Как оформить вынужденный простой в 2025 году, чтобы избежать жалоб и штрафов

Вынужденный простой — это временная приостановка работы по причинам, которые не зависят от работника и работодателя. Вы можете отправить в простой всю компанию или только нескольких сотрудников, которые больше не могут выполнять свои обязанности как прежде. При этом время простоя тоже оплачивается: в размере не менее чем 2/3 оклада или тарифной ставки работника, об этом сказано в статье 72.2 ТК.

Есть и другие виды простоя.

По вине работника. Если сотрудник сломал оборудование и теперь не может работать, компания ничего выплачивать не должна. Но оформить простой документально всё равно придётся. Например, если швея сломала машинку, сотрудницу отправят на неоплачиваемый отдых, пока мастер не отремонтирует оборудование.

По вине работодателя. Например, если предприятие не закупило вовремя материалы или на производство не поступило нужно количество заказов, чтобы обеспечить всех сотрудников работой. В этом случае тоже платят 2/3 от зарплаты.

Когда работа есть, но её стало меньше. Если работники продолжают выполнять хотя бы часть своих обязанностей, то это уже не простой.

Если исполнитель работает по договору ГПХ. На подрядчиков по договору ГПХ не распространяются нормы трудового законодательства, а значит, простоев при таком формате сотрудничества быть не может.

Когда собираетесь объявить простой только одному или нескольким работникам на конкретной должности. Прямого запрета нет, но это может стать причиной претензий и жалоб со стороны работников.

За 2 месяца до сокращения. На это время за работником сохраняется его должность и условия труда, в том числе размер зарплаты. Если вы объявите простой, то это может выглядеть как попытка сэкономить на сотрудниках, ведь во время простоя работодатель платит меньше.

Простой не всегда полезен предприятиям. Есть случаи, когда он может обернуться проблемами для бизнеса. Вот что нужно учитывать.

Объявить вынужденный простой — значит пойти на риск. Поэтому важно максимально верно оценить обстановку. Помните, что при простое сотрудники будут зарабатывать меньше и у них могут появиться претензии. Нередко вынужденный простой приводит к жалобам на работодателя в прокуратуру.

У вас должно быть чёткое обоснование для приостановки работы. Сложность в том, что единого утверждённого списка оснований для вынужденного простоя не существует. Поэтому возможно введение простоя или нет, будет зависеть от специфики деятельности компании и конкретной ситуации.

Одно и то же событие для одной компании может стать основанием для оформления простоя, а для другой — нет. Например, компания, работающая только на экспорт, может ввести простой из-за запрета на импорт российской металлургической продукции. Но если вы работаете на внутреннем рынке, объявить простой по этой причине не получится.

Вы сами определяете время простоя, ведь законом срок не ограничен. Простой — временная мера. Она напрямую зависит от того, сколько продлятся обстоятельства, из-за которых вы его ввели. Поэтому простой можно установить и на несколько дней, и на несколько месяцев. Но если вашей работе больше ничего не мешает, простой нужно сразу отменить.

Не нужно сообщать заранее о введении простоя работникам, профсоюзу, органам службы занятости и никому другому. Достаточно сделать это в тот день, когда вы приняли решение о простое.

Вы можете объявить простой как для всей организации, так и для конкретных подразделений и должностей. При этом если отключат электричество в одном из магазинов сети, вы сможете отправить в простой только работников этого магазина. Сотрудники в других магазинах будут работать как обычно, ведь отключение на них никак не сказалось.

Вы сами решаете, где должны находиться работники во время простоя. Простой — это не время работы и не время отдыха. Поэтому вы не обязаны держать сотрудников на рабочих местах. Впрочем, как и отпустить их по домам. Тут всё на ваше усмотрение.

Вы можете перевести работника без его согласия на другую должность, если она соответствует его квалификации. Перевод во время простоя можно оформить не больше чем на месяц. Размер зарплаты будет зависеть от выполняемой работы, но она должна быть не ниже среднего заработка на прежней должности.

Если вы решили перевести сотрудника на менее квалифицированную должность, сделать это можно только с его письменного согласия. Кроме того, письменное согласие понадобится, если срок перевода больше месяца.

Время простоя нужно включить в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска, потому что на время простоя за работником сохраняется должность.

Работник может взять ежегодный отпуск во время простоя. Это разрешено законом, так как простой считается рабочим временем. Для этого нужно договориться с работодателем о переносе отпуска — начальник может изменить график отпусков, если это предусмотрено внутренними правилами компании.

Сейчас расскажем о каждом из пунктов подробнее.

Сообщите о простое в службу занятости. Это может быть департамент по труду и занятости населения или его подразделения. Называться они могут по-разному. Сообщить о простое нужно в течение 3 рабочих дней после того, как вы решили его ввести.

Форма уведомления произвольная. Вы можете указать в нём ту же информацию, что и в приказе о простое.

Проставляйте отметки в табеле Т-12 или Т-13. Это нужно, чтобы верно рассчитать выплаты сотрудникам.

Выделите в табеле дни простоя отметками «НП» или проставьте цифровой код «32», если используете унифицированный табель. Об условных обозначениях учёта труда написано в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года. Если у вас своя форма учёта времени, используйте свои коды.

Проще всего это объяснить на примере. Пётр работает на заводе по производству тонометров. Из-за санкций поставка комплектующих от немецкого партнёра задерживается на две недели. Других контрагентов, готовых заменить поставщика, нет, а запасы деталей на складе закончились.

Работодатель объявляет Петру простой по независящим от сторон причинам на две недели: с 1 по 14 апреля 2022 года. Для расчёта ему понадобится сумма оклада сотрудника — 40 000 рублей. Также важно учесть режим работы: Пётр работает по стандартной пятидневке. С 15 апреля и до конца месяца Пётр отработал в обычном режиме.

Прежде всего нужно рассчитать размер оплаты одного дня работы Петра за апрель. Для этого нужно разделить оклад на общее количество рабочих дней. В апреле 2022 года при пятидневной рабочей неделе будет 21 рабочий день.

40 000 рублей / 21 день = 1 904,76 рубля.

Затем умножьте полученную цифру на 2/3, чтобы узнать размер оплаты одного дня простоя.

1 904,76 рубля x 2/3 = 1 269,84 рубля.

Затем умножьте 1 269,84 на количество дней простоя, которые пришлись на рабочие дни по графику.

1 269,84 рубля x 10 дней = 12 698,4 рубля. Это размер оплаты простоя.

За остальные рабочие дни в апреле Пётр получит оплату, исходя из оклада, пропорционально количеству отработанных дней.

Общий размер вознаграждения Петра за апрель составит 33 650,76 рубля.

12 698,4 рубля (оплата простоя) + 1 904,76 рубля x 11 рабочих дней = 33 650,76 рубля.

Укажите корректный код в табеле учёта рабочего времени. Для этого используйте унифицированный буквенный код «НП» или цифровой код «32». Если у вас своя форма учёта времени, используйте свои коды.

Если в приказе о введении простоя есть дата его завершения, отдельный приказ об окончании простоя издавать не нужно. Но если причины вынужденного отдыха сотрудников устранены и можно приступать к работе, нужно издать приказ и отменить простой. Такое бывает, когда раньше времени устранили поломку, нашли поставщиков или отремонтировали помещение.

Вот что нужно делать в таких случаях.

2. Ознакомьте с ним работников. Это можно сделать так же, как и при введении простоя.

Претензии и жалобы работников в трудовую инспекцию, прокуратуру, суд. Как правило, сотрудники требуют признать введение простоя незаконным и просят выплатить то, что они недополучили, компенсировать моральный вред.

Внеплановая проверка прокуратуры, трудовой инспекции. Если у прокуратуры появилась информация, что в вашей компании, возможно, есть нарушения, то проверку могут провести и без жалобы. Не важно, откуда пришли сведения, хоть из статьи в СМИ. Если нарушения подтвердятся, вас могут привлечь к административной ответственности.