Чек-лист: как начать работу с самозанятым.
- Удостоверьтесь, что сотрудник не работал в компании последние два года.
- Заключите договор ГПХ, в котором чётко пропишите конкретный объём работы или услуги, сроки и порядок оплаты.
- Договоритесь о процедуре оплаты.
- Подпишите с самозанятым акты об оказании услуг и получите чеки после каждой выплаты.
- Постарайтесь организовать работу так, чтобы плательщики НПД не пользовались офисом, оборудованием вашей компании.
Плюсы и минусы сотрудничества с самозанятыми
| Плюсы | Минусы |
| За самозанятого не нужно платить налоги и взносы как за наёмных сотрудников или физлиц по договору ГПХ | Нельзя нанять самозанятого для постоянных трудовых функций, которые требуют подчинения внутренним правилам работодателя и работы по графику. Например, не получится нанять самозанятого кассира, секретаря, рабочего на производство |
| Не нужно включать их в зарплатные отчёты | Могут быть вопросы у налоговой инспекции, особенно если ИП сотрудничает с несколькими самозанятыми на постоянной основе |
| В любой момент можно прекратить сотрудничество, в то время как наёмных сотрудников можно уволить только по веским основаниям с соблюдением Трудового кодекса | Есть риск, что придётся отчислять за самозанятого налоги и взносы, если он потеряет статус плательщика НПД из-за превышения лимита годового дохода |
Какие есть ограничения в работе с самозанятыми
Нанимателям важно следить за лимитом дохода в 2,4 миллиона рублей и не сотрудничать с самозанятыми, которые состоят у них в штате или уволились менее 2 лет назад. В противном случае нанимателей могут обязать доплатить НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения самозанятым.
Остальные ограничения, прописанные в статье 6 федерального закона № 422, касаются самих самозанятых, а не их заказчиков. Например, нельзя перепродавать чужие товары или сдавать в аренду коммерческую недвижимость. Если самозанятый нарушит эти ограничения и их обнаружит налоговая инспекция, последствия будет нести он сам.
По словам гендиректора Сервис для работы с фрилансерами.Solar Staff Романа Шинкаренко, зарегистрироваться как самозанятые могут не только россияне, но и граждане стран Евразийский экономический союз. Сейчас в ЕАЭС входят пять стран: Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан и Россия.ЕАЭС, а также Украины, имеющие ИНН и место ведения деятельности в РФ. Это следует из статей 4 и 5 федерального закона № 422. Значит, бизнес может сотрудничать:
- с самозанятыми — Человек, который провёл в России 183 дня и более в течение 12 месяцев.резидентами РФ, даже если они не живут в России;
- с самозанятыми — Человек, который провёл в России меньше 183 дней за последние 12 месяцев.нерезидентами РФ, у которых есть гражданство России или одной из стран ЕАЭС.
Исполнители могут пользоваться приложением «Мой налог» за границей, но все документы формируются только на русском языке.
Проверка статуса самозанятого
Если контрагент скажет, что платит налог на профессиональный доход, а потом снимется с учёта и будет присылать поддельные чеки, вам придётся заплатить за него налоги как за обычное физическое лицо. Поэтому в ваших интересах удостовериться, что человек действительно числится как самозанятый. Это лучше делать при каждой сделке.
Проверить статус самозанятого можно бесплатно на сайте налоговой. Для этого понадобится только его ИНН.
Альтернативный способ — посмотреть чек, который обязан выдавать самозанятый после каждой выполненной работы или услуги. На чеке указаны данные, среди них прописан и статус — плательщик налога на профессиональный доход.
Заключение договора
Обязательного требования заключать договоры с самозанятыми нет. Единственный обязательный документ, который необходим при сотрудничестве с самозанятым — это чек на каждую оплату. Но договор обезопасит обе стороны от споров, поможет зафиксировать права и обязанности сторон и отстоять свои интересы в суде при разногласиях.
«Заказчик вправе сотрудничать с самозанятым без договора, особенно в случае разового или краткосрочного сотрудничества. Стороны могут заключить договор в устной форме по статье 159 ГК», — поясняет Роман Шинкаренко.
В договоре надо прописать статус контрагента: не просто физическое лицо или ИП, а плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Это подтверждает, что исполнитель сам платит за себя налог и освобождается от уплаты страховых взносов.
Важно указать, что если исполнитель перестанет быть плательщиком НПД, он обязуется уведомить об этом работодателя в определённый срок. Можно установить и штрафные санкции, например компенсацию НДФЛ, если самозанятый не уведомит вас о смене статуса. Подробно о том, как составить договор с самозанятым и не попасть под прицел ФНС, рассказали в статье.
Вот несколько нюансов, которые нужно учесть, заключая отдельные виды договоров с самозанятыми.
Договор подряда и оказания услуг. Проследите, чтобы были прописаны компенсации издержек самозанятого, если вы планируете их оплачивать.
Самозанятые должны выдавать чек на всю сумму оплаты и платить с неё налог, а для вас чек будет подтверждением расходов. Если суммы компенсации не будут отражены в договоре и чеке, с них придётся удерживать НДФЛ.
Договор аренды. Самозанятые имеют право сдавать только жилую недвижимость, а коммерческую недвижимость и апартаменты — нет. Для аренды движимого имущества ограничений нет. Например, можно арендовать у самозанятого автомобиль или оборудование.
Посреднические или агентские договоры можно заключать только в том случае, если посредник вы, а не самозанятый. Например, если вы по поручению самозанятого реализуете его товар. Самозанятым можно выступать только в роли курьера, если они доставляют товар и принимают оплату от покупателя с онлайн-кассой, зарегистрированной на вас.
Договор перевозки с самозанятым можно заключить только если у него есть статус ИП. Согласно пункту 13 статьи 2 федерального закона № 259 перевозчиком может быть только юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Как оплачивать услуги самозанятого
- ФИО самозанятого;
- ИНН;
- БИК банка;
- номер счёта;
- назначение, например, «оплата самозанятому за услуги по разработке проектной документации по договору № 1 от 01.09.2024».
При таком способе расчёта предприниматель будет прозрачен перед банком и налоговой.
Оплата наличными, на карту или электронные кошельки тоже законна, но тогда у банка могут возникнуть вопросы. Финансовые организации внимательно следят, чтобы предприниматель не подменял трудовые отношения договорами ГПХ, и при простом переводе на карту банк может запросить договор с самозанятым.
При любом способе расчёта важно получить от самозанятого чек из приложения «Мой налог» за каждую оплату. Это основной документ для подтверждения ваших расходов. Самозанятый может выслать вам чек в электронном виде или распечатать на бумаге — в обоих случаях он имеет одинаковую юридическую силу.
Если вам предварительно нужен счёт на оплату, самозанятые могут его выписать также в приложении «Мой налог».
Подтверждение выполненных работ или услуг
Акт выполненных работ подтверждает, что самозанятый свою работу сделал, а то, что он получил от вас оплату, подтверждается чеком. По статье 14 федерального закона № 422 самозанятый обязан предоставлять чек сразу после того, как получил оплату за свою работу, если получил деньги наличными или электронными средствами платежа. При других формах расчётов в безналичной форме чек нужно выдать до 9-го числа следующего месяца. С этих поступлений самозанятый платит налог. Подтверждением этих операций являются чеки. Подробнее, как работать с чеками от самозанятых, читайте в статье.
ООО и ИП, которые платят самозанятому за работу, учитывают эти операции в бухгалтерии одинаково — как расходы. Но только в том случае, если они связаны с бизнесом. Например, для УСН «Доходы минус расходы» есть закрытый перечень расходов, он прописан статье 346.16 НК.
Так, затраты на написание текста или разработку сайта можно отнести к расходам. А вот если самозанятый установил в вашей квартире новую кухню, так сделать не получится.
Вы получите от самозанятого чеки в электронной форме, которые он формирует в приложении «Мой налог». Для отчётности они подойдут, распечатывать не нужно.
Когда операций много, собирать чеки сложно. Но это в ваших интересах. Нет подтверждения расчётов с самозанятым — согласно статье 15 федерального закона № 422 нельзя уменьшить налоговую базу на сумму этих расходов.
Налоги за самозанятого
Если вы берёте на работу физическое лицо, то обязаны платить за сотрудника НДФЛ и страховые взносы. В случае с самозанятым этого делать не надо. Самозанятые сами за себя платят налог, а от страховых взносов освобождены.
Но есть исключение по 422-ФЗ: когда самозанятый ранее уже работал с вами по трудовому договору и уволился меньше двух лет назад. Тогда договор считается заключённым с простым физическим лицом, а не с самозанятым, и вы обязаны платить страховые взносы и удержать НДФЛ. Это делается для того, чтобы работодатели не злоупотребляли и не переводили сотрудников в самозанятых, пытаясь сэкономить на НДФЛ и страховых взносах.
Чтобы не платить НДФЛ и взносы за самозанятое физлицо, у вас должны быть чеки на каждую оплату. Без чеков не будет доказательств, и налоговая инспекция может доначислить налоги и страховые взносы, а ещё придётся включать самозанятого в отчёты, которые обязаны сдавать работодатели: РСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ. Если же ваш контрагент — самозанятый в статусе ИП, то отсутствие чека не влечёт обязанности платить НДФЛ и взносы, потому что ИП в любом случае платит налоги и взносы за себя самостоятельно.
А вот для подтверждения расходов чек от самозанятого нужен в любом случае.
Как не привлечь внимание налоговой и банка
- Следите, чтобы в договорах с самозанятыми не было формулировок, которые присущи трудовым договорам. Помните, что самозанятый — ваш контрагент, а не подчинённый, поэтому в договоре не должно быть ничего про график работы и соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, зарплату, отпуска, премии. Но в тексте должно быть чётко прописано, какие услуги вам оказывает самозанятый.
- Оплата самозанятому должна быть привязана к результатам работы, и из документов должно быть видно, за что именно вы платите и из чего складывается цена. Одинаковые суммы каждый месяц без конкретики — красный флаг для налоговой и повод «копнуть» глубже. Следите за тем, чтобы в чеках самозанятый прописывал всё подробно и по позициям. Если есть акт выполненных работ, формулировки нужно прописывать как в акте.
- Имейте в виду, что налоговая инспекция обращает внимание на случаи, когда у самозанятого есть только один-единственный заказчик. Это не нарушение, но тоже повод проверить внимательнее.
Кроме того, с 1 марта 2024 года у налоговых инспекций появилась новая обязанность. По приказу Минтруда № 40н они должны направлять информацию о работодателях, которые работают с самозанятыми, в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости регионов и территориальные отделения Роструда. Подробно о том, как находят нарушения в оформлении трудовых отношений, рассказали в статье. Вот характеристики, при которых данные о компании передадут:
- количество контрагентов на НПД больше 10;
- среднемесячный доход каждого из них больше 20 000 рублей;
- средняя продолжительность сотрудничества превышает 3 месяца.
Если вы допустите что-то из вышеперечисленного — это ещё не значит, что налоговая инспекция точно решит, что вы подменяете трудовые отношения, и доначислит налоги и взносы. Инспекторы будут оценивать факты в совокупности. Если работать добросовестно, а не оформлять сотрудников как самозанятых, штрафов не будет. Но лучше не провоцировать контролёров и не привлекать к себе лишнего внимания, а сразу оформлять отношения с самозанятыми как следует.
Вот на что советует обратить внимание Роман Шинкаренко:
- Периодичность выплат. Если выплаты самозанятым проводятся каждый месяц, пропишите в договорах ГПХ информацию об объёме и составе работ, сроках их выполнения и порядок оплаты. Подписывайте акты выполненных работ по каждому готовому результату.
- Массовая постановка на учёт. Если значительная часть самозанятых зарегистрировалась перед началом работы с определённой компанией и у них нет других заказчиков, это вызовет подозрения. Налоговая может решить, что заказчик организовал регистрацию работников как самозанятых в своих интересах.
- Групповые переходы. Когда работники переходят из одной компании в другую как самозанятые, налоговая проверяет, связаны ли эти организации между собой.
Прекращение отношений
Если вы решили прекратить работу с самозанятым, расторгните договор. Процедура ничем не отличается от обычной.
Что делать, если самозанятый потерял налоговый статус
Самозанятый может утратить статус из-за превышения лимита дохода или сняться с учёта по своей воле. Последствия для заказчика зависят от того, был самозанятый оформлен как ИП или нет.
У самозанятого был статус ИП. Для заказчика не будет никаких последствий, даже если он продолжит платить бывшему самозанятому. ИП после утраты права на самозанятость может перейти на УСН или его автоматически переведут на общий режим. Налоги и взносы он по-прежнему будет платить за себя сам.
Самозанятый был без статуса ИП. Если исполнитель потерял статус самозанятого, ему лучше не платить, пока он не станет ИП и вы не перепишите с ним договор. Иначе придётся перечислять за него НДФЛ и страховые взносы. Потом можно потребовать эти деньги назад, если такое условие есть в договоре, а исполнитель не сообщил, что он больше не самозанятый.
Ошибки в работе с самозанятыми
- Не проверяют статус самозанятого перед каждой оплатой. Это чревато тем, что придётся доплачивать НДФЛ и страховые взносы, если исполнитель потеряет статус.
- Подменяют трудовые отношения для экономии на НДФЛ и страховых взносах. Если налоговая инспекция это обнаружит, договор переквалифицируют в трудовой, а заказчику начислят штрафы, НДФЛ и страховые взносы.
- Проводят расходы на основании акта без чека от самозанятого. Чек — это основной документ, который подтверждает расходы на оплату услуг самозанятых. Без него нельзя учесть расходы в учёте.
Пример из суда. Предприниматель заключил договоры ГПХ с самозанятыми водителями и стропальщиками. При проверке ФНС переквалифицировала эти отношения в трудовые, доначислила страховые взносы, пени и наложила штраф — всего на сумму 408 545 рублей. ИП обжаловал решение налоговой в суде.
Суд решил, что ФНС права. Самозанятые выполняли не конкретную разовую работу, а определённую функцию — водителя и стропальщика. В договоре не был закреплён конкретный объём работ. Водители-самозанятые работали на транспорте заказчика, который устанавливал их график работы и время отдыха.
Роман Шинкаренко рассказывает, какие ошибки часто совершают предприниматели:
- предоставляют самозанятому рабочее место в офисе, устанавливают график работы или отмечают во внутренних документах — графиках отпусков, журналах охраны труда и других;
- нанимают на работу сотрудника, который работал в компании меньше двух лет назад;
- не уточняют у исполнителя, зарабатывает ли он больше 2,4 миллиона рублей за год;
- просят самозанятого нанять других исполнителей по трудовому договору;
- нанимают самозанятого в качестве торгового агента или исполнителя, которому предстоит работать по агентским договорам, договорам комиссии или поручения;
- привлекают самозанятых без статуса ИП для услуг и работ, где нужна лицензия.
Частые вопросы о работе с самозанятыми
Какие риски при работе с самозанятыми?
Основной риск — переквалификация договора в трудовой, если налоговая инспекция докажет подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. Также заказчик рискует понести расходы на уплату НДФЛ и взносов, если заплатит самозанятому без ИП, который утратил свой статус.
Кто платит налог при работе с самозанятыми?
Самозанятый сам платит за себя налог.
Какие налоги платит ИП при работе с самозанятым?
ИП платит самозанятому только вознаграждение по договору. Налоги самозанятый оплачивает за себя сам. Но если ИП перечислит деньги физлицу, которое уже утратило статус самозанятого, придётся платить за него НДФЛ и взносы.
Можно ли работать с самозанятым без договора?
Да, можно. Нет обязательного требования заключать договор с самозанятым. Но договор обезопасит стороны от споров и поможет отстоять интересы в суде.
Как оплатить самозанятому с расчётного счёта ИП и ООО?
Чтобы отправить деньги с расчётного счёта компании, надо знать реквизиты плательщика НПД: его ФИО, ИНН, БИК банка, номер счёта. Реквизиты предоставляет самозанятый. Также он может сформировать счёт на оплату и отправить его заказчику. Это необязательно, но с помощью счёта удобнее оформить платёж — все реквизиты там уже прописаны.
Что будет, если договор с самозанятым признают трудовым?
Заказчику доначислят все взносы и НДФЛ за работника, а также выпишут штрафы:
- по статье 122 НК за неуплату налогов и сборов — от 20 до 40% от неуплаченной суммы в бюджет;
- по статье 119 НК за несдачу отчётности по сотрудникам — 5% от суммы задолженности по декларации за каждый месяц просрочки.