Как победить кассовый разрыв

Как победить кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это когда вы должны за что-то заплатить, а денег на расчётных счетах и в кассе нет. Это не значит, что вы банкрот. Бывает, что деньги заморожены, счета — не оплачены клиентами, а платить за товар или выдавать зарплату нужно уже сегодня.

Кассовые разрывы бывают в любом бизнесе. Чтобы их предотвратить, нужно уметь планировать расходы и доходы, считать живые деньги и находить источники финансирования.

Как появляется кассовый разрыв

Причины кассовых разрывов бывают разными. Вот шесть самых популярных.

Убыточная модель бизнеса. Если продаж мало, а клиенты не пользуются услугами, выручки не будет. Нужно выдавать зарплату или платить налоги, а предприниматель ничего не заработал. Получается кассовый разрыв.

Траты спланированы неправильно. Ещё бывает так: предприниматель видит, что на счёте есть деньги, и решает проинвестировать их в свой бизнес. Он заказывает сайт или покупает неоновую вывеску. Но через неделю приходится платить за рекламу, потом — за аренду, а в конце месяца — выдавать зарплату. На всё денег не хватает.

Не расставлены платёжные приоритеты. Если потратиться на необязательные платежи, денег на исполнение обязательств может не хватить. Необязательные траты — это обучение сотрудников, корпоративы, представительские расходы. Обязательные — зарплата, налоги, аренда, страховые взносы. Чтобы не было кассового разрыва, сначала выполняйте обязательства.

Прибыль спрятана в дебиторку. Иногда по документам бизнес прибыльный, а в кассе денег нет. Так бывает, если вы работаете по постоплате — даёте клиентам отсрочку платежа. Когда работа выполнена или товар отправлен, вы фиксируете выручку. Но клиент заплатит позже — реальных денег у вас нет, потому что они спрятаны в дебиторке. По бумагам вы богатеете, а в действительности — у вас кассовый разрыв.

Проект затягивается. Если планировали сделать сайт для клиента к августу, а к октябрю он ещё не готов, может появиться кассовый разрыв. Расходов становится больше: нужно платить за аренду, выдавать зарплату, закупать канцелярию. А выручка остаётся прежней.

Расчёты с поставщиками никто не контролирует. При планировании расчётов с поставщиками ориентируйтесь на договор, который с ними заключён. Бывают срочные и отложенные платежи — учитывайте это при составлении платёжного календаря. За просрочку оплаты поставщик может насчитать штраф или пени — об этом тоже нельзя забывать.

Как не допустить кассового разрыва

Обычно кассовый разрыв возникает внезапно. Единственный способ его избежать — планирование. Для этого нужны инструменты, например платёжный календарь и финансовая модель. Если научиться ими пользоваться, можно понять, когда ожидается разрыв, и успеть его предотвратить.

Платёжный календарь

Рассчитать кассовый разрыв можно по формуле: Остаток денег на конец дня = Остаток денег на начало дня + Поступления — Выплаты.

Если заложить формулу в Google Таблицы, получится платёжный календарь. Он покажет, когда ваш баланс может уйти в минус. Главное — ставить реалистичные сроки. Если знаете, что клиент платит с недельным запозданием, заводите в календарь ожидаемую дату поступления денег.

Мы составили платёжный календарь в Google Таблицах. Чтобы ввести свои данные, нажмите «Файл» и «Создать копию».

В календаре видно, что к концу недели ожидается кассовый разрыв — 4 640 рублей. У предпринимателя есть время, чтобы что-то предпринять: договориться об отсрочке платежа или попросить клиента о предоплате.

Можно использовать готовый платёжный календарь в какой-нибудь финансовой системе — ПланФакт, Финансист или Seeneco. Он будет стоить от 2500 рублей в месяц.

Илья Кузнецов, генеральный директор и сооснователь Seeneco:

«В сервисе Seeneco есть возможность быстро заводить плановые операции прямо через календарь и зацикливать повторяющиеся платежи. Система показывает график с остатком денег в будущем, сама рассчитывает кассовый разрыв и предупреждает о нём заранее».

Финансовая модель

Финансовая модель — это схема перемещения денег внутри организации. Она показывает, как расходы могут превратиться в доходы.

Например, вы занимаетесь производством мебели и ваш бизнес крутится вокруг заказов. Чтобы получать их, нужно снять помещение для производства, произвести мебель, потратиться на рекламу. В итоге появится клиент, который захочет купить продукт. Сначала вы тратите деньги, а потом — получаете их от клиента. Это и нужно отразить в финансовой модели.

Расходы могут быть постоянными и переменными.

Постоянные — те, которые не зависят от объёма выпускаемой продукции. Это арендная плата, затраты на рекламу, интернет, телефонную связь. Неважно, сколько мебельных гарнитуров вы произведёте — один или десять. Сумма постоянных расходов будет примерно одинаковой.

Переменные расходы зависят от объёмов производства. Чтобы произвести один диван, нужно потратиться на материалы и выдать зарплату одному сборщику. Если диванов больше, затраты тоже растут.

Ещё один фактор — налоги. Если вы на УСН, ежемесячно отнимайте от выручки 6% или от прибыли 15%. В примере с мебельным бизнесом расходы достаточно большие, а прибыль — маленькая. В этом случае выгоднее работать по УСН «Доходы минус расходы». Но переход на другую систему возможен только с нового года, поэтому нужно составить финансовую модель также на будущий год.

Если занести планируемые расходы и доходы в табличку, получится финансовая модель. Выглядеть она будет примерно так:

Сложнее всего рассчитать приблизительную выручку на два-три месяца вперёд. Для этого нужно знать среднюю сумму чека и понимать, сколько клиентов оформят заказ. Проще, когда заказы поступают через сайт — можно поработать с конверсией. Если сайта нет, ориентируйтесь на средние значения. Учитывайте сезонность спроса, сезонные колебания цен на рекламу и другие нюансы.

Мало составить финансовую модель — нужно уметь её корректировать. Видите, что мало заказов и в конце месяца баланс денег уйдёт в минус? Можно попробовать вложиться в рекламу, чтобы привлечь новых клиентов. Постоянные расходы слишком велики? Возможно, стоит арендовать офис поменьше. Если правильно управлять финансовой моделью, кассового разрыва не будет.

Мы составили финансовую модель в Google Таблицах. Чтобы ввести свои значения, пройдите по ссылке, нажмите «Файл» и «Создать копию».

Как покрыть разрыв

Если кассовый разрыв всё-таки случился, его нужно покрыть. Есть несколько способов.

Договориться с контрагентом. Арендодатель, покупатель или поставщик становятся контрагентами, когда вы заключаете с ними договор. Они вправе требовать, чтобы вы исполнили свою часть соглашения — вовремя оплатили аренду или отправили товар без предоплаты.

Илья Кузнецов, генеральный директор и сооснователь Seeneco:

«Если денег не хватает, договоритесь с контрагентами. Поставщика попросите о рассрочке платежей, а клиента — о предоплате. Поставщики обычно легко идут на сделку, потому что хотят сохранить объём продаж. Клиентам можно дать скидку, если они оплатят услугу или товар вперёд. Есть нюанс: договариваться можно только с внешними контрагентами. Перечислять налоги и выдавать зарплату нужно всегда вовремя».

Взять займ у физлица. Чтобы покрыть кассовый разрыв, можно попросить беспроцентный займ у кого-то из учредителей компании. Если приходится делать это слишком часто, значит, бизнес не может прокормить сам себя. Чтобы не обанкротиться, пересмотрите финансовое планирование.

Найти кредитора. Чтобы банк одобрил кредит, нужно собрать пакет документов.

Вот основные документы:

  • устав и учредительные документы;
  • приказы о назначении директора и главного бухгалтера, копии их паспортов;
  • свидетельство о государственной регистрации;
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции;
  • документы о собственности, например на помещение или транспорт;
  • выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ;
  • выписку с расчётного счёта;
  • налоговую декларацию за предыдущий отчётный период.

Предпринимателю предстоит доказать, что выручка пойдёт на покрытие задолженности. Например, могут понадобиться договоры с клиентами: они подтвердят, что заказы есть и они будут оплачены.

На получение кредита может уйти 3−5 дней. Если займ нужен срочно, можно обратиться к частному кредитору. Тогда покрыть кассовый разрыв получится быстрее, но проценты будут выше.

В Точке можно взять кредит под оборот эквайринга. Деньги зачислятся на счёт за пару кликов, а кредит будет гаситься автоматически от ежедневных поступлений на эквайринговый счёт.

Пользоваться овердрафтом. Овердрафт — это когда банк разрешает потратить больше, чем есть на расчётном счёте. Если денег не хватит, вы уйдёте в минус, но оплатить товар или перечислить зарплату всё равно сможете. Для любого овердрафта есть свой лимит. Он зависит от срока существования компании и величины доходов.

Цель овердрафта — сделать так, чтобы бизнес работал бесперебойно, поэтому рассчитаться с контрагентами можно мгновенно. Займ гасится автоматически — деньги, которые поступят на расчётный счёт, сразу уйдут на оплату долга. Некоторые банки устанавливают льготный период. Если успеете погасить кредит, пока он не кончился, проценты не начислятся.

Коротко

  1. Кассовый разрыв — это когда вы должны за что-то заплатить, а денег в кассе и на расчётном счёте нет. Кассовый разрыв не означает, что вы банкрот — его можно побороть.
  2. Чтобы не оказаться в кассовом разрыве, продумайте и рассчитайте финансовую модель бизнеса, спланируйте траты и правильно расставьте приоритеты.
  3. Планируйте расчёты с поставщиками, старайтесь брать от клиентов предоплату и давайте им минимально возможную отсрочку.
  4. Заведите платёжный календарь или ведите учёт финансов в автоматизированном сервисе. Сделайте график расходов и включите в него деньги про запас.
  5. Чтобы закрыть кассовый разрыв, постарайтесь договориться с внешними контрагентами.
  6. Если у вас есть личные сбережения, дайте своему бизнесу беспроцентный займ. Если нет — возьмите кредит или попросите у банка овердрафт.
  7. Если кассовый разрыв случается часто, пересмотрите финансовую модель бизнеса.

Полезная рассылка для предпринимателей

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Подпишитесь и получите в подарок книгу «Сила момента».

Пора подключаться

Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта