Всё об инкассации: как безопасно передавать наличные в банк

Инкассация — это передача наличных денег в банк. Она подходит бизнесу, где клиенты часто платят наличкой розничным магазинам, кафе и ресторанам, аптекам, автозаправкам, торговым центрам. Эту наличку нужно переводить на расчётный счёт бизнеса, чтобы платить зарплату сотрудникам, оплачивать счета и налоги.

Безопасно перевозить деньги в банк и класть их на счёт помогает инкассация. А ещё это способ перевозить деньги между офисами или подразделениями компаний, расплачиваться с партнёрами и соблюдать кассовый лимит на хранение наличных в кассе.

ИП и малые предприятия устанавливают кассовый лимит по желанию, а средний и крупный бизнес — обязательно. Как рассчитывать лимит, описано в указании Банка России № 3210-У. Максимальный лимит с банком или налоговой согласовывать не нужно: его устанавливает руководитель предприятия и закрепляет приказом.

Хранить много наличных в кассе опасно, даже если соблюдать все правила осторожности. Ограбить кассу могут даже днём: так и произошло в обычном магазине у дома, где похитили 70 000 рублей — всю выручку за день.

Инкассацию проводят банки и инкассаторские службы. На это нужно разрешение: у банков оно включено в банковскую лицензию, а инкассаторские службы получают лицензию отдельно.

Инкассаторы проходят специальное обучение и сдают экзамены перед началом работы. Вот что часто требуется от инкассаторов в банках или частных службах:

В бригаде инкассаторов обычно есть водитель и несколько специалистов. Перед началом смены они проходят инструктаж и получают всё необходимое: оружие, бронежилеты, рации, бронированные машины. Инкассаторы несут ответственность за груз: если с ним что-то случится в пути, службе придётся возмещать его стоимость.

Инкассаторские службы обязаны работать по закону № 395− 1-ФЗ «О банках и банковской деятельности». Машина инкассаторов выезжает по заранее составленному графику или запросу клиента, если это отдельно прописано в договоре. Вся информация о маршрутах и суммах конфиденциальна, а деньги передают только с сопроводительными документами.

Услуга не бесплатная: банки и службы берут процент от перевозимой суммы или устанавливают фиксированную стоимость за выезд, а иногда комбинируют эти способы оплаты. Отношения между бизнесом и службой инкассации оформляются в договоре. В нём указывают график выездов, условия, тарифы и ответственность сторон. Также возможен выезд по заявке: например, если сумма в кассе резко увеличилась или уменьшилась.

Руководитель сам доставляет деньги в кассу банка или кладёт их на расчётный счёт через банкомат.

Кому подходит. Если сумма небольшая или банк находится в том же здании, что и сам бизнес. Например, если выручка за день 20 000 рублей или ваш магазин находится на втором этаже здания, а банк — на первом.

Стоимость. Это бесплатно, но деньги по дороге никто не охраняет.

Как организовать. Чтобы положить деньги на счёт бизнеса через банкомат, нужны бизнес-карта или логин-пароль для самоинкассации. Они помогают внести деньги на счёт из любой точки города: например, если вашим курьерам нужно быстро зачислить деньги за заказы на счёт. Добавить логин и пароль для самоинкассации можно в личном кабинете банка.

У банкоматов есть лимиты на приём купюр: уточните их в банке заранее. Ещё изучите ваш банковский тариф, там тоже могут быть ограничения на приём наличных.

Кассир или бухгалтер вносят наличку в сейф, и деньги сразу зачисляются на расчётный счёт. По мере заполнения сейфа инкассаторы забирают из него деньги.

Кому подходит. Когда наличку нужно отправлять на расчётный счёт регулярно и часто. Например, крупным супермаркетам, торговым центрам, розничным магазинам, АЗС, аптекам, автосалонам, кинотеатрам и бизнесу сегмента HoReCa.

Стоимость. Оплата состоит из фиксированной цены обслуживания и процента от суммы внесения.

Как организовать. Банк ставит сейф в офисе или торговой точке. Такие сейфы называются АДМ — автоматизированные депозитные машины. Они автоматически распознают купюры и по принципу работы схожи с банкоматами.

Инкассаторы перевозят деньги в защищённой машине и доставляют их в банк в сейф-пакетах или сумках. Кассир или бухгалтер предварительно оформляют сопроводительные документы. В банке деньги пересчитывают и кладут на расчётный счёт. Деньги поступают на счёт в тот же день или на следующий, это зависит от банка.

Кому подходит. Тем, кто хранит очень крупные суммы. Например, ювелирным магазинам и ломбардам, розничным торговым сетям, магазинам бытовой техники, оптовым базам.

Стоимость. Как и в онлайн-инкассации, оплата состоит из фиксированной части за обслуживание и процента от перевозимой суммы.

Как организовать. Обратиться в банк или в специальную инкассаторскую службу. У инкассаторов есть ряд требований к помещению и парковке. Об этом подробнее расскажем ниже.

Выберите организацию. Это может быть банк, в котором у вас открыт расчётный счёт, или сторонняя инкассаторская служба. Чтобы убедиться, что инкассаторы работают по закону, проверьте лицензию. Обычно она есть на сайте.

Изучите требования инкассаторских служб. По данным Банка России, в работе инкассаторов есть «тротуарный риск» — вероятность нападения на специалистов во время выхода из автомобиля и возвращения с деньгами. Чтобы этого избежать, есть строгие требования к офису, парковке, проходу и комнате для передачи денег.

Требования чаще всего такие:

‭«При подключении инкассации было сложно найти компанию: мы находимся в маленьком городе и не каждая компания готова сюда приезжать. Ещё у нас часть заведений без близкого подъезда, из-за этого службы тоже не хотели заключать договор, но нашли альтернативу: инкассаторы заезжают на тротуар» — Виктория Калинина, фаундер сети кофеен PNM.

Заключите договор. Договор с банком двусторонний, а с инкассаторской службой — трёхсторонний: он фиксирует договорённости между банком, бизнесом и инкассаторской организацией.

Договор предоставляет банк или инкассаторская служба. В нём прописывается ответственность инкассаторов за сохранность денег, стоимость услуг, график инкассации.

Подготовьте специальные сумки. Их выдают инкассаторы. Для небольших сумм используют одноразовые сейф-пакеты, которые невозможно незаметно вскрыть. А для крупных сумм есть инкассаторские сумки: они изготавливаются из брезентовой ткани, на них есть замок-защелка и специально установленная пломба.

Наличные передаёт кассир или бухгалтер. Для этого нужно заранее подготовить пакет документов, это называется препроводительная ведомость. В неё входят накладная, ведомость и квитанция. Форма этих документов есть в указании Банка России № 3352-У.

Инкассация происходит так.

«Документы для инкассаторов в нашей кофейне подготавливает управляющий сети. Сначала сотрудник через систему Программа для автоматизации бизнес-процессов ресторанов, кофеен и других предприятий общественного питания.iiko проверяет все кассовые операции, включая выручку, оставшуюся в кассах. Это позволяет точно определить сумму, которую нужно забрать. Потом в iiko генерируются отчёты о выручке по каждому кассовому аппарату. Эти отчёты используются для подготовки документов для инкассаторов. Когда сумма инкассации определена, мы передаём её банку.

Сложностей и непредвиденных ситуаций не было, но мы столкнулись с тем, что сотрудникам кофейни тяжело адаптироваться к новым процессам. Причина, скорее всего, в дополнительной ответственности» — Виктория Калинина, фаундер сети кофеен PNM.

Инкассация — это перевозка наличных или ценностей специалистами-инкассаторами в бронированной машине. Они приезжают в магазин или офис, в присутствии кассира принимают деньги в опечатанных сумках с накладными, а потом доставляют в место назначения. Это нужно, чтобы деньги не украли и быстро зачислили на счёт.

Инкассаторы забирают деньги и везут их в банк. Там сотрудники проверяют и пересчитывают купюры, сверяют сумму с сопроводительными документами. Если всё правильно, сумму зачисляют на счёт компании. Если денег не хватает или есть фальшивые, об этом сообщают владельцу.

Можно ИП и малым предприятиям. А вот средний и крупный бизнес обязаны соблюдать кассовую дисциплину и поддерживать кассовый лимит по указанию Центрального Банка № 3210-У.

По закону её нет: можете передать через инкассаторов банку хоть 1 000 рублей. Но банки устанавливают стоимость выезда инкассаторской бригады и берут процент от перевозимой суммы, так что отправлять небольшой объём наличных будет невыгодно.