Бывает, что вы или контрагент не подписали первичные документы вовремя, поэтому в учёте нет этих поставок.
- Избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте. Если в акте сверки ваши учётные данные и записи контрагента совпадают, значит, никакие документы или поставки не пропущены и не задвоены.
- Закрепить факт задолженности для суда. Акт сверки можно использовать как дополнительное доказательство в суде, чтобы вернуть деньги. В суде его нужно подтвердить первичной документацией (например, товарными накладными, платёжными поручениями или универсальными передаточными документами).
- Иметь аргументы перед налоговой и при аудиторской проверке. Регулярная сверка расчётов говорит о том, что вы проявляете осмотрительность при работе с контрагентами.
- Продлить время для требования долга. Если партнёр должен денег, по статье 196 Гражданского кодекса у вас есть 3 года, чтобы обратиться в суд и потребовать их вернуть. Когда вторая сторона подписывает акт, она соглашается с суммой долга. С этого дня срок исковой давности будет отсчитываться заново, в соответствии с постановлением Верховного Суда.
Например, партнёры решили сверить расчёты и составили акт. Оказалось, что компания А, должна фирме В 800 тысяч рублей уже 2,5 года. Обе стороны подписали акты сверки, значит, компания, А признала долг. С этого момента у фирмы B есть ещё 3 года, чтобы взыскать деньги.
Виды актов сверки
Акты сверки бывают разные и делятся по периоду охвата, содержанию и оформлению.
По периоду охвата
Показывают, как часто вы сверяетесь с партнёром.
Ежемесячные. Подходят для работы с постоянными контрагентами. Вы сможете закрыть месяц и сразу найти ошибки.
Квартальные. Этот вид совпадает с периодом сдачи налоговой отчётности, поэтому в процессе можно подготовить сразу два документа. По этой причине его выбирают чаще всего.
Ежегодные. По приказу № 34 Минфина РФ юридические лица должны провести сверку перед составлением годового баланса. Она охватывает весь год.
По договорённости. Вы можете составить такой документ, когда в этом возникла необходимость. Например, при расторжении договора, смене бухгалтера или когда сумма долга достигла критической отметки.
По содержанию
Зависят от того, насколько детальным должен быть отчёт.
Полные. Включают в себя все операции по всем договорам с конкретным контрагентом. Вы увидите полную картину и разберётесь, кто кому в итоге должен.
Частичные. Их составляют только по одному конкретному договору, проекту или даже по одной крупной поставке. С их помощью вы сможете выявить, почему, например, по данному контракту есть неоплаченные счета.
По оформлению
От него зависит юридический вес документа.
Бумажные. Акт сверки с синей печатью и живой подписью принимают любые суды и налоговая служба без дополнительных условий. Но подготовка занимает много времени, а ещё его могут потерять на почте.
Электронные. У документа, который оформлен через ЭДО, такая же юридическая сила, как и у бумажного, потому что он подписан УКЭП. Это современный и надёжный способ.
Для быстрой сверки по электронной почте вы можете отправить скан акта. Но он не является оригиналом, поэтому не подойдёт для суда.
Как провести сверку по расчётам
Чтобы провести сверку, нужно составить таблицу и перечислить в ней все операции сторон за определённый период, с датами и суммами. Для этого нужно собрать информацию из счетов-фактур, платёжных поручений, банковских выписок и других документов.
Если акт сверки готовите вы, нужно заполнить левую часть, а правую оставить для контрагента. Если же акт вам отправила вторая сторона, необходимо внести данные в правую часть таблицы. Иногда инициатор сверки может заполнить акт полностью и распечатать его в двух экземплярах, чтобы подписать у другой стороны.
Пример. Рассмотрим ситуацию, когда вы инициатор сверки и покупатель, а контрагент — поставщик. Вот как нужно действовать:
- В левой части таблицы укажите сальдо на начало периода: дебетовое, если на момент сверки расчётов вам должен партнёр, или кредитовое, если долг есть у вас.
- Все выплаты контрагенту отразите в документе по дебету, а все поступления от него — по кредиту.
- Посчитайте конечное сальдо. Кредитовое сальдо покажет, сколько вы остались должны контрагенту, а дебетовое — задолженность партнёра перед вами.
- Дождитесь, когда акт подпишет руководитель или его доверенное лицо и поставит печать, если она есть. Пока контрагент не подписал акт, сверку нельзя считать проведенной.
Когда компания для вас одновременно и покупатель, и поставщик, лучше составить два отдельных акта сверки: по кредиторской и дебиторской задолженности. Так вы не запутаетесь в расчётах.
Акт подписывает руководитель компании либо сотрудник, если у него есть на это доверенность или если есть приказ, который даёт ему право подписи. Вы можете составить и отправить документы и в электронном виде, если прописали это условие в договоре. Для этого нужна электронная подпись.
Если в результате сверки возникли разногласия, нужно выяснить, какие операции не учли, и запросить недостающие документы у контрагента. Или можно заполнить акт сверки взаиморасчётов с расхождениями, чтобы не блокировать дальнейшую работу. Для этого внизу после таблицы нужно написать:
- с расхождениями согласен — если ошибка была вашей и вы её признаёте;
- подписано с разногласиями — если вы не согласны с ошибкой.
Частые вопросы об акте сверки
Что такое акт сверки простыми словами?
Акт сверки — это таблица, в которой два партнёра сравнивают свои данные о том, кто, сколько и кому заплатил. Документ помогает убедиться, что расчёты совпадают и никто ничего не забыл.
Зачем просят акт сверки?
Акт сверки нужен, чтобы:
- сравнить расчёты;
- найти недостающие оплаты;
- проверить бухгалтерский и налоговой учёт;
- установить факт задолженности для суда;
- собрать подтверждения для налоговой проверки или аудита;
- продлить сроки требования долга.
Кто должен сделать акт сверки?
Тот, кто прописан в договоре. Если такого пункта нет, то документ чаще всего делает сторона, которая отгружает товары или оказывает услуги, так как у них есть в базе все необходимые счета и документы.
Какую силу имеет акт сверки?
Акт сверки не является первичным документом, как накладная или акт выполненных работ, поэтому в суде его рассматривают как косвенное доказательство. Но если акт подписан руководителем или другим человеком с правом подписи, по статье 203 ГК РФ это считается официальным признанием задолженности.
Документ влияет на сроки исковой давности. Стандартный срок — 3 года. Но с даты подписи 3 года начинают отсчитываться заново.
В налоговой акт сверки помогает подтвердить расходы и доказать, что сделка не была фиктивной.
У кого запрашивать акт сверки?
Вы можете запросить документ у вашего партнёра разными способами:
- Через электронный документооборот (нужно сформировать запрос и отправить его по ИНН контрагента).
- Через бухгалтерию.
- Через личного менеджера, который ведёт ваш договор.