Как оформлять авансовые отчёты

Обязанность составлять авансовые отчёты не зависит от режима налогообложения. Если работники ООО и ИП получили деньги на командировки, представительские расходы, оплату товаров, работ и услуг для нужд бизнеса, они должны составлять авансовые отчёты и прикладывать к ним подтверждающие документы. Оплата покупок корпоративной картой тоже считается выдачей подотчётных денег, рассказали об этом в статье «Расходы по бизнес-карте: за что отчитываться и как подтвердить».

ИП не считается подотчётным лицом. Если он делает покупки для бизнеса, ему не нужно составлять авансовый отчёт.

Форму авансового отчёта выбирает работодатель. Есть унифицированная форма № АО-1, но она необязательная. Её можно взять за основу и доработать под себя: убрать или добавить строки и столбцы. Главное, сохранить обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 закона № 402-ФЗ: наименование документа и того, кто его составляет, дату оформления, единицы измерения, должности и ФИО ответственных лиц, содержание факта хозяйственной жизни — покупку товаров и услуг, выдачу денег под отчёт. Свою форму надо утвердить приказом и приложить к учётной политике.

Список подотчётных лиц, максимальные суммы и сроки, когда надо отчитаться, устанавливает работодатель. Срок может быть любым, кроме авансового отчёта по командировочным расходам. По постановлению правительства № 749 за них работник должен отчитаться в течение трёх рабочих дней со дня выхода на работу после командировки.

В течение месяца подотчётному сотруднику можно выдавать деньги несколько раз, а он может отчитаться по ним в одном общем авансовом отчёте. Это нужно прописать во внутренних документах. Исключение: деньги, выданные на командировочные расходы, по ним нельзя менять трёхдневный срок отчётности.

Авансовый отчёт надо проверить и утвердить. Сроки и порядок проверки устанавливает работодатель. Типовую форму авансового отчёта обычно проверяет бухгалтер, а затем передаёт на подпись главному бухгалтеру и руководителю. Если бухгалтерии нет, всё это может сделать сам руководитель. Если вы работаете на режиме УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО, учитывайте расходы из авансового отчёта датой, когда его подпишет руководитель.

По итогам авансового отчёта бывает перерасход. Это значит, что подотчётный сотрудник потратил ещё и свои деньги. Компенсируйте их любым удобным способом — наличными или на банковскую карту. Расходы, оплаченные деньгами работника, можно учесть только после того, как погасите долг перед ним.

Подотчётное лицо может сначала сдать авансовый отчёт, а потом получить деньги. Такое бывает, если руководитель или работник по его поручению потратили на покупки для бизнеса личные деньги. Тогда вся сумма авансового отчёта будет перерасходом, который надо компенсировать сотруднику. Для этого он должен написать заявление, например: «Прошу утвердить авансовый отчёт № 2 от 1 сентября 2024 и возместить мне пять тысяч рублей, израсходованные на покупку канцтоваров для отдела продаж».

Неизрасходованные деньги подотчётное лицо должно вернуть. Максимальный срок, на который они выдаются, не ограничен, но должен быть разумным. Пропишите сроки и правила возврата во внутренних документах, например, в приказе или в инструкции для подотчётных лиц.

Вернуть долг подотчётный сотрудник может наличными деньгами, переводом на расчётный счёт работодателя или дать письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты. Если работник отказывается возвращать деньги, по статье 137 ТК и статье 138 ТК их можно принудительно удержать из зарплаты, но не более 20% от каждой выплаты, то есть удержания можно делать в течение нескольких месяцев, пока задолженность не погасится.

Если выбрали форму № АО-1, пользуйтесь указаниями по заполнению от Госкомстата. Авансовый отчёт составляется в одном экземпляре, а заполняют его подотчётное лицо и бухгалтер каждый свою часть. Если бухгалтера нет, вместо него отчёт оформляет руководитель.

Внизу подотчётный работник ставит подпись и пишет фамилию с инициалами.

Записи лучше сделать по порядку от самой ранней даты документа. Оригиналы нужно пронумеровать в том же порядке и сдать бухгалтеру вместе с авансовым отчётом.

Например, если работник купил в супермаркете канцтовары и расплатился корпоративной картой, к авансовому отчёту он должен приложить товарный чек и слип. Если в кассовом чеке есть полная информация о товаре, он может заменить товарный чек.

Подотчётное лицо делает покупки как обычное физлицо. Если вам нужно получить документы, оформленные на ИП или организацию, выдайте ему доверенность на приобретение товаров. Например, чтобы продавец оформил счёт-фактуру, сотрудник должен предупредить, что он представитель организации или ИП и предъявить доверенность. Когда сотрудник приобретает товар по доверенности, это расчёты между организациями или ИП. Если он оплачивает покупку наличными деньгами, по указанию Центрального банка РФ № 5348-У есть ограничение — не более 100 тысяч рублей по одному договору. При оплате корпоративной картой этот лимит не применяется.

Если работник отчитывается по командировочным расходам, общую сумму суточных нужно вписать в авансовый отчёт, а подтверждающие документы по ней не нужны. Как оформить командировку, читайте в статье.

Когда работник сдаст авансовый отчёт, выдайте ему расписку. Она находится в нижней части лицевой стороны формы № АО-1. Заполните в ней ФИО подотчётного лица, номер, дату и общую сумму авансового отчёта, количество приложенных документов. Поставьте на расписке подпись, отрежьте по пунктирной линии и выдайте работнику.

Бухгалтеру нужно заполнить на обороте формы учтённую сумму по каждому документу, а если у работодателя ведётся бухучёт — графу с дебетом бухгалтерского счёта и субсчёта.

Под табличной частью напишите количество документов и общую сумму авансового отчёта, поставьте подписи бухгалтера, главбуха, а если их нет — только руководителя или ИП. В правом верхнем углу напишите общую сумму авансового отчёта прописью и цифрами. Здесь нужна подпись руководителя или ИП, дата подписания.

Авансовый отчёт — это первичный документ для учёта денег, выданных подотчётным лицам. Его срок хранения по статье 29 закона № 402-ФЗ минимум 5 лет после отчётного года. Если авансовый отчёт задействован в качестве доказательства в судебном споре, его нужно сохранить до принятия решения по делу, даже если пятилетний срок прошёл.

Хотя ИП не обязаны вести бухучёт, хранить авансовые отчёты всё равно нужно. Подробнее рассказали в статье «Зачем нужны закрывающие документы и как их составить».