Как оформить командировку

Командировка — это разовая поездка сотрудника, который обычно трудится на одном месте. Его отправляют в другой город, регион или за границу для выполнения рабочей задачи: провести переговоры, принять участие в конференции, наладить и запустить оборудование, проверить работу дочерней компании.

Если работник постоянно ездит по служебным делам и после смены возвращается домой — это не командировка, а разъездная работа. Об этом сказано в статье 166 ТК. Пример: торговые представители, водители-экспедиторы, инкассаторы, курьеры.

Длительность командировки зависит от служебных целей, но не может быть меньше одного дня. Максимальное время в поездке не ограничено: хоть несколько месяцев, хоть год. При этом командировка не может быть постоянной или бессрочной, у неё есть конкретные даты начала и завершения.

По статье 167 ТК, пока сотрудник в командировке, сохраните за ним рабочее место: увольнять его нельзя. Исключение — если он напишет заявление по собственному желанию. Во время командировки сотруднику положены средний заработок за каждый день работы и оплата расходов, связанных с проездом и проживанием.

Чтобы оформлять поездки правильно, составьте положение о командировках. Это необязательный документ, но он поможет избежать разногласий с работниками, если те потребуют возместить дополнительные расходы.

В положении пропишите, какие категории сотрудников можно отправить в поездку, какие документы оформлять, возможные служебные задачи и сроки, размер командировочных, какие траты компенсируете. Утвердите положение приказом руководства и ознакомьте с ним под подпись всех сотрудников.

Можете установить разный размер суточных для разных должностей, например, директору по 2 500 рублей в день, а менеджеру по 1 000 рублей. То же сделайте для поездок по России и за границу, например, в командировках по стране работник получает по 700 рублей в сутки, за рубежом — по 2 000 рублей.

Особенности командировки также можете прописать в коллективном или трудовом договоре, но по статье 57 ТК это не обязательно.

Отправлять в поездки можно только тех, кто работает с вами по трудовому договору, включая совместителей, дистанционных и иностранных сотрудников. Но есть люди, которых нельзя командировать, например, беременных. Причём если женщина не сказала о беременности, а её отправили в командировку, можно получить штраф от трудовой инспекции. Чтобы такого не было, в положении о командировках пропишите, что работники должны сразу же сообщить руководителю о появлении льгот.

Нельзя направлять в командировку сотрудников, которые:

Даже если сами они не против, командировка таких работников — нарушение.

Нельзя отправлять в командировку сотрудника в отпуске — это два разных периода, которые не могут накладываться. Если есть необходимость, сначала отзовите человека из отпуска с его согласия.

Есть работники, у которых перед командировкой нужно получить письменное согласие:

Сначала выдайте такому работнику уведомление в свободной форме, что по закону он может отказаться от поездки.

Уточните, нет ли у работника медицинского заключения, в котором написано, что командировки противопоказаны. В таком случае их нельзя оформлять даже по договорённости с сотрудником. Если всё в порядке, возьмите с него согласие на командировку.

Вместо двух документов можно оформить один, в котором будет уведомление с возможностью согласиться или отказаться от поездки.

Если возвращение из командировки откладывается, получите новое согласие с актуальными датами.

В командировку отправляйте только тех, кто в штате. Например, в компании один переводчик работает по трудовому договору, другой иногда оказывает услуги по договору ГПХ. Отправить в командировку можно только первого из них. Второй тоже может поехать, но это не считается служебной поездкой: компенсировать расходы на гостиницу и проезд не нужно.

Есть сервисы, с помощью которых легко оформить командировку. С их помощью можно забронировать билеты и номер в отеле, настроить электронный документооборот, оплачивать заказы с корпоративной карты или по безналу.

Подробнее о плюсах, возможностях и стоимости рассказали в статье «Пять сервисов для организации командировок».

Как согласовать служебную поездку, в каждой организации решают по-своему. Обычно начальник отдела пишет своему руководителю служебную записку о том, что сотрудника необходимо направить в командировку и для какой цели. Директор ставит резолюцию — разрешить командировку или нет. Если у вас электронный документооборот, отправьте служебную записку в сообщении.

Раньше нужно было оформлять служебное задание по форме Т-10а и командировочное удостоверение по форме Т-10. С 2015 года они необязательны, но если вам удобно, можете ими пользоваться.

Есть типовые формы: № Т-9 для одного сотрудника и № Т-9А для нескольких. Но они не обязательны: вы можете разработать свои бланки и закрепить их в положении о командировках.

Если решили использовать типовую форму, заполните в ней:

Подпишите приказ у руководителя. Дайте сотруднику прочитать документ и попросите поставить подпись.

Обязательно пропишите цель поездки, например, наладка и пуск оборудования. Это нужно, чтобы у налоговиков не возникло сомнений, что специалисты действительно ездили по служебным делам.

Если командировку перенесли или отменили, издайте приказ об этом в свободной форме и покажите сотруднику. В документе укажите новые даты поездки или причину её отмены, в какой срок работник должен вернуть аванс и суточные.

Минимального срока, за который нужно предупредить сотрудника о командировке, нет. Хоть за несколько часов до отправления поезда, это не противоречит закону.

Перед поездкой командированный сотрудник или бухгалтер может составить смету на аванс для оплаты проезда и жилья. Сумма зависит от особенностей командировки: срока и дальности поездки, стоимости билетов, условий проживания. Смету отдайте на подпись главному бухгалтеру и директору, затем выдайте аванс.

По статье 168 ТК компенсируйте командированному работнику расходы на проезд и проживание. Если он едет за границу, оплатите также загранпаспорт, визу, консульские сборы, медицинскую страховку. Если хотите возмещать и другие траты, например, на трансфер, мобильную связь, интернет, питание, пропишите их в положении о служебных командировках.

Также оплатите суточные за каждый день командировки, учитывайте выходные, праздники и время в пути. Деньги выдайте наличными по расходному кассовому ордеру или перечислите на карту. Для поездок по России — в рублях, за границу — в иностранной валюте.

В течение трёх дней после возвращения работник заполняет авансовый отчёт. Об этом сказано в положении № 501. В отчёте он пишет сумму аванса, сколько денег израсходовал и на что. К отчёту прикладывает чеки и квитанции об оплате:

Если сотрудник потратил больше, чем получил, возместите разницу. Если у работника остались средства, он должен их вернуть в течение трёх рабочих дней после приезда. Если он не отдаёт деньги, по статье 137 ТК вычтите эту сумму из зарплаты, но не более 20%. Остаток удерживайте в следующие месяцы.

Если используете один из типовых бланков табеля, укажите:

Часы, отработанные в период командировки, не заполняйте. Подробную инструкцию смотрите в статье «Табель учёта рабочего времени: как и для чего вести».

По статье 167 ТК время командировки оплатите не как обычно, а по среднему заработку. Рассчитайте его по правилам постановления № 540.

Шаг 1. Сложите доходы, начисленные работнику за 12 предыдущих месяцев: оклад, надбавки и доплаты к нему, выплаты за работу в ночное время, премии. Не учитывайте отпускные, другие командировочные, больничные, матпомощь, оплату обучения и другие выплаты социального характера.

Если сотрудник ещё не отработал год, в расчёт войдут только отработанные месяцы. Например, Сергея приняли на работу 7 июля 2025 года, а в командировку отправляют 15 сентября 2025 года. Работодатель посчитает его заработок с 7 июля по 31 августа 2025 года.

Шаг 2. Разделите доходы на дни, отработанные за это же время, — получится средний дневной заработок сотрудника. Не считайте дни отпуска, болезни, простоя не по вине сотрудника и работодателя и другие периоды, выплаты за которые не входят в средний заработок.

Шаг 3. Умножьте средний заработок на рабочие дни, которые приходятся на командировку, включая дни отъезда и приезда, нахождения в пути, вынужденных остановок в дороге.

При расчёте учитывайте несколько правил:

Оплатите командировку в те же дни, когда выдаёте зарплату. Если работник ещё не вернулся, отправьте деньги ему на карту или денежным переводом.

Если работник заболел в командировке, ему нужно взять листок нетрудоспособности. За время болезни выплатите:

Суточные выплачивайте за всё время, пока работник по состоянию здоровья не может вернуться из командировки домой. Об этом сказано в пункте 22 постановления № 501.

В положении можно дополнительно прописать, что вы возмещаете работнику расходы на лечение, если он заболеет во время командировки и ему будут нужны платные услуги.

По статье 117 ТК, с командировочных выплат не удерживайте НДФЛ и не начисляйте страховые взносы. Исключение: суточные свыше 700 рублей в поездках по России, свыше 2 500 рублей — за границу.

Если работодатель нарушает права сотрудника, например, заставляет ехать в командировку беременную женщину или не выплачивает средний заработок, трудовая инспекция оштрафует по статье 5.27 КоАП:

За повторное нарушение штраф больше: для юрлиц — от 50 000 до 70 000 рублей, для директора или ИП — от 10 000 до 20 000 рублей.

Должностному лицу вместо первого штрафа могут вынести предупреждение, а при повторном нарушении дисквалифицировать на 1−3 года.

Исполнителя можно направить в служебную поездку для выполнения задания заказчика, но командировкой это не считается. В этом случае расходы на проезд и проживание можно включить в стоимость услуг или прописать в договоре ГПХ, что вы возместите их отдельно на основании чеков, билетов и других подтверждающих документов.

Командировка — это разовая поездка штатного сотрудника по распоряжению работодателя, чтобы выполнить поручение вне офиса или другого постоянного места работы. В командировки отправляют тех, чья работа обычно не связана с разъездами.

Служебная поездка — это часть постоянных обязанностей сотрудника, у которого в трудовом договоре прописаны разъезды или работа в пути. Для него такие выезды происходят регулярно и считаются нормой.

Отдельные категории работников могут отказаться, например, женщины с детьми до 3 лет, сотрудники с ограничениями по здоровью, родители детей-инвалидов. Чтобы отправить их в командировку, сначала нужно получить от них письменное согласие. Если откажутся от поездки, наказывать за это нельзя.

Сотрудники, которые не относятся к льготным категориям, не могут просто так отказаться от командировки. В этом случае отказ — это нарушение трудовой дисциплины, за которое можно сделать замечание, вынести выговор или, в крайнем случае, уволить. Оформлять наказание нужно по правилам статьи 193 ТК, то есть потребовать письменное объяснение, составить приказ о дисциплинарном взыскании и другие документы.