Как найти и арендовать офис

Как найти и арендовать офис

Это гайд для тех, кто хочет найти рабочее место и привести туда свой бизнес. На что обратить внимание, где самое важное место в договоре, и что делать, если не хватает на аренду — разложим всё по полочкам.

Определитесь с площадью

Посчитайте количество сотрудников, которые будут работать в офисе. Умножьте это число на 4,5. Вы получите квадратные метры, необходимые для свободного и комфортного пребывания людей в офисе. К цифре добавьте метры, которые вы готовы выделить под уголок для кофе, стеллажи и любимый фикус бухгалтера.

Сколько у вас сотрудников?

Например, постоянно работать в офисе будете вы и ваш напарник. Плюс на фрилансе три сотрудника, им тоже будет полезно приходить в офис время от времени. Для них можно создать одно незакреплённое рабочее место и распределить дни недели, кто и когда будет приходить.

В России для расчёта площади офиса существует норма СанПиН: 4,5 м2 на одного сотрудника. Для сравнения, в Европе — 2,5 м2 на человека.

Для чего ещё потребуется пространство

Запланируйте место для оргтехники и стеллажей для документации. Если хотите проводить встречи в офисе — оставьте место для переговорного стола или мягкой зоны, если встреча неформальная.

Какая планировка лучше

Учтите рабочий процесс и привычки вашей команды. Подберите то, что подойдёт вам и сотрудникам: опенспэйс, кабинетная планировка или смешанный стиль. Если часто проводите переговоры по скайпу, вам стоит выделить для этого отдельное пространство.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Раньше мы брали одно большое помещение под всех сразу, чтобы было удобно коммуницировать. По мере роста компании стали размещать сотрудников в разные офисы — по функционалу. Это разделение не помешало коммуникации».

Если компания постоянно растёт

Составьте прогнозы роста компании и заложите эти нужды в арендуемое помещение. Другой вариант — договоритесь с бизнес-центром о расширении пространства в определённый срок. Некоторые офисные центры дают гибкий план переездов из одного кабинета в другой.

Бизнес-центр или офисный центр?

Это выбор экономии: деньги или время.

Бизнес-центр — это целое здание. Здесь бывают разные помещения: от 15 м2 до целых этажей. Мебель не всегда входит в стоимость — придётся арендовать за дополнительную плату. Часто в БЦ есть ресепшен с общим для всех охранником и кофейный автомат в холле.

Офисный центр — это выкупленный этаж или вообще всё здание бизнес-центра. Новый собственник организует офисное пространство сам. Офисы сдаются с мебелью, снабжаются водой для кулера и канцелярией, звонки принимают по скрипту без вашего присутствия. Клининговая служба убирает каждый день.

За сервис и уют офисного центра придётся заплатить больше, чем за голые стены в бизнес-центре, но они сэкономят время и нервы. Возможно, это ваш вариант.

Определитесь с классом бизнес-центра

В России существует устоявшаяся классификация офисных зданий. Делятся они на 4 основных класса — А, B, C и D.

Класс A — это только новые здания, с последними техническими решениями. Как только строению исполняется год, оно автоматически переходит в класс B+. И тут уже разброс по характеристикам куда шире.

Класс В — здания разного возраста и местоположения относительно центра города. Здесь должны быть современные коммуникации, хороший ремонт и организация общих зон на должном уровне.

Класс С — редко это здания в центре, чаще всего это бывшие НИИ на окраинах и в районах, здания советской постройки. Это длинные коридоры с плохим освещением, но с низкими арендными ставками.

Класс D — помещения в подвалах, которые нуждаются в капитальном ремонте.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Идеальным вариантом для малого бизнеса я считаю класс В+. Он презентабелен, очень близок к классу А, но при этом демократичен по цене. В такой офис не стыдно привести партнёра и клиента. Если же к вам не ходят партнёры и клиенты, на небольшой срок подойдёт класс С. Он удобен, если у вас небольшой стартап: интернет-магазин и рядом нужен склад».

Для примера — 2 московских офиса, которые мы нашли на сервисе Place for work. Возьмём помещения в ЦАО примерно одинакового метража:

  • Офис на Таганке на 7 человек. Бизнес-центр класса, А — отреставрированный особняк. Стоимость — 93 400 рублей в месяц.
  • На Чистых прудах для 6 человек. Здание класса С и сразу низкая для центра аренда — 78 958 рублей в месяц.

Транспортная доступность

Учитывайте удобство и автомобилистов, и пешеходов. Внимательно изучите пробки на основных дорогах по пути к офису, узнайте, есть ли место для парковки — у БЦ свой паркинг или клиентам придётся искать место вдоль улицы.

Если большая часть сотрудников и клиентов — пешеходы, посмотрите, какая обстановка с общественным транспортом. Не создавайте ситуацию «пока доехал — уже устал». Для клиентов часто решающим фактором будет парковка и удалённость от остановок автобусов и станций метро.

Рассчитайте бюджет

Рассмотрим средние ставки на аренду в Москве и регионах. Регионы — это города-миллионники России, не Москва и не Санкт-Петербург.

В Москве. Внутри Садового кольца стоимость аренды офиса примерно 27 500 рублей за 1 м2 в год. А вне центра — 16 000 рублей. Это данные исследования компании RRG за январь 2019 года.

В регионах. За офис класса «А» запрашивают в среднем 11 100 рублей за квадратный метр в год, в классе «В» — 8 100 рублей. Данные за 2018 год.

Не стесняйтесь просить скидки

Дешевле там, где мы об этом сами спросили. Если у вас инфраструктурный бизнес, узнайте о скидках у арендодателя. Ваше присутствие в бизнес-центре выгодно тем компаниям, которые захотят разместиться здесь же. Шансы на хорошее помещение за приемлемую арендную ставку у вас выше. Примеры инфраструктурного бизнеса: супермаркет, магазин, банк, фитнес-центр, кафе или столовая, прачечная, парикмахерская, аптека.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Если вы небольшая компания — ищите, с кем можно скооперироваться, найдите общий офис на себя и партнёров. Это облегчит оплату аренды. Для малого и микробизнеса рекомендую небольшой готовый офис — делать ремонт не придётся, и вы быстро начнёте работу. Обратите внимание, чтобы там была мебель, интернет, переговорки и канцтовары».

Подпишите договор

В договоре не бывает мелочей. Но некоторые пункты могут показаться пустяковыми. Чтобы вас не выселили через две недели и зимой было тепло, запомните на что смотреть.

  • Если офис попался дешёвый, пропишите в договоре пункт о том, как его стоимость будет расти от года к году. Обычно договор на аренду заключается на 11 месяцев. Укажите в документе, на какую конкретную сумму или на сколько процентов вырастет цена через 11 месяцев при перезаключении.
  • Обратите внимание, какие услуги входят в стоимость. Есть ли в списке вода, уборка территории, электричество, отопление и охрана. Уточните, входит ли в стоимость НДС, чтобы не платить дополнительно 20% к сумме договора.
  • Изучите схемы расторжения договора.
  • Уточните, входит ли в договор юридический адрес арендодателя.
  • Попросите предоставить подлинники документов, подтверждающих право распоряжения помещением: свидетельства о праве собственности, договора купли-продажи или договора аренды с генеральной доверенностью. Если выяснится, что помещение сдаётся в субаренду, нужно убедиться, что арендодатель имеет на это право. Для этого нужно попросить его показать вам свидетельство о регистрации организации и копию приказа о назначении директора.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Часто собственник требует сообщать о выезде из офиса за 90 дней. Нельзя подписывать такой договор — стандартный срок 30 дней. То же относится и к требованию трёх платежей на момент заключения договора: за первый месяц, за последний месяц и страховой депозит. Оптимальные условия — два платежа: гарантийный взнос (страховой депозит) за один месяц аренды и плата за первый месяц».

Коротко:

  1. Определитесь с количеством сотрудников и подумайте, как ваши сотрудники и клиенты будут добираться до офиса.
  2. Изучите варианты разных классов бизнес-центров. Особенно внимательно — В+, В и некоторые предложения из С.
  3. Определите бюджет, исходите из средней ставки в вашем городе и бюджета вашей компании.
  4. Договоритесь о скидках или найдите того, с кем можно скооперироваться.
  5. Проверьте договор. Исправьте условия, чтобы они были вам выгодны.

Комментарии (0)

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

Откроем счёт онлайн.

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данныхи с условиями бронирования счёта