Как правильно рассчитать и выплатить отпускные сотрудникам

Отпускные — это деньги, которые работник получает за время оплачиваемого отпуска. Их считают по формуле:

Отпускные = средний дневной доход x количество дней отпуска

Отпускные начисляют за каждый календарный день отпуска и платят не позже, чем за 3 дня до ухода в отпуск.

Разбёрем на примере, как считать отпускные. Предположим, что у вас работает Иван. Он зарабатывает 30 000 рублей в месяц, получает разовую ежегодную премию в 40 000 рублей и иногда ходит в отпуск.

Шаг 1. Определите расчётный период для отпускных. Для большинства работников это 12 календарных месяцев до месяца, в котором начинается отпуск. Если сотрудник устроился к вам меньше года назад, расчётный период будет меньше, его нужно отсчитывать с даты приёма на работу. Посчитать, сколько рабочих и календарных дней прошло между датами, можно с помощью калькулятора.

Иван уходит в отпуск в августе 2026 года. Его расчётный период — с 1 августа 2025 года по 31 июля 2026 года.

Шаг 2. Определите общий доход работника за расчётный период. Включайте туда начисленные суммы оклада, надбавок и доплат к нему, премии, оплаты сверхурочной работы, районные коэффициенты, процентные надбавки к зарплате и другие выплаты, связанные с оплатой труда.

Не считаются материальная помощь, ранее выданные отпускные, больничные, командировочные и другие доходы, рассчитанные по среднему заработку.

С прошлого августа зарплата Ивана не менялась, поэтому за последний год он заработал 30 000×12 + 40 000 = 400 000 рублей.

Шаг 3. Рассчитайте средний дневной заработок. Для этого общие доходы за расчётный период разделите на 12 месяцев. Результат разделите ещё на 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

Исключение — если сотрудник в расчётном периоде какие-то месяцы отработал не полностью, например, брал отпуск или больничный.

Иван полностью отработал предыдущие 12 месяцев. Его средний дневной доход составит 400 000 / 12 / 29,3 = 1 137,66 рубля.

У сотрудника, который полностью отработал расчётный период, средний дневной заработок не должен быть меньше заработка, рассчитанного по МРОТ. Чтобы это проверить, федеральный МРОТ разделите на 29,3 и сравните с фактическими суммами. С 1 января 2026 года МРОТ равен 27 093 рублям.

Средний дневной заработок Ивана 1 137,66 рубля. Сравним его с МРОТ: 27 093 / 29,3 = 924,67 рубля. Фактический заработок больше — значит, всё в порядке. Если он окажется меньше, нужно рассчитать отпускные по МРОТ и доплатить работнику разницу.

Шаг 4. Рассчитайте отпускные. Для этого умножьте средний дневной доход на количество дней отпуска.

Иван берёт отпуск на 14 дней, поэтому его отпускные составят 1 137,66×14 = 15 927,24 рубля.

Выплачивайте отпускные не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Даже по письменной просьбе работника нельзя опаздывать с выплатой. Если крайний срок совпадает с выходными, перечислите деньги за день до выходных.

Если отпуск начинается в понедельник, а вы перечислите деньги в пятницу, это будет нарушение трёхдневного срока. Выплатить отпускные нужно как минимум в четверг.

Исключение — работник идёт в отпуск с последующим увольнением. Тогда деньги нужно выплатить в последний рабочий день перед отпуском.

И не забудьте, что эта сумма, как и зарплата, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Изменения в графике отпусков могут быть самыми разными: от срочных отпусков до болезней во время отдыха. Для каждой ситуации есть свои правила расчёта отпускных.

Если работник за последние 12 месяцев брал отгулы, отпуска или больничные, пересчитайте среднемесячное число дней и средний дневной доход.

Чтобы посчитать сумму возврата или вычета, используйте стандартную формулу расчёта отпускных, но уменьшите количество дней отпуска. Так как начисленная сумма отпускных уменьшится, пересчитайте страховые взносы.

Когда сотрудник пойдёт отгуливать оставшуюся часть отпуска, сумму отпускных нужно будет посчитать уже по новому расчётному периоду и заработку.

Иван ушёл в отпуск на 2 недели, с 24 августа по 6 сентября. Но отгулял только 7 дней, а остальные 7 проболел. После болезни он решил не продлевать отпуск, а выйти на работу. Посчитаем, сколько нужно выплатить работнику: в сентябре 22 рабочих дня, 4 из которых он болел. За рабочие дни нужно заплатить 18×30 000 / 22 = 24 545,45 рубля, плюс оплата за первые 3 дня больничного. И из начисленной зарплаты вычитаем сумму за 7 дней отпуска.

Подробнее читайте в статье «Работник заболел во время отпуска: как оформить перенос и выплаты».

Если вы хотите вызвать работника из отпуска, по статье 125 ТК получите его согласие. После этого оформите приказ о досрочном прекращении отпуска. Сотрудник получит право перенести остаток на любое другое время в текущем году или присоединить его к следующему отпуску.

Некоторых работников нельзя вызывать из отпуска даже при их согласии: беременных, несовершеннолетних и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Правила по расчёту отпускных за прерванный отпуск такие же, как с выходом после больничного в отпуске. Получить деньги обратно можно только по договорённости с работником. Сотрудник сам выбирает, вернуть отпускные или вычесть из заработной платы.

Право на ежегодный отпуск появляется, когда сотрудник отработает у вас 6 месяцев. Если он напишет заявление, нужно предоставить ему отпуск за первый год работы. Если работник устроился меньше 6 месяцев назад, но хочет пойти в отпуск, вы вправе отпустить его авансом.

Есть работники, которым нельзя отказать в «досрочном» отпуске: женщинам перед уходом в декрет или сразу после него, несовершеннолетним. Внешнего совместителя нужно отпустить в оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском на основной работе, даже если он не отработал у вас 6 месяцев.

Рассчитывайте отпускные по общим правилам, но с учётом небольшого отработанного времени. Если у работника вообще нет отработанных дней и доходов, рассчитайте средний заработок по его окладу.

Допустим, Иван устроился к вам всего два месяца назад, но уже хочет в отпуск на 14 дней. Общий доход сотрудника за время работы составил 60 000 рублей, количество дней — 29,3×2 = 58,6. Средний дневной доход составит 1 023,89 рубля, а отпускные — 14 334,46 рубля.

Если сотрудник отгуляет отпуск и уволится, то, по статье 138 ТК, при окончательном расчёте вы сможете удержать отпускные не более 20% от зарплаты. Но работник может вернуть их добровольно. Если он отказывается возвращать долг, обратиться за взысканием в суд не получится. По статье 1109 ГК, основанием для обращения может быть только ошибка в расчётах отпускных или недобросовестность работника.

Если сотрудник хочет написать заявление и сразу уйти в отпуск, возникает проблема со сроками выплаты отпускных. Они должны быть перечислены не позже 3 календарных дней. Если вы решите заплатить день в день, то компанию оштрафуют и заставят платить проценты работнику за 3 дня просрочки. В таком случае есть два варианта:

Праздники не входят в общую продолжительность оплачиваемого отпуска. Перечень таких дней есть в статье 112 ТК. Региональные праздники тоже нужно исключать из числа календарных дней отпуска.

Пример. Иван написал заявление на отпуск с 30 октября на 14 календарных дней. На этот период выпадает праздник 4 ноября. Его нужно пропустить при подсчёте календарных дней отпуска. Иван будет отдыхать 15 дней и выйдет на работу 14 ноября. Отпускные он получит за 14 дней, так как праздничный день не считается и не оплачивается.

Но если бы Иван написал в заявлении конкретные даты: «Прошу предоставить отпуск с 30 октября по 12 ноября», тогда отпуск на праздничный день продлевать не надо. Вместо 14 календарных дней отпуска Иван израсходует только 13, а на работу выйдет 13 ноября.

По статье 291 ТК и статье 295 ТК, отпуск у временных и сезонных работников считается как 2 рабочих дня за месяц работы. Если отработано меньше, чем полмесяца, отпуск за этот месяц не рассчитывается.

Обычно временным и сезонным сотрудникам работодатели выплачивают при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск по статье 127 ТК. Но по желанию работника можно оформить отпуск с последующим увольнением.

Пример. Максим работает водителем, который отвозит туристов к местам отдыха и обратно. Работа сезонная, трудовой договор заключён с 1 мая на период туристического сезона. С 1 октября поток туристов уменьшается, и Максим уходит в отпуск с последующим увольнением. Он отработал полностью 5 месяцев, поэтому отпускные ему положены за 10 рабочих дней, то есть по 2 дня за каждый месяц. Чтобы определить, когда последний день отпуска, 10 рабочих дней надо отсчитать по календарю шестидневной рабочей недели, независимо от графика сотрудника. Отпуск у Максима будет с 1 по 11 октября. День увольнения — это последний день отпуска.

У остальных работников со срочным трудовым договором отпускные рассчитываются по общим правилам — как у тех, кто работает бессрочно.

У тех, кто работает вахтовым методом, отпускные считаются по стандартным правилам. Особенность только в том, что, по статье 300 ТК, работодатели ведут по вахтовикам суммированный учёт рабочего времени. То есть у такого сотрудника отработанные часы учитываются не за день или неделю, а за более длительный учётный период — месяц, квартал или год. В него входят рабочее время, а также время отдыха между вахтами и время в пути к месту работы и обратно.

Если сотрудник выполнил норму рабочего времени, установленную его графиком, месяц считается полностью отработанным для расчёта среднего заработка.

По статье 136 ТК, отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, но не уточняется, о каких днях идёт речь — рабочих или календарных. Роструд в письме ПГ/20884−6−1 разъяснил: считать нужно в календарных днях.

Например, отпуск у сотрудника начинается в понедельник, 19 мая. Перечислить деньги нужно в день, после которого до отпуска останется минимум 3 календарных дня, то есть в четверг, 15 мая, или раньше. Позже нельзя, даже если сотрудник сам об этом попросит.

Если выплата совпадает с выходным или нерабочим днём, деньги нужно перечислить заранее — накануне этого дня или ещё раньше.

Повышенная ставка применяется только к той части дохода, которая превышает порог, а не ко всему доходу целиком.

Подробнее рассказали в статье «Как платить НДФЛ за сотрудников: инструкция и главные изменения».

Если последний день оплаты совпал с выходным или праздником, НДФЛ можно заплатить на следующий рабочий день.

В годовом расчёте 6-НДФЛ по каждому работнику нужно заполнить справку о доходах и суммах налога физлица. В приложении к ней помесячно отражаются начисленные доходы, в том числе отпускные под кодом «2012». Отразить их нужно в месяце, в котором доход был фактически получен; по статье 223 НК, это месяц, когда отпускник получил деньги.

Например, отпуск у Владимира начался 22 сентября, а закончился 10 октября. Деньги ему выплатили 18 сентября. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, но в расчёте 6-НДФЛ отпускные нужно отразить сентябрём. В строке «Месяц» напротив этой суммы нужно поставить «09» и код «2012».

Подробнее рассказали в статье «Как считать и платить: зарплата сотрудников и страховые взносы».

Это правило действует и когда отпуск переходит с одного месяца на другой.

Например, Юрий берёт отпуск с 23 июня по 4 июля. Отпускные в сумме 77 000 рублей работодатель начислил 18 июня, выплатил 19 июня, а страховые взносы перечислил:

Бухучёт обязательно ведут только организации, а ИП — по желанию. Отпускные отражаются на бухгалтерском счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»: начисление по кредиту, а выплата по дебету.

В общем случае организации должны резервировать в бухучёте сумму на оплату предстоящих отпусков по правилам ПБУ 8/2010; это называется оценочным обязательством. На отчётную дату, например 31 декабря, они формируют проводку на сумму начисленных отпускных и страховых взносов по всем работникам, если бы они в этот день одновременно взяли отпуск на все дни, что им положены.

Большинство малых предприятий из реестра МСП могут выбрать упрощённый способ бухучёта и не создавать резервы. В этом случае свой выбор надо закрепить в учётной политике. Но если ООО или ИП ведут учёт доходов и расходов кассовым методом, резервировать суммы на оплату отпускных они в любом случае не могут.

Для расчёта среднего заработка нужны 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Например, если отпуск в мае 2026 года, расчётный период будет с 1 мая 2025 года по 30 апреля 2026 года включительно. В коллективном договоре или локальных актах работодатель может установить другой расчётный период, но только если это не ухудшает положение сотрудников.

Если работник принят меньше 12 месяцев назад, расчётный период — это время с даты приёма на работу до конца месяца, который предшествует месяцу отпуска. Например, новый сотрудник работает с 27 января 2026 года, а в мае берёт от­пуск. Рас­чёт­ный пе­ри­од у него будет с 27 января по 30 ап­ре­ля 2026 года.

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за 12 месяцев, а не из фактических доходов. При этом в расчёт берутся не все суммы, которые начислены работнику. Например, нужно исключить больничные, предыдущие отпускные, оплату за дни в командировке и премии, если они не регулярные, а единовременные.

Выплаты социального характера от работодателя. Например, материальная помощь, доплата к больничным до уровня среднего заработка, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

Выплаты, рассчитанные по среднему заработку. Например, оплата командировок, отпусков, в том числе учебного и дополнительного, а также дней донорской сдачи крови и приостановления работы по причине невыплаты зарплаты.

Пособия по временной нетрудоспособности. Выплаты при болезни и травме, пособия по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

Оплата простоя. Неважно, по чьей вине произошёл простой — по вине работодателя или по независящим от сторон причинам.

Если сотрудник полностью отработал 12 календарных месяцев перед отпуском, отпускные считайте так:

Средний дневной заработок = начисленный заработок за расчётный период / (12×29,3).

Отпускные = средний дневной заработок x количество дней отпуска.

Если же в течение расчётного периода сотрудник брал больничный, ходил в отпуск, ездил в командировку или было что-то ещё из пункта 5 положения № 540, формула поменяется:

Например, Ольга берёт отпуск на 14 календарных дней, с 4 по 17 августа 2026 года. Для расчёта отпускных нужен период с 1 августа 2025 года по 31 июля 2026 года. В этом промежутке у Ольги есть месяцы, которые она отработала не полностью:

Доходы Ольги за расчётный период — 420 000 рублей. В них не входят пособие по больничному и средний заработок за дни, проведённые в командировке.

Для расчёта отпускных работодатель воспользуется второй формулой:

Для удобства суммы среднего дневного заработка в расчётах можно округлять до двух знаков после запятой.