Что такое электронная транспортная накладная и как начать с ней работать
Транспортная накладная в электронном виде (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажной накладной. В ней указывают отправителя, получателя, груз, транспорт и маршрут. Подписывают накладную электронной подписью. Документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажная накладная.
Как начать работать с ЭТрН:
- Подключитесь к оператору ЭПД из списка Минтранса.
- Получите электронные подписи для всех участников перевозки.
- Настройте доступ в интернет для сотрудников.
- Обучите сотрудников работе с ЭТрН и подписями.
- Проверьте, что все партнёры подключены к оператору ЭПД и могут обмениваться ЭТрН.
- Проведите тестовые перевозки.
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это электронная версия привычной бумажной накладной. Она содержит те же данные: кто отправитель и получатель, что именно перевозите, на каком транспорте и по какому маршруту.
.xls
Шаблон бумажной транспортной накладной
Разница в том, что ЭТрН существует только в электронном виде. Это файл XML, сформированный в системе оператора ЭПД и состоящий из четырёх обязательных титулов. Каждый титул подписывает своей УКЭП тот участник перевозки, который за него отвечает. Электронная транспортная накладная получает ту же юридическую силу, что и бумажная. Формат ЭТрН утверждён приказом ФНС № Д-7−26/1065@.
Транспортная накладная не нужна, если вы не оформляете договор перевозки и не привлекаете стороннего перевозчика. Это бывает, когда:
- клиент забирает товар самовывозом;
- продавец доставляет товар на своём транспорте;
- компания перевозит грузы между своими подразделениями на своём транспорте.
Правила закрепленыв пункте 1 статьи 8 федерального закона № 259. Они применяются как к бумажной, так и к электронной транспортной накладной.
Когда и как произойдёт переход на ЭТрН
С 1 сентября 2026 года нужно начать работать с электронными транспортными накладными. Эти изменения установил 140-ФЗ.
Что и когда делать всем участникам перевозок
| Кто | Когда | Что должны сделать |
|---|---|---|
| Экспедиторы | С 1 марта по 30 апреля 2026 года | Зарегистрироваться в обязательном реестре экспедиторов «ГосЛог» через Госуслуги |
| С 1 сентября 2026 года | Использовать новые электронные перевозочные документы: экспедиторскую расписку и поручение экспедитору | |
| Все участники перевозок | С 1 сентября 2026 года | Формировать все транспортные накладные в электронном виде и подписывать Усиленная квалифицированная электронная подпись.УКЭП или Усиленная неквалифицированная электронная подпись в системе «Госключ».УНЭП Госключ |
Для работы с ЭТрН вам понадобится оператор электронных перевозочных документов, согласованный Минтрансом и ФНС. Через ЭДО нужно создавать, подписывать и обмениваться накладными, а система автоматически передаст все данные в Государственную информационную систему электронных транспортных документов — ГИС ЭПД. Это единая база, где государство и участники перевозок смогут видеть статус и документы по каждой перевозке. Вручную ничего отправлять будет не нужно.
Памятка для отправителей и получателей: как перейти на ЭПД
Как изменится процесс оформления перевозок
| Как сейчас | Как станет с ЭТрН |
|---|---|
| Заполняете вручную или распечатываете бумажную транспортную накладную | Создаёте ЭТрН в ЭДО |
| Экспедитор оформляет и подписывает на бумаге экспедиторскую расписку и поручение экспедитору | Экспедитор оформляет и подписывает документы в ЭДО |
| Водитель берёт накладную с собой, везёт к получателю и подписывает на месте | Все участники перевозки подписывают ЭТрН с помощью ЭП в ЭДО |
| После доставки водитель возвращает подписанные бумажные экземпляры в офис | Оператор ЭПД автоматически передаёт данные между участниками перевозки, и они сразу доступны в системе |
| Бухгалтер получает оригиналы, сверяет их, оплачивает и хранит в архиве | ЭТрН сохраняется в архиве оператора ЭПД, вы можете найти, оплатить и выгрузить документ в любой момент |
На примере показываем, как изменится оформление перевозок.
Как было:
Иван из компании «Яблочный сад» готовит отправку яблок в магазин «Вкусно». Он подписывает с транспортной компанией договор перевозки и оформляет заказ-заявку с количеством упаковок и весом яблок. На складе Иван упаковывает яблоки, заполняет товарно-транспортную накладную (ТТН), оставляет одну копию себе для отчётности, а другую передаёт в бухгалтерию для оплаты перевозки.
Водитель Сергей получает ТТН и заказ-заявку, проверяет документы на автомобиль и путевой лист, отвозит яблоки в магазин «Вкусно». Там менеджер Мария сверяет груз с ТТН и подписывает её копию. Водитель возвращает подписанные накладные в бухгалтерию: копию от магазина и копию от перевозчика, чтобы подтвердить доставку. Бухгалтер оплачивает перевозку.
Как будет:
Иван из компании «Яблочный сад» оформляет перевозку яблок в магазин «Вкусно» через ЭДО. Сначала он подписывает УКЭП договор перевозки с транспортной компанией. Затем Иван формирует электронную заказ-заявку и ЭТрН и подписывает их УКЭП или УНЭП Госключ.
Водитель Сергей получает уведомление о перевозке и подписывает ЭТрН своей Простая электронная подпись.ПЭП, а менеджер перевозчика подписывает её же своей УКЭП или УНЭП Госключ. Затем водитель грузит машину и едет в магазин. Там менеджер Мария проверяет яблоки, подтверждает приём груза и подписывает ЭТрН своей УКЭП или УНЭП Госключ. Водитель Сергей подписывает документ своей ПЭП, что подтверждает, что он сдал груз, а менеджер перевозчика заверяет это своей УКЭП или УНЭП Госключ.
Все подписанные ЭТрН автоматически поступают в бухгалтерию для учёта и оплаты перевозки.
Как перейти на электронные транспортные накладные
Чтобы ваш бизнес быстро и без проблем адаптировался к новым правилам, следуйте пошаговому плану.
Шаг 1. Разберитесь, как сейчас оформляются документы. Посмотрите, кто и как сейчас заполняет транспортные накладные в вашем бизнесе, кто их подписывает, где хранятся оригиналы. Отметьте слабые места, например, ошибки при заполнении или задержки с передачей документов.
Шаг 2. Выберите оператора ЭПД для работы с ЭТрН из списка от Минтранса, он будет передавать накладные в ГИС ЭПД.
На май 2026 года в реестре 11 операторов ЭПД:
- АО «Точка»;
- АО «Калуга Астрал»;
- АО «ПФ «СКБ Контур»;
- ООО «Эдивеб»;
- ООО «Такском»;
- ООО «СберКорус»;
- ООО «Компания «Тензор»;
- ООО «Эвотор ОФД»;
- ООО «ФораПром»;
- ООО «Айтиком»;
- ООО «ОПЕРАТОР-ЦРПТ».
Шаг 3. Получите электронные подписи. Электронная подпись нужна всем участникам перевозки:
- отправителю, перевозчику, получателю — УКЭП или УНЭП Госключ;
- водителям — УНЭП Госключ или простая электронная подпись (ПЭП).
Сколько делать электронную подпись, зависит от типа подписи и кто ею будет пользоваться. Например, ПЭП делается за пару минут — это просто логин и пароль при входе в личный кабинет любой системы. А КЭП нужно оформлять в аккредитованных УЦ или ФНС, это занимает не более 15 минут.
Шаг 4. Обучите сотрудников. Изучите обучающие материалы от Оператор электронных перевозочных документов.оператора ЭПД и задайте вопросы техподдержке. Так вы быстрее научитесь работать с ЭТрН. Сотрудникам также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), чтобы подписывать документы от имени компании.
Шаг 5. Начните тестово работать с ЭТрН. Сделайте несколько пробных накладных по разным перевозкам и убедитесь, что документы корректно передаются в ГИС ЭПД. Оператор ЭПД и ГИС ЭПД покажут ошибки, если они появятся, но скорректировать можно будет не всё и за ограниченное время. Поэтому чтобы не затягивать процесс перевозок через ЭТрН, лучше разобраться на тестовых поездках. Сделать это нужно до 1 сентября 2026 года, чтобы в дальнейшем избежать проблем в работе.
Шаг 6. Согласуйте новый порядок перевозок с контрагентами. Убедитесь, что все участники цепочки готовы принимать документы в электронном виде. Узнайте у своих партнёров, подключили ли они ЭДО и ЭПД для работы с ЭТрН, а также проверьте, подтягиваются ли данные партнёра автоматически при оформлении документа. Если он подключён к системе ЭПД, то информация появится.
Памятка для перевозчиков: как перейти на ЭПД
Плюсы и минусы перехода на ЭТрН
У перехода на ЭТрН есть преимущества и некоторые сложности, к которым стоит подготовиться.
По сути, недостатки перехода на ЭТрН несущественные. Вы сведёте их к минимуму, если заранее продумаете доступ к интернету для всех участников перевозки и потренируетесь оформлять документы на тестовых рейсах.
Что будет, если не перейти на ЭТрН
Игнорировать новые правила не получится. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные в электронном виде станут обязательным для всех, кто работает по договорам поставок. Но до 1 марта 2027 года будет действовать переходный период: за отсутствие ЭТрН штрафовать не будут. Если предприниматель вместо электронных документов предоставит бумажные, ему вынесут только устное предупреждение. После окончания переходного периода за работу без ЭТрН возможны следующие последствия.
Без ЭТрН перевозку признают незаконной. Если в рейс выйдет машина с бумажной накладной, это приравняется к отсутствию документа. Сотрудники ГИБДД снимут водителя с рейса, если остановят проверить документы.
Экспедиторы без регистрации не смогут работать. Если ваши экспедиторы не зарегистрируются в системе «ГосЛог», они не смогут легально оформлять перевозки, а вы — пользоваться их услугами, потому что за это оштрафуют.
Если выяснится, что экспедитора нет в реестре, ему грозит штраф по статье 11.14.3 КоАП:
- для граждан — от 3 000 до 5 000 рублей;
- для юрлиц — от 100 000 до 300 000 рублей.
Для перевозчиков предусмотрен штраф 500 рублей по статье 12.3 КоАП.
Памятка по регистрации экспедиторов в ГосЛог
Партнёры не будут предоставлять сведения. Контрагенты, которые не подключились к ЭДО и не работают с ЭТрН, не смогут передавать нужную информацию для оформления документов. Это фактически остановит совместную работу.
Частые вопросы об электронной транспортной накладной
Что такое ЭТрН?
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог бумажной накладной, которую вы оформляете при перевозке, экспедировании или получении грузов. Она содержит все данные о грузе, отправителе, получателе, транспорте и водителе. Вы создаёте ЭТрН в системе ЭДО и подписываете УКЭП или УНЭП Госключ.
Кто должен перейти на ЭТрН?
Все участники грузоперевозок: отправители, перевозчики, получатели, экспедиторы, кто перевозит грузы машинами по договору перевозок.
Когда ЭТрН станет обязательной?
С 1 сентября 2026 года на электронные накладные должны перейти все участники перевозок, кто работает по договорам поставок. Но до 1 марта 2027 года будет действовать переходный период: за отсутствие ЭТрН штрафовать не будут.
В чём плюсы и минусы ЭТрН?
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная станет обязательной, но уже сейчас стоит обратить внимание на плюсы и минусы новой системы, чтобы подготовиться.
Плюсы.
- Быстрый обмен документами. Вы создаёте электронные накладные, и их сразу видят все участники перевозки — не нужно ждать, пока водитель привезёт документы.
- Меньше ошибок. Система сама проверяет все обязательные поля, что снижает риск ошибок и возвратов документов.
- Прозрачность перевозок. Вы и все участники видите один документ: когда груз принят, передан и доставлен.
- Меньше бумаги и проще архив. Документы хранятся в электронном виде, вам не нужно заниматься архивом, любой документ всегда можно найти в базе.
- Ускорение расчётов. Бухгалтерия не ждёт, пока водитель привезёт документы, а видит их сразу и может оплатить быстрее.
Минусы.
- Необходимость техники и интернета. Вам придётся оснастить водителей и экспедиторов смартфонами, планшетами или ноутбуками с интернетом, чтобы они могли оформлять и подписывать документы.
- Обучение персонала. Вам и сотрудникам придётся научиться работать в ЭДО и пользоваться электронными подписями.
- Зависимость от системы ЭДО. Если не будет интернета или сервис временно недоступен, ЭТрН оформить не получится.
- Не все партнёры могут быть готовы. Если кто-то из участников перевозок ещё не работает в ЭДО, он не сможет сотрудничать, потому что нельзя заменить ЭТрН на его этапе бумажной накладной.
С
сергей
Точка Банк
Сергей, добрый день!
Оформление электронных перевозочных документов, к которым в том числе относится ЭТрН, станет обязательным для всех участников грузоперевозок, вне зависимости от тоннажа машины. То есть нужно будет оформлять ЭТрН и другие документы на товар.
Если говорить о регистрации в реестрах, то экспедиторам нужно зарегистрировать в ГосЛог до 30 апреля этого года в любом случае. В реестре перевозчиков нужно зарегистрироваться до 30 марта 2027 года, если вы попадаете под критерии.
ВМ
Виктория Матвеева
Точка Банк
A
Alex
Добрый лень. Есть ли смысл конвертировать ТрН через xprint.PLUS в ЭТрН и загружать XML на сайт оператора? Есть что-нибудь подобное\удобнее для старых 1с?
Точка Банк
A
Alex
Точка Банк
Конвертировать документ не получится.
Скорее всего, вы загружаете xml в обычный ЭДО, необходимо загружать в транспортный. ЭТрН можно отправить именно в транспортном.
В Транспортном ЭДО можно сразу создать файл, подписать и отправить. Он будет в нужном формате, который точно примет ГИС ЭПД. До 80% полей мы предзаполним, вам останется только уточнить детали и подписать
A
Alex
Точка Банк
Контур.Логистика действительно позволяет грузить xml, но скорее всего этот файл не пройдет, поскольку он сконвертирован в этот формат, а не загружен в нём изначально. В наш сервис файл в таком формате не загрузить.
Точка Банк
В нашем Транспортном ЭДО можно только создать документ. Нет функции загрузить сконвертированный документ.
С
Сергей
Комментарий удалён
ОЗ
Ольга Зайцева
Представить страшно, какое безумно огромное количество мелких ИП на УСН Доход или патенте, которые вообще никаких документов не оформляют даже на бумаге! И все серьёзно думают, что они кинутся подключать ЭДО и ЭПД подписывать? Верится с трудом.
АА
Андрей Алексеев
Ольга, даже если мы и кинемся оформлять это все, то как быть с разовыми заявками от физиков, которых эти накладные вообще не интересуют?
Точка Банк
Андрей, Андрей, добрый день. На текущий момент ЭПД с физлицами можно не оформлять, так как они пока в списке исключений по проекту приказа Минтранса. Подробнее пишем об этом в нашей статье: https://allo.tochka.com/faq-ep.