Зачем бизнесу печать и как её правильно оформить

ИП всегда могли работать без печати. ООО были обязаны использовать печать до 2015 года. Теперь организации и АО должны заверять документы только подписью руководителя по статье 2 федерального закона № 14.

«Использование печати в России превратилось в обычай делового оборота. Дело в том, что в СССР существовала единая госсистема делопроизводства, которая рекомендовала всем организациям использовать печать. Если печати на документах нет, контрагенты могут подумать, что вы забыли её поставить или подделали документ» — Александра Акимова, руководитель практики «Интеллектуальное право» компании «Лемчик, Крупский и Партнёры».

Печать нужно всегда держать под рукой. Если у предпринимателя или организации есть печать, она всегда должна быть доступна. Это неудобно, потому что если ИП забудет взять печать на сделку, она не состоится.

Может пропасть. Если потерять печать, это нанесёт серьёзный вред компании — её оттиск могут использовать мошенники для подделки документов. В случае потери нужно сразу издать приказ о прекращении её использования, изготовить новую печать и оформить карточку со свежими образцами подписей и оттиска.

Есть ответственность за неправильное использование. Например, если на печати разместить символы государственных органов, можно получить штраф за административное нарушение.

Появляются дополнительные расходы. Нужно оплатить изготовление печати и купить сейф, в котором она будет храниться. А если оттиск повредить, придётся тратить деньги на перевыпуск.

Закон не устанавливает никаких требований к печатям ИП и организаций. Главное, чтобы печать была круглой и позволяла идентифицировать подписанта.

По желанию на печать ИП можно добавить и другую информацию. Например, наименование на иностранном языке или изображение. Главное, чтобы они не вводили в заблуждение. Например, если охранное предприятие «Аврора» разместит на печати крупные буквы ФСБ, то введёт своих контрагентов в заблуждение, ведь оно не является госорганом.

Ещё одно правило касается герба РФ. Его используют только государственные органы. По 2-ФКЗ всем остальным компаниям запрещено размещать герб на оттиске печати — за это штрафуют на сумму от 100 до 150 тысяч рублей.

«Чтобы документ было сложнее подделать, предприниматели используют специальные «печати с защитой». Например, добавляют микроразрывы в штрихи оригинальной печати или используют специальные чернила. По ним специалистам проще определить подделки», — говорит юрист Александра Акимова.

Оцените, действительно ли вам нужна печать. Закон не обязывает ИП и ООО иметь печать, однако в некоторых ситуациях без неё не обойтись. Например, она понадобится для подписания отчёта независимой оценки, участия в тендерах и оформления доверенности на должностное лицо.

Выберите дизайн. Печать должна быть оформлена с учётом требований законодательства: не вводить в заблуждение и на ней нельзя изображать герб России. Убедитесь, что все данные указаны правильно.

Обратитесь в типографию, которая делает печати. Обычно это копировальные центры или канцелярские магазины.

Оплатите работу. Автоматическая печать стоит 650−850 рублей. КлассическаяШтемпель на пластиковой или деревянной ручке. — 350−550 рублей. Если корпус для печати уже есть, резинку с оттиском изготовят за 250−350 рублей. А вот многоцветная печать, рисунки, защитные штрихи обойдутся дороже на 700−1 000 рублей.

Храните в безопасном месте. Доступ должен быть только у доверенных сотрудников.

Если вы работаете без печати, важно оформить это решение, чтобы защититься от мошенничества и претензий контрагентов. Самое простое решение — при составлении договора на предполагаемом месте печати ставить пометку «б.п.», что означает «без печати».

Решение и устав подготовьте в двух экземплярах — один останется в архиве налоговой, второй вернут после регистрации изменений.

Направьте документы в регистрирующую налоговую инспекцию по месту нахождения компании удобным способом: лично, по почте или через специальный сервис ФНС. В последнем случае сделайте заявление через программу ППДГР и подписывайте документы с помощью ЭЦП. Изменения зарегистрируют через пять рабочих дней.

Когда получите новый устав, уведомьте контрагентов о решении работать без печати. Для этого составьте письмо в свободной форме, приложите копию нового устава и отправьте партнёру курьером или по почте. Госорганы уведомлять необязательно. Но вы можете, например, приложить сопроводительное письмо к отчётности, тогда у инспектора точно не возникнет вопросов.

Некоторые организации используют сразу несколько видов печатей: одни — для договоров, другие — внутреннего документооборота, третьи — для архива. Закон не запрещает пользоваться несколькими оттисками. Чтобы в них не запутаться, достаточно добавить на оттиск печати слова «для документов», «для бухгалтерии», «для архива».

«Количество экземпляров печати нигде не ограничивается. Тем более что сейчас в компаниях можно назначить сразу несколько руководителей. Судебная практика тоже допускает работу с несколькими печатями — они все считаются действующими, пока компания не сообщит контрагенту или госоргану об утере или фальсификации. Даже на документах с одним и тем же контрагентом можно ставить разные печати — это не делает документы недействительными» — Александра Акимова, юрист.

Если вы работаете с контрагентом и вдруг решаете поменять печать, заранее об этом уведомьте, иначе он подумает, что кто-то подделывает документы.

Сложнее работать с банком: при открытии расчётного счёта директор оставляет оттиск на карточке подписей и печатей — использовать можно только их. Если решите поменять, придётся ехать в банк и подписывать новую карточку.

Индивидуальные предприниматели имеют право работать без печати по 129-ФЗ. Закон не требует обязательно использовать печать для ИП. Более того, согласно статье 9 федерального закона № 402 ИП может заверять все документы своей подписью.

Составьте уведомление для контрагентов. Укажите, что документы будут заверяться только подписью. Уведомление можно отправить по почте, электронной почте или вручить лично.

Нет, банк не занимается изготовлением печатей для организаций и ИП. Её заказывают в специализированных компаниях, которые изготавливают штемпельную продукцию.

С 2015 года ООО могут работать без печати, поэтому в налоговой и банке она не требуется. Но если у вас есть печать, банк может попросить её оттиск для внутренних документов.

Да, заключать договор с ИП без печати можно. Закон не обязывает ИП иметь печать для подписания договоров. Однако некоторые контрагенты, особенно из государственных организаций, могут настаивать на наличии печати. В таких случаях ИП может предоставить уведомление о том, что работает без печати, и заверить договор своей подписью.

Нет, регистрация печати в налоговой для индивидуального предпринимателя и организаций не нужна.

Информация о том, что ИП работает без печати, может быть отражена в документах, которые предприниматель предоставляет своим контрагентам. На практике чаще всего встречается пометка «б.п.» в договоре. Предупредите контрагентов перед подписанием договора, что работаете без печати.