Как управлять проектами с помощью Trello

Как управлять проектами с помощью Trello

Trello — онлайн-система управления проектами. Она основана на японском методе планирования с помощью канбан-досок. Пользоваться трелло можно бесплатно через браузер, приложение на ПК или на смартфоне. Чтобы разобраться в ней, понадобится час, а с нашей инструкцией — и того меньше.

Кому подходит

Трелло подходит для команд любого размера. Ограничений по количеству пользователей на доске нет. Программу используют как онлайн-предприниматели, так и владельцы офлайн-бизнеса.

Больше всего пользователи ценят трелло за то, что:

  • вся информация собрана в одном месте;
  • текущие и запланированные задачи можно смотреть онлайн;
  • можно настроить трелло под себя, используя нужные карточки и списки.

Стоимость

У сервиса есть три пакета: бесплатный, бизнес-аккаунт и аккаунт для компаний.

В бесплатной версии доступно только одно улучшение, а максимальный размер вложений — 10 Мб. Такой версии достаточно для большинства компаний. Для тех, кто хочет больше функций, подойдёт бизнес-аккаунт. Месячная подписка стоит 10 $ за человека. Самый дорогой пакет обойдется в 20 $ за человека ежемесячно.

Как использовать трелло

Канбан-доски — система, которая позволяет соблюдать дедлайны и контролировать сроки работы. Структура держится на трёх китах: доски, списки и карточки.

Доски. Доски бывают приватными, командными и публичными. В бесплатной версии команде доступны 10 досок, в бизнес-версии — без ограничений. Если в компании множество сложных процессов, используйте несколько досок. Например, доски для редакции, маркетинга, продаж.

Списки. Вертикальные столбцы, в которых размещены карточки. И доски и списки можно копировать, перемещать и архивировать. Если задача изменила статус, просто переместите её в нужный список.

Карточки. В карточке пользователи описывают задачу, добавляют участников, чек-листы, комментарии, сроки и вложения.

Доска — основное рабочее пространство. Справа находится кнопка меню — там все основные настройки

На доске расположены списки или колонки. Например, когда вы сделаете задачу № 4, перенесите её в колонку «Завершённые»

Так карточка выглядит внутри. К ней можно добавить обложку, описание, прикрепить ссылки, оставить нужную метку




Начало работы

Начать работу довольно просто, для этого нужно сделать всего 4 шага.

Шаг 1. Откройте программу в браузере, скачайте трелло на компьютер или телефон и установите. Создайте доску самостоятельно или выберите один из шаблонов. Программа сама предложит нужное действие.

Шаг 2. Пригласите команду с помощью реферальной ссылки. Для этого нажмите кнопку «Пригласить на доску».

Шаг 3. Создайте или отредактируйте колонки, заполните карточки. Для начала можете создать на доске три колонки: входящие задачи, задачи в работе и завершённые. Если проект сложный и требует большой работы, создавайте внутри карточек чек-листы. Также к каждой карточке можно прикрепить ответственных.

Чтобы удалить карточку в трелло, откройте её и нажмите кнопку «Архивировать». Система предложит либо переместить карточку в архив, либо удалить. Чтобы вернуть карточку или список из архива, перейдите в Меню — Ещё — Архив.

Шаг 4. Подключите улучшения. О них расскажем ниже.

Шаг 2

Шаг 4



Улучшения

В бесплатной версии к каждой доске можно добавить только одно улучшение.

В платной версии пользователи могут совершенствовать свои доски: синхронизировать с календарём, формировать отчётность в сторонних приложениях, добавлять поля к карточкам, голосовать.


В трелло доступны сотни улучшений, расскажем про самые популярные из них.

Календарь. Улучшение позволяет отобразить карточки в формате календаря или добавить сторонний календарь, например от Google.

Копирование карточек. Подходит для повторяющихся задач. Настройте карточки в расписании и они будут автоматически повторяться с заданной частотой.

Поля пользователя. После подключения улучшения в карточке появляются дополнительные поля. Например, можно добавить информацию о клиентах, установить тип проекта или цену.

Slack. Пользователи мессенджера Slack могут поделиться карточкой или списком с коллегами в один клик. К карточке также можно прикрепить переписку.

Google Диск. Привяжите аккаунт к доске и добавляйте ссылки на файлы одной кнопкой — она появится в карточках.

Шаблоны в трелло

Если вы хотите посмотреть, как другие пользователи используют трелло, загляните в галерею шаблонов. Там собраны разработанные и хорошо организованные доски. Все шаблоны разбиты по категориям, а если вы для себя найдёте подходящий, его легко скопировать к себе.

На сайте пользователи обмениваются лайфхаками и рассказывают, как использовать доски эффективнее

Каждый шаблон можно открыть и затем создать свою точно такую же доску



Лайфхаки

Система может стать ещё удобнее, если использовать все её функции. Некоторые лайфхаки мы используем сами, а какие-то подглядели в сообществе трелло.

  1. Если какие-то функции приложения остались непонятными, попробуйте изучить их на этой доске. Эта доска — неофициальный перевод инструкции трелло с дополнениями, которую мы нашли в сети.
  2. Разработайте собственную систему цветовых меток. Чтобы найти нужную карточку, используйте фильтр по цвету. Для этого зайдите в меню, поиск карточек.
  3. За каждого приглашённого пользователя вы можете получить месяц Трелло.Голд. Голд позволит добавлять неограниченное количество улучшений на доске.
  4. Многие команды используют бесплатную версию системы, а ограничения обходят так: вместо того, чтобы загружать файлы в систему, загружают их в файлообменник, а в трелло прикрепляют ссылку.
  5. Используйте горячие клавиши. Их список опубликован на сайте трелло.
  6. Если в колонке нужно отделить друг от друга два события, используйте пустую карточку.
  7. Элементы чек-листа можно превратить в ряд карточек. Скопируйте список в окно для новых карточек и нажмите Еnter.

Если вы пользуетесь какими-то улучшениями и лайфхаками, о которых мы не рассказали — делитесь в комментариях!

Полезная рассылка для предпринимателей

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Здоровый мозг. Программа улучшения памяти и мышления».

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

Откроем счёт онлайн.

Контактный телефон
Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта