Смена юридического адреса: чек-лист для компании

Если в документах указан один адрес регистрации, а фирма работает по другому, надо внести изменения в ЕГРЮЛ. Сообщите в налоговую в течение 7 рабочих дней после того, как поменяли адрес. Отсчёт начинается с момента, как заключили договор аренды или подписали акт приёма-передачи помещения. Если переехали в собственное помещение или то, что арендовали ранее, отсчитывайте дни с даты фактического переезда. Главное, чтобы адрес в ЕГРЮЛ был достоверным и по этому адресу была реальная связь с юрлицом.

Информация об адресе компании включает два понятия: место нахождения и адрес юрлица. Чтобы оформить смену адреса правильно, важно разобраться, чем они отличаются.

Место нахождения ― это название населённого пункта, где расположена и зарегистрирована компания. Например, Иркутская область, город Иркутск или Московская область, городской округ Химки. Место нахождения организации фиксируют в уставе и в реестре юрлиц.

Юридический адрес — место, где работает компания или находится её руководство, чаще всего директор. Сюда госорганы отправляют официальные уведомления, а контрагенты письма и документы. Адрес юридического лица включает не только регион и населённый пункт, но и улицу, номер дома, корпус, помещение и почтовый индекс.

Юридический адрес по статье 54 ГК ограничен. Например, если компания находится в Новосибирске, юридический адрес не может быть в Москве.

Менять адрес в ЕГРЮЛ необходимо при каждом переезде, но любое помещение не подойдёт. Есть ряд требований. Зарегистрировать юридический адрес можно в нежилом или жилом помещении.

Жилое помещение. Директор или учредитель организации могут использовать свой домашний адрес, если их доля в уставном капитале составляет не менее 50%. Для этого потребуется предоставить прописку или документы о праве собственности на жильё, а также получить письменное согласие от других владельцев.

Нежилое помещение. Оно может быть собственное или арендованное. В случае аренды необходимо получить от собственника гарантийное письмо и убедиться, что он не подал заявление в налоговую о запрете регистрации юридического адреса.

Подготовьте решение или протокол, заполните заявление, при необходимости заверьте документы у нотариуса и заплатите пошлину, а потом отправьте всё в налоговую. А теперь рассмотрим каждый шаг подробнее.

Если меняется только адрес, а место нахождения фирмы остаётся прежним, решение о смене адреса, как правило, принимает директор. Этого будет достаточно, если по уставу смена адреса не требует общего собрания участников.

Когда одновременно меняются и адрес, и место нахождения, решение всегда принимает высший орган управления. Если вы единственный собственник компании, издайте решение единственного учредителя, если в компании несколько участников, оформите протокол общего собрания.

Единой формы протокола и решения нет, но есть обязательные требования к их содержанию и оформлению по статье 181.2 ГК. Налоговая часто отказывает в смене адреса из-за ошибок в подготовке документов, нужно учесть много нюансов и следить за актуальностью бланков.

Есть два способа ― выпустить новый устав или оформить лист изменений к действующему. Какой вариант выбрать, решаете вы.

Его подают при смене сведений в ЕГРЮЛ. Заполнять заявление удобнее всего через программу подготовки документов для государственной регистрации (ППДГР) от налоговой. Вам понадобятся только титульный лист, листы Б и П, но правила заполнения будут разные, в зависимости от места переезда и того, какой адрес указан в уставе ― полный или сокращённый.

Если в уставе был указан полный адрес и вы подготовили новую редакцию, на титульном листе формы Р 13014 в пункте 2 выберите 1. Если обновили устав через лист изменений, поставьте цифру 2. Лист Б и П заполняйте так же, как указано в списке выше.

Если компания меняет место нахождения. Подготовьте два заявления по форме Р 13014. Сначала надо сообщить в прежнюю ИФНС о решении сменить адрес. Налоговая в течение пяти рабочих дней внесёт в ЕГРЮЛ запись о том, что компания находится в процессе смены места нахождения. Через 20 дней после этого подайте второе заявление в новую инспекцию, чтобы зарегистрировать адрес в ЕГРЮЛ. Такие правила действуют, чтобы ограничить миграцию налогоплательщиков между инспекциями.

Это необходимо, если будете подавать документы лично или письмом, а не электронно. Заверение заявления обойдётся примерно в 1500 рублей в регионах и в 2000 рублей в Москве.

Она нужна только для тех ситуаций, когда обновляете устав или подаёте заявление лично. Размер пошлины 800 рублей. Сформировать квитанцию можно на сайте ФНС.

При электронной подаче пошлину платить не нужно. Если переезжаете в пределах одного города, платить тоже ничего не придётся.

Предоставьте документы в инспекцию, которая отвечает за регистрацию компаний в вашем регионе.

Для проверки достоверности нового адреса регистрирующая инспекция отправит запрос в территориальную. Местные специалисты могут связаться с вашей компанией по телефону или приехать по новому адресу. Если не обнаружат фирму, то сообщат регистрирующей инспекции о недостоверности адреса. Чтобы избежать такой ситуации, свяжитесь со своей территориальной инспекцией одновременно с подачей заявления о смене адреса или на 1−2 дня раньше.

Через 5 рабочих дней налоговая зарегистрирует новый адрес. Вы получите лист записи ЕГРЮЛ и устав с отметкой от налоговой: ФНС пришлёт документы на электронную почту, указанную в заявлении Р 13014. Или сами закажите выписку ЕГРЮЛ на сайте налоговой и посмотрите, внесли ли изменения.

Пример. ООО «Ромашка» зарегистрировано в Сочи. Но собственник фирмы решил переехать в Москву. Ему нужно издать решение о смене адреса и обновить устав, а затем сообщить в налоговую Сочи о будущем переезде. Когда внесут изменения в лист ЕГРЮЛ, можно будет подать документы в московскую ИФНС.

Банкам. Проинформируйте все учреждения, где у компании открыты счета. Составьте уведомление в свободной форме и отправьте в виде электронного письма через банк-клиент. Некоторые банки принимают уведомления только по собственной форме, уточните эту информацию в своём кредитном учреждении.

Контрагентам. Заключать новые договоры не нужно, но партнёры и клиенты должны знать, куда отправлять письма и документы. Разошлите письменные уведомления о новых сведениях.

Судам. Если организация участвует в судебных процессах, сообщите судьям о смене адреса. Для этого предоставьте лично или по почте заявление, укажите новые данные и приложите документ, который подтверждает смену адреса.

Это наименование населённого пункта, где расположена компания — город, округ или посёлок.

Если обновляете устав или подаёте документы на бумаге, нужно заплатить по статье 333.33 НК 800 рублей. Если устав не меняется или отправляете заявление онлайн, госпошлину платить не надо.

ИНН присваивается фирме один раз и больше не изменяется.

ОКПО помогает Росстату собирать статистическую информацию о компании, анализировать её и обмениваться с другими ведомствами. К смене адреса компании он отношения не имеет, поэтому остаётся прежним.

Если компания переезжает в другой регион, территориально она будет относиться к новой налоговой инспекции. Коды ИФНС и ОКТМО изменятся.

Если меняется только адрес, а местонахождение остаётся прежним, можно подать одно заявление об изменении наименования и адреса ООО. Если компания меняет и название, и местонахождение, понадобятся два заявления по форме Р 13014. Какое подавать в первую очередь, решаете сами. Кроме этого, нужно отразить изменения в уставе.

Налоговая рассматривает документы и принимает решение в течение 5 рабочих дней.

Понадобятся минимальные изменения. Проверьте, как адрес указан в уставе ООО. Если написано только местонахождение, менять устав не требуется. Оформите решение о переезде, заполните заявление по форме Р 13014 и отправьте документы в налоговую. При подаче на бумаге оплатите пошлину 800 рублей.

Если в предыдущей версии устава был указан полный адрес, оформите новую редакцию документа.