Как управлять проектами с помощью Trello

Как управлять проектами с помощью Trello

Trello — онлайн-система управления проектами. Она основана на японском методе планирования с помощью канбан-досок. Пользоваться трелло можно бесплатно через браузер, приложение на ПК или на смартфоне. Чтобы разобраться в ней, понадобится час, а с нашей инструкцией — и того меньше.

Кому подходит

Трелло подходит для команд любого размера. Ограничений по количеству пользователей на доске нет. Программу используют как онлайн-предприниматели, так и владельцы офлайн-бизнеса.

Больше всего пользователи ценят трелло за то, что:

  • вся информация собрана в одном месте;
  • текущие и запланированные задачи можно смотреть онлайн;
  • можно настроить трелло под себя, используя нужные карточки и списки.

Стоимость

У сервиса есть три пакета: бесплатный, бизнес-аккаунт и аккаунт для компаний.

В бесплатной версии доступно только одно улучшение, а максимальный размер вложений — 10 Мб. Такой версии достаточно для большинства компаний. Для тех, кто хочет больше функций, подойдёт бизнес-аккаунт. Месячная подписка стоит 10 $ за человека. Самый дорогой пакет обойдется в 20 $ за человека ежемесячно.

Как использовать трелло

Канбан-доски — система, которая позволяет соблюдать дедлайны и контролировать сроки работы. Структура держится на трёх китах: доски, списки и карточки.

Доски. Доски бывают приватными, командными и публичными. В бесплатной версии команде доступны 10 досок, в бизнес-версии — без ограничений. Если в компании множество сложных процессов, используйте несколько досок. Например, доски для редакции, маркетинга, продаж.

Списки. Вертикальные столбцы, в которых размещены карточки. И доски и списки можно копировать, перемещать и архивировать. Если задача изменила статус, просто переместите её в нужный список.

Карточки. В карточке пользователи описывают задачу, добавляют участников, чек-листы, комментарии, сроки и вложения.

Доска — основное рабочее пространство. Справа находится кнопка меню — там все основные настройки

На доске расположены списки или колонки. Например, когда вы сделаете задачу № 4, перенесите её в колонку «Завершённые»

Так карточка выглядит внутри. К ней можно добавить обложку, описание, прикрепить ссылки, оставить нужную метку




Начало работы

Начать работу довольно просто, для этого нужно сделать всего 4 шага.

Шаг 1. Откройте программу в браузере, скачайте трелло на компьютер или телефон и установите. Создайте доску самостоятельно или выберите один из шаблонов. Программа сама предложит нужное действие.

Шаг 2. Пригласите команду с помощью реферальной ссылки. Для этого нажмите кнопку «Пригласить на доску».

Шаг 3. Создайте или отредактируйте колонки, заполните карточки. Для начала можете создать на доске три колонки: входящие задачи, задачи в работе и завершённые. Если проект сложный и требует большой работы, создавайте внутри карточек чек-листы. Также к каждой карточке можно прикрепить ответственных.

Чтобы удалить карточку в трелло, откройте её и нажмите кнопку «Архивировать». Система предложит либо переместить карточку в архив, либо удалить. Чтобы вернуть карточку или список из архива, перейдите в Меню — Ещё — Архив.

Шаг 4. Подключите улучшения. О них расскажем ниже.

Шаг 2

Шаг 4



Улучшения

В бесплатной версии к каждой доске можно добавить только одно улучшение.

В платной версии пользователи могут совершенствовать свои доски: синхронизировать с календарём, формировать отчётность в сторонних приложениях, добавлять поля к карточкам, голосовать.


В трелло доступны сотни улучшений, расскажем про самые популярные из них.

Календарь. Улучшение позволяет отобразить карточки в формате календаря или добавить сторонний календарь, например от Google.

Копирование карточек. Подходит для повторяющихся задач. Настройте карточки в расписании и они будут автоматически повторяться с заданной частотой.

Поля пользователя. После подключения улучшения в карточке появляются дополнительные поля. Например, можно добавить информацию о клиентах, установить тип проекта или цену.

Slack. Пользователи мессенджера Slack могут поделиться карточкой или списком с коллегами в один клик. К карточке также можно прикрепить переписку.

Google Диск. Привяжите аккаунт к доске и добавляйте ссылки на файлы одной кнопкой — она появится в карточках.

Шаблоны в трелло

Если вы хотите посмотреть, как другие пользователи используют трелло, загляните в галерею шаблонов. Там собраны разработанные и хорошо организованные доски. Все шаблоны разбиты по категориям, а если вы для себя найдёте подходящий, его легко скопировать к себе.

На сайте пользователи обмениваются лайфхаками и рассказывают, как использовать доски эффективнее

Каждый шаблон можно открыть и затем создать свою точно такую же доску



Лайфхаки

Система может стать ещё удобнее, если использовать все её функции. Некоторые лайфхаки мы используем сами, а какие-то подглядели в сообществе трелло.

  1. Если какие-то функции приложения остались непонятными, попробуйте изучить их на этой доске. Эта доска — неофициальный перевод инструкции трелло с дополнениями, которую мы нашли в сети.
  2. Разработайте собственную систему цветовых меток. Чтобы найти нужную карточку, используйте фильтр по цвету. Для этого зайдите в меню, поиск карточек.
  3. За каждого приглашённого пользователя вы можете получить месяц Трелло.Голд. Голд позволит добавлять неограниченное количество улучшений на доске.
  4. Многие команды используют бесплатную версию системы, а ограничения обходят так: вместо того, чтобы загружать файлы в систему, загружают их в файлообменник, а в трелло прикрепляют ссылку.
  5. Используйте горячие клавиши. Их список опубликован на сайте трелло.
  6. Если в колонке нужно отделить друг от друга два события, используйте пустую карточку.
  7. Элементы чек-листа можно превратить в ряд карточек. Скопируйте список в окно для новых карточек и нажмите Еnter.

Если вы пользуетесь какими-то улучшениями и лайфхаками, о которых мы не рассказали — делитесь в комментариях!

Полезная рассылка для предпринимателей

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Здоровый мозг. Программа улучшения памяти и мышления».

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

У нас и налоговой нет каникул. Откроем счёт онлайн.

Контактный телефон
Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта