Если цифры в акте сверки не сходятся, нужно:
- Проверить входящее сальдо и убедиться, что данные с партнёром совпали. Если нет, посмотреть предыдущий период и найти, где возникла ошибка.
- Сверить операции пошагово. Сравнивайте каждую строчку, сверяйте данные и номера документов.
- Выявить причину расхождения. Например, забыли передать документ или сделали опечатку.
- Оформить результат. Составьте протокол разногласий или подпишите акт с разногласиями.
- Исправить ошибку в учёте.
Зачем сверяться с контрагентами
Если компании давно работают вместе и отгружают товары с отсрочкой или перечисляют авансы, некоторые поставки могут быть не оплачены. Акт сверки помогает организациям сравнить расчёты и понять, есть ли долг или переплата.
Индивидуальные предприниматели тоже проводят сверку взаиморасчётов, хотя, по статье 6 402-ФЗ, не обязаны вести бухучёт. Она позволяет им отслеживать движение денег и товаров или услуг.
«Предпринимателю на УСН «Доходы» нужно отслеживать поступления, чтобы верно рассчитать налог. Сверка напомнит покупателям, что они получили товар или услугу, но не перевели деньги. На УСН «Доходы минус расходы» сверка важна, чтобы учесть не только поступления, но и затраты. Например, ИП оплатил аренду, но не получил акт выполненных работ, поэтому он не сможет включить в расходы эту сумму и запишет её в акте сверки в виде аванса. Чтобы все сошлось, предпринимателю нужно запросить подтверждающие документы у контрагента», — Наталья Зарипова, бухгалтер-эксперт в Точка Банке.
Когда нужно сверять расчёты
Компании проводят сверку в конце года перед отправкой отчётности. В остальных случаях стороны решают сами, когда проводить сверки. Чаще всего акт сверки составляют в конце отчётного периода (квартала) или когда закончился один из этапов работ по договору. Например, когда много сделок с партнёром, акты удобнее составлять ежеквартально. Так получится быстро найти и исправить ошибку и сэкономить время в конце года.
Расчёты стоит сверить и в следующих ситуациях:
- при долгосрочном сотрудничестве и регулярных поставках;
- когда есть несколько разных договоров с одним контрагентом;
- поставщик предоставил отсрочку по платежу;
- покупатель сделал большую предоплату.
Как оформить акт
Официальной формы акта сверки нет, но есть та, которой придерживаются все. Взять бланк можно из учётной программы, например 1С, или в наших шаблонах.
.xls
Акт сверки взаиморасчётов
В таблице нужно перечислить все операции сторон за определённый период, даты и суммы. Для этого подойдёт информация из счетов-фактур, платёжных поручений, банковских выписок и других документов.
Акт сверки готовит бухгалтер компании, которая инициировала сверку или же предприниматель. Документ составляют в двух экземплярах, подписывают у руководителя компании или его доверенного лица, а затем передают второй стороне.
Что делать, если акт не сходится
По итогам сверки стороны указывают конечное сальдо в акте. Эти значения должны совпасть у каждой из сторон. Кредитовое сальдо покажет, сколько вы остались должны контрагенту, а дебетовое — задолженность партнёра перед вами.
Бывает, что сальдо не совпадает. Так происходит, когда:
- Задвоилась или ошибочно заведена оплата или документ. Нужно удалить лишние операции для корректного учёта.
- Одна из сторон не учла документы в акте сверки по ошибке. Например, если контрагент не разнёс банковскую выписку в программе, платежи в сверке тоже не были учтены.
- Разный период разнесения. Может оказаться, что у одной из сторон в акте сверки нет документа, который отражён у второй. Так получается, когда платежи или операции учтены в разных периодах.
Пример. Покупатель перевёл деньги в последний день квартала поздно вечером. У него оплата будет отражена последним днём этого квартала. А продавец получил деньги только на следующий день, это уже другой квартал. В таком случае нужно просто подписать акт сверки с разногласием.
Если после сверки вы обнаружили расхождения в акте, есть два варианта действий:
- Составить протокол разногласий к акту сверки. Его стоит делать, если ошибок много и они сложные, например, возникла путаница в договорах. В протоколе нужно указать разногласия и приложить документы, по которым возникли расхождения.
- Прописать свои разногласия сразу в акте сверки. Подходит, если расхождение всего одно или оно незначительное. Например, когда один платёж еще в пути.
.doc
Шаблон протокола разногласий к акту сверки взаиморасчётов
Если нашли ошибки в учёте
По приказу Минфина, если вы являетесь юридическим лицом и при согласовании акта сверки с контрагентом обнаружили ошибку в бухучёте, её нужно обязательно исправить. Порядок исправления зависит от того, когда вы нашли ошибку в документе и существенная она или нет.
Обычно существенными признают ошибки, которые искажают значение любой строки отчётности на 5% или более. Но каждая компания сама определяет величину и прописывает её в учётной политике.
Порядок исправления ошибок в бухучёте
| Когда нашли | Вид ошибки | Когда исправлять | Как исправлять |
| До 31 декабря | Любая | В месяце их обнаружения | Исправить счета с ошибкой (сторнировочными или дополнительными записями) |
| После 31 декабря, но до подписания бухгалтерской отчётности | Любая | В декабре | |
| После утверждения бухгалтерской отчётности | Существенная | В том же году и месяце, когда выявлена ошибка | Через счёт 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)» |
| После подписания бухгалтерской отчётности | Несущественная | В месяце их обнаружения | Через счёт 91 «Прочие доходы и расходы» |
Как исправить ошибку в бухучёте
Чтобы исправить ошибку, нужно использовать правильные Это когда операции компании записывают на счетах бухучёта. В каждой проводке есть дебет и кредит. По дебету отражают поступления, а по кредиту — расходы организации.проводки.
Несущественная ошибка
Пример. После сверки в сентябре компания обнаружила, что 10 июля неправильно отразила стоимость стройматериалов, которые купила у контрагента. Вместо 1,25 миллиона указали 125 тысяч рублей. Бухгалтер ошибочно сформировала проводку:
Дт 10 Кт 60 на сумму 125 тысяч рублей — приняты материалы к учёту.
Ошибку в акте нашли до 31 декабря, поэтому, чтобы её исправить, нужно сделать ещё одну проводку 30 сентября:
Дт 10 Кт 60 на сумму 1,125 миллиона рублей.
Затем необходимо провести закрытие периода по счетам в программе, где компания ведёт бухгалтерский учёт.
Существенная ошибка
Пример. Бухгалтер в апреле 2026 года обнаружил по акту, что не учёл 100 тысяч рублей за аренду офиса в 2025 году. По учётной политике ошибка существенная и найдена после утверждения отчётности за 2025 год. Бухгалтеру в апреле 2026 года нужно сделать проводку:
Дт 84 Кт 76 на 100 тысяч рублей — выявлен ошибочно не отражённый расход за 2025 год.
Если учли лишний документ
Пример. Бухгалтер дважды в октябре учла одну и ту же операцию по аренде помещения на 100 тысяч рублей. А когда в марте следующего года готовила бухотчётность, обнаружила в акте ошибку. Поэтому нужно провести корректировку в декабре. Бухгалтер 31 декабря сформирует бухгалтерскую справку-расчёт с проводками:
Дт 60 Кт 44 на 100 тысяч рублей — СТОРНО на сумму излишне начисленной арендной платы за октябрь.
После этого, чтобы расчёты были корректными, нужно закрыть декабрь в бухгалтерской программе.
Как исправить ошибку в налоговом учёте
Кроме корректировки задолженности в бухучёте, важно вовремя исправить ошибки в налоговом учёте. Для этого необходимо разобраться, произошло занижение налогов или нет.
Если вы обнаружили, что суммы в акте сверки были занижены, нужно подать уточнённую декларацию за этот период и доплатить налог и пени. Этого требует Налоговый кодекс РФ.
Если налог завышен, есть два способа исправить ошибку:
- провести корректировку налоговой базы в текущем периоде — тогда отправлять уточнённую декларацию не обязательно;
- изменить данные в прошлом периоде и подать корректировочный отчёт.
Какой способ выбрать, вы решаете самостоятельно.
«В некоторых случаях нужна уточнённая декларация, даже если нет занижения налога. Например, чтобы вернуть переплату за прошлый год, которая возникла из-за ошибки в расчёте. Это могло произойти, когда задвоилась оплата и доходов учли больше, чем получили на самом деле.
Или если вы предприниматель на УСН «Доходы минус расходы», и в прошлом году не учли часть затрат. Из-за того, что был убыток, переплаты по налогу не возникло, и вы заплатили минимальный налог — 1% с дохода. По правилам Налогового кодекса исправить ошибку в акте в этом году не получится, так как переплаты в прошлом году не было. Нужно корректировать данные предыдущего периода и сдавать уточнённую декларацию», — объясняет Наталья Зарипова, бухгалтер-эксперт в Точка Банке.