Любой предприниматель, как и многие современные работники, знает, что такое работать в режиме многозадачности, когда приходится решать не только несколько рабочих задач, но ещё личные и семейные. Может казаться, что многозадачность напрямую связана с продуктивностью, но это стереотип. Основатель платформы для отслеживания продуктивности DeskTime Артис Розенталс в своей колонке для Entrepreneur разобрал основные мифы о многозадачности, которые могут мешать бизнесу.
1. Многозадачные сотрудники более продуктивные.
Во многих компаниях царит «культура многозадачности»: сотрудников судят по количеству задач, которые они решают, а не по результатам, которые они демонстрируют. Из-за этого легко перепутать многозадачность с показной занятостью, когда хорошим сотрудником можно стать, просто работая над несколькими задачами одновременно.
Но многие исследования показывают, что многозадачность может принести больше вреда, чем пользы. Например, негативно влиять на память и приводить к снижению внимания и забывчивости. Дело в том, что мозг не может эффективно работать над несколькими сложными задачами одновременно, поэтому когда мы постоянно работаем в режиме многозадачности, страдает продуктивность.
2. Многозадачность помогает команде укладываться в сроки.
Многозадачность ведёт к умственному перенапряжению из-за постоянного переключения с задачи на задачу, а это может привести к срыву всех сроков. Вместо навязывания культуры многозадачности можно ввести в команде другую практику: сотрудники чередуют периоды сосредоточенной работы с отдыхом.
Автор колонки предлагает соотношение 52/17 — 52 минуты непрерывной работы над одной задачей и 17 минут перерыва. Есть и другие техники, самая известная из которых Pomodoro, которая предлагает чередовать 25 минут работы и 5 минут отдыха. Самое главное, во время работы не перескакивать с задачи на задачу, а сосредоточиться на одной.
3. Многозадачный руководитель — незаменимый руководитель.
Иногда менеджеры, работающие в режиме многозадачности, могут быть мастерами на все руки, но иногда это просто говорит об отсутствии навыков планирования и расстановки приоритетов. Особенно, если они начинают заниматься микроменеджментом, аргументируя это многозадачностью.
Важным признаком компетентного менеджера является умение сосредоточиться на основных обязанностях: он должен отвечать за стратегические вопросы и давать указания команде, а сотрудники должны уметь выполнять большинство задач без участия менеджера.
4. Люди работают продуктивнее, если всегда на связи.
Сотрудники часто чувствуют себя обязанными мгновенно отвечать на сообщения руководителя из-за страха показаться рассеянными или ленивыми. На некоторых должностях нужна оперативность в ответах, но в большинстве случаев это необязательно. Например, разработчику нужно быть на связи чаще, чем сотруднику отдела кадров.
Но если сотрудники постоянно держат в голове задачу моментально отвечать начальству, это тоже может сказываться на их продуктивности. Артис Розенталс в своей компании ввёл правило, что сотрудники устанавливают в корпоративном мессенджере статусы, которые указывают на то, чем они занимаются в данный момент: решает рабочие вопросы, ушёл на обед, уехал на встречу с клиентом и другие. Так коллеги и руководители смогут понять, когда лучше написать по рабочему вопросу или почему работник не читает сообщение уже полчаса.