Документы для импорта товаров: какие нужны и как оформлять

Как оформить. После создания бизнеса и регистрации его в налоговой у компании и ИП остаются документы, по которым можно работать законно.

Устав нужно подготовить самим и потом передать в ИФНС для отметки. Как его составить и какие есть при этом нюансы, рассказали в статье Справочной.

Юрлица с любой правовой формой и системой налогообложения формируют устав и получают регистрационные бумаги в налоговой.

ФНС для регистрации ИП берёт ИНН физического лица — новый не присваивает.

Сколько стоит. За регистрацию бизнеса юрлица должны заплатить госпошлину 4 000 рублей, ИП — 800 рублей. Если подать документы электронно, например через личный кабинет налогоплательщика или портал Госуслуг, регистрация будет бесплатной. Об этом сказано в подпункте 32 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса.

Если обратитесь к юристам за разработкой устава, услуга обойдётся в среднем 7 000 — 10 000 рублей.

Как оформить. Основные договорённости о поставке товара прописывайте во внешнеторговом контракте. Документ содержит технические характеристики и комплектность товара, цену, условия и сроки поставки и оплаты, ответственность сторон за неисполнение обязательств, а также форс-мажоры и порядок разрешения споров.

Внешнеторговый договор может быть на двух языках: русском и страны партнёра — или только на одном. Если документ будет только на языке партнёра, понадобится ещё перевод.

Подробнее о том, как правильно составить внешнеторговый договор и что важно учесть, рассказали в статье Справочной. Там можете проверить контракт по чек-листу.

Сколько стоит. Никуда платить за оформление документа не нужно — вы сами составляете документ или партнёр. Но если обратитесь к юристам, которые специализируются на ВЭД, услуга в среднем стоит от 15 000 рублей.

Как оформить. В международной практике чаще всего встречаются два вида инвойса: проформа-инвойс и коммерческий инвойс. Их оформляет иностранный поставщик.

Цена и перечень товаров в таком виде инвойса могут поменяться после согласования с покупателем.

Специальной формы документа нет, иностранцы составляют его по-разному. Примерно он выглядит так.

Проформу-инвойс иностранные поставщики выписывают не всегда — его может и не быть. А коммерческий инвойс — почти всегда. Его выставляют уже после согласования всех условий сделки.

У такого вида инвойса тоже нет специальной формы. Примерно документ выглядит так.

И проформу-инвойс, и коммерческий инвойс можно использовать вместо контракта, если они содержат сведения о товаре, сроках и способе оплаты, условиях поставки. Чаще это происходит, если сделка разовая. Но иностранцы могут их оформить и вместе с контрактом.

Сколько стоит. Бесплатно.

Как получить. Если сумма обязательств по импортному контракту от 3 миллионов рублей, его нужно ставить на учёт в банке. Банк присвоит ему уникальный номер контракта и заведёт ведомость банковского контроля. В ней будут отображаться все поставки и платежи.

Номер состоит из пяти частей, разделённых наклонной чертой. В нём зашифрованы месяц и год, в которых контракт зарегистрирован, вид сделки: импорт или экспорт, а в конце номера признак резидента: 1 — юрлицо, 2 — ИП.

Подайте контракт в банк до первого платежа или до первой поставки товара — смотря что произойдёт раньше, — иначе можно получить штраф до 50 000 рублей.

Если контракт длительный и вы сразу не знаете точную сумму, считайте её накопительным итогом. В том месяце, когда она превысит 3 миллиона, зарегистрируйте контракт. Важно это сделать до очередного платежа или поставки товара, оказания услуги (в зависимости от того, что произойдёт раньше).

Сколько стоит. Бесплатно.

Куда предоставлять. По уникальному номеру контракта таможня и банк обмениваются информацией о вашей сделке. Укажите номер в графе 44 таможенной декларации под кодом 03011 или в статформе, если везёте товары из ЕАЭС.

Документы могут быть на более чем 100 страницах. Например, перевод одной из страниц инструкции на китайский ирригатор выглядит так.

Официальных форм документов нет, каждый производитель составляет их по-своему.

Запросите техническую документацию у иностранного поставщика. Обычно продавец прикладывает перевод на русском языке. Но если он этого не сделает, придётся нанимать переводчика.

Сколько стоит. Заказ перевода технической документации у специализированных компаний стоит в среднем 1,5−3,2 рубля слово.

Чтобы продавать импортный товар в России законно, нужно получить от государства разрешение. Документы подтверждают качество и безопасность товара.

В зависимости от специфики товара это разные разрешения, и обращаться придётся в разные инстанции. Иногда достаточно одного документа, а бывает, что нужно сразу два одновременно. Например, на посуду для детей до 3 лет потребуются свидетельство о государственной регистрации и декларация о соответствии, а для детей старше 3 лет — только сертификат соответствия.

Если покупаете товар в ЕАЭС, можете использовать разрешения, которые даст поставщик, они действуют на всей территории союза. Но если завозите товар из других стран, пройдите обязательно сертификацию в России.

Расскажем об основных разрешительных документах.

Если товар есть в постановлении № 2425, получите сертификат соответствия ГОСТ Р. На такие товары действуют только российские стандарты.

Если товар есть в технических регламентах ЕАЭС, получите сертификат соответствия ТР ТС. Окончание «ТР ТС» говорит, что на товар распространяются единые стандарты стран ЕАЭС.

Списки товаров найдёте по ссылке в самом регламенте. Названия регламентов интуитивные — например, о безопасности упаковки или о безопасности игрушек.

Документ можно получить на единичный товар, партию и целую серию продукции.

Как выглядит. Сертификат ТР ТС имеет несколько степеней защиты от подделки, его печатают на официальном бланке жёлтого цвета. А сертификат соответствия по стандартам ГОСТ Р печатают на обычном листе А4.

Куда обращаться. В аккредитованный центр из единого реестра органов сертификации на сайте ЕЭК. Нажмите на название центра, и увидите адрес, контакты и товары, на которые он оформляет документы.

Подайте заявку и отправьте в центр образцы товара для испытаний. Только на основании протокола испытаний сертификационный центр выдаст сертификат соответствия. Процедура может продлиться до полугода.

Сколько стоит. Стоимость услуг зависит от специфики товара, сложности испытаний и схемы сертификации. Сертификат может обойтись в 10 000 рублей, а может и в 200 тысяч рублей.

Сколько действует. От 1 года до 5 лет.

На какие товары получать. Сейчас почти на все товары оформляют декларацию: на одежду, парфюмерно-косметические средства, промышленные насосы, смазочные материалы, масла и специальные жидкости, упаковочные материалы, приборы для отпугивания комаров.

В документе указано, каким стандартам соответствует товар. Если он в перечне постановления № 2425 — требованиям ГОСТ Р, а если в технических регламентах ЕАЭС — единым стандартам стран ЕАЭС.

Списки товаров найдёте по ссылке в каждом регламенте.

Как выглядит. На декларацию нет официального бланка. Оформляйте её на белом листе бумаги формата А4, заверьте своей печатью и подписью.

Куда обращаться. Сначала отдайте образцы продукции в исследовательскую лабораторию или центр по сертификации для анализа. Контакты найдёте в единых реестрах на сайте ЕЭК, для этого нажмите на название организации.

Когда получите протокол испытаний, сами оформите декларацию и зарегистрируйте её в сервисе на сайте Росаккредитации. Или можете обратиться в центр по сертификации для оформления декларации, но регистрировать её всё равно придётся самим.

Для регистрации документа нужны регистрация в качестве ИП или юрлица на Госуслугах, ЭЦП и плагин, чтобы подписать декларацию. Обычно компания, в которую обращаетесь за оформлением электронной подписи, сразу предлагает купить плагин.

Сколько стоит. Если обратитесь за помощью, декларация будет стоить в среднем от 6 000 до 20 000 рублей.

Сколько действует. От 1 года до 3 лет.

Срок может быть и дольше. Например, декларация действует до 7 лет на серийно выпускаемую парфюмерно-косметическую продукцию, а на партию косметики срок действия декларации равен сроку годности продукции.

На какие товары получать. Те, которые должны отвечать санитарно-гигиеническим нормам. То есть не вредить здоровью человека, животным или окружающей среде, например не ударить током или защищать от влаги.

Как выглядит. Бланк синего цвета с защитными водяными знаками.

Куда обращаться. Сначала проведите исследование образцов в специальной лаборатории.

Потом подайте в Роспотребнадзор протокол испытаний вместе с заявлением, учредительными и регистрационными документами бизнеса и техническими документами на товар. Срок оформления свидетельства — 30 дней.

Подробнее условия выдачи на сайте службы надзора.

Сколько стоит. Госпошлина 5 000 рублей.

Сколько действует. Бессрочно — его выдают на весь срок изготовления или поставки товара.

Новый документ нужно оформить, если будут какие-то изменения, например организационно-правовой формы компании или юридического адреса.

На какие товары получать. Иногда дополнительно нужно подтвердить пожарную безопасность товара. Например, на обои, сайдинг, вагонку, ламинат, линолеум, огнетушители.

Что оформлять, сертификат или декларацию, указано в нормативных документах.

Как выглядит. Сертификат печатают на защищённом бланке красного цвета. А декларацию — на обычном листе А4.

Куда обращаться. В аккредитованный центр из единого реестра органов сертификации на сайте ЕЭК. Если нажмёте на название компании, увидите её телефон, почту и адрес.

Подайте в центр заявку, документы бизнеса, технические документы на товар и образцы продукции. Центр выдаёт сертификат только на основании протокола испытаний. Сроки получения документа зависят от специфики товара.

Сколько стоит. От 250 тысяч рублей.

Сколько действует. От 1 года до 5 лет.

На какие товары получать. На товары животного и растительного происхождения, например рыбу, мясо, моллюсков, мёд, злаки. Полный список найдёте в едином перечне товаров, подлежащих ветеринарному контролю. Такие товары должны соответствовать требованиям закона № 4979−1 «О ветеринарии».

Как выглядит. Бланк с несколькими степенями защиты красного цвета.

Куда обращаться. В Россельхознадзор. Подробнее — правила выдачи на сайте службы.

Перед выдачей документа служба проводит экспертизу товара. Смотрит правильность консервации, пастеризации, заморозки, а также, при импорте животных, на вакцинацию.

Сколько стоит. В среднем 20 000 — 30 000 рублей.

Сколько действует. Документ действует бессрочно на партию товара. Но важно его получить за 5 календарных дней перед отправкой товара.

Пример. Иван закупил 100 штук рыбы в Китае. Получил ветеринарный сертификат 1 октября и сообщил поставщику, чтобы он отгрузил товар до 5 октября. Сертификат будет действовать бессрочно на все 100 штук рыбы. На следующую поставку Иван оформит новый сертификат.

Россельхознадзор сравнивает дату получения сертификата с товаросопроводительными документами.

На какие товары получать. Импортные растительные товары должны проходить проверку на карантин. Такие товары не должны содержать вредителей, болезней и сорняков. Так государство защищает растения страны.

Товары перечислены в решении таможенной комиссии № 318. Это, например, зерно, семена и наборы для выращивания растений, мицелий грибов, луковицы и клубни.

Документ нужно оформлять на каждую ввозимую партию продукции.

Как выглядит. Сертификат печатают на защищённом бланке зелёного цвета.

Куда обращаться. Подайте в Россельхознадзор заявление на выдачу сертификата, контракт, документы бизнеса, а также заявление на отбор образцов для анализа. Служба проведёт исследование фитосанитарного состояния продукции и выдаст разрешение в течение 20 календарных дней.

Правила выдачи на сайте службы.

Сколько стоит. Бесплатно.

Сколько действует. 1 год.

Как выглядит. Печатают на защищённом бланке зелёного цвета.

Куда обращаться. В департамент международной кооперации и лицензирования в сфере внешней торговли Минпромторга России. Подробные правила получения на сайте Минпромторга.

Лицензию выдают в электронном виде, поэтому зарегистрируйтесь в информационной системе промышленности. Можно использовать учётную запись портала госуслуг.

Сколько стоит. Госпошлина 7 500 рублей.

Сколько действует. 1 год.

Как выглядит. Печатают на защищённом бланке розового цвета.

Куда обращаться. Подайте в Росздравнадзор России заявление, документы бизнеса, технические документы на товар, клинические испытания изделий и документы на качество сырья. После исследований служба выдаст сертификат в течение 50 календарных дней.

Подробнее порядок получения на сайте службы здравоохранения.

Сколько стоит. Госпошлина за удостоверение — 11 000 рублей. За экспертизу продукции — от 72 000 до 184 000 рублей. Зависит от класса риска.

Сколько действует. Бессрочно.

Список постоянно пополняется, поэтому перед импортом заранее посмотрите, не нужно ли маркировать товар.

Как выглядит. Визуально код маркировки похож на обычный QR-код.

Куда обращаться. Получают коды в системе «Честный знак». Сначала зарегистрируйтесь в системе, а затем через личный кабинет закажите и оплатите коды маркировки на каждую единицу продукции. Подробнее — правила получения кодов для импортёров на сайте маркировки и прослеживания.

Есть мобильное приложение Честного знака, можете его скачать и получить коды там.

Сколько стоит. Стоимость одного кода — 50 копеек. Бесплатно — коды для маркировки жизненно необходимых лекарственных препаратов для медицинского применения стоимостью до 20 рублей.

Сколько действует. Бессрочно, пока товар не дойдёт до конечного потребителя.

Документы потребуются везде, где нужно подтвердить качество и безопасность товара.

Как оформить. В договоре с логистами подробно пропишите, кто и что делает, за что отвечает и когда, в какие сроки должен быть доставлен товар. Не ограничивайтесь одной фразой «организовать доставку». Пишите, например, что компания организует и выполняет транспортно-экспедиционное обслуживание, терминальную обработку, обеспечивает сохранность товара, в том числе при перевозке, погрузке, выгрузке и перевалке. Если будут дополнительные услуги, например упаковка товара или прохождение таможни, тоже пропишите.

При заключении договора важно учитывать правила Инкотермс. От них зависит, на какие услуги нанимать логистов. Например, по условиям FAS вам нужно забрать груз из иностранного порта, загрузить его на судно и привезти в страну, а по условиям DPU вы перевозите груз лишь из назначенного пункта в России до своего склада.

Подробнее о том, где искать транспортную компанию и что учесть при её выборе, рассказали в статье Справочной.

Сколько стоит. Бесплатно — вы сами или логистическая компания оформляете и подписываете договор.

Когда получите груз, вам останется подписать транспортную накладную и вернуть поставщику его экземпляр. Например, в CMR 4 листа: красный, синий, зелёный и чёрный. Все содержат одинаковую информацию. Красный вы должны вернуть продавцу, а синий оставить себе, зелёный и чёрный логисты используют при перевозке.

Так выглядит CMR.

Сколько стоит. Вам за оформление товаросопроводительных документов платить не нужно.

Документы понадобятся, чтобы проинформировать таможню о ввозимом товаре. Декларацию подавайте, когда везёте груз из третьих стран. А при ввозе продукции из стран ЕАЭС нет таможенного декларирования, поэтому службе нужно направить статформу.

Как оформить таможенную декларацию. Направьте документ в течение двух дней после того, как груз прибудет на склад временного хранения. Если подадите позже, придётся платить за хранение.

Документ содержит информацию о коде ТН ВЭД товара, описание его характеристик и комплектности, стоимость и метод расчёта, валюту расчётов, сведения о товаросопроводительных и разрешительных документах, страну происхождения и отправления товара, условия поставки по правилам Инкотермс.

Можете подать декларацию заранее — если в ней будут ошибки, успеете их исправить до прибытия товара.

Как оформить статистическую форму. Подайте отчёт в течение 10 рабочих дней в месяце, следующем за месяцем перемещения товара.

Пример. Екатерина привезла блузки из Беларуси в августе 2024 года. До 13 сентября 2024 года сдала статистическую форму на таможню.

Отчёт содержит информацию о товаре, его коде ТН ВЭД, стоимости, валюте, о странах происхождения, отправления и назначения, разрешительных и сопроводительных документах.

Заполняйте и отправляйте статформу электронно через личный кабинет на сайте ФТС. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись. Перейдите в раздел «Статформы с электронной подписью», а затем в «Статистические формы учёта взаимной торговли ЕАЭС». Нажмите «Статформы с ЭП», а потом «Создать новую статистическую форму».

Если не работать в форме более 10 минут, данные сбросятся, поэтому нажимайте периодически кнопку «Сохранить».

Как оформить. По условиям поставки CIF и CIP правил Инкотермс-2020 продавец страхует груз. Во всех остальных случаях вы добровольно можете застраховать товар от рисков случайной гибели при перевозке.

Обычно логистические компании предлагают оформить страховку у своих партнёров. Но можете и сами найти страховую компанию, которая работает с импортом.

Сколько стоит. Стоимость зависит от специфики товара, маршрута, транспорта, которым везут груз и тарифов страховой компании. Например, страховка смартфонов стоимостью 1 миллион рублей, которые везут из Китая морем до Владивостока в сборном контейнере, обойдётся в среднем 2 000 рублей.

Куда предоставлять. Так как страховка входит в расчёт таможенных платежей, счёт или договор подайте на таможню вместе с декларацией.

Как оформить. Брокер от вашего имени и за ваш счёт декларирует товар, подаёт документы, уплачивает пошлины, сборы и налоги, проходит проверки и размещает товар на складе временного хранения. Чаще всего это делают логистические компании, но можете нанять брокера отдельно.

Пропишите подробно в договоре всё, что будет делать для вас брокер. А также обязательно закрепите порядок возмещения ущерба, если по вине брокера таможня назначит вам штраф и потребует доплатить пошлины.

Сколько стоит. Договор обойдётся бесплатно — вы или сами его составляете, или брокер. Услуги представителя в среднем стоят от 20 000 рублей.

Куда предоставлять. Договор может понадобиться на таможне, чтобы подтвердить полномочия представителя.

При импорте товара могут потребоваться не только российские документы, но и документы, которые нужно оформлять в других государствах. Бывает, перевозчики получают специальные разрешения, чтобы проехать через какую-то страну, или импортёру нужно получить дополнительное разрешение от таможни чужой страны.

Например, чтобы вывезти товар из ОАЭ самолётом, нужно получать разрешение от Министерства иностранных дел ОАЭ (Mofa Permit). Срок получения — от 5 до 18 рабочих дней. Документ нужен только для прямых авиаперевозок между Россией и ОАЭ. Если рейс через транзитную страну, документ не нужен.

Со странами ЕАЭС проще. Документы имеют одинаковую юридическую силу на всей территории союза, поэтому что-то дополнительно оформлять не понадобится.