Зачем ООО валютная бизнес-карта и как ей пользоваться

Зачем ООО валютная бизнес-карта и как ей пользоваться

Поехав в командировку, можно таскать с собой пачку наличных и всё время бояться её потерять. А можно взять валютную бизнес-карту и платить ей в транспорте, отеле и ресторане. Вместе с экспертами разобрались, в каких случаях удобно использовать валютную бизнес-карту и как это правильно делать, чтобы у банка и налоговой не было вопросов.

Как использовать валютную бизнес-карту

В основном валютной бизнес-картой оплачивают расходы компании за границей. Такую карту удобно использовать для следующих целей:

  • командировочные расходы за границей, например покупка билетов на самолёты, поезда и другой транспорт, аренда автомобиля, проживание в отеле, питание.
  • представительские расходы за границей, например ужин с деловыми партнёрами в ресторане и трансфер партнёров к месту проведения совещания;
  • снятие наличной валюты в банкомате или кассе банка за границей.

Использовать валютную бизнес-карту удобно и сотрудникам, и бухгалтеру, который фиксирует траты в документах.

Допустим, вы отправляете ведущего дизайнера компании на международную выставку в Париже. Перед командировкой сотруднику придётся пойти в бухгалтерию и получить наличные из кассы под роспись, а во время поездки всегда носить пачку купюр и рассчитываться наличными в транспорте, ресторане и гостинице. Когда сотрудник вернётся из командировки, ему надо будет снова идти в бухгалтерию и вносить остаток наличных.А если бы у него была валютная бизнес-карта, он мог бы привычнее и быстрее оплачивать расходы, а по приезду не возиться с возвратом наличных.

Валютную бизнес-карту можно выдать сотруднику, который ездит в командировки за границу. С таким сотрудником обязательно нужно заключить трудовой договор.

Теперь посмотрим на ситуацию с другой стороны — глазами бухгалтера. Если дизайнер в Париже рассчитывался наличными, он принёс в бухгалтерию кучу бумажных чеков. Бухгалтеру надо обработать их и подбить общую сумму расходов, чтобы потом отразить её в бухгалтерии. Если сотрудников и чеков много, легко допустить ошибку — и тогда не сойдутся расход и приход по кассе. А если сотрудник использовал валютную бизнес-карту, бухгалтеру достаточно сделать выписку по счёту: в ней видна вся потраченная в командировке сумма.

Алёна Еремеева, эксперт по внутренним сервисам ВЭД в Точке:

«Если расплачиваться за границей рублёвой корпоративной картой, будет конвертация. Поэтому компании зачастую выгоднее открыть валютный счёт, выпустить валютную карту и перевести рубли в валюту по заранее известному курсу. Например, в Точке можно поймать подходящий курс, просто установив его в интернет-банке. Это позволит выгодно конвертировать валюту».

Важно. Валютную бизнес-карту можно использовать и в России, но это невыгодно. Например, можно снимать с помощью неё рубли для оплаты командировочных и представительских расходов. Но при снятии рублей с валютной карты происходит конвертация по курсу банка — и компания теряет деньги.


Когда валютная бизнес-карта не нужна

Картой не нужно оплачивать личные траты: сотрудники могут использовать валютную бизнес-карту только для оплаты товаров и услуг, связанных с бизнесом.Поэтому валютная бизнес-карта не подойдёт, чтобы купить себе за границей новый айфон или оплатить путёвку, по которой вы с женой собираетесь полететь в Таиланд.

Как избежать блокировки счёта

Компания, которая использует валютную бизнес-карту, попадает сразу под два закона: закон № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» и закон № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Поэтому банк, налоговая, таможня и другие органы следят за тем, чтобы компания выполняла требования обоих законов. Вот как это делать.

Поставьте на учёт в банке контракт, сумма оплат по которому в пересчёте на рубли превышает 3 миллиона. Если не поставить контракт на учёт в банке, есть риск получить штраф, который составляет до 100% от суммы сделки.

Чтобы поставить контракт на учёт, предоставьте в банк следующие документы:

  • контракт, то есть договор;
  • инвойс — это аналог счёта;
  • закрывающие документы, например товарные накладные или акты выполненных работ;
  • справку о подтверждающих документах по форме, утверждённой Центральным Банком.

Ввезите в Россию товары, купленные по валютной бизнес-карте. Если вы купили в Америке несколько новых макбуков для офиса и оплатили покупку по валютной бизнес-карте, то обязаны ввезти товар в Россию. Для ООО ввезти товар означает задекларировать его на юридическое лицо и заплатить пошлину, то есть пройти процедуру растаможивания.

Если при проверке налоговая выяснит, что документов на покупку и ввоз товара нет, а пошлина на уплачена, то компанию привлекут к административной ответственности. Наказание зависит от нарушений.

Не проводите по валютной карте запрещённые операции. Закон запрещает компаниям выполнять некоторые виды операций. К ним относятся:

  • входящие и исходящие переводы с карты на карту;
  • обналичивание иностранной валюты на территории России;
  • внесение иностранной валюты на карту в банкомате или кассе.

Банк блокирует подобные операции: при попытке перевести чаевые с валютной бизнес-карты на личную карту официанта вы получите отказ.

Не проводите по валютной карте сомнительные операции. Банк проверяет, чтобы операции по валютной бизнес-карте соответствовали требованиям 115-ФЗ. Если заметит что-то подозрительное, то заблокирует счёт и запросит подтверждающие документы по операции.

К сомнительным операциям относятся: налоговый разрыв, работа с ненадёжными контрагентами, переводы на личные счета физических лиц. Об этих и других сомнительных операциях мы подробно рассказывали в материале «Из-за чего банк может заблокировать счёт по 115-ФЗ и как этого избежать».

Что будет, если не отражать расходы в бухгалтерии

Если сотрудник воспользовался валютной бизнес-картой, такую операцию необходимо отразить в отчётности: по закону все ООО обязаны вести бухгалтерский и налоговый учёт.

Налоговая имеет доступ ко всем расчётным счетам компаний и проверяет банковские выписки во время камеральных налоговых проверок. Компании находятся в режиме камеральных налоговых проверок практически постоянно. Если выяснится, что у компании нет первичных документов по операции, то ей грозит штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Как отражать расходы в бухгалтерии

Операции по валютной бизнес-карте отражаются в бухгалтерии почти так же, как и операции по рублёвой. Единственное отличие в том, что надо определить курс валюты на определённую дату и отразить в учёте курсовую разницу.

Например, при снятии наличных курсовая разница и курс определяются по курсу Центробанка на день списания денег с карты. А при оплате товаров или услуг курсовая разница признаётся на дату принятия расходов к учёту.

Так отражаются операции по валютной бизнес-карте в бухгалтерии

Так отражаются операции по валютной бизнес-карте в бухгалтерии



Так отражаются операции по валютной бизнес-карте в бухгалтерии

Так отражаются операции по валютной бизнес-карте в бухгалтерии



Снятие наличных и оплата покупок по валютной бизнес-карте относятся к подотчёту сотрудника. Это значит, что сотрудник берёт деньги у компании и обязуется за них отчитаться: предоставить чеки или другие документы, подтверждающие расходы. Если сотрудник не подтвердил расходы в командировке до конца календарного года, бухгалтерия должна отразить задолженность сотрудника перед компанией в отчётности.

Мария Поликарпова, эксперт по налогам и учёту в «‎Бухгалтерском Бюро Марии Поликарповой»:

«Накапливать подотчёт на сотруднике нельзя. Если компания регулярно перечисляет сотруднику деньги под отчёт, а тот не предоставляет в бухгалтерию закрывающие документы, налоговая может признать такой накопленный подотчёт заработной платой или дивидендами и доначислит налоги. Если подотчёт посчитают зарплатой, то обяжут заплатить около 50% от суммы расходов по валютной бизнес-карте. Если подотчёт приравняют к дивидендам, придётся доплатить государству 13%».

Валютная бизнес-карта для ООО в Точке

Если у вашей компании есть валютный счёт в Точке, вы можете оформить валютную бизнес-карту. Чтобы получить карту, напишите нам в чат или позвоните.

Если валютного счёта пока нет, оставить заявку на открытие можно на сайте.

Именная валютная бизнес-карта выпускается только на руководителя компании. Для сотрудников можно выпустить неименные карты: их может быть несколько.

Коротко

  1. Главное назначение валютной бизнес-карты — оплата расходов компании за границей.
  2. Валютной бизнес-картой удобно оплачивать командировочные и представительские расходы.
  3. С такой карты выгодно снимать наличные в валюте в банкомате или кассе банка за границей: в таком случае не надо платить за конвертацию.
  4. Валютную бизнес-карту можно использовать и в России. Но зачастую это невыгодно, так как при снятии рублей с валютной карты происходит конвертация по курсу банка.
  5. Пользуясь валютной бизнес-картой, важно следить за соблюдением закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» и закона № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
  6. Все операции по валютной бизнес-карте необходимо показывать в бухгалтерии.
  7. Операции по валютной бизнес-карте отражаются в бухгалтерии точно так же, как и операции по рублёвой бизнес-карте.

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

Откроем счёт онлайн.

Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данныхи с условиями бронирования счёта