Как самостоятельно сделать справки, которые не выдают банки

Если предпринимателю нужна справка о доходах, 2-НДФЛ или карточка счёта 51, банк ему не поможет — он должен сделать их сам. Мы обратились к экспертам и узнали, что для этого нужно. В материале — подробные рекомендации вместе с образцами заполнения.

Справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ показывает, сколько сотрудник заработал и сколько вы удержали за него налогов. Ежегодно подаётся работодателем в налоговую.

Справку составляют по строгой форме 2-НДФЛ. Распечатывать документ не нужно: просто скачайте форму и откройте через Adobe Reader или Adobe Acrobat. Она заполняется как типичный бланк — один символ в одной клетке. Чтобы правильно заполнить, вносите информацию по блокам.

• ИНН и КПП организации или ИП;
• номер страницы — «001», признак — «1»;
• наименование организации или ИП;
• отчётный год;
• номер справки — порядковый номер документа. Например, за первого сотрудника — «0000001», за второго — «0000002»;
• номер корректировки — «0−»;
• код налогового органа — по классификации ФНС;
• код муниципального образования по адресу организации;
• номер телефона, а также ФИО директора или ИП в конце листа.

Раздел 1. Информация о конкретном сотруднике. Заполните следующие поля:

• ФИО, ИНН и дата рождения сотрудника;
• статус налогоплательщика — «1» для резидентов РФ, «2» для нерезидентов;
• код страны гражданства — «643» для России, по классификатору для остальных;
• код документа, удостоверяющего личность — «21» для паспорта РФ, по классификатору для остальных;
• серия и номер документа.

• Ставка налога — 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.
• Общий доход и налоговая база. Если сотрудник получал выплаты, которые не облагаются НДФЛ, то на эту сумму нужно уменьшить общий доход в графе «Налоговая база». Например, если получал материальную помощь.
• Суммы налогов, которые вы исчислили, удержали и перечислили в налоговую.
• Если вы перечислили не всю сумму или уплатили лишнего, заполните одноимённые поля. Если нет — оставьте их пустыми.

Приложение. Содержит разбивку дохода по месяцам и типам. Например, первая строка — зарплата за январь, вторая — премия за январь, третья — зарплата за февраль, и так далее. Вот как заполнить приложение:

• отчётный год — год, за который вы отчитываетесь перед налоговой.
• ставка налога — 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.
• месяц — порядковый номер в формате «01» — январь, «02» — февраль.
• код дохода в 2-НДФЛ определяется по классификатору. Самые популярные — это код «2000» для основной зарплаты и код «2002» для премий.
• сумма дохода — в рублях с точностью до копеек.
• если сотрудник получал вычеты, укажите код и сумму в строке под доходом за тот же месяц.

Если вы заполнили приложение, но остались свободные строки, не ставьте в них прочерки. Сохраните документ, распечатайте и подпишите — поле для подписи есть внизу второго листа.

Форма 6-НДФЛ

Отчёт составляют по строгой форме. Заполняйте по аналогии с 2-НДФЛ — через Adobe Reader или Acrobat.

Титульный лист. Это первый лист формы, в который пишут общую информацию об организации или ИП:

• ИНН и КПП;
• номер корректировки — «0−−»;
• период представления — номер квартала: первый — «21», второй — «31», третий —"33″, четвёртый — «34»;
• налоговый период — отчётный год;
• код налогового органа — по классификации ФНС;
• код налоговой по месту нахождения (учёта) — по приказу ФНС. Например, «120» — по месту жительства ИП, «214» — по месту нахождения организации;
• наименование организации или ИП;
• код муниципального образования по адресу организации;
• номер телефона компании;
• ФИО директора или ИП;
• количество страниц в заявлении.

Строчки «Форма реорганизации» и «ИНН / КПП реорганизованной организации» оставьте пустыми, если ваша компания появилась не в результате реорганизации.

Раздел 1. Информация о выплатах и удержанных налогах за всё время с начала года. Заполнить нужно следующие данные:

• ставка налога — 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.
• суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога;
• суммы дивидендов и налоговых вычетов, если они выплачивались;
• количество сотрудников;
• исчисленные и удержанные налоги;
• налоговые вычеты.

Раздел 2. Подробная информация с доходами сотрудников за отчётный квартал. Заполните эти поля:

• даты перевода зарплаты, удержания и перечисления налогов — по строкам «100», «110» и «120»;
• суммы доходов и удержанных налогов — по строкам «130» и «140».

Если вы заполнили оба раздела, но остались свободные строки, не ставьте в них прочерки. Сохраните документ, распечатайте и подпишите — поле для подписи есть внизу второго листа.

С 2021 года 2-НДФЛ и 6-НДФЛ станут единым документом. 6-НДФЛ будет основным документом, а 2-НДФЛ — приложением. Каждый квартал организации и ИП будут сдавать 6-НДФЛ, а по итогам IV квартала к справке добавят приложения по 2-НДФЛ на каждого сотрудника.

2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2020 год нужно сдавать по старым формам.

Справка о доходах и суммах налога физического лица

Справка о доходах и суммах налога физического лица состоит из пяти блоков:

• данные о налоговом агенте — реквизиты организации или ИП по общей части 2-НДФЛ;
• данные о получателе дохода — информация о сотруднике по «Разделу 1» 2-НДФЛ;
• налогооблагаемые доходы сотрудника;
• налоговые вычеты — информация по «Разделу 3» 2-НДФЛ;
• общие суммы дохода и налога — информация по «Разделу 2» 2-НДФЛ.

От формы 2-НДФЛ отличается только третий раздел. Он заполняется отдельно по каждому месяцу, за который сотрудник получал зарплату. Укажите в разделе:

• Ставку налога — 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.
• Номер месяца, за который сотрудник получал доход.
• Код дохода за каждый месяц — по классификатору. Самые популярные — это код «2000» для основной зарплаты и код «2002» для премий.
• Сумму налоговых вычетов за каждый месяц и его код по классификатору.

Декларация по форме 3-НДФЛ

Иногда сотрудники просят работодателей выдать декларацию 3-НДФЛ, хотя должны заполнять её самостоятельно на основе справки 2-НДФЛ.

Если к вам обратился сотрудник с просьбой выдать декларацию, отправьте ему форму 3-НДФЛ и ссылку на сайт ФНС с образцами. Заполнять лучше через личный кабинет налогоплательщика, потому что сервис предлагает подсказки.

Карточка по счёту 51

Счёт 51 объединяет информацию о наличии и движении безналичных средств на всех расчётных счетах предпринимателя.

1. Период — дата проведения операции.
2. Документ — тип операции, её порядковый номер и основание. Например, «Приход, операция № 15, оплата по договору поставки № 1−2/3 от 01.02.2020».
3. Аналитика Д/Т — реквизиты счёта, на который пришли деньги.
4. Аналитики К/Т — реквизиты счёта, с которого списали деньги.
5. Дебет — номер счёта по бухучёту и сумма прихода.
6. Кредит — номер счёта по бухучёту и сумма списания.
7. Текущее сальдо — остаток на текущий момент.

Не указывайте ничего в разделе «Дебет», если вы отправляете деньги контрагенту — заполняйте только «Кредит». Аналогично с «Кредитом», если вы получаете деньги — заполняйте только «Дебет». Также добавьте строки с сальдо на начало и на конец выбранного периода. Если сумма положительная, то перед ней ставят букву «Д», если отрицательная — «К».

Коротко

1. Справки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ заполняют по строгим формам. 2-НДФЛ сдают в налоговую каждый год, а 6-НДФЛ — каждый квартал.
2. С 2021 года справки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ станут единым документом, но за 2020 год их нужно сдавать по старым формам.
3. Справку о доходах и суммах налога физического лица работодатель выдаёт сотруднику по запросу.
4. Карточку счёта 51 заполняют в свободной форме и представляют контрагентам, банкам или госорганам.
5. Декларацию 3-НДФЛ заполняют раз в год и сдают в налоговую. Заполнять её за сотрудников предприниматели не обязаны.