Инструкция: как подготовиться и провести эффективную онлайн-встречу в Zoom

Убедитесь, что техника исправна

Видео или аудио. Заранее обсудите, в каком формате пройдёт видеоконференция: с камерами или без. Важно, чтобы решение было общим, тогда все участники будут чувствовать себя комфортно. Вариант, когда кто-то участвует с включенной камерой, а кто-то без, нежелателен. В этом случае теряется вовлечённость и создаётся ощущение, что не все заинтересованы во встрече.

Качество связи. Заранее проверьте устойчивость и скорость интернета, работу софта и возможность расшарить экран. Это нужно, чтобы не отнимать время на организационные моменты на встрече.

Уровень заряда. Проверьте, смогут ли ноутбук, наушники или другие гаджеты работать без сети. Это поможет оставаться на связи и провести встречу эффективно, а коллегам — не отвлекаться на то, чтобы найти вас.

Риски. Заранее предупредите участников, если у вас нестабильный интернет или кто-то может внезапно позвонить в домофон.

Имя и аватар участника. Обязательно укажите своё имя и поставьте актуальную фотографию: не все программы делают это верно и автоматически. Это поможет коллегам легко найти вас среди других участников, а вам не придётся представляться каждый раз, как вы решите взять слово.

Запись. Заранее согласуйте с участниками запись встречи в Zoom — они должны иметь возможность подготовиться. Помните, что многие программы сообщают пользователям о том, что конференция записывается.

Выберите место для встречи и позаботьтесь об одежде

Дресс-код. Одеться стоит полностью, так как во время видеосвязи вам может понадобиться встать. Вместо домашней одежды лучше выбрать что-то однотонное. Это поможет настроиться на рабочий лад, а экран с вашим изображением не будет рябить.

Фон. Лучше выбрать нейтральный, например, фасад встроенного шкафа, пустую комнату или эффект размытия в программе для видеозвонка. Спиной к двери лучше не садиться, если в момент звонка в квартире вы не одни и в кадре может появиться кто-то ещё.

Свет. Используйте естественный свет, например, сядьте лицом или боком к окну. Не садись спиной к яркому источнику света и избегайте полумрака — иначе вас просто не будет видно.

Животные. Постарайтесь выбрать помещение без питомца, если он любит принимать активное участие во встречах: играть шнуром зарядки или ходить по клавиатуре.

Подготовьте экран к трансляции и отключите уведомления

Окно или программа. Во время демонстрации экрана выберите конкретное окно, вкладку или программу. Можно не показывать свой рабочий стол полностью, особенно если на нём хранятся конфиденциальные данные или там беспорядок.

Уведомления. Отключите все напоминания и пуши: это не только не будет отвлекать участников, но и защитит вашу личную переписку.

Презентации. Если слайд или документ предназначен для видеоконференции, используйте крупные текст и картинки. Кто-то из участников может подключиться с телефона или планшета, где экран значительно меньше.

Следите за микрофоном и ведите заметки во время встречи Zoom

Звук. Встроенные микрофоны ноутбуков плохо справляются с эхом, поэтому используйте наушники, желательно проводные и с отдельным микрофоном. Так вас будет лучше слышно, а посторонние шумы не будут отвлекать участников.

Микрофон. Отключайте свой микрофон, если ничего не говорите. Так участникам встречи будет комфортнее слушать спикера.

Флуд. Если у вас есть вопрос не по теме встречи или просто хочется пошутить — лучше пишите в чат.

Заметки. Записывайте вопросы и идеи на другом девайсе или на бумаге. Это поможет вам развить навык активного слушания и поможет быть более вовлечённым в разговор, даже если сами в нём не участвуете.

Паузы. Закончили мысль — выдержите пару секунд. Дело в том, что у всех разная скорость интернета. Это позволит избежать ситуаций, когда участники вынужденно перебивают друг друга из-за сбоев.

Составьте протокол встречи в Zoom

Протокол. Поделитесь с участниками итогами встречи — это особенно важно после видеоконференций, которые не записываются.

Выход. Обязательно выйдите из конференции. После вашей встречи по этой ссылке может начаться другая, поэтому отключить камеру или просто отойти за кофе будет недостаточно.

Чек-лист эффективной встречи в Zoom

Мы составили памятку, которая поможет вам подготовиться и эффективно провести онлайн-встречу. Кстати, теми же правилами можно пользоваться и во время офлайн-совещаний.

Скачать