Перед тем как составить акт сверки, решите, кто будет инициатором и пропишите это в договоре.
Документ можно составить вручную или в специальной программе:
- Укажите названия компаний, период и основания сверки.
- Перечислите в таблице операции за данный период и информацию о них: даты, сумму, название. Укажите внизу таблицы итоговое сальдо.
- Поставьте дату, подпись и печать.
- Отправьте документ на подпись контрагенту.
.xls
Акт сверки взаиморасчётов
Кто готовит акт
Регулярная сверка платежей с контрагентом поможет согласовать расчёты с партнёрами, найти недостающие оплаты, а также избежать ошибок в учёте.
Теперь разберёмся, что нужно для подготовки акта сверки. Первый шаг — указать про него в договоре и решить:
- кто может быть инициатором сверки;
- когда считать акт сверки подписанным (например, если вторая сторона не вернула документ через 14 дней);
- как часто планируете сверять расчёты по акту.
Если в договоре про сверку по акту ничего не сказано, партнёр может отказаться её проводить.
Если вы инициатор сверки, то составьте документ самостоятельно или поручите это бухгалтеру.
Пример. Фёдор занимается изготовлением ретромебели и продаёт изделия фотостудиям. Дерево он заказывает на фабрике, а инструменты, крепежи и краски покупает в строительном магазине. Предприниматель раз в год отправляет акт сверки каждому контрагенту, чтобы отследить движение денег, товаров и услуг.
В акте сверки фиксируют все операции между контрагентами за определённый период и выясняют, есть ли долг или переплата. Бухгалтер составляет акт в двух экземплярах и подписывает у руководителя компании или его доверенного лица. Затем документ передают второй стороне.
Если вы ИП и у вас нет бухгалтера, это не повод отказываться от акта сверки. Мы составили шаблон акта, который можно скачать и заполнить самостоятельно.
Рассмотрим порядок подробнее.
Как провести сверку по расчётам
По приказу Минфина № 34н, перед тем как составить бухгалтерский отчёт, юридические лица обязаны каждый год проводить инвентаризацию расчётов с контрагентами. Самый удобный способ это сделать — оформить акт сверки.
В других случаях стороны сами решают, когда делать сверку по расчётам. Как правило, её проводят в конце отчётного периода или по завершении одного из этапов работ по договорам.
«Если между вами и контрагентом проходит много операций, удобнее сверяться ежеквартально. Например, провести сверку по итогам первого квартала в начале апреля. Если вы обнаружите ошибки в акте, исправить их будет проще, чем при сверке в конце года. Если за год операций с партнёром было немного, можно сверить расчёты по состоянию на 31 декабря», — Наталья Зарипова, бухгалтер-эксперт в Точка Банке.
Порядок такой:
- Вы или ваш бухгалтер составляете акт со всеми расчётами. Можно заполнить обе части таблицы или только свою.
- Распечатываете акт в двух экземплярах, подписываете и отправляете контрагенту.
- Если в акте нет расхождений или контрагент согласен с суммой задолженности, он подписывает акты сверки, отправляет один экземпляр обратно, а другой оставляет у себя.
- Если в акте сверки есть расхождения, контрагент добавляет информацию об этом в таблицу с расчётами и запрашивает недостающие документы, чтобы исправить ошибки в учёте.
- Компания, у которой нашли ошибки и недочёты в акте сверки, вносит изменения в учёт.
- Вы или ваш бухгалтер готовите новый акт сверки с учётом корректировок.
- Обе стороны подписывают акт и, если необходимо, ставят печати.
Предприниматели могут пересылать акты сверки в электронном виде. Чтобы подписать такой документ, нужна электронная подпись руководителя.
Как оформить акт сверки
Официальной формы акта сверки нет, но есть та, которой все придерживаются. Документ можно составить вручную или с помощью специальной программы, например, в ЭДО от Точка Банка можно формировать и подписывать акт сверки. Как правило, он состоит из трёх разделов:
- Вводной части, где указывают стороны, период и основания сверки.
- Таблицы, где перечисляют все операции и прописывают номер документа, дату, название операции и сумму. Внизу таблицы указывают итоговое сальдо.
- Финального блока с датой, подписями руководителей и печатями.
Ниже инструкция, как заполнить каждый раздел.
Вводная часть
- За какой период проводите сверку.
- Основание для проведения сверки — договор. Например, договор поставки, его номер и дату.
- Название вашей компании и контрагента.
Таблица
Обычно её делят на две части. Если вы инициатор сверки, заполните левую часть, а правую оставьте для контрагента. Можно заполнить и сразу обе части таблицы, но только если уверены, что данные совпадают и расхождений нет.
Рассмотрим вариант сверки расчётов, когда вы покупатель, а контрагент — поставщик.
- Укажите Разница между доходом и расходом в определенный период времени. Бывает начальным — остаток по счёту на начало периода и конечным — остаток на конец периода.сальдо на начало периода. Дебетовое сальдо показывает, сколько вам должен партнёр на момент сверки. Кредитовое сальдо — ваш долг перед контрагентом.
- Внесите все операции между вами и другой компанией в хронологическом порядке. Для этого используйте счета-фактуры, платёжные поручения, банковские выписки и другие первичные документы. Все выплаты контрагенту отразите по дебету, а все поступления от него — по кредиту.
- Посчитайте конечное сальдо. Сальдо контрагента и ваше должны совпадать. Кредитовое сальдо покажет, сколько вы остались должны, а дебетовое — задолженность партнёра перед вами.
Если суммы не сошлись или возникли разногласия, нужно выяснить, какие операции не были учтены, и запросить недостающие документы у контрагента.
Под таблицей укажите ваши Ф. И. О. и должность, поставьте дату и подпись.
Подписанный акт сверки направляют партнёру способом, который указан в договоре: по электронной почте, в специальной программе, бумажным письмом или с курьером.
Если вы отправляете акт по электронной почте, не забудьте написать сопроводительное письмо. Оно поможет понять получателю, что от него требуется. В сопроводительном письме нужно указать:
- реквизиты компании-отправителя;
- цель письма;
- ссылку на акт сверки или сам акт во вложении.
Если стороны подписали акт в разные дни, днём подписания акта будет более поздняя дата.