Когда налоговая может запросить пояснения
После того как вы отчитались, налоговая инспекция проводит камеральную проверку — сверяет отчёты со своими данными и контрольными соотношениями, которые есть для каждой формы отчётности.
- ошибки в налоговой декларации и расчёте по налогам и страховым взносам;
- противоречия между суммами в отчётности;
- несовпадение информации из отчёта с другими сведениями, которые уже есть в налоговой.
Эту информацию инспекторы направляют в виде требования, в котором предлагают дать пояснения или сдать уточнённую декларацию.
Например, инспекторы пришлют требование, если при камеральной проверке декларации по УСН обнаружат, что в ней не совпадают доходы с реальными оборотами по расчётному счету — эту информацию ИФНС запрашивает у банков.
- убытки;
- льготные ставки налогов;
- уменьшение суммы к уплате в уточнённой декларации;
- снижение зарплаты.
Инспекторы могут приглашать к себе ИП и руководителей компании для устных пояснений. Рассказали об этом в статье «Вызвали в налоговую: когда это может произойти и на что вы имеете право».
В какой срок нужно ответить налоговой на требование
Ответ на требование о пояснениях нужно подать в течение 5 рабочих дней, считая со следующего дня после того, как его получили. Срок установлен в статье 88 НК. Отсчитывайте его без выходных и праздничных дней.
Дата получения требования не всегда совпадает с реальностью, это зависит от способа доставки. Например, если налоговая отправила документ по почте, он считается полученным через 6 рабочих дней с даты отправки, даже если письмо ещё не дошло. Пятидневный срок для ответа отсчитывается с 7-го дня. Если заказное письмо пришло раньше, безопаснее считать днём получения фактическую дату вручения, тогда вы точно уложитесь в срок.
Сроки для подачи пояснений
| Как получили требование | Сроки для ответа |
|---|---|
| Лично в руки под подпись | 5 рабочих дней (со следующего дня после того, как получили требование) |
| Через оператора ЭДО | 11 рабочих дней (со дня, следующего за датой отправки требования — она указана в подтверждении оператора ЭДО) |
| Заказным письмом | 11 рабочих дней (со дня отправки — эта дата есть на почтовом штемпеле, который ставят на конверте) |
| Через личный кабинет ИП или юрлица на сайте налоговой | 6 рабочих дней (со следующего дня после того, как требование появилось в личном кабинете) |
Срок для ответа налоговая указывает в самом требовании, но на всякий случай можно пересчитать его самостоятельно.
- 11 июля — дата отправки требования, её видно в подтверждении оператора ЭДО;
- 14 июля — начинается отчёт 6 дней, после которых электронный документ от ИФНС считается полученным;
- 21 июля — день, когда ООО «Светлячок» формально получило требование через оператора ЭДО;
- 22 июля — начинается отчёт 5 дней, в течение которых нужно ответить;
- 28 июля — последний день для дачи пояснений.
Если опоздать с пояснениями или вообще не ответить на требование, налоговая оштрафует ООО или ИП по статье 129.1 НК: при первом нарушении на 5 000 рублей, а при повторном в течение календарного года — на 20 000 рублей.
Как составить пояснения в налоговую
Если налоговая запрашивает пояснения по декларации по НДС, их нужно направить только в электронном виде по формату из приказа ФНС № ММВ-7−15/682@. На бумаге или в виде скана их не примут.
- бухгалтерскую программу, если она поддерживает обмен документами с налоговой;
- сервисы операторов ЭДО;
- бесплатную программу «Налогоплательщик ЮЛ» от ФНС.
В других случаях пояснения нужно подать в свободной форме — на бумаге или в электронном виде. Бланков и строгих требований к оформлению нет, главное, чтобы ответ содержал все необходимые реквизиты и отражал суть запроса.
При подготовке пояснений придерживайтесь нескольких правил.
Оформляйте ответ на официальном бланке, если он есть. В любом случае в пояснениях должны быть наименование организации или ФИО предпринимателя, адрес, ИНН и КПП, данные ИФНС и её руководителя, а также ФИО, должность и подпись того, кто отвечает на требование.
Пишите коротко и по существу, в нейтральном тоне. Не расписывайте лишнее — отвечайте только на запрос. Если есть спорные моменты, лучше не акцентировать на них внимание.
Спрашивайте, если что-то непонятно. Если в формулировках требования не всё ясно, можно позвонить в налоговую и узнать, что именно не так — какие ошибки или расхождения нашли в отчётности.
Приложите подтверждающие документы. Это необязательно, но поможет обосновать ответ. Например, если ИФНС спрашивает, почему доходы по УСН-декларации не совпадают с выписками из банка, можно приложить копии бухгалтерских документов, где видно, что это возврат от поставщика. Если отправляете пояснение в электронном виде, приложите сканы в форматах jpg, png или pdf.
Причины требований пояснений налоговой и примеры ответов на них
Приведём примеры, как отвечать на запрос в конкретных случаях.
Уведомление по ЕНП
Налоговая инспекция сверяет данные из уведомления с контрольными соотношениями. Если найдёт несоответствия, может запросить пояснения.
Если вы действительно ошиблись, но ещё не сдали декларацию или расчёт по этому налогу или страховому взносу, отправьте исправленное уведомление. В пояснениях сообщите, что исправили ошибку, можно приложить квитанцию о приёме нового документа. О нюансах заполнения рассказали в статье «Уведомление об исчисленных суммах по ЕНП».
Запросить пояснения инспекция может, если ООО или ИП вообще не сдавали уведомление по ЕНП. Такое бывает, если не было начислений по налогам и страховым взносам и сумм к уплате.
Примеры ответов
| Когда могут запросить пояснения | Что ответить |
|---|---|
| Ошибка в одном из полей уведомления — в отчётном периоде, КБК, сумма | В уведомлении |
| ООО и ИП не отправили уведомление по ЕНП | Авансовый платёж по УСН за I квартал 2025 года равен нулю, так как расходы за этот период превысили доходы. В связи с этим нулевое уведомление составлять не требуется |
| В корректировочном уведомлении сумма меньше, чем в первичном | В уточняющем уведомлении |
| Сумма значительно меньше, чем в прошлом отчётном периоде | В уведомлении |
Расчёт по страховым взносам
Чаще всего инспекторы требуют пояснения по РСВ, если в отчёте указаны слишком низкие зарплаты, льготные тарифы, необлагаемые выплаты. По сотрудникам бывает, что некорректно указан СНИЛС, например, если кто-то сменил фамилию, а вы не успели обновить сведения. Иногда налоговую интересуют расхождения в 6-НДФЛ и РСВ, хотя контрольных соотношений между ними нет.
Если есть ошибки, нужно подать уточняющий РСВ. Как это сделать, подробно рассказали в статье «Расчёт по страховым взносам».
Примеры ответов
| Когда могут запросить пояснения | Что ответить |
|---|---|
| Ошибки в персональных данных застрахованных лиц, например, в ИНН, СНИЛС, ФИО | В расчёте по страховым взносам за 2024 год по сотруднику Иванову Ивану Ивановичу была допущена ошибка в фамилии. В связи с этим представлен уточнённый расчёт с корректными сведениями |
| Есть необлагаемые выплаты | В РСВ за 2025 год указаны выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами по статье 422 НК РФ: суточные в сумме 7 000 рублей за 10 дней командировки по России из расчёта 700 рублей в день. Копия авансового отчёта № 2 от 10 сентября 2025 года прилагается |
| ООО или ИП применили пониженные тарифы страховых взносов | Пониженные тарифы страховых взносов применены в соответствии с пунктом 2.4 статьи 427 Налогового кодекса. ООО «Кашалот» соответствует условиям применения льготы, подтверждающие документы прилагаем |
| Снизилась сумма страховых взносов по сравнению с предыдущими периодами | Снижение суммы страховых взносов за 2025 год обусловлено уменьшением фонда оплаты труда в связи с сокращением штата |
| Расхождение между РСВ и 6-НДФЛ | В РСВ и 6-НДФЛ за I квартал 2025 года налогооблагаемые базы не совпадают из-за разницы в правилах определения даты получения доходов. Ошибок и противоречий в этих отчётах нет |
| ООО или ИП сдали нулевой расчёт | В I квартале 2025 года в ООО «Соловей» не было выплат и начислений в пользу физических лиц. Деятельность велась без привлечения наёмного персонала |
| В уточнённом РСВ сумма к уплате меньше, чем в первоначальном | Первоначальный расчёт по страховым взносам за 2024 год содержал ошибку в определении базы для начисления взносов. Представлен уточнённый расчёт с корректными данными |
Расчёт 6-НДФЛ
Налоговая запросит пояснения, если найдёт ошибки или противоречия с помощью контрольных соотношений из письма ФНС № БС-4−11/15922.
Требование может прийти и в других случаях, например, при снижении доходов или когда ООО или ИП не сдают 6-НДФЛ, потому что приостановили бизнес и не начисляют физлицам зарплату. В этом случае нулевой отчёт не нужен, но налоговая не знает, почему работодатель не отчитался и запрашивает пояснения. Всё про 6-НДФЛ: что за отчёт, когда и как сдавать, кто освобождён, подробно рассказали в другой статье.
Примеры ответов
| Когда могут запросить пояснения | Что ответить |
|---|---|
| Работодатель не сдал расчёт 6-НДФЛ | В I квартале 2025 года не производились начисления и выплаты в пользу физических лиц, поэтому ИП Андреев А. Ю. не является налоговым агентом по НДФЛ и не должен сдавать расчёт 6-НДФЛ по пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса. При возникновении выплат расчёт будет представлен в установленный срок |
| Удержанный НДФЛ меньше начисленного | Расхождение связано с выплатой сотруднику дохода в натуральной форме в виде подарка стоимостью 30 000 рублей в марте 2025 года. На основании пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса НДФЛ будет удержан при первой выплате дохода в денежной форме |
| Снизились доходы физлиц | Снижение доходов с августа 2025 года произошло из-за уменьшения объёма работы, в связи с чем сотрудники переведены на неполный рабочий день. Зарплата персонала рассчитывается пропорционально отработанному времени. Копии приказов о переводе сотрудников на неполное рабочее время приложены |
| У сотрудников зарплата ниже МРОТ | Сотрудники Гаврилов М. А. и Юлина Е. В. работают по совместительству на 0,5 ставки, поэтому размер их зарплаты ниже МРОТ. Копии приказа о приёме на работу прилагаются |
| Зарплата ниже среднеотраслевого значения в регионе | ООО «Ремонт домов» относится к малому бизнесу и работает в условиях ограниченного бюджета. В связи с текущей экономической ситуацией и снижением объёмов заказов нет возможности увеличить зарплату персоналу. При этом все выплаты работникам производятся своевременно и в полном объёме, в соответствии с трудовым законодательством |
Декларация по УСН
Чаще всего у инспекторов возникают вопросы, если показатели в декларации по УСН не совпадают с оборотами по расчётному счету или с бухгалтерской отчётностью, которую сдают только организации. На упрощёнке «Доходы минус расходы» проверяющие могут спросить, почему были убытки, а если налог рассчитан по пониженной ставке — есть ли у ООО или ИП право на льготу.
Примеры ответов
| Когда могут запросить пояснения | Что ответить |
|---|---|
| Доходы не совпадают с движением по расчётным счетам ООО или ИП | Расхождение в сумме 100 000 рублей связано с тем, что в I квартале 2025 года на расчётный счёт поступили суммы, которые не учитываются при расчёте налога при УСН: — 90 000 рублей — средства по договору займа от учредителя; — 10 000 рублей — возврат ранее уплаченного аванса от поставщика. Копии платёжных поручений прилагаются |
| В ООО расходятся данные бухгалтерского и налогового учёта | На конец 2025 года в ООО «Снеговик» числилась дебиторская задолженность в сумме 50 000 рублей. В доходы для налогового учёта эта сумма не входит, а в бухучёте она отражена по кредиту счёта 90 «Продажи», субсчёт «Выручка». Таким образом, расхождения связаны с различиями в методах признания доходов и расходов, предусмотренных законодательством |
| В декларации показан убыток | Убыток в декларации по УСН за 2025 год в сумме 150 000 рублей объясняется увеличением расходов на аренду складских помещений и закупку материалов |
| Декларация нулевая | В 2025 году ИП Ермоленко А. Б. приостановила деятельность из-за отсутствия заказов. Доходы и расходы отсутствовали, в связи с чем сдана нулевая декларация по УСН |
| ООО или ИП применили льготные ставки налога | Согласно закону Приморского края № 414-КЗ |
Методичка от Справочной про НДС на УСН
Декларация по НДС
С 2025 года некоторые ООО и ИП на УСН стали работать с НДС. Рассказали об этом в статье «Что делать с НДС при упрощённой системе налогообложения».
Налоговая проверяет декларацию по НДС на ошибки по контрольным соотношениям из приказа ФНС № ЕД-7−15-/519, обоснованность льгот и вычетов, а также сверяет данные с контрагентами. Если доля вычетов слишком большая, это тоже может вызвать вопросы.
Пояснения нужно подать строго в электронном виде по установленному формату.
Примеры ответов
| Когда могут запросить пояснения | Что ответить |
|---|---|
| Заявлен НДС к возмещению из бюджета | В декларации по НДС за I квартал 2025 год заявлен налог к возмещению в сумме 200 000 рублей. Он связан с приобретением значительной партии товаров для продажи, облагаемых по ставке 20%. Реализация планируется во II квартале 2025 года. Возмещение заявлено в соответствии с пунктом 1 статьи 176 Налогового кодекса |
| Выручка не совпадает с движением по расчётным счетам | Расхождение объясняется тем, что часть поступлений не связана с реализацией товаров. В III квартале 2025 года на расчётный счёт поступил возврат ранее выданного займа в сумме 300 000 рублей |
| Превышена безопасная доля вычетов по НДС | Во II квартале 2025 года были крупные закупки оборудования для ремонтно-механического цеха, что привело к увеличению вычетов по НДС. Все расходы документально подтверждены |
| Есть расхождения с данными поставщика | Расхождение с данными поставщика ООО «Аляска» возникло из-за переноса вычета по счёту-фактуре № 12345 от |
Частые вопросы о том, как подавать письменные пояснения
Что делать, если требование налоговой необоснованно?
У требования есть утверждённая форма по КНД 1165050, в ней должны быть заполнены все реквизиты и указана конкретная причина, по которой нужны пояснения.
Если требование составлено не по форме или в нём не написано, какие именно ошибки и несоответствия нашла налоговая, отвечать на него не обязательно. В таких случаях можно отправить короткий ответ — объяснить, почему вы не представляете пояснения. Рассказали об этом в статье «Требования из ИФНС: когда они незаконны и что с ними делать».
Что будет, если не предоставить пояснения в налоговую?
Если вместо пояснений ООО или ИП подаст уточнённую декларацию, где исправит ошибки и расхождения, указанные в требовании, штрафа не будет.
- на 5 000 рублей — за первое нарушение;
- на 20 000 рублей — за повторное в течение календарного года.
Такие же штрафы будут, если подать пояснения по НДС на бумаге или не по установленному формату. Налоговая приравнивает это к несдаче.
Не отвечая на требования, вы увеличиваете риск, что к вам придут проверять всё досконально. Непредставление пояснений — один из критериев для включения в план выездных налоговых проверок, они перечислены в приложении № 2 к приказу ФНС № ММ-3−06/333@.
Могут быть и другие неприятные последствия. Например, при камеральной проверке налоговая может заподозрить, что ООО и ИП занизили налоги или страховые взносы. Если не подать пояснения или уточнённую декларацию, ИФНС сама рассчитает сумму к уплате, начислит пени и штрафы за просрочку платежей. Тогда, если ООО или ИП не согласны с доначислениями, придётся сначала подавать в инспекцию возражения, потом обжаловать решение в вышестоящей ИФНС, а если не поможет — идти в арбитражный суд. Подробнее рассказали в статье «Как пожаловаться на налоговую».
Когда приходит требование о представлении пояснений?
Требование точно придёт, если при камеральной проверке налоговая найдёт ошибки или расхождения с данными, которые у неё уже есть. В этом случае у вас будет 5 рабочих дней, чтобы ответить или подать исправленный отчёт.
Что делать, если налоговая прислала требование?
Проверьте требование — это должна быть форма по КНД 1165050. Посмотрите, заполнены ли в ней все реквизиты и указана ли причина запроса. Если требование составлено с нарушениями, сообщите в налоговую, почему вы не можете дать пояснения.
Если с требованием всё в порядке, ответить на него нужно в течение следующих 5 рабочих дней после получения, срок обычно указан в самом документе. На вопросы по поводу НДС отвечать можно только в электронном виде по установленному формату. Сформировать файл можно в бухгалтерских программах, сервисах ЭДО, в программе «Налогоплательщик ЮЛ». В остальных случаях отвечать можно электронно или на бумаге.
Если требование касается ошибок в отчёте, вместо письменных пояснений можно сдать уточнённую отчётность. Если уверены, что ошибок нет, всё равно нужно ответить. Напишите, что отчёт заполнен правильно и объясните причину расхождений, можно приложить выписки из учётных регистров или копии других подтверждающих документов.