Как победить кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это когда вы должны за что-то заплатить, а денег на расчётных счетах и в кассе нет. Это не значит, что вы банкрот. Бывает, что деньги заморожены, счета не оплачены клиентами, а платить за товар, перечислять налоги или выдавать зарплату нужно уже сегодня.

Кассовые разрывы бывают в любом бизнесе. Чтобы их предотвратить, нужно уметь планировать расходы и доходы, считать живые деньгиДеньги, которыми вы действительно можете распоряжаться в любое время. Они не заморожены в материалах или имуществе, а лежат на счете или в кассе. и находить источники финансирования.

Причины кассовых разрывов бывают разными. Вот самые частые.

Убыточная модель бизнеса. Если продаж мало, а клиенты не пользуются услугами, выручки не будет. Нужно выдавать зарплату или платить налоги, а предприниматель ничего не заработал.

Траты спланированы неправильно. Ещё бывает так: предприниматель видит, что на счёте есть деньги, и решает проинвестировать их в свой бизнес. Он заказывает сайт или покупает неоновую вывеску. Но через неделю приходится платить за рекламу, потом за аренду, а в конце месяца выдавать зарплату. На всё денег не хватает.

Например, у Ильи типография. Он получил большой заказ на брошюры для сети медицинских центров. Клиент перечисляет аванс, следующий платёж через месяц. Илья видит, что на складе хватает материалов и краски, чтобы выполнить заказ, и на счёте остаётся 400 тысяч рублей, к тому же поступают платежи от текущих мелких клиентов. Илья покупает новый печатный станок, который давно хотел. Через неделю платит за обслуживание оборудования, затем выдаёт зарплату и перечисляет налог. На счёте остается 20 000 рублей, а Илье надо платить аренду, иначе штраф. Он занимает деньги у друга и расплачивается с арендодателем. Наконец, медицинский центр проводит второй платёж, Илья отдаёт долг и выдыхает.

Не расставлены платёжные приоритеты. Если потратиться на необязательные платежи, денег на исполнение обязательств может не хватить. Необязательные траты — это обучение сотрудников, корпоративы, представительские расходы. Обязательные — зарплата, налоги, аренда, страховые взносы. Чтобы не было кассового разрыва, сначала выполняйте обязательства.

Расчёты с поставщиками никто не контролирует. При планировании расчётов с поставщиками ориентируйтесь на договор, который с ними заключён. Бывают срочные и отложенные платежи, учитывайте это при составлении платёжного календаря. За просрочку оплаты поставщик может насчитать штраф или пени, об этом тоже нельзя забывать.

Например, у Анны студия по изготовлению декоративных изделий из белого цемента. Её основные поставщики — корпоративные клиенты в период праздников. Приближается сезон, у студии много заявок, денег на счёте всё больше, Анна покупает новые материалы и мебель домой. Но в суете она не заметила, что стоимость клика в рекламе выросла. В итоге за продвижение пришлось отдать не 50 000, а 100 тысяч рублей. При оплате счетов Аня заметила это, но перестраивать стратегию было некогда. Сезон заканчивается, приток прибыли уменьшается, а за аренду и поставки всё ещё нужно платить. И тут деньги кончаются. Анна попала в кассовый разрыв, потому что за три месяца заплатила за рекламу на 150 тысяч больше, чем рассчитывала.

Прибыль спрятана в дебиторку. Иногда по документам бизнес прибыльный, а в кассе денег нет. Так бывает, если вы работаете по постоплате — даёте клиентам отсрочку платежа. Когда работа выполнена или товар отправлен, вы фиксируете выручку. Но клиент заплатит позже — реальных денег у вас нет, потому что они спрятаны в дебиторке. По бумагам вы богатеете, а в действительности у вас кассовый разрыв.

Проект затягивается. Если планировали сделать сайт для клиента к августу, а к октябрю он ещё не готов, может появиться кассовый разрыв. Расходов становится больше: нужно платить за аренду, выдавать зарплату, закупать канцелярию. А выручка остаётся прежней.

Сезонность бизнеса. Если ваши товары или услуги востребованы в конкретный сезон, то выручка будет поступать только в этот период. Но расходы на аренду и зарплату постоянны: чтобы на них хватало денег, нужно планировать платежи.

Например, в магазине туристической одежды Ивана в середине осени наступает спад продаж, который длится до начала весны. В этот период выручка падает на 60−70%. Иван планирует платежи, чтобы продержаться до нового сезона. В начале ноября на счёте компании 5 миллионов рублей, с учётом текущей прибыли этого должно хватить до начала апреля. Но в марте Иван получил выгодный заказ, закупил дополнительные материалы и нанял ещё одну швею. Замаячил кассовый разрыв. Чтобы покрыть аренду и зарплату сотрудников, Иван попросил заказчика об авансе и избежал разрыва.

Кассовый разрыв повышает расходы: появляются штрафы и пени по кредитам, налогам и взносам. Контрагенты при задержке оплаты могут попросить скидку или напомнить о пункте в договоре со штрафными санкциями. Трудовая инспекция тоже может выписывать штрафы за задержку зарплаты.

Если из-за кассовых разрывов начинаются регулярные задержки зарплаты, сотрудники могут утратить лояльность и работать вполсилы. А затем и увольняться, оставляя недовольные отзывы о компании в сети. Всё это влияет на репутацию работодателя на рынке труда.

Репутационные риски есть и со стороны контрагентов: поставщики могут избегать работы с компанией из-за отсрочек платежей, а клиенты могут уйти к другим продавцам при задержках с передачей товаров.

Ещё одно важное следствие кассового разрыва — упущенная прибыль. Её объём не всегда удаётся оценить, но он может быть критическим. Не оплаченная вовремя поставка ведёт к паузам в получении материалов. Нет денег на ремонт оборудования — замедляется производство. Компания начинает производить меньше изделий, замедляется товарооборот, теряется прибыль. При этом сохраняются постоянные расходы.

Главный признак — у бизнеса становится всё меньше денежных запасов на счёте и в кассе. Другими словами, денежный поток по операциям становится отрицательным.

Чтобы рассчитать денежный поток, из поступлений вычтите исходящие платежи. Если денежный поток отрицательный и это продолжается уже несколько периодов подряд, у бизнеса могут начаться проблемы. Тогда смотрите, с чем это связано и как исправить ситуацию.

Кассовый разрыв рассчитывают по простой формуле:

Такой расчёт стоит делать в начале периода — квартала, недели или месяца. Вы проверяете остаток денег на счетах, вносите плановые поступления и расходы и после этого видите, какой остаток получится в конце периода. Если остаток отрицательный — это будущий кассовый разрыв.

Например, токарная мастерская Андрея делает дизайнерскую мебель из дерева по частным заказам. Новых клиентов пока нет, в октябре Андрей должен закончить три текущих заказа и получить по ним расчёт. Ещё нужно оплатить налоги, аренду, обслуживание станков, рекламу, заплатить зарплату подмастерью и себе и перевести остаток суммы поставщику за партию древесины ценных пород. Андрей проверяет с помощью таблички Excel, не будет ли у него кассового разрыва, если он не найдёт в октябре новых клиентов.

Андрей убедился, что в октябре кассового разрыва не будет. Но денежный поток получится отрицательным, и это опасно, так что он усилил рекламу и занялся поиском новых клиентов.

В течение месяца в мастерскую поступили два новых заказа с выплатой небольшого аванса в ноябре и полного расчёта в декабре. Андрей снова считает в табличке, грозит ли ему в ноябре кассовый разрыв. В этом месяце не надо платить налог, но он увеличил расходы на рекламу и снова заказал материалы.

Андрей видит, что в ноябре он получит кассовый разрыв на 50 000 рублей и сможет его закрыть только в декабре, когда клиенты полностью рассчитаются за заказы. Он договорился с поставщиком об отсрочке части платежа и попросил клиента-должника вернуть деньги, чтобы суммы хватило на всё.

Обычно разрыв возникает внезапно. Единственный способ его избежать — планирование. Для этого нужны инструменты, например платёжный календарь. Если научитесь им пользоваться, сможете предсказывать и предотвращать разрыв, как Андрей из нашего примера.

В календаре есть прогноз, который строится по операциям за предыдущие 4 месяца. Он поможет с планированием регулярных операций. Важно планировать все входящие и исходящие операции, чтобы понять, хватит ли денег на все нужды компании.

Главное, ставить реалистичные сроки при планировании. Например, если знаете, что клиент платит с недельным запозданием, заводите в календарь ожидаемую дату поступления денег.

Кроме календаря есть и другой инструмент, который прогнозирует просадку в деньгах, если внести в него данные о планируемой выручке и расходах. Это финансовая модель.

Финансовая модель — это схема перемещения денег внутри организации. Она показывает, как расходы могут превратиться в доходы.

Например, вы занимаетесь производством мебели и ваш бизнес крутится вокруг заказов. Чтобы получать их, нужно снять помещение для производства, произвести мебель, потратиться на рекламу. В итоге появится клиент, который захочет купить продукт. Сначала вы тратите деньги, а потом получаете их от клиента. Это и нужно отразить в финансовой модели.

Учитывайте, что расходы могут быть постоянными и переменными.

Постоянные расходы не зависят от объёма выпускаемой продукции. Это арендная плата, затраты на рекламу, интернет, телефонную связь. Неважно, сколько мебельных гарнитуров вы произведёте — один или десять. Сумма постоянных расходов будет примерно одинаковой.

Переменные расходы зависят от объёмов производства. Чтобы произвести один диван, нужно потратиться на материалы и выдать зарплату одному сборщику. Если диванов больше, затраты тоже растут.

Ещё один фактор — налоги. Если вы на УСН, ежемесячно отнимайте от выручки 6% или от прибыли 15%. В примере с мебельным бизнесом расходы достаточно большие, а прибыль маленькая. В этом случае выгоднее работать по УСН «Доходы минус расходы».

Если занести планируемые расходы и доходы в табличку, получится финансовая модель. Выглядеть она будет примерно так:

Сложнее всего рассчитать приблизительную выручку на два-три месяца вперёд. Для этого нужно знать среднюю сумму чека и понимать, сколько клиентов оформят заказ. Проще, когда заказы поступают через сайт — можно поработать с конверсией. Если сайта нет, ориентируйтесь на средние значения. Учитывайте сезонность спроса, сезонные колебания цен на рекламу и другие нюансы.

Мало составить финансовую модель — нужно уметь её корректировать. Видите, что мало заказов и в конце месяца баланс денег уйдёт в минус? Можно попробовать вложиться в рекламу, чтобы привлечь новых клиентов. Постоянные расходы слишком велики? Возможно, стоит арендовать офис поменьше. Если правильно управлять финансовой моделью, кассового разрыва не будет.

Мы составили финансовую модель в Google Таблицах. Чтобы ввести свои значения, пройдите по ссылке, нажмите «Файл» и «Создать копию».

Инструменты для планирования затрат и прогнозирования финансовых ям не всегда помогают избежать сложных ситуаций. Поэтому стоит подстраховать бизнес и создать накопления.

Денежная подушка безопасности может быть не только личной, ведь бизнес тоже иногда сталкивается с неожиданными трудностями. Это сумма обязательных расходов предприятия на 3−6 месяцев. В кризисный период она поможет устоять на ногах, из неё можно закрывать кассовые разрывы, но не забывайте потом возвращать деньги «в подушку».

Денежной подушки безопасности должно хватить на 3−4 месяца, максимум на полгода-год. Вряд ли бизнес будет простаивать дольше, а свободные деньги лучше вкладывать в развитие.

Если кассовый разрыв всё-таки случился, его нужно покрыть. Есть несколько способов.

Договориться с контрагентом. Арендодатель, покупатель или поставщик становятся контрагентами, когда вы заключаете с ними договор. Они вправе требовать, чтобы вы исполнили свою часть соглашения — вовремя оплатили аренду или отправили товар без предоплаты.

«Если денег не хватает, договоритесь с контрагентами. Поставщика попросите о рассрочке платежей, а клиента — о предоплате. Поставщики обычно легко идут на сделку, потому что хотят сохранить объём продаж. Клиентам можно дать скидку, если они оплатят услугу или товар вперёд. Есть нюанс: договариваться можно только с внешними контрагентами. Перечислять налоги и выдавать зарплату нужно всегда вовремя» — Ирина Кокшарова, собственник и директор компании «Правила финансов».

Взять займ у физлица или получить кредит. Чтобы покрыть кассовый разрыв, можно попросить беспроцентный займ у кого-то из учредителей компании. Если приходится делать это слишком часто, значит, бизнес не может прокормить сам себя. Чтобы не обанкротиться, пересмотрите финансовое планирование.

Пользоваться овердрафтом. Овердрафт — это когда банк разрешает потратить больше, чем есть на расчётном счёте. Если денег не хватит, вы уйдёте в минус, но оплатить товар или перечислить зарплату всё равно сможете. Для любого овердрафта есть свой лимит. Он зависит от срока существования компании и величины доходов.

Цель овердрафта — сделать так, чтобы бизнес работал бесперебойно, поэтому рассчитаться с контрагентами можно мгновенно. Обычно этот займ гасится автоматически — деньги, которые поступят на расчётный счёт, сразу уйдут на оплату долга. А в Точке по овердрафту проценты начисляются только в дни, когда вы остались в минусе, и только на сумму использованного овердрафта. Если в течение дня на счёт поступит выручка на сумму использованного овердрафта, вам не придётся платить проценты.

Пользоваться факторингом. Факторинг — это финансовая услуга, которая позволяет бизнесу получить деньги по отсроченному платежу сразу, а не ждать оплаты от заказчика. Деньги даёт финансовая компания, а позже заказчик возвращает ей нужную сумму.

Если вам угрожает кассовый разрыв, но в будущем вы ждёте оплату от покупателей за поставки, можете воспользоваться факторингом. Тогда финансовый агент переведёт вам до 90% платежа. Когда покупатель оплатит поставку, агент получит деньги и переведёт вам остаток платежа, удержав комиссию за свои услуги.

Собственник и директор компании «Правила финансов» Ирина Кокшарова предлагает действовать без спешки и взвешивать шаги, это поможет решить проблему здесь и сейчас, а затем не допускать её повторения: «Первое, что не стоит делать — это принимать необдуманные решения и совершать резкие действия. Например, брать займы под высокие проценты у микрофинансовых организаций или знакомых «предпринимателей». Иногда ставки по таким займам доходят до 10−20% в месяц.

Надо понять причину появления кассового разрыва и найти оптимальное решение. И предпринять меры, чтобы кассовые разрывы не вернулись в организацию. Краткосрочные меры помогут снять проблему быстро и ненадолго. Это может быть овердрафт, заморозка новых проектов или сокращение расходов бизнеса. Долгосрочные меры могут в корне решить ситуацию. Это, например, внедрение управленческого учёта, работа с дебиторкой и кредиторкой, введение правил вывода дивидендов».

Кассовый разрыв — это нехватка денег в бизнесе на обязательные платежи. Вам пора платить налоги или зарплату, а денег на расчётных счетах и в кассе нет. Это не значит, что бизнес гибнет. Бывает, что деньги заморожены в товарах, клиенты скоро оплатят счета и деньги появятся. Но прямо сейчас покрывать расходы нечем. Чтобы предотвратить кассовые разрывы, нужно уметь планировать расходы и доходы, считать поступления и траты и находить источники финансирования.

Чтобы покрыть разрыв, нужно договориться с поставщиками об отсрочке платежа или с клиентами о более быстрой оплате. Можно дать бизнесу займ из личных средств, взять краткосрочный кредит в банке, воспользоваться овердрафтом или факторингом.

Из-за кассовых разрывов бизнес может терять сотрудников, которым не нравятся задержки зарплаты. Нарушаются деловые связи с компаниями, которым надоели задержки платежей. Появляются штрафы и пени по контрактам, аренде и налогам. Труднее всего посчитать недополученную прибыль из-за перерывов в поставках или потери репутации.

Если по документам у вас есть прибыль, а на счёте нет денег на зарплату или налоги, которые нужно платить уже сейчас, это и есть кассовый разрыв. Чтобы понять, что он приближается, нужно следить за входящими и исходящими платежами. Когда поступлений в бизнесе стабильно меньше, чем затрат, уменьшаются запасы денег на счёте. Это может привести к кассовому разрыву.