Как составить бюджет мероприятия

Cash Organizer

Подготовили для вас 11 карточек о том, как спланировать мероприятие. Рассказываем, что учесть в смете, сколько заложить на непредвиденные расходы и на чём можно сэкономить.


Опытом с нами поделилась команда ивент-агентства ORGMASTER, которая помогает компаниям придумывать и проводить мероприятия. Ловите шаблон сметы, который поможет быстро подбить бюджет. Скачивайте и пользуйтесь!



1

Когда начинать подготовку

Планируйте бюджет мероприятия заранее. Если мероприятие небольшое, без приглашённых звёзд и насыщенной развлекательной программы, то планирование займёт примерно полтора месяца. Если вы готовите новогодний корпоратив для коллег, бюджет на такие события обычно формируют в первом квартале года — чтобы всё успеть. Уже в марте стоит обсудить общие пожелания и спланировать примерный бюджет, а августе — начать более детальную проработку и подготовить смету, а в декабре — провести мероприятие.

Сначала сформулируйте главные пожелания: будут ли приглашённые звёзды российской эстрады или нужен опытный диджей, надо ли организовать зрелищное шоу и подобрать артистов, хотите ли вы использовать оригинальный сценарий или готовые решения и наработки. От этого зависит, как будет строиться работа и какие статьи затрат будут в смете мероприятия.

Обычно в бюджет закладывают расходы на площадку, меню и кейтеринг, оборудование, развлекательную программу, фото- и видеосъёмку и транспорт, а также непредвиденные затраты.

2

Площадка

При выборе площадки важно помнить о её расположении, вместимости и наличии необходимых удобств.

Расположение. При выборе учитывайте транспортную развязку, остановки общественного транспорта и станции метро. Чем больше способов добраться до места, тем лучше. Если вы выбрали помещение на окраине города или в области, стоит предусмотреть аренду автобусов для гостей.

Вместимость. Не пытайтесь вместить в зал на 800 человек 1000 гостей. Это небезопасно и в случае возникновения чрезвычайной ситуаций может плохо сказаться на исходе событий.

Удобства. На общее впечатление от мероприятия влияет планировка помещения. Например, удобно ли расположен гардероб и как быстро он обслуживает гостей, удобно ли подойти к бару и сделать заказ, достаточно ли уборных комнат и выходов на улицу или на террасу, где гости могут подышать свежим воздухом.

Обратите внимание, чтобы сцену было видно из всех частей зала, а также не забывайте про артистов и персонал. Например, для коллективов нужны отдельные гримёрки, для организаторов — комната-штаб, из которой можно будет следить за ходом мероприятия и быстро решать возникающие проблемы.

На украшение площадки надо заложить 10−20 процентов от общей сметы. И будьте готовы к форс-мажорам. Чаще всего они связаны с тем, что подрядчики подводят: не успевают оформить площадку к оговорённому времени, и приходится всё оперативно решать на месте.

3

Меню и кейтеринг

Формат подачи блюд зависит от гостей. Для молодой аудитории лучше сделать фуршет, для более возрастной или статусной аудитории — банкет, а кофе-брейк подойдёт для бизнес-мероприятия, например конференции с выступлениями спикеров.

Фуршет — всегда самый экономичный вариант, а с необычной подачей блюд можно сделать его интересным.

Лучше заказывать еду у проверенной кейтеринговой компании. Если такой нет и вы планируете сотрудничать с новым подрядчиком, которого нашли в интернете или о котором узнали от коллег, обязательно закажите тестовый кейтеринг, заранее проверьте текстиль (салфетки и скатерти) и попросите фото формы официантов. Так не будет неприятных сюрпризов на мероприятии.

Кейтеринговая компания поможет рассчитать нужное количество еды исходя из тайминга мероприятия. Например, на время сбора гостей рекомендуется закладывать 200−300 грамм закусок на человека. Начало вечера лучше сопроводить лёгкими алкогольными напитками, например игристым и сухим вином, а позже гостям можно предложить что-нибудь покрепче.

На площадке должно быть достаточно воды — минимум 0,5 литра на человека.

Лёгкий фуршет на одного человека обычно обходится в 600−700 рублей без алкоголя, а плотный — в 2500 рублей. Цены на банкет начинаются от 2500 рублей на человека. Средняя цена одного бокала вина или коктейля — около 350 рублей.

4

Оборудование

Техническое обеспечение площадки — одна из наиболее затратных статей расходов. Выбор оборудования зависит от масштаба мероприятия и того, что вы планируете на нём делать. Почти всегда обязательно звуковое оборудование. Небольшой комплект звука на 5 кВт стоит не меньше 10 тысяч рублей, работа звукорежиссёра — около 5 тысяч рублей, аренда одного микрофона — 1,5 тысячи рублей.

Минимальный набор светового оборудования для небольшой площадки обойдётся примерно в 20 тысяч рублей, маленькая уличная сцена площадью 5 на 7 метров — от 50 тысяч рублей.

5

Развлекательная программа

Продумайте активности и шоу не только на сцене, но и на всём пути гостя — от входа до своего места в зале. Так он сможет на каждом участке площадки получать новый опыт и эмоции, а сцена это органично дополнит. Вот наиболее распространённые варианты.

Фотозона. Сегодня многие выбирают цифровые фотозоны — это когда фон не статичный, а постоянно меняется на экране. На нём могут быть разные проекции, фотографии, графика. А ещё есть фотозоны с кинектом: гость может менять фоны с помощью жестов.

Баттл, челлендж, караоке. Гости любят, когда после официальной части и банкета можно подвигаться. Поэтому спортивные соревнования, диджей-баттл, конкурс песен, танцевальные номера и квесты — хороший вариант развлечений.

Бюджет. Бюджет на развлечения не ограничен. В среднем спортивный баттл или караоке стоит от 15 тысяч рублей, аттракцион «Хватайка», где гости вытягивают мягкие игрушки или другие сувениры с помощью кран-машины — от 20 тысяч рублей плюс стоимость призов. На установку диджитальной фотозоны надо заложить около 20 тысяч рублей.

Учитывайте расходы на ведущего, диджея, сувениры, которые помогут вовлечь гостей. Стоимость в регионах разная. В Екатеринбурге ведущий стоит в среднем 5 тысяч рублей в час, диджей — 2 тысячи рублей в час, выступление творческого коллектива — 15 тысяч рублей за номер длительностью три минуты. Расходы на сувениры зависят от того, что вы выберете: стикерпак с корпоративными фразами-шутками за 40 рублей или толстовку за тысячу рублей.

Не скупитесь на сценариста: иногда грамотно прописанные интерактивы с аудиторией ценнее выступления известного шоу-балета.

Во время таких выступлений многие гости предпочитают выйти в уборную или на улицу и не следят за тем, что происходит на сцене.

6

Фото- и видеосъёмка

Фотографа и видеооператора надо выбирать по портфолио и съёмкам подобных событий. Нанимайте тех, кто снимает мероприятия: маловероятно, что портретист сделает яркий репортаж с вечеринки. Обращайте внимание на рекомендации: чем больше говорят о человеке, тем лучше он работает.

Средняя стоимость фотографа — 3 тысячи рублей в час, видеооператора — 5 тысяч рублей в час. Монтаж ролика до одной минуты обойдётся примерно в 5 тысяч рублей.

7

Транспорт

Трансфер нужен, если на площадку нельзя добраться общественным транспортом без пересадок и в течение 40 минут.

В среднем минивэн на семь человек стоит 1300 рублей в час, автобус на 45 человек — 1800 рублей в час, а стоимость аренды авто представительского класса для руководства начинается от 3500 в час. При составлении бюджета учитывайте, что обычно минимальное время аренды транспорта — три часа, так что придётся заложить стоимость не одного часа, а нескольких.

8

Другие расходы

Бывает, что накануне мероприятия изменилось количество гостей, начальник попросил добавить ещё одну активность или придумал устроить салют, а грузчики ненароком сломали музыкальное оборудование. Непредвиденные затраты всплывают почти всегда, поэтому лучше это предусмотреть.

Заложите 20% от сметы на форс-мажоры — это поможет не выбиться из бюджета в непредвиденной ситуации.

9

Как сэкономить

Если бюджет ограничен и надо во что бы то ни стало сократить смету, можно сэкономить на оформлении, хедлайнерах и ведущих.

Общее оформление площадки. Иногда достаточно красиво высветить площадку художественным светом, а не строить огромные декорации.

Хедлайнеры. Возможно, выступление менее известного, но более подходящего под интересы ваших сотрудников коллектива позитивно скажется не только на общем настроении праздника, но и на бюджете.

Ведущие. Необязательно звать медийных ведущих: бывает, что местные ребята могут прочувствовать вашу компанию на 100%, подарить больше эмоций и создать нужную атмосферу.

10

На чём экономить нельзя

При этом есть то, на чём лучше не экономить. Успех и качество мероприятия напрямую зависит от персонала, фотографов и активностей.

Персонал. Опытные хостес, промоутеры, аниматоры и другой обслуживающий персонал, готовый ответить на вопросы, проводить в бар и пригласить на фотозону не бывает лишним на мероприятии. Всем гостям нравится внимание и забота, поэтому важно давать это людям и предвосхищать их ожидания.

Фотографы. Чем больше гостей на мероприятии, тем больше должно быть на нём фотографов. Каждый гость должен уйти домой с профессиональной фотографией, которая будет напоминать ему о хорошо проведённом времени.

Активности. Не стоит выбирать простые варианты, например готовые аттракционы и интерактивы. Лучше подобрать активности в соответствии с тематикой и интересами гостей. Например, если вы планируете мероприятие для компании, которая продаёт автомобили, можно провести интеллектуальный квест на знание истории мирового автопрома.

Чтобы спланировать бюджет мероприятия, используйте готовый шаблон от ORGMASTER. Он поможет быстро вбить затраты и автоматически рассчитать общую смету.

11

Как оплачивать работу подрядчиков

Оплачивать работу подрядчиков надо официально по договору и счёту, чтобы потом бухгалтер смог провести все расходы. Если исполнитель уговаривает заключить устный договор и рассчитаться наличными, не идите ему навстречу: сегодня любой подрядчик может быстро зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель или самозанятый, чтобы официально платить налоги и нести ответственность.

После того, как работа выполнена, надо запросить у подрядчика оригиналы всех документов: счёта, договора, актов.

Для расчётов с контрагентами подойдёт бизнес-карта Точки. Она привязана к счёту компании, поэтому сумма по выписке всегда совпадает с суммой чека. Можно выпустить несколько карт для одного счёта, чтобы менеджеры могли рассчитываться с исполнителями независимо друг от друга.

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

У нас и налоговой нет каникул. Откроем счёт онлайн.

Контактный телефон
Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта