Сотрудник хочет вернуться из командировки позже, чтобы немного отдохнуть в месте командирования
Иногда сотрудник хочет задержаться на несколько дней в месте, где проходит рабочая поездка. По мнению налоговой, покупка билета вне сроков командировки не считается компенсацией расходов в рабочей поездке и компания не сможет отнести их к затратам, снижающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. А значит, к этим расходам нужно прибавить страховые взносы и НДФЛ. Это указано в письмах Минфина № 03−15−06/83264 и № 03−15−06/91634.
Как оформить командировку
Решите, какую позицию занять в таких ситуациях. Есть три варианта, и любой из них возможен, главное, зафиксировать его в положении о командировках:
- Запретить остаться в месте командировки и не компенсировать обратные билеты, если такая ситуация произойдёт. Если сначала отпуск, а потом командировка, то подход аналогичный.
- Разрешить остаться в месте командировки или приехать заранее, но при условии, что работник сам оплатит билет.
- Разрешить остаться в месте командировки или приехать заранее и оплатить билеты, проживание и дополнительные налоги и взносы, как этого требует налоговая.
Быстро составить положение о командировках можно с помощью генератора документов для командировок от «Авиасейлс для бизнеса».
Сотрудник опоздал на рейс или поезд при отъезде в командировку
Если сотрудник опоздал по уважительным причинам, то расходы на приобретение билета можно учесть при расчёте налога на прибыль, так сказано в письме Минфина № 03−03−04/1/338. Уважительную причину обоснуйте документами. Например, больничным листом, повесткой в суд или в другой государственный орган. В таком случае можете купить новый билет, за который сотрудник отчитается.
Если же сотрудник опоздал по собственной вине, затраты на эти билеты нельзя учесть в целях налогообложения. В бухгалтерском учёте эти суммы относятся на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Есть два варианта: купить новый билет и отнести его к расходам на командировку или пусть работник уезжает за свой счёт.
Законодательство позволяет привлекать сотрудников к материальной ответственности за ущерб, нанесённый компании — статья 238 ТК РФ, так что можете взыскать ущерб с работника за неиспользованный билет. За нарушения подобного характера работник несёт материальную ответственность в пределах среднего месячного заработка — статья 241 ТК РФ. Удержать эту сумму можете по частям, соблюдая ограничение, установленное статьёй 138 ТК РФ: при каждой выплате не более 20% от заработной платы.
Всё о материальной ответственности сотрудника
Если сотрудник опоздал по своей вине, это можно приравнять к дисциплинарному проступку — статья 192 ТК РФ. В таком случае работник должен признать свою вину в письменном объяснении. В части 2 статьи 137 ТК РФ есть перечень оснований, по которым можно удержать компенсацию из зарплаты работника, но конкретно про опоздание на самолёт там ничего нет, поэтому можно предложить работнику добровольно вернуть деньги за билет. Если он согласен, оформите согласие в произвольной письменной форме (об этом сказано в письме Роструда № ПГ/25778−6−1) и заявление на удержание из зарплаты, а также приказ об удержании. Если сотрудник не согласен, потребовать от него компенсацию возможно только через суд.
Можно обойтись и без штрафа. Статьёй 240 ТК РФ предусмотрено, что работодатель имеет право полностью или частично отказаться от взыскания с виновного работника. Эту сумму можно отнести к финансовым результатам и списать за счёт чистой прибыли, но такое решение должно быть согласовано с собственниками компании.
Сотрудник проводит встречи с партнёрами в клубе, бане и других нетипичных местах
Обосновать расходы на деловые мероприятия в необычных местах сложно, но можно. Жёстких требований по месту проведения встречи нет: это может быть офис, ресторан, какое-то выездное мероприятие, а переговоры могут проходит как в рабочее время, так и после него.
Траты на такие встречи теоретически можно отнести к представительским расходам. Согласно статье 264 НК РФ, это затраты на официальные мероприятия и проезд участников, буфетное обслуживание во время переговоров и алкоголь.
Представительские расходы не могут превышать 4% от расходов компании на оплату труда за отчётный период. Например, если ФОТ составляет 1 миллион рублей, то представительские расходы должны быть не больше 40 000 рублей. Все суммы подтверждайте товарными и кассовыми чеками, договорами с подтверждающими актами выполненных работ, накладными и счетами-фактурами. В документах должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи, приглашённые лица, представители компании, назначение и величина расходов.
Налоговая инспекция может потребовать обоснование расходов — связаны ли они с производственной деятельностью, заключением договора или получением дохода. Всё зависит от того, насколько креативный ответ для налоговой вы сможете подготовить: если ФНС сочтёт обоснования недостаточными, то доначислит налоги и выставит штраф. Это решение можно оспорить в суде, результат будет зависеть от представленных доказательств.
Кейс 1. Компания провела выездную встречу на Соловках, и налоговая посчитала, что Соловки — туристическое место, поэтому отнесла эти траты к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые не должны учитываться в целях налогообложения. Суд с этим не согласился, так как компания смогла доказать, что переговоры проходили в рабочие дни, а результатом стал договор поставки — постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июня 2004 года № А05−14160/03−13.
Кейс 2. Компания хотела списать затраты на содержание и ремонт административно-оздоровительного комплекса для работников как представительские расходы, но не смогла дать достаточное обоснование. Налоговая не приняла эти расходы — определение Верховного суда РФ от 7 августа 2017 года № 307-КГ17−9644 по делу № А42−8232/2014.
Неофициальные встречи сотрудника в ресторане с потенциальным партнёром не признаются представительскими и не учитываются в целях налогообложения прибыли — письмо Минфина России № 03−03−06/1/759. Работодатель может оплачивать такие встречи, но их нельзя отнести к командировочным расходам.
Сотрудник потерял платёжный документ и не может предоставить его для авансового отчёта
Подтверждать расходы на проезд необходимо подлинником проездного документа — билетом на поезд или посадочным талоном при авиаперевозках. По НК РФ можно использовать документы, которые косвенно подтверждают эти расходы. Например, подлинник билета можно заменить копией от транспортной организации или справкой с указанием ФИО работника, маршрута, стоимости билета и даты поездки.
Если работник потерял документ об оплате проживания, запросите дубликат счёта в гостинице. К нему приложите выписку операций по банковской карте, если сотрудник оплачивал гостиницу на месте, или платёжное поручение, если проживание оплачивала компания.
Если документа нет, а дубликат получить невозможно, можете простить эту сумму. Она будет числиться как аванс, за который сотрудник не отчитался, но так как аванс считается доходом, работник должен будет заплатить НДФЛ с этой суммы. Вы же как работодатель не сможете отнести эти траты к расходной части в налоговой декларации, а значит, и учесть в целях снижения налога на прибыль.
Коротко
- Часть нетипичных расходов в командировках можно отнести к командировочным или представительским и учесть при расчёте налога на прибыль. Но если траты покажутся ФНС недостаточно обоснованными, то инспекция доначислит налоги и выставит штраф.
- Если сотрудник хочет несколько дней отдохнуть в месте командирования и вернуться из поездки позже, компания не сможет отнести покупку билета вне сроков командировки к затратам, снижающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. А значит, к этим расходам нужно прибавить страховые взносы и НДФЛ.
- Если сотрудник опоздал на рейс по уважительным причинам, расходы на билет можно учесть при расчёте налога на прибыль. Если сотрудник опоздал по собственной вине, затраты на билеты нельзя учитывать в целях налогообложения. Вы можете привлечь сотрудника к материальной ответственности за ущерб компании или отказаться от взыскания суммы и списать её за счёт чистой прибыли.
- Если сотрудник проводит встречи с партнёрами в необычных местах, например, в бане или ночном клубе, то траты на такие встречи можно отнести к представительским расходам, но они не могут превышать 4% от расходов компании на оплату труда за отчётный период.
- Если сотрудник потерял платёжный документ и не может предоставить его для авансового отчёта, то подтвердить расходы на проезд можно подлинниками проездных документов или другими документами, подтверждающими расходы. Если дубликат получить невозможно, вы можете простить сотруднику эту сумму. Эту сумму нельзя отнести к расходной части в налоговой декларации, а значит, и учитывать в целях снижения налога на прибыль.
