У меня онлайн-бухгалтерия. Нужно ли хранить бумажные документы?

У меня онлайн-бухгалтерия. Нужно ли хранить бумажные документы?

Предприниматели уже вовсю пользуются интернет-банками и онлайн-бухгалтерией, а для сотрудников с 2020 года начали появляться цифровые трудовые книжки. Кажется, что совсем скоро можно будет совсем отказаться от бумажной волокиты, но это не так.

Бумажные документы до сих пор нужно хранить, а некоторые из них — аж 75 лет.

Первичные документы

Бумажные копии первичных документов не обязательно хранить, если вы ведёте электронный документооборот, но бывают случаи, когда они могут понадобиться. Например, документы может запросить налоговая, суд или вы самостоятельно захотите провести аудит.

Если налоговики не получат от вас нужные документы, выпишут штраф от 200 рублей за каждый непредставленный документ. Если у вас не окажется документов за несколько налоговых периодов, штраф может вырасти до 30 000 рублей. А если налоговая посчитает, что вы не предоставили документы, чтобы уменьшить налоговую нагрузку, оштрафует на 40 000 рублей.

Вот документы, которые лучше хранить в бумажном виде:

  • договоры;
  • товарные накладные;
  • акты выполненных работ;
  • счета-фактуры;
  • универсальные передаточные документы;
  • транспортные накладные;
  • доверенности на получение грузов, на право подписи;
  • акты сверок с контрагентами;
  • налоговые декларации;
  • банковские выписки;
  • книга учёта доходов и расходов — для тех, кто использует упрощённую систему налогообложения или работает по патенту.

Если вы собственник и руководитель бизнеса, хранить первичные документы нужно за текущий и три предшествующих года. Если наёмный управленец — не менее 5 лет. Организации, которая заявляла убытки в налоговой отчётности, документы нужно хранить десять лет, так как убытки можно переносить в течение этого времени. Вот полный перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.

Кадровые документы

Если у вас есть сотрудники, кадровые документы по личному составу, на основании которых начисляют пенсии и пособия по инвалидности, надо хранить от 50 до 75 лет. Срок зависит от того, когда был создан документ: если до 2003 года, то 50 лет, если после — 75 лет. К этим документам относятся:

  • приказы о приёме на работу, увольнении и переводе сотрудников;
  • трудовые договоры;
  • договоры подряда;
  • ведомости о перечислении заработной платы;
  • документы, подтверждающие уплату налогов и сборов за сотрудников;
  • личные дела;
  • трудовые книжки.

Другие кадровые документы, например приказы об отпусках и командировках, хранят не менее 5 лет.

Мария Поликарпова, налоговый консультант «Бухгалтерского бюро Марии Поликарповой»:

«С 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. Возможно, сроки хранения кадровых документов в ближайшем будущем изменятся».

Другие документы

Постоянно необходимо хранить следующие бумажные документы:

  • договоры на покупку земли и недвижимости;
  • договоры лизинга;
  • договоры на покупку транспорта, станков, производственных мощностей;
  • договора аренды транспорта, земли, недвижимости;
  • свидетельства о регистрации права собственности;
  • реестры акционеров и выписки из них — только для акционерных обществ.

Как хранить документы

Вы можете организовать свой архив или отдать документы на хранение в специальную организацию.

Собственный архив должен располагаться в отдельном помещении, оборудованном системами вентиляции и пожаротушения. На двери и окна рекомендуется установить железные решётки, а для хранения документов — полки и стеллажи. Кроме этого нужно вести учёт документов в архиве, составлять каталоги и картотеки.

Основные правила работы архивов организаций и примерное положение об архиве организации

Этот способ не подойдёт для малого бизнеса — требований очень много, и соблюдать все из них проблематично. Небольшим организациям удобнее заключить договор с архивной компанией.

Штраф за нарушение порядка и сроков хранения документов для общества с ограниченной ответственностью — от 200 000 рублей до 300 000 рублей, для должностных лиц — от 2 000 рублей до 5 000 рублей.

Архивная компания сдаёт вам в аренду помещение, оборудованное по всем требованиям. В этом случае можно не переживать за сохранность документов в случае пожара или других форс-мажоров. А ещё вы сможете освободить персонал от работы с документами и сэкономить на оборудовании и содержании отдельного помещения для архива.

Архивные компании предлагают пакеты услуг для организаций, исходя из норм документооборота в разных отраслях: торговля, медицина, производство, культура, юриспруденция.

Средняя стоимость услуг архивной компании — от 2 000 рублей в месяц.

Как уничтожить документы

После того как срок хранения бумажных документов истёк, нельзя просто выбросить бумаги — это небезопасно. Их нужно правильно уничтожить, чтобы важные сведения о вашей компании не попали к злоумышленникам, а вы действовали в рамках закона.

Чтобы уничтожить документы с истёкшим сроком хранения, действуйте так.

1. Создайте экспертную комиссию. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя организации. Обычно в экспертную комиссию входят представители разных отделов, например руководитель компании, главный бухгалтер, юрист.

2. Проведите экспертизу. Сотрудники, которые вошли в экспертную комиссию, отбирают документы, которые надо уничтожить.

3. Уничтожьте документы. Документы можно уничтожить и самостоятельно: сжечь, использовать химикаты или шредер. Стоимость аренды шредера — около 5−7 тысяч рублей в сутки. Уничтожение документов можно поручить архивной компании. Стоимость зависит от объёма и региона, в среднем от 6 рублей за 1 кг документов.

4. Составьте акт. Если вы уничтожили документы своими силами, акт нужно подготовить вам. Если вы поручили уничтожение документов архивной компании, акт составляет она.

Он может быть составлен в произвольной форме — утверждённой законом формы нет. Но в документе обязательно должны быть указаны:

  • название организации;
  • перечень участников экспертной комиссии;
  • перечень документов, которые были уничтожены;
  • подписи участников экспертной комиссии и руководителя организации.

Коротко

  1. Даже если вы ведёте онлайн-бухгалтерию, нужно хранить копии бумажных документов. Они могут понадобиться при проверке налоговой или независимыми аудиторами.
  2. Первичные документы надо хранить за текущий год и 3 предыдущих года. Штраф за каждый непредставленный в ходе проверки документ — от 200 рублей.
  3. Срок хранения кадровых документов по личному составу — от 50 до 75 лет.
  4. Постоянно необходимо хранить договоры на покупку земли и недвижимости, договоры лизинга и аренды.
  5. Вы можете организовать свой архив или передать документы архивной компании.
  6. Чтобы уничтожить документы, надо создать экспертную комиссию, провести экспертизу, а после составить акт об уничтожении документов. Это можно сделать самостоятельно или отдать на аутсорсинг.

Полезная рассылка для предпринимателей

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Бизнес в стиле Virgin».

Привет!

У меня есть кое-что для вас :)

Пора подключаться

Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта