Когда налоговая проверка приходит без предупреждения

Налоговые органы контролируют всех налогоплательщиков. Для этого есть много способов, выездная проверка — один из них. Она проходит по месту нахождения, то есть инспекторы приезжают к вам на предприятие.

Есть ещё камеральная налоговая проверка — проводится в инспекции сразу после сдачи декларации и не требует специального решения руководителя. А вот для выездной проверки решение руководителя или его заместителя необходимо (п. 2 ст. 89 НК). Причём предупреждать о ней вас никто не обязан.

Это не самая приятная процедура, поэтому лучше всегда быть начеку. Вот как это сделать.

Почему вас проверяют

Задача налоговых инспекторов — найти нарушения. Скорее всего, они уже знают, зачем едут.

Например, если вы:

• не сдали декларации;
• неверно указали доходы или расходы;
• недоплатили государству налоги;
• если у вас отсутствуют первичные подтверждающие документы или в них допущены ошибки.

Какие проверки бывают

Тематическая. Проводится по одному конкретному налогу, сбору или взносу, например, по НДС.

Комплексная. Проводится по всем налогам, сборам и взносам, которые уплачивает предприниматель.

Про такое разделение говорится в п. 3 ст. 89 НК РФ. Ещё проверки различаются по времени и способу проведения, а также ситуации, в которой находится бизнес.

Плановая. Таких может быть максимум две за год. Инспекторы будут проверять деятельность компании за три года. Если к вам пришли в 2018 году, проверят 2015, 2016 и 2017 годы.

Внеплановая. Иногда проводится сразу после плановой. Поводом может послужить ликвидация или реорганизация предприятия.

Первичная. Часто организуется в рамках плановой. Например, налоговая решила проверить НДС за 2017 год. Если инспекторы посчитают нужным прийти ещё раз, чтобы посмотреть тот же НДС за 2017 год — это будет повторная проверка.

Повторная. Проводится при наличии оснований. Например, налоговая уже проверяла НДС за 2017 год. Инспекторы могут посмотреть тот же НДС за 2017 год, если вы подали декларацию НДС, где увеличена заявленная к возмещению сумма. Повторную проверку также могут назначить, чтобы проконтролировать нижестоящий налоговый орган. Также стоит помнить, что при проведении выездной проверки не действует ограничение в виде двух проверок за год. Налоговое законодательство не ограничивает число дополнительных мероприятий налогового контроля, то есть налоговая инспекция вправе назначать такие мероприятия несколько раз подряд.

Срок проведения проверки

Как правило, любая выездная проверка длится не более двух месяцев. Всё это время инспекторы будут находиться у вас. В исключительных случаях процедуру могут продлить до полугода.

Датой начала налоговой проверки считается день, когда было вынесено решение о её проведении. То есть когда вы ещё ничего об этом не знали (ст. 89 НК).

Приостановка

Выездную проверку можно приостанавливать несколько раз. Общий срок приостановки не может превышать шести месяцев (п. 9 ст. 89 НК РФ), но в исключительных случаях его можно продлить до 9 месяцев.

Как заранее узнать о проверке

Может показаться, что инспектор — как Чёрный плащ, его появление предсказать нереально. На самом деле о проверке можно узнать заранее.

Вот как это сделать:

• Вы получили запрос от налоговой о связях с одним из ваших контрагентов. Вероятно, что он попал в поле зрения налоговых или правоохранительных органов. Значит, после него могут прийти к вам.
• Сотрудник банка намекает, что у банка попросили расширенную выписку о движении средств по вашим счетам за последние 2 или 3 года.
• Вашего поставщика или покупателя проверяют. Возможно, вы будете следующим.

Что может привлечь внимание налоговой

К вам могут прийти, если:

• За один и тот же период вы заплатили налогов меньше, чем другие компании, которые работают в той же сфере.
• Больше двух лет вы показываете в декларациях убытки.
• Ваша компания заявляет право на налоговый вычет, и он больше начисленного налога.
• Расходы больше доходов, причём с каждым отчётным периодом эта разница всё больше.
• Доходы и прибыль фирмы растут, но зарплаты у сотрудников подозрительно низкие для рынка и вашей сферы.
• Компания часто меняла адрес.
• Вы заключали сделки с сомнительным контрагентами.

Есть ли ограничения у налоговой

Проверить можно только работу за последние три года. В год инспекторы имеют право проводить такое мероприятие только дважды, а повторная проверка одних и тех же документов запрещена. Если процедура проходит не по фактическому адресу налогоплательщика — это тоже нарушение.

Но это не означает, что у вас будет по две выездные проверки каждый год. В одну проверку могут включить сразу все налоги за три года, а остальные проверки не назначать. Более того, вас могут не проверять на протяжении многих лет. Будет ли у вас выездная налоговая проверка, во многом зависит от того, сколько у вас критериев риска, по которым инспекции отбирают кандидатов на проверку.

Если процедура проходит не по фактическому адресу налогоплательщика — это тоже нарушение. Но если инспекторы решат, что на вашем предприятии это физически невозможно, проверка будет проходить в местном офисе ФНС.

Порядок проведения

Для начала инспекторы должны предъявить вам официальное решение. Что в нём должно быть?

• Полное и сокращённое наименование вашей компании. Или ФИО, если вы ИП.
• Предмет и период проверки.
• ФИО инспекторов и их должности.

После этого они захотят пообщаться с руководителем компании, а также со специалистами, которые отвечают за финансовые вопросы — заместителями или главным бухгалтером. Затем инспекторы попросят у вас документы.

Они имеют право ознакомиться со свидетельством о регистрации и постановке на учёт в налоговой, уставом, лицензией, приказами о назначении должностных лиц, учредительными документами.

Помимо этого, они могут запросить любые материалы, касающиеся финансово-хозяйственной сферы деятельности компании.

Будьте готовы к тому, что налоговики могут провести инвентаризацию, осмотреть офисные помещения, склады и цеха. Вы не должны им препятствовать. Позаботьтесь о том, чтобы как минимум двое понятых сопровождали их — любые незаинтересованные лица. Это поможет вам, если придётся составлять акт осмотра. Экспертиза документов или допрос свидетелей проводится реже, но это тоже в порядке вещей.

Выемка документов

Если инспекторы решат, что вы можете уничтожить или внести изменения в документы, они потребуют выемку этих бумаг.

Это касается и техники. Налоговики вправе изъять жёсткие диски компьютеров или скопировать информацию на съёмный носитель. Но перед этим они должны показать постановление о выемке, разъяснить ваши права и обязанности. И только в дневное время — не раньше 6:00 и не позже 22:00.

При выемке должны присутствовать двое понятых и представитель с вашей стороны.

Как себя вести

К проверке нужно отнестись серьёзно, но ни в коем случае не паникуйте. Постарайтесь организовать процесс. Это поможет и инспекторам, и вам:

• не отказывайтесь от диалога с инспекторами;
• выделите им место для работы с документами;
• назначьте ответственное лицо, которое будет решать организационные вопросы в ходе проверки;
• передавайте все документы инспекторам по описи.

Какие нарушения допускают при проверках?

Бывает так, что инспекторы допускают нарушения во время налоговых проверок. Не бойтесь отстаивать свои права в суде и обращайте внимание на все несостыковки.

Проверьте основание для вызова в налоговую. В повестке должна быть указана конкретная налоговая проверка, мероприятие налогового контроля: инвентаризация, допрос, осмотр, вызов в качестве свидетеля, истребование документов и/или информации, получение экспертного заключения, привлечение переводчика, экспертиза. Или перечислены документы, сделки и контрагенты, по которым нужно дать пояснения.

Предоставляйте только те документы, которые относятся к проверяемому периоду. Просить больше налоговая может, только если есть обоснованная необходимость для получения документов о конкретной сделке.

Не превращайте проверку в обыск. В кодексе указано, что вы можете добровольно предоставить налоговикам документы, которые их интересуют. Кроме того, выемка предметов и всех материалов должна проходить в присутствии понятых и представителей вашей организации. Как мы уже писали выше, выемку нельзя проводить в ночное время (с 22:00 до 6:00), а все изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации либо подписью её представителя.

Не отдавайте больше, чем просят. Если к вам пришла налоговая и запрашивает у вас договор, не нужно предоставлять все приложения к нему.

Составляйте детальную опись изъятого имущества. Это поможет не потерять имущество компании. Вы можете вести собственную опись и попросить приложить её к протоколу.

Не давайте пароли от программ, в которых вы ведёте бухгалтерский учёт. Вы можете отказать в такой просьбе, однако важно знать, что налоговики могут изъять системные блоки и самостоятельно получить доступ к этой информации.

Смотрите на даты в документах. Налоговики нередко выносят решения по итогам камеральных или выездных проверок задним числом. Суд может признать эти ошибки несущественными, а может встать на вашу сторону.

Следите за тем, какие документы включают в акт. Иногда налоговики игнорируют некоторые материалы, которые могут повлиять на исход дела в суде. Вы можете напомнить ревизорам, что все доказательства должны быть вручены налогоплательщику вместе с актом. Инспекторы не могут скрывать факты нарушений или материалы, которые доказывают отсутствие нарушений.

Внимательно изучите протокол допросов. Проверяющие могут сознательно опросить только часть сотрудников вашей компании или часть контрагентов. Иногда инспекторы «забывают», что опросили некоторых свидетелей, показания которых невыгодны налоговой. Они могут не внести протокол допроса в акт, написать, что свидетель не явился, указать в повестке неверный адрес, а также не рассказать свидетелю, что он не обязан свидетельствовать против себя. Вы можете самостоятельно связаться со свидетелями и уточнить, опрашивали ли их и какие показания они давали в налоговой.

Получите на руки протокол допроса. В кодексе указано, что ревизоры должны передать его допрошенному лицу.

Все договорённости с налоговыми инспекторами закрепляйте письменно. Например, если вы переносите сроки рассмотрения материалов, обязательно добейтесь письменного (а не устного) подтверждения.

По возможности разговаривайте с инспектором в присутствии юриста, который разбирается в налоговом законодательстве. Он поможет правильно ответить на вопросы и оградит вас от типичных ошибок.

Не допускайте повторных проверок. В кодексе указано, что повторная проверка может быть проведена в двух случаях:

• если вышестоящая налоговая инстанция решит оценить качество проведённой выездной проверки;
• если вы подали уточнённую декларацию, в которой отражена сумма налога к уменьшению.

Что делать после проверки?

По итогам проверки вы получите справку. После этого у налоговой есть два месяца, чтобы подготовить акт, в котором будут указаны все выявленные нарушения. Инспекция должна вручить акт лично в руки вам или законному представителю организации. Если сделать это невозможно, ведомство отправит решение заказным письмом.

Когда налоговая будет передавать вам акт, обязательно укажите дату вручения на экземпляре налоговой и на своём акте. Это важно — у вас будет месяц, чтобы подать возражения. Вы можете не согласиться с актом в целом или с определёнными пунктами, однако в любом случае вам придётся обосновать своё мнение. Для этого соберите документы, которые подкрепляют вашу позицию, и отправьте их вместе с возражением.

Вас также должны позвать на заседание, где будут рассматривать материалы проверки и выносить решение. Эти заседания нельзя игнорировать — подготовьтесь к ним заранее или отправьте юриста, который будет представлять ваши интересы в качестве законного представителя. Итоговое решение по проверке налоговая примет в течение 10 рабочих дней после того, как закончится срок подачи возражений. По п. 7 ст. 101 НК РФ есть два варианта решения:

• привлечение к ответственности за налоговое правонарушение;
• отказ от привлечения к ответственности.

Что можно обжаловать?

Вы можете оспорить само решение: у вас будет месяц, чтобы подать апелляционную жалобу. Апелляционная жалоба направляется на решение, которое не успело вступить в силу, то есть, подав апелляционную жалобу, вы сможете отсрочить выплату пени и штрафов от налоговой. Если решение уже вступило в силу, вы всё равно можете обратиться в суд, для этого у вас есть год с момента получения решения.

Кроме того, вы можете оспорить действия или бездействия должностных лиц при проведении выездной налоговой проверки.

Что можно оспорить?

Претензии налоговой можно условно разделить на две категории.

К первой относятся нарушения порядка исчисления налогов, неправомерное списание расходов, неправомерное применение льгот и специальных налоговых режимов.

Вторая — схемы по уходу от налогообложения. В суде у вас будет больше шансов оспорить претензии, относящиеся ко второй группе. Например, обвинения в дроблении бизнеса, неправомерном присоединении убытков, связях с сомнительными контрагентами и т. п.

Внимательно оцените перспективы вместе с юристом и соберите необходимые доказательства перед тем, как пойти в суд.

Как подготовиться к проверке

Налоговая может прийти без предупреждения к кому угодно: к большим компаниям, к тем, кто только недавно решил начать продавать на Яндекс, и даже к физическим лицам. Однако вы можете подготовиться заранее.

• Проведите внутренний аудит. Держите документацию в порядке, это во многом облегчит вам жизнь. И это касается не только отношений с налоговой инспекцией.
• Заключите договор с профильной компанией, которая проведёт внешний аудит.
• Пригласите консультантов, которые помогут найти слабые места и предусмотреть все детали перед визитом налоговиков.
• Если вы узнали, что к вам должна прийти налоговая, подготовьте одного или двух сотрудников, которые будут общаться с инспекторами. Изучите список вопросов, которые обычно задают на допросах, и проконсультируйтесь с юристами.

Коротко

1. Выездная проверка проводится по фактическому адресу вашей компании, в исключительных случаях — на территории налоговой.
2. Инспекторы могут посмотреть деятельность компании только за последние три года.
3. Налоговые инспекторы обязаны предъявить вам решение о налоговой проверке. Внимательно изучите его.
4. Если работники ФНС проводят инвентаризацию, выделите для них двух понятых.
5. Процедура может длиться до двух месяцев. В редких случаях — до полугода.
6. По итогам проверки вы получите от инспекторов справку. Через 2 месяца — акт.
7. Вы можете оспорить решение налоговой. На это у вас есть месяц. Если решение вступило в силу, вы можете обжаловать его в течение года.
8. Защититься на 100% от неё нельзя, но можно догадаться о скором визите и подготовиться с помощью внутреннего или внешнего аудита, а также пригласив специализированных консультантов.