Отчёт СЗВ-М: кто сдаёт и как заполнять

Кто должен сдавать СЗВ-М в ПФР и в какой срок

СЗВ-М сдают все организации и предприниматели, которые нанимают сотрудников по трудовым или гражданско-правовым договорам, и платят за них страховые взносы в Пенсионный фонд. ИП без сотрудников отчёт не сдают.

Срок сдачи СЗВ-М — до 15 числа каждого месяца.

Кого включают в отчёт, а кого нет

Несмотря на то, что отчёт нужен для отслеживания работающих пенсионеров, включают в него всех сотрудников независимо от их возраста.

Ключевой фактор — обязан ли работодатель платить за сотрудника страховые взносы. Если обязан — этот сотрудник фигурирует в отчёте, если нет — не фигурирует.

Застрахованными считаются физлица, которые работают или оказывают услуги по договорам:

• трудовым;
• гражданско-правовым на выполнение работ или оказание услуг;
• авторского заказа;
• об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные;
• о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Обязанность сдавать отчёт начинается с момента заключения договора и продолжается вплоть до месяца, в котором договор перестаёт действовать. Если договор действовал хотя бы один день в месяце, сотрудника нужно указать в отчёте за этот месяц.

Например, сотрудница находится в декретном отпуске и никаких выплат от работодателя не получает. Но с ней действует трудовой договор и она считается застрахованным лицом. Значит, её нужно включать в отчёт.

Другой пример: компания заключила договор ГПХ с дизайнером, но заплатит ему за работу только через два месяца. Со дня заключения договора дизайнер считается застрахованным лицом: с этого момента его включают в отчёт.

Если выплаты не облагаются страховыми взносами, получателей таких выплат в отчёт не включают. Это:

1. Исполнители по договорам ГПХ, если у них есть статус ИП или самозанятого.
2. Потенциальные работники, нанятые по ученическим договорам.
3. Физлица, которым делают выплаты не по трудовым и гражданско-правовым договорам. Например, бывшие работники, которым перечисляют премии к праздничным датам.
4. Иностранные граждане — временно пребывающие в России высококвалифицированные специалисты. При этом других постоянно или временно проживающих или пребывающих в РФ иностранцев в отчёт включают.

Например, на начало мая в штате компании «Услуги» числилось 15 человек, из которых 2 находятся в декрете. 1 мая один сотрудник уволился, а 31 мая приняли нового сотрудника. В течение мая заключили договор ГПХ с физлицом, но заплатят за услуги ему только в июне, когда закончит работы. По итогам мая в отчёте СЗВ-М должно фигурировать 18 человек. В него войдут и уволенный в мае сотрудник, и принятый, и декретницы, и исполнитель по договору ГПХ, потому что со всеми были действующие договоры в мае.

Как заполнять отчёт

С отчётности за май 2021 года действует новая форма СЗВ-М и порядок её заполнения. Форма состоит из сведений о работодателе и застрахованных лицах.

Регистрационный номер в ПФР. Узнать можно, скачав выписку из ЕГРЮЛ.

ИНН и КПП работодателя. Указаны в регистрационных документах или в выписке из ЕГРЮЛ. ИП заполняют только поле с ИНН. Если отчёт сдаёт обособленное подразделение, указывают ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения.

Отчётный период. Номер месяца и отчётный год

Тип формы. Если сдаёте первичный отчёт в этом месяце, проставьте код «исхд». Если дополняете уже поданные сведения — «доп», если отменяете информацию из уже отправленного отчёта — «отмн».

Табличная часть

№ п/п. Порядковый номер записи.

Фамилия, имя, отчество. ФИО застрахованного лица пишите полностью в именительном падеже. Отчество вписывайте при наличии.

Страховой номер индивидуального лицевого счёта. Номер СНИЛС сотрудника. Если устроился сотрудник, у которого ещё нет СНИЛС, он может попросить работодателя зарегистрировать его в ПФР. Если сотрудник устроился в конце месяца, не затягивайте с подачей документов, чтобы не оказаться в ситуации, когда срок сдачи отчёта уже подошёл, а номера СНИЛС ещё нет.

Дополняющая и отменяющая формы СЗВ-М

Их сдают, если в исходящей форме были лишние, недостающие или ошибочные данные.

Если вы включили в отчёт сотрудника по ошибке, оформите СЗВ-М с типом «отмн» и впишите туда только данные на этого сотрудника. Например, если он уволился ещё в апреле, а его ошибочно включили в отчёт за май.

Если наоборот, забыли включить сотрудника, оформите отчёт с типом «доп», и впишите в него данные на недостающего работника.

Если в первичном отчёте допустили ошибку в данных сотрудника, нужно оформить обе формы. Сначала заполните отменяющую форму и впишите туда данные сотрудника из первичного отчёта, а затем дополняющую форму с верной информацией.

Чтобы избежать штрафа за СЗВ-М, всё это нужно сделать до того, как ошибку обнаружит ПФР или в течение 5 дней после того, как ПФР пришлёт сообщение об ошибке.

Если Пенсионный фонд не примет отчёт, исправьте ошибки, заполните его полностью заново и отправьте с типом «исхд». Если отчёт приняли частично, отправьте форму с типом «доп» только на тех работников, по которым ПФР обнаружил ошибки.

Коротко

1. СЗВ-М сдают все работодатели, у которых есть сотрудники, нанятые по трудовым или гражданско-правовым договорам.
2. С мая 2021 года действует новая форма СЗВ-М.
3. Отчёт простой — в нём указывают только сведения о работодателе и ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников.
4. СЗВ-М нужно сдавать до 15 числа каждого месяца.
5. В отчёт включают только застрахованных лиц, за которых работодатель обязан платить взносы.
6. Не имеет значения, платили ли в отчётном месяце сотруднику зарплату, вознаграждения, перечисляли ли за него взносы. Если выплат не было, но есть действующий договор, сотрудника включают в отчёт.
7. Штраф за опоздание и ошибки — 500 рублей за каждого сотрудника.