Для удалённой работы: как сделать электронную подпись

Для удалённой работы: как сделать электронную подпись

Можно подписывать документы ручкой, а можно — электронной подписью. Когда от одной подписи зависит успех всего дела, а на дворе карантин, привычный способ не подходит. Сейчас расскажем, как всё делать безопасно и по-современному.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это зашифрованная комбинация символов, которая хранится в файле на диске компьютера, флешке или другом носителе. С её помощью можно удостовериться, что документ подписал именно тот, кто должен был, а после в бумагу не вносились никакие изменения.

Электронная цифровая подпись и электронная подпись — это одно и то же. Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) уже не используется. В начале 2014 года он был заменён на «электронная подпись» (ЭП).

Электронная подпись бывает трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Разные виды подписей позволяют выполнять разные операции. Бизнесу больше подходит усиленная квалифицированная электронная подпись — она обеспечивает максимальную безопасность и упрощает отношения как с государством, так и с другими компаниями.

Инна Касьянова, генеральный директор краудлендинговой p2b-платформы fair finance:

«Такой же юридической силой, как оригинал, обладает только усиленная квалифицированная электронная подпись. Поэтому только она подходит для подачи отчётности в налоговую, доступа к государственным информационным системам и обмена документами с контрагентами».

Как работает электронная подпись

Принцип работы ЭП хорошо объясняет следующий пример.

Двое коллег обмениваются документами по электронной почте. Каждый из них хочет быть уверен, что переданный документ пришёл именно от его коллеги, никто не смог перехватить документ и изменить его, ведь пароль от электронной почты несложно узнать. Чтобы убедиться, что с документом всё в порядке, коллеги обмениваются так называемыми открытыми ключами — файлами, которые могут быть предоставлены в открытом доступе и несут в себе информацию о том, кому принадлежит подпись. При этом у каждого из двух человек остаётся закрытая часть своего ключа — она отвечает за подпись документа.

После того, как коллеги обменялись открытыми ключами, каждый подписывает документ своим закрытым ключом — файлом, который хранится на USB-флешке или смарт-карте. Закрытый ключ не знает никто, кроме владельца подписи. У каждого из участников формируется дополнительный файл, в котором находится электронная подпись именно того документа, который они подписали. Иногда подпись может быть вшита в сам документ. Теперь коллеги могут спокойно передавать документ и подпись к нему, не боясь, что кто-то может перехватить и изменить документ.

Александр Волгин, генеральный директор инвестиционной площадки Lendly.ru:

«При изменении документа третьим лицом электронная подпись будет уже недействительна. А коллега, который получит изменённый документ, сможет сопоставить, что открытый ключ не совпадает с подписью к этому документу. Следовательно, документ был изменен, и доверять ему не следует».

Зачем нужна электронная подпись

ЭП позволяет отказаться от бумаг и перейти на электронный документооборот как внутри компании, так и при работе с внешними контрагентами. Это значительная экономия на канцтоварах, средствах на содержание архива предприятия и времени, которое уходит на подписание бумажных документов и своевременное получение оплаты.

Вот для чего предприниматели чаще всего используют ЭП.

Регистрация бизнеса и смена руководителя. Предприниматель, у которого есть ЭП, может зарегистрировать ИП и ООО без похода в налоговую.

Антон Палюлин, управляющий партнёр юридического бюро «Палюлин и партнёры»:

«С 1 января 2020 года с помощью ЭП можно сменить директора. Участник общества принимает нового руководителя в состав правления и подаёт в налоговую пакет документов на ввод заместителя генерального директора. Так у общества становится два полноправных руководителя. Новоназначенный заместитель выпускает на себя ЭП и назначает себя генеральным директором. Прежнему участнику остаётся только выйти из состава правления — и компания будет полностью подконтрольна новому директору».

Согласование документов внутри компании. С помощью ЭП можно быстро согласовывать документы на корпоративном портале, подписывать заявления на отпуск, приказы, различные заявки и акты.

Общение с госорганами. Государственные органы в рамках исполнения государственной программы стали активно использовать электронный документооборот и переводить на него бизнес. Имея ЭП, предприниматели могут сдавать электронную отчётность в Федеральную налоговую службу и внебюджетные фонды, обмениваться электронными документами с Росфинмониторингом, Росалкогольрегулированием, Росстатом, Федеральным агентством лесного хозяйства и другими.

Татьяна Жигалова, бизнес-аналитик, эксперт по электронному документообороту Synerdocs:

«Для компаний со штатом 100 и более работников надо обязательно иметь ЭП, так как они сдают налоговую отчётность только в электронном виде».

Участие в госзакупках и электронных торгах. Согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ электронная подпись обязательно нужна для участия в торгах, которые проводятся на электронных площадках. Это госзаказы, закупки коммерческих компаний и организаций с госучастием, торги по продаже имущества предприятий-банкротов.

Заключение сделок. ЭП открывает новые возможности для тех, кто хочет масштабировать бизнес, выйти на новые рынки, найти партнёров в других городах и странах. Вместо того, чтобы готовить пакеты бумажных документов, вызывать курьера и переживать, не застрял ли конверт на таможне, можно закрывать сделки в электронном виде. Документы, подписанные ЭП, в ту же секунду появляются в информационной системе контрагента.

Александр Волгин, генеральный директор инвестиционной площадки Lendly.ru:

«С помощью КЭП предприниматель может подписать документы на заём и документы на залог для Росреестра. Это удобно для предпринимателя, потому что не надо никуда ездить, особенно, если сделка в Москве, а человек живёт в Ленинградской области».


Кому нужна электронная подпись

ЭП упрощает жизнь небольших компаний и крупных организаций. Чем больше сотрудников используют ЭП, тем больше свободного времени у них появляется. При грамотном управлении его легко направить на решение приоритетных задач, от которых напрямую зависит прибыльность бизнеса.

Татьяна Жигалова, бизнес-аналитик, эксперт по электронному документообороту Synerdocs:

«Руководитель известного холдинга попросил нас в цифрах обосновать выгоды применения электронной подписи. Мы изучили бизнес-процессы компании и рассчитали время, которое только сам директор тратит на работу с бумажными документами. Оказалось, в среднем за год он теряет из-за этого 150 000 ₽. Руководителя впечатлила эта цифра, он решил сделать ЭП и перейти на электронный документооборот — сотрудники поддержали руководство. Ещё один наш клиент — крупный интернет-магазин — после перехода на электронный документооборот ежегодно экономит миллионы рублей».

Как сделать электронную подпись

Процедура достаточно простая и занимает 1−2 дня.

1. Подготовьте пакет документов.

Перечень документов для ИП и юридических лиц отличается.

Пакет документов для ИП:

  • гражданский паспорт;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
  • свидетельство о государственный регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).

Пакет документов для юридических лиц:

  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе по месту ее нахождения (ИНН);
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • гражданский паспорт;
  • если документы подаёте не вы, а ваш представитель, то его гражданский паспорт и доверенность;
  • заверенная организацией копия документа, удостоверяющего личность единоличного исполнительного органа юридического лица;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) единоличного исполнительного органа юридического лица;
  • устав предприятия.

Вам также нужно заполнить заявление — это можно сделать на сайте удостоверяющего центра или при личном визите.

2. Выберите удостоверяющий центр.

Получить сертификат ЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Их список опубликован на сайте Минкомсвязи России.

3. Оплатите услугу.

Сертификат электронной подписи может включать различные сведения — в зависимости от задач, которые ставят перед собой ИП и организация. От этого зависит стоимость сертификата. В среднем он обойдётся в 3 000 ₽.

4. Получите ЭП.

Вы получаете защищённую USB-флэшку, на которой находится ключ и сертификат электронной подписи. С этого момента ЭП можно использовать для подписания документов.

ЭП действительна в течение 1 года. После этого у вас есть 30 дней, в течение которых её можно продлить.

Александр Волгин, генеральный директор инвестиционной площадки Lendly.ru:

«Проверить подлинность своей ЭП или ЭП контрагента можно с помощью различных программ для работы с криптографией, например КриптоПро CSP и ViPNet CSP, или онлайн на сайтах „Контур.Крипто“, „Госуслуги“ и „КриптоПро“».

Хранить ЭП лучше в надёжном месте, например в сейфе. Если вы потеряли флэшку с ЭП или забыли пароль, восстановить их нельзя. Придётся сделать новую ЭП, снова заплатив за оформление.

Коротко

  1. ЭЦП и ЭП — это одно и то же. С 2014 года термин ЭЦП не используется.
  2. ЭП бывает трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
  3. Для ИП и ООО лучше подходит усиленная квалифицированная электронная подпись — она приравнивается к обычной подписи и имеет такую же юридическую силу.
  4. С помощью ЭП можно зарегистрировать бизнес, наладить электронный документооборот, сдавать электронную отчётность, заключать сделки, участвовать в электронных торгах.
  5. Сделать ЭП можно в любом любом аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого надо заполнить заявление, подать пакет документов и оплатить услугу.

Полезная рассылка для предпринимателей

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Здоровый мозг. Программа улучшения памяти и мышления».

Пора подключаться

Просто оставьте ваш телефон, чтобы оформить счёт для бизнеса или зарегистрировать ИП или ООО.

У нас и налоговой нет каникул. Откроем счёт онлайн.

Контактный телефон
Отправить заявку
Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и с условиями бронирования счёта