Как сделать электронную подпись и зачем она нужна

Электронная подпись (ЭП, или ЭЦП) — это зашифрованная комбинация символов, которая хранится в файле на диске компьютера, флешке или другом носителе. Она подтверждает, что документ подписал конкретный человек, а после в него не вносили никакие изменения. ЭЦП придаёт документу юридическую силу, то есть приравнивает его к бумажному оригиналу с собственноручной подписью.

По статье 5 № 63-ФЗ есть три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Используйте их для разных личных задач и целей бизнеса.

Что это. Самый распространённый вид электронной подписи — логин и пароль или код из смс, который вы вводите для входа на различные сайты, во внутреннюю корпоративную систему, интернет-банк или портал «Госуслуги». Чтобы использовать ПЭП, специальная программа и отдельная флешка не нужны.

Кому и для чего подойдёт. Используйте ПЭП как физлицо, самозанятый или сотрудник, если вам не нужно отправлять отчётность в налоговую. ПЭП также подойдёт для электронного документооборота с контрагентами, если вы договоритесь считать её действительной.

Где получить. Получите ПЭП там, где будете её использовать. Например, чтобы записаться к врачу через Госуслуги, сначала зарегистрируйтесь на портале, а чтобы забирать письма и посылки без паспорта, получите ПЭП в отделении почты.

Что это. НЭП — это отдельный файл с зашифрованной комбинацией символов, который заменяет рукописную подпись. Если в подписанный файл кто-то внесёт изменения, вы заметите это, а документ потеряет силу. Храните НЭП на специальной флешке, в облачном хранилище, в приложении «Госключ» или в системе ФНС. Если храните подпись на флешке, используйте её вместе со специальной программой.

Кому и для чего подойдёт. Используйте НЭП, чтобы подписывать документы с сотрудниками и контрагентами, например, счета к оплате или внутренние приказы. Для этого письменно закрепите юридическую силу НЭП в договорах с клиентами и в положении о Кадровый электронный документооборот.КЭДО организации. Предприниматели могут подавать через личный кабинет ИП уведомления об исчисленных суммах налога, заявления о зачёте страховых взносов и декларации 3-НДФЛ. В Точка Банке с помощью такой подписи вы сможете подписывать документы внутри сервиса «Документооборот».

Где получить. Получите НЭП через приложение «Госключ», в личном кабинете на сайте ФНС или оформите её в любом удостоверяющем центре. Перевыпустите подпись через год, когда у неё закончится срок действия.

Что это. КЭП — самый защищённый вид электронной подписи. Она имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Чтобы использовать КЭП, храните её на флешке, смарт-карте или в облаке и скачайте на ПК Программа, которая шифрует данные, создаёт и проверяет подлинность электронных подписей.криптопровайдер, например, КриптоПро CSP.

Кому и для чего подойдёт. КЭП нужна ИП и юрлицам. С помощью подписи вы сможете:

Где получить. Оформите КЭП для физлица бесплатно в приложении «Госключ» или платно в аккредитованном удостоверяющем центре. Если вы индивидуальный предприниматель или руководитель компании, купите носитель (токен) и получите КЭП лично в налоговой или у её доверенных лиц из списка на сайте ФНС или дистанционно в личном кабинете через биометрию.

Принцип работы КЭП хорошо объясняет следующий пример.

Если другой человек изменит документ, подпись будет уже недействительна. А коллега, который получит изменённый документ, поймёт, что открытый ключ не совпадает с подписью к этому документу, и доверять ему не следует.

Чтобы выпустить квалифицированную электронную подпись, обратитесь лично в ФНС или самостоятельно получите её онлайн с помощью биометрии на сайте налоговой.

Подайте заявление на выдачу сертификата электронной подписи. Заявление можете подать в отделении ФНС, которое выдаёт КЭП. Список адресов есть на сайте налоговой. Также можете подать заявление онлайн через личный кабинет ИП или компании на сайте налоговой.

Нажмите на вкладку «Получение КЭП».

Затем нажмите на кнопку «Получить сертификат ЭП», а далее кликните «Отправить заявление на получение сертификата ЭП в инспекции».

Система сформирует обращение и подгрузит данные о компании или ИП. Внизу страницы нажмите кнопку «Далее».

Проверьте всю информацию и нажмите кнопку «Отправить».

После успешной проверки выберите дату и время записи для посещения налоговой.

В календаре налоговой доступна запись на ближайшие 14 дней. Выберите свободный и удобный день для получения подписи, а потом подтвердите запись.

На вашу электронную почту придёт талон. Скачайте и распечатайте его, чтобы взять с собой на приём в налоговую.

Если свободных дней для записи нет, вы можете прийти в налоговую с документами и токеном и получить подпись в порядке живой очереди. Перед этим позвоните в отделение и убедитесь, что вас примут без записи.

Купите токен, на который в налоговой запишут вашу электронную подпись. Саму подпись в налоговой выдают бесплатно, но для её записи и хранения перед посещением ФНС нужно купить токен — специальный защищённый носитель в виде флешки. Токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК России.

Также в налоговой может понадобиться сертификат соответствия. Этот документ подтверждает, что токен отвечает всем требованиям и подписывать документы электронной подписью безопасно. Запросите сертификат у продавца или скачайте с сайта производителя токена.

Сходите в налоговую лично и получите подпись. Возьмите с собой:

Электронная подпись будет действовать до 15 месяцев, срок указан в сертификате ключа проверки ЭЦП.

Установите драйвер для токена, КриптоПро CSP и настройте компьютер. Чтобы электронная подпись работала на вашем компьютере, установите программу КриптоПро CSP не ниже версии 5.0.13700 и настройте браузер. Для работы с подписью рекомендуем использовать браузеры с ГОСТ шифрованием:

Вот ссылка на плагин Extension for CAdES Browser Plug-in для Chrome.

Лицензию на КриптоПро CSP нужно установить на устройство, где вы будете работать с подписью: компьютер или ноутбук. По информации с сайта ФНС, если вы оформили КЭП в Удостоверяющем центре ФНС после 4 апреля 2024 года, то можете бесплатно пользоваться программой КриптоПро CSP без покупки на неё лицензии.

Вам нужны:

Чтобы получить подтверждённую регистрацию в биометрической системе, придите в один из банков, которые указаны на карте на сайте ГИС ЕБС, возьмите с собой паспорт и СНИЛС. При этом необязательно быть клиентом банка, в который обратились за подтверждением биометрии.

Если вы подали документы на открытие ИП, можете параллельно зарегистрировать подтверждённую биометрию. Если она уже есть у руководителя компании или индивидуального предпринимателя, зайдите в личный кабинет на сайте налоговой и нажмите «Получение КЭП».

Далее выберите «Получить дистанционно с использованием биометрии».

В открывшемся окне нажмите «Да» для вкладок «Биометрия», «Браузер», «Носитель», «Программное обеспечение», «Корневые сертификаты», а затем кликните кнопку «Начать выпуск сертификата ЭП».

Авторизуйтесь через портал «Госуслуги».

Сервис включит камеру и микрофон на вашем устройстве и попросит пройти идентификацию по видео и аудио. После авторизации следуйте шагам, которые предложит система, чтобы завершить получение КЭП и установить её на носитель.

Госключ — мобильное приложение, в котором ИП и руководители организаций могут подписывать некоторые документы с помощью УКЭП без токена и криптопровайдера. Сертификат хранится на смартфоне или планшете.

Вы можете подписывать через Госключ:

Чтобы подписывать документы через Госключ, получите сертификат УКЭП:

Вы сможете подписывать документы только с того устройства, на котором прошли регистрацию в Госключе. Сертификат действует 1 год, потом нужно получить новый.

Выпуск подписи в офисе удостоверяющего центра займёт 15−20 минут. Там же вы сможете купить токен для её хранения, если раньше у вас его не было.

Если сотрудник или другое физлицо представляет интересы вашей компании, выпустите для него КЭП представителя в аккредитованных удостоверяющих центрах (АУЦ): выбрать можно любой из них.

Правила оформления подписи могут немного отличаться, но обычно это выглядит так.

Физлицу нужно взять с собой в офис УЦ паспорт. В подписи, которую он получит, не будет фигурировать название вашей компании или ФИО предпринимателя. Чтобы он стал вашим представителем, оформите на него машиночитаемую доверенность (МЧД). Например, если работник будет отправлять отчётность в налоговую, создайте МЧД в сервисе ФНС или в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Отправить её в налоговую нужно один раз, информация о доверенности сохранится, пока не закончится срок действия или вы её не отзовёте.

Если ваши интересы представляют другие организации и ИП, значит, электронная подпись у них уже есть, нужно только оформить МЧД.

Самозанятый ИП получает КЭП в налоговой инспекции так же, как все организации и предприниматели. Посетите любой удобный пункт выдачи КЭП с паспортом, копиями или оригиналами СНИЛС и ИНН, USB-токеном. Можно предварительно подать заявление в личном кабинете физлица, но ехать в инспекцию всё равно придётся. Записываться туда необязательно.

Можно получить подпись у доверенных лиц налоговой. У каждого свои правила оформления КЭП, их нужно узнать на сайтах или по телефонам.

В этих случаях подпись будет бесплатной, заплатить нужно только за её носитель — USB-токен. Если вы получили ЭЦП после 4 апреля 2024 года, лицензия КриптоПро уже встроена в сертификат КЭП: скачайте и пользуйтесь программой бесплатно.

Самозанятое физлицо получает КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Для этого подайте заявку через сайт выбранного УЦ и дождитесь инструкцию по получению подписи. КЭП будет платной. Ещё нужно заплатить за услуги по её предоставлению, токен и лицензию КриптоПро.

Если вы работаете с заказчиками через сервисы для самозанятых, можно обойтись без КЭП. В сервисах обычно формируются одноразовые простые подписи — этого достаточно, чтобы подписывать договоры, акты выполненных работ и оказанных услуг.

Подписывать можно документы в любом формате, например .xml, .doc, .txt, .png, .jpg, .pdf.

Процесс подписания зависит от интерфейса сервиса, которым вы пользуетесь. В одних достаточно нажать кнопку «Подписать», в других нужно ввести пароль к сертификату ЭЦП, дополнительный код из смс. Подписанный документ можно скачать и переслать, например, по электронной почте.

Если вы получили документ через сервис электронного документооборота (ЭДО), подпись проверяется там автоматически. Вы увидите информацию о том, что подлинность ЭЦП подтверждена, серийный номер сертификата, каким удостоверяющим центром выдан и на какой срок.

Например, чтобы проверить КЭП на pdf-документе, загрузите его в сервис, введите код на изображении и нажмите «Проверить». Вы увидите статус сертификата подписи, ФИО владельца, название удостоверяющего центра, срок действия.

Обратитесь лично с паспортом в удостоверяющий центр, который выдал ЭЦП. То есть если получали подпись в налоговой инспекции, можно прийти в любой из её пунктов выдачи КЭП. Там сформируют заявление на отзыв сертификата ключа проверки электронной подписи. Восстановить утраченную ЭЦП нельзя, нужно выпускать новую.

Продлить электронную подпись ИП или руководителя компании можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, без личного посещения налоговой инспекции. Сделать это нужно ближе к концу срока действия ЭП, но до того, как он истечёт. Если подпись уже перестала действовать, перевыпустить её дистанционно не получится.

В личном кабинете ИП перейдите в раздел «Услуги. Сервисы» и нажмите «Перевыпуск сертификата ЭП».

В личном кабинете юрлица перейдите в раздел «Заявления. Запросы», «Электронная подпись (КЭП)». Нажмите на «Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи (сертификат ЭП)».

Создавайте ПЭП там же, где будете её использовать, — в онлайн-банке, в личных кабинетах интернет-магазинов, системах управления проектами, сайтах служб доставок и в разных онлайн-сервисах. Для простой подписи не нужно выпускать сертификат, личность подтверждают логин и пароль, код из смс или пуш-уведомления.

Все способы несложные, ИП и ООО получают подпись в налоговой инспекции или через её доверенных лиц. Можно выбрать ближайший адрес пункта выдачи КЭП. Туда нужно прийти с паспортом, копиями или оригиналами ИНН и СНИЛС.

Если есть подтверждённая биометрия в Единой биометрической системе (ЕБС), создайте подпись удалённо через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС:

Чтобы выпустить ЭЦП для сотрудника, обратитесь в любойаккредитованный удостоверяющий центр.

МФЦ — посредник между удостоверяющим центром и физлицом или организацией, поэтому стоимость подписи зависит от тарифов УЦ, который её выпускает. В среднем нужно заплатить около 5 000-6 000 рублей:

После оплаты и проверки сведений в удостоверяющем центре вас пригласят прийти в МФЦ, чтобы получить электронную подпись.

Например, ИП, у которого меньше 10 сотрудников и исполнителей-физлиц, может работать без электронной подписи, если не попадёт в ежегодную выборку Росстата по сдаче отчётности. Все организации обязаны сдавать бухгалтерскую отчётность, поэтому им в любом случае нужно получить КЭП.

Нет, получить чужую подпись по доверенности нельзя. Удостоверяющий центр должен идентифицировать владельца подписи, для этого нужно прийти за ней лично и показать паспорт, копии или оригиналы ИНН и СНИЛС.

Для электронной подписи нужен токен с сертификатом ФСТЭК или ФСБ и разъёмом USB Type-A — самым популярным разъёмом, который есть в любом компьютере и ноутбуке.

Это могут быть Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT или другие модели. Купить их можно на маркетплейсах, в магазинах электроники, коммерческих удостоверяющих центрах. В некоторых инспекциях есть вендинговые автоматы по продаже токенов.

Если у вас раньше уже была КЭП на токене, на него можно записать новую подпись. Все прежние ключи с него удалятся.

Это зависит от того, когда она понадобится. Например, если не нужно отправлять электронную отчётность, участвовать в госзакупках, пользоваться сервисами ЭДО, можно обойтись без электронной подписи.

Но всем организациям нужно сдавать годовую бухгалтерскую отчётность через электронный документооборот, поэтому юрлицам придётся получить ЭЦП не позднее 31 марта следующего за регистрацией компании года.

Получить КЭП можно независимо от места жительства и регистрации. Выберите удобный адрес налоговой инспекции на сайте ФНС. Получить КЭП можно и в некоторых банках — доверенных лицах УЦ ФНС.

Если в организации сменился руководитель, в течение семи рабочих дней она сообщает об этом в ФНС и отзывает подпись прежнего директора. Для новой компании директору нужно получить другую подпись.