При увольнении нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. Если работник не увольняется, по заявлению ему можно заменить отпуск деньгами, но только ту часть, что превышает 28 календарных дней. Беременным, несовершеннолетним и сотрудникам с вредными условиями труда запрещено брать деньги вместо отпуска без увольнения.
Компенсация за отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка работника за 12 месяцев, предшествующих увольнению или заявлению о замене отдыха деньгами.
Когда нужно платить за неиспользованные дни отпуска
При увольнении
У работника есть два варианта.
Взять отпуск с последующим увольнением. Работник должен написать об этом в заявлении, а вы — согласиться или отказать. После отдыха сотрудник уже не вернётся на работу, поэтому выплатить отпускные и выдать все справки нужно в его последний рабочий день. Датой увольнения в приказе и трудовой книжке будет последний день отпуска.
Взять компенсацию за неиспользованный отпуск. По статье 127 ТК, при увольнении работнику нужно выплатить компенсацию за все дни отпуска, которые накопились за всё время работы. Отказать нельзя. Деньги надо перечислить в последний день работы: в документах это будет дата увольнения.
По желанию работника
Сотрудник пишет заявление о замене отпуска компенсацией, а вы можете согласиться или отказать. Учитывайте, что деньги можно выплатить только в отдельных случаях.
Если отпуск превышает 28 дней. Такое бывает, когда у сотрудника:
- удлинённый основной отпуск, например, это педагог или работник с инвалидностью;
- есть дополнительный отпуск, например, за ненормированный рабочий день или за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях.
По статье 126 ТК, без увольнения можно выплатить компенсацию только за часть ежегодного отпуска, которая больше 28 календарных дней.
Например, у Ирины ненормированный рабочий день и работодатель предоставляет ей 5 дней дополнительного отпуска. Если Ирина захочет вместо отпуска взять деньги, то получит компенсацию только за 5 дней. Основной отпуск из 28 дней она должна использовать по графику. Но если Ирина уволится, работодатель выплатит ей деньги за весь неизрасходованный отпуск.
Если работник не ходил в отпуск несколько лет подряд, деньгами можно заменить каждую часть, превышающую 28 дней или любое количество дней из этих частей.
Например, Андрея приняли на работу в январе 2023 года. Свой первый отпуск он не использовал, и 28 дней перешли на 2024 год. К началу 2025 года, за 2 года работы у него накопилось 56 дней отпуска. Но заменить их деньгами не получится: каждый год отдельно даёт только 28 дней основного отпуска, которые нельзя компенсировать по желанию работника.
Если дополнительный отпуск за вредность — больше 7 дней. Если по результатам спецоценки условия на рабочем месте признали вредными (2, 3 или 4 степени) или опасными, сотруднику положен дополнительный отпуск: минимум 7 дней. Об этом сказано в статье 117 ТК.
Компенсировать деньгами можно только часть отпуска, которая превышает эти 7 дней. Правила замены должны быть прописаны в коллективном или отраслевом договоре и письменно согласованы с работниками.
Если работодатель — резидент территорий опережающего развития в северных регионах. По статье 351.5 ТК можно заменить деньгами дополнительный отпуск, если это закреплено в соглашениях или коллективных договорах, а согласие сотрудника оформлено отдельным соглашением к трудовому договору.
Доверьте бухгалтерию Точка Банк
Онлайн-бухгалтерия сама подсчитает налоги и взносы, сформирует отчёты и проконсультирует по требованиям ФНС. Можно работать без счёта в Точке.
Кому нельзя заменить отпуск деньгами
Даже при письменном согласии не могут брать деньги вместо отпуска:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние работники (до 18 лет);
- работники с вредными условиями, если их дополнительный отпуск не превышает 7 календарных дней.
Таким работникам компенсацию за неиспользованный отпуск надо выплачивать только когда они увольняются.
Нельзя заменить денежной компенсацией, в том числе при увольнении:
- учебный отпуск;
- дополнительные дни отдыха за донорство;
- любой отпуск работников, пострадавших от радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС.
Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Шаг 1. Проверьте график отпусков. Посмотрите, есть ли у работника неотгулянные отпуска, включая дополнительные. Проверьте, можно ли по закону заменить их деньгами.
Шаг 2. Посчитайте, сколько дней отпуска нужно оплатить. За каждый полностью отработанный год с даты приёма на работу сотруднику положена компенсация за весь отпуск — это 28 дней, если нет дополнительного и удлинённого отпуска.
Для расчёта дней есть несколько правил:
- Сотрудник отработал 11 месяцев — принимайте их за полный год.
- Если отработано меньше 11 месяцев, считайте по формуле: полный отпуск / 12 месяцев х отработанные месяцы — использованные дни отпуска.
- Отработано полмесяца или чуть больше — учитывайте его как целый. Меньше половины месяца исключайте из расчёта.
- Если увольнение связано с ликвидацией компании, сокращением штата или призывом на военную службу, а сотрудник отработал от 5,5 до 11 месяцев, ему положена компенсация за весь ежегодный отпуск.
- В результате расчётов получается дробное число — округляйте его в пользу работника, а не по правилам математики.
Например, до увольнения Наталья отработала в компании 7 месяцев и 15 дней, за это время она брала 14 дней отдыха. За полный год работникам положено 28 дней отпуска. При увольнении компания выплатит Наталье компенсацию за 5 дней (28 / 12×8 — 14).
Шаг 3. Определите расчётный период. Посмотрите, отработал ли сотрудник предыдущие 12 календарных месяцев. Если он увольняется в последний день месяца, такой месяц можно включить в расчётный период.
Например, Юлия работает в компании с 8 апреля 2024 года, а увольняется 15 сентября 2025 года. Расчётный период для компенсации за неиспользованный отпуск — с 1 сентября 2024 года по 31 августа 2025 года.
По постановлению № 922 из расчётного периода надо исключить дни, когда у работника были:
- отпуск, командировка и другие периоды, за которые вы платили средний заработок, кроме перерывов на кормление ребёнка;
- больничный;
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск за свой счёт;
- оплачиваемый выходной для ухода за ребёнком-инвалидом;
- простой по вине работодателя или по независящим причинам;
- забастовка, в которых сам сотрудник не участвовал, но это помешало ему работать;
- другие случаи освобождения от работы с оплатой или без.
Шаг 4. Рассчитайте заработок за расчётный период. Сложите начисленные доходы работника за предыдущие 12 месяцев — оклад, доплаты, премии, районные коэффициенты и другие выплаты, предусмотренные вашей системой оплаты труда. Не учитывайте материальную помощь, больничные, командировочные и другие выплаты за периоды, которые исключаются из расчётного периода.
Шаг 5. Рассчитайте компенсацию. Для этого доходы за расчётный период разделите на 12 месяцев и на 29,3 — это средний заработок за день. Умножьте его на количество дней отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию.
Шаг 6. Начислите страховые взносы и удержите НДФЛ. Компенсация за отпуск не относится к необлагаемым выплатам при увольнении, поэтому рассчитайте всё как с обычной зарплаты и отпускных.
Шаг 7. Выплатите компенсацию за отпуск в день увольнения вместе с зарплатой, выходным пособием и другими выплатами, если они положены сотруднику.
Как заменить отпуск денежной компенсацией по желанию работника
Шаг 1. Возьмите у работника заявление, в котором он должен указать количество дней и за какой период просит компенсацию.
Образец заявления работника о выплате компенсации вместо отпуска
Шаг 2. Оформите приказ в свободной форме о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Ознакомьте с ним работника под подпись.
Образец приказа о замене отпуска компенсацией
Шаг 3. Рассчитайте компенсацию — правила те же, что и при увольнении:
- Определите расчётный период — это предыдущие 12 календарных месяцев.
- Рассчитайте начисленные доходы за расчётный период.
- Заработок за расчётный период разделите на 12 месяцев и на 29,3.
- Результат умножьте на количество дней отпуска, за которые хотите выплатить компенсацию.
Например, у Михаила есть 16 дней дополнительного отпуска. За 2024 год он его не отгулял, а в августе 2025 года написал заявление о том, что хочет получить компенсацию. Работодатель рассчитает её так:
- Расчётный период из 12 предыдущих месяцев: с 1 июня 2024 года по 31 июля 2025 года. За это время Михаилу было начислено 600 тысяч рублей.
- Средний дневной заработок: 600 000 / 12 / 29,3 = 1706,48 рубля.
- Компенсация: 1706,48×16 = 27 303,75 рубля.
Шаг 4. Сравните средний заработок за месяц с федеральным МРОТ. По постановлению № 922, если начисленная сумма меньше МРОТ, действующего в это время, нужно доплатить разницу.
Средний дневной заработок Михаила — 1706,48 рубля. Компенсацию он берёт в августе 2025 года, в это время МРОТ равен 22 440 рублям. Средний заработок исходя из МРОТ — 22 440 / 29,3 = 765,87 рубля. Ничего доплачивать не нужно.
Шаг 5. Начислите страховые взносы и удержите НДФЛ при выплате. Такая компенсация облагается по общим правилам.
Шаг 6. Отметьте компенсацию в графике отпусков. Если ведёте его по типовой форме № Т-7, в графе 10 «Примечание» напишите количество дней отпуска, которые заменили деньгами, и реквизиты приказа.
Частые вопросы о компенсации за неиспользованный отпуск
Можно ли отпуск заменить денежной компенсацией по желанию работника?
Да, но только за часть ежегодного отпуска, которая превышает стандартные 28 календарных дней. Из этой части работник может попросить компенсацию за любое количество дней.
Нужно ли платить компенсацию за отпуск при увольнении на испытательном сроке?
Да. Компенсацию за отпуск нужно выплатить даже тем, кто увольняется до конца испытательного срока. Количество дней в этом случае рассчитывается пропорционально отработанным месяцам. Действуют все те же правила, что и для всех сотрудников. Например, если отработано полмесяца или больше, это считается полным месяцем, за который положена компенсация.
Обязан ли работодатель выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск?
При увольнении — да. Причём в этом случае неважно, по какому основанию расторгается договор. Если же работник просто обращается с просьбой заменить отпуск деньгами, можно отказать ему в выплате.
Если отпуск накопился за несколько лет, может ли работник взять компенсацию?
Если накопленный отпуск состоит только из основных частей, не превышающих 28 дней, выплачивать за него компенсацию нельзя. Всё, что свыше, можно компенсировать за несколько лет.
Сколько нужно отработать, чтобы получить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?
В общем случае за полностью отработанный год сотруднику положено 28 календарных дней отпуска. Если год отработан не весь, количество дней компенсации рассчитывается пропорционально отработанному времени.
Остались вопросы по теме материала?
Задайте их и получите ответ экспертов бесплатно или отвечайте на вопросы других пользователей и делитесь своим опытом.
