Расходы по бизнес-карте: за что отчитываться и как подтвердить

Организациям на любой системе налогообложения документы нужны, чтобы вести бухгалтерский и налоговый учёт.

В бухучёте отражается каждая сделка, событие или операция, связанная с бизнесом. Если вы оплатили товар, работу или услугу бизнес-картой, нужны подтверждающие документы — накладные, кассовые и товарные чеки, акты выполненных работ или оказанных услуг. По ним бухгалтер сделает записи в учётной программе, а затем сформирует отчётность.

В налоговом учёте отражаются не все траты, а только те, которые участвуют в расчёте налогооблагаемой базы. Например, на УСН «Доходы минус расходы» это канцтовары, моющие средства для уборки офиса, материалы для производства продукции, почтовые услуги и другие затраты из статьи 346.16 НК. На эти суммы можно уменьшить доходы и заплатить меньше налогов. Главное, чтобы у вас были подтверждающие документы, а затраты на покупку были экономически обоснованы, то есть по ним должно быть понятно, что вы потратили деньги для получения дохода от бизнеса, а не в личных интересах. Траты, которые не вошли в расчёт налога при УСН, отразите только в бухучёте.

Индивидуальным предпринимателям нужно подтверждать траты по бизнес-карте для налогового учёта на ОСНО, ЕСХН или УСН и АУСН «Доходы минус расходы». Бухучёт ИП могут вести по желанию, но это не значит, что на других налоговых режимах документы можно выбросить. Например, они понадобятся, чтобы:

Подробнее об этом рассказали в статье «Зачем нужны закрывающие документы и как их составить».

Храните документы 5 лет, считая со следующего года, в котором последний раз использовали их для составления бухгалтерской или налоговой отчётности. Например, если учли расходы на бензин при расчёте налога УСН за 2026 год, сохраняйте чек и путевой лист до 2031 года включительно. Это нужно, чтобы при налоговой проверке подтвердить расходы.

Работники ИП и компаний. Если сотрудники оплачивают покупки бизнес-картой, они считаются подотчётными лицами и должны сдать в бухгалтерию авансовый отчёт — документ, по которому отчитываются перед работодателем за потраченные деньги. Это касается и руководителя компании.

К авансовому отчёту нужно прикладывать подтверждающие документы. Какие именно, зависит от ситуации. Например, оплатили картой принтер в офис — нужна товарная накладная или универсальный передаточный документ. Заправили служебный автомобиль — кассовый чек с АЗС и путевой лист.

Индивидуальные предприниматели. Если вы работаете на «Доходы минус расходы» на УСН или АУСН, ЕСХН или на ОСНО, значит, ведёте налоговый учёт расходов. Когда вы тратите деньги на бизнес, нужны подтверждающие документы. Авансовый отчёт не оформляйте. Номера и даты подтверждающих документов заносите только в книгу учёта доходов и расходов.

Если работник оплатит покупки бизнес-картой и не сдаст по ним документы, при проверке налоговая признает эту сумму личным доходом сотрудника и доначислит работодателю НДФЛ и страховые взносы. Их придётся заплатить вместе с пенями и штрафами.

Чтобы подтвердить, что деньги потрачены по назначению, сотрудник приносит документы, которые подтверждают два факта: покупку товаров или услуг и её оплату.

Чтобы подтвердить оплату, нужен кассовый чек. Он бывает электронным, тогда его можно проверить в сервисе ФНС. В бумажном чеке проверьте, есть ли все обязательные реквизиты:

Полный список реквизитов чека — в статье 4.7 федерального закона № 54.

Также оплату картой через терминал можно подтвердить чеком или Документ, который печатает терминал при оплате банковской картой. Он подтверждает факт транзакции по карте и фиксирует отправку запроса в банк на списание денег.слипом терминала. Если в них нет фамилии держателя, подойдёт выписка из банка.

Подтверждением факта покупки может быть кассовый чек, если в нём все обязательные реквизиты и расписаны вид, количество и цена каждого товара или услуги. Если нет, вид документа зависит от ситуации.

Покупка товаров и материалов. Бизнес-картой часто оплачивают хозяйственные нужды офиса: канцелярию, офисную технику, питьевую воду, бытовую химию. Прорабы и другие работники строительных организаций покупают стройматериалы и инструменты. Для подтверждения нужен один из документов:

Покупка работ и услуг. Бизнес-картой можно оплачивать мобильную связь и интернет, пополнять баланс на рекламные кампании в личных кабинетах. В этом случае нужен УПД или акт выполненных работ. У акта нет типовой формы, но в нём должны быть все реквизиты из статьи 9 федерального закона № 402.

Командировочные расходы. Бизнес-карту часто используют в поездках, например, расплачиваются ей в гостинице, покупают билеты на самолёт.

Представительские расходы. Бизнес-картой часто расплачиваются в ресторане за деловой обед с партнёрами или аренду площадки для конференции.

Транспортные расходы. Чаще всего это заправка бензином на АЗС, проезд по платной дороге, мойка авто и химчистка салона, платная парковка. Если сотрудник ездит на служебном автомобиле или использует свой, а заправляется и оплачивает другие транспортные расходы бизнес-картой, он должен предоставить подтверждающие документы:

Путевой лист — это первичный документ для компании и ИП-собственников или владельцев транспортных средств, который нужен для отражения транспортных затрат, например, на бензин.

Чтобы учитывать расходы по бизнес-карте при расчёте налогов, подготовьте локальный нормативный акт, выдайте карту, получите от сотрудника подтверждающие документы и авансовый отчёт. Рассказываем по порядку, как это сделать.

В законах нет правил выдачи и возврата корпоративных карт, поэтому нужен внутренний документ, в котором это всё будет прописано. Например, можно оформить положение или приказ. Пропишите в них:

Для удобства можно в свободной форме завести журнал, в котором вы будете фиксировать, кому, когда и какую карту передали. Укажите в нём ФИО и должность сотрудника, номер карты, на какой срок выдана. Работники будут расписываться в журнале при получении и возврате карт.

Сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с оригиналами документов, которые подтверждают расходы по бизнес-карте. Скан, фото, копии и документы, подписанные факсимиле, не подойдут. По № 63-ФЗ наравне с оригиналами можно использовать электронные документы, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Документы, которыми чаще всего подтверждают оплату и расходы по бизнес-карте, это:

Авансовые отчёты сотрудники составляют в одном экземпляре по унифицированной форме № АО-1 или разработанной работодателем.

Если деньги с бизнес-карты потратили сотрудники ИП и организаций, включая директора, они оформляют авансовые отчёты. Если ИП — отчитываться не нужно.

Бухгалтер проверяет подтверждающие документы, отражает их в бухгалтерской программе, подписывает авансовый отчёт и передаёт на подпись ИП или руководителю компании.

Отразите поступление бизнес-карты из банка. Карту учитывайте на забалансовом счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Сделайте проводку: Дт 002 — учтена поступившая банковская карта. Стоимость возьмите из договора, а если её там нет, поставьте свою (например, 1 рубль).

Отразите открытие карточного спецсчёта. Бизнес-карту обычно привязывают к специальному карточному счёту. Тогда для учёта используйте бухгалтерский счёт 55. При пополнении спецсчёта делайте проводки: Дт 55 Кт 51 — перечислены деньги с расчётного счёта на специальный карточный счёт.

Учтите комиссию банка за открытие и обслуживание спецсчёта. Списывайте её на прочие расходы проводкой Дт 91.2 Кт 51.

Учитывайте операции с картой. Когда работник расплачивается бизнес-картой или снимает наличные, делайте проводку: Дт 71 Кт Т 55 — выдан аванс подотчётному лицу. Эти операции вы увидите в банковских выписках со специального карточного счёта.

После того как работник отчитается, а вы утвердите авансовый отчёт, сделайте проводку: Дт 08 (10, 20, 26, 41, 44, 60, 76 или другой затратный счёт) Кт 71 — признаны расходы на основании авансового отчёта.

Если сотрудник по ошибке потратил деньги на личные цели, эту сумму нужно вернуть работодателю. Возврат можно сделать:

Чтобы принять от работника наличные деньги, оформите приходный кассовый ордер.

Чтобы удержать сумму из зарплаты, получите письменное согласие сотрудника и издайте приказ об удержании. Оба документа составьте в свободной форме. По статье 138 ТК при удержании по инициативе работодателя ежемесячная сумма не может превышать 20% от выплаты сотруднику на руки. Если работник не даёт согласия, удержать деньги можно только через суд.

Нужен чек АЗС и путевой лист с данными компании или ИП, водителя, датами поездки, сведениями о машине, маршруте и пробеге.

Списание денег с карты и снятие наличных приравнивается к выдаче подотчётных средств. Сотрудник, который потратил деньги с корпоративной карты, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчёт с документами, подтверждающими оплату и покупку: кассовыми чеками, накладными, актами, УПД. Отчёт проверяет бухгалтер и утверждает ИП или руководитель компании. После этого покупки можно учесть в качестве расходов.

Да, для этого получите письменное согласие работника на удержание из зарплаты и издайте приказ. Если сотрудник не согласится, взыскать деньги можно только через суд. Максимальный размер удержания — 20% от суммы зарплаты за минусом НДФЛ.

Если банк зачисляет кэшбэк деньгами, на основании выписки из карточного спецсчёта составьте бухгалтерскую справку — внутренний документ в свободной форме. Он нужен, чтобы отразить в учёте операцию без обычных подтверждающих документов. В справке напишите, например: «Поступил кэшбэк по корпоративной карте от 10 июня 2026 года».

Отразите кэшбэк как прочий доход проводкой Дт 55 Кт 91.1. Когда сотрудник потратит кэшбэк на покупки, эти деньги считаются выданными под отчёт. Тогда сделайте проводку Дт 71 Кт 55.

Можно оплатить, если учредитель оформлен как сотрудник. Тогда нужно составить приказ о направлении в командировку, выдать учредителю суточные и подотчётные деньги, а после возвращения из поездки принять от него авансовый отчёт с подтверждающими документами.

Да, если банк или вы не установили ограничений на снятие наличных. Снятая сумма считается выданной сотруднику под отчёт. Это значит, что он должен отчитаться, на что потратил деньги.

Обычно это кассовый чек, а к нему товарная накладная или универсальный передаточный документ.

Да, ИП может принимать так оплату. Главное — правильно её учесть: пробить кассовый чек и включить сумму в доходы для расчёта налога.

Да, ИП и компании могут оплачивать заказы через режим «Покупайте для бизнеса на Ozon». В этом случае есть разные способы оплаты: с корпоративной карты, расчётного счёта, через систему быстрых платежей.