Как найти и арендовать офис

Как найти и арендовать офис

Это гайд для тех, кто хочет найти рабочее место и привести туда свой бизнес. На что обратить внимание, где самое важное место в договоре, и что делать, если не хватает на аренду — разложим всё по полочкам.

Определитесь с площадью

Посчитайте количество сотрудников, которые будут работать в офисе. Умножьте это число на 4,5. Вы получите квадратные метры, необходимые для свободного и комфортного пребывания людей в офисе. К цифре добавьте метры, которые вы готовы выделить под уголок для кофе, стеллажи и любимый фикус бухгалтера.

Сколько у вас сотрудников?

Например, постоянно работать в офисе будете вы и ваш напарник. Плюс на фрилансе три сотрудника, им тоже будет полезно приходить в офис время от времени. Для них можно создать одно незакреплённое рабочее место и распределить дни недели, кто и когда будет приходить.

В России для расчёта площади офиса существует норма СанПиН: 4,5 м2 на одного сотрудника. Для сравнения, в Европе — 2,5 м2 на человека.

Для чего ещё потребуется пространство

Запланируйте место для оргтехники и стеллажей для документации. Если хотите проводить встречи в офисе — оставьте место для переговорного стола или мягкой зоны, если встреча неформальная.

Какая планировка лучше

Учтите рабочий процесс и привычки вашей команды. Подберите то, что подойдёт вам и сотрудникам: опенспэйс, кабинетная планировка или смешанный стиль. Если часто проводите переговоры по скайпу, вам стоит выделить для этого отдельное пространство.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Раньше мы брали одно большое помещение под всех сразу, чтобы было удобно коммуницировать. По мере роста компании стали размещать сотрудников в разные офисы — по функционалу. Это разделение не помешало коммуникации».

Если компания постоянно растёт

Составьте прогнозы роста компании и заложите эти нужды в арендуемое помещение. Другой вариант — договоритесь с бизнес-центром о расширении пространства в определённый срок. Некоторые офисные центры дают гибкий план переездов из одного кабинета в другой.

Бизнес-центр или офисный центр?

Это выбор экономии: деньги или время.

Бизнес-центр — это целое здание. Здесь бывают разные помещения: от 15 м2 до целых этажей. Мебель не всегда входит в стоимость — придётся арендовать за дополнительную плату. Часто в БЦ есть ресепшен с общим для всех охранником и кофейный автомат в холле.

Офисный центр — это выкупленный этаж или вообще всё здание бизнес-центра. Новый собственник организует офисное пространство сам. Офисы сдаются с мебелью, снабжаются водой для кулера и канцелярией, звонки принимают по скрипту без вашего присутствия. Клининговая служба убирает каждый день.

За сервис и уют офисного центра придётся заплатить больше, чем за голые стены в бизнес-центре, но они сэкономят время и нервы. Возможно, это ваш вариант.

Определитесь с классом бизнес-центра

В России существует устоявшаяся классификация офисных зданий. Делятся они на 4 основных класса — А, B, C и D.

Класс A — это только новые здания, с последними техническими решениями. Как только строению исполняется год, оно автоматически переходит в класс B+. И тут уже разброс по характеристикам куда шире.

Класс В — здания разного возраста и местоположения относительно центра города. Здесь должны быть современные коммуникации, хороший ремонт и организация общих зон на должном уровне.

Класс С — редко это здания в центре, чаще всего это бывшие НИИ на окраинах и в районах, здания советской постройки. Это длинные коридоры с плохим освещением, но с низкими арендными ставками.

Класс D — помещения в подвалах, которые нуждаются в капитальном ремонте.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Идеальным вариантом для малого бизнеса я считаю класс В+. Он презентабелен, очень близок к классу А, но при этом демократичен по цене. В такой офис не стыдно привести партнёра и клиента. Если же к вам не ходят партнёры и клиенты, на небольшой срок подойдёт класс С. Он удобен, если у вас небольшой стартап: интернет-магазин и рядом нужен склад».

Для примера — 2 московских офиса, которые мы нашли на сервисе Place for work. Возьмём помещения в ЦАО примерно одинакового метража:

  • Офис на Таганке на 7 человек. Бизнес-центр класса, А — отреставрированный особняк. Стоимость — 93 400 рублей в месяц.
  • На Чистых прудах для 6 человек. Здание класса С и сразу низкая для центра аренда — 78 958 рублей в месяц.

Транспортная доступность

Учитывайте удобство и автомобилистов, и пешеходов. Внимательно изучите пробки на основных дорогах по пути к офису, узнайте, есть ли место для парковки — у БЦ свой паркинг или клиентам придётся искать место вдоль улицы.

Если большая часть сотрудников и клиентов — пешеходы, посмотрите, какая обстановка с общественным транспортом. Не создавайте ситуацию «пока доехал — уже устал». Для клиентов часто решающим фактором будет парковка и удалённость от остановок автобусов и станций метро.

Рассчитайте бюджет

Рассмотрим средние ставки на аренду в Москве и регионах. Регионы — это города-миллионники России, не Москва и не Санкт-Петербург.

В Москве. Внутри Садового кольца стоимость аренды офиса примерно 27 500 рублей за 1 м2 в год. А вне центра — 16 000 рублей. Это данные исследования компании RRG за январь 2019 года.

В регионах. За офис класса «А» запрашивают в среднем 11 100 рублей за квадратный метр в год, в классе «В» — 8 100 рублей. Данные за 2018 год.

Не стесняйтесь просить скидки

Дешевле там, где мы об этом сами спросили. Если у вас инфраструктурный бизнес, узнайте о скидках у арендодателя. Ваше присутствие в бизнес-центре выгодно тем компаниям, которые захотят разместиться здесь же. Шансы на хорошее помещение за приемлемую арендную ставку у вас выше. Примеры инфраструктурного бизнеса: супермаркет, магазин, банк, фитнес-центр, кафе или столовая, прачечная, парикмахерская, аптека.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Если вы небольшая компания — ищите, с кем можно скооперироваться, найдите общий офис на себя и партнёров. Это облегчит оплату аренды. Для малого и микробизнеса рекомендую небольшой готовый офис — делать ремонт не придётся, и вы быстро начнёте работу. Обратите внимание, чтобы там была мебель, интернет, переговорки и канцтовары».

Подпишите договор

В договоре не бывает мелочей. Но некоторые пункты могут показаться пустяковыми. Чтобы вас не выселили через две недели и зимой было тепло, запомните на что смотреть.

  • Если офис попался дешёвый, пропишите в договоре пункт о том, как его стоимость будет расти от года к году. Обычно договор на аренду заключается на 11 месяцев. Укажите в документе, на какую конкретную сумму или на сколько процентов вырастет цена через 11 месяцев при перезаключении.
  • Обратите внимание, какие услуги входят в стоимость. Есть ли в списке вода, уборка территории, электричество, отопление и охрана. Уточните, входит ли в стоимость НДС, чтобы не платить дополнительно 20% к сумме договора.
  • Изучите схемы расторжения договора.
  • Уточните, входит ли в договор юридический адрес арендодателя.
  • Попросите предоставить подлинники документов, подтверждающих право распоряжения помещением: свидетельства о праве собственности, договора купли-продажи или договора аренды с генеральной доверенностью. Если выяснится, что помещение сдаётся в субаренду, нужно убедиться, что арендодатель имеет на это право. Для этого нужно попросить его показать вам свидетельство о регистрации организации и копию приказа о назначении директора.

Татьяна Соколова, основательница сети офисных центров «Деловой» и сервиса самостоятельного поиска офисов Place for work:

«Часто собственник требует сообщать о выезде из офиса за 90 дней. Нельзя подписывать такой договор — стандартный срок 30 дней. То же относится и к требованию трёх платежей на момент заключения договора: за первый месяц, за последний месяц и страховой депозит. Оптимальные условия — два платежа: гарантийный взнос (страховой депозит) за один месяц аренды и плата за первый месяц».

Коротко:

1. Определитесь с количеством сотрудников и подумайте, как ваши сотрудники и клиенты будут добираться до офиса.

2. Изучите варианты разных классов бизнес-центров. Особенно внимательно — В+, В и некоторые предложения из С.

3. Определите бюджет, исходите из средней ставки в вашем городе и бюджета вашей компании.

4. Договоритесь о скидках или найдите того, с кем можно скооперироваться.

5. Проверьте договор. Исправьте условия, чтобы они были вам выгодны.


Полезная рассылка для предпринимателей

Оставьте свою почту, и раз в месяц мы будем отправлять самые интересные статьи и лекции.

Полезная рассылка для предпринимателей

Оставьте свою почту, и раз в месяц мы будем отправлять самые интересные статьи и лекции.

Пора открывать счёт

Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта