Что оплачивает работодатель
Больничный. За свой счёт работодатели оплачивают только первые три дня болезни, если болеет сам сотрудник. Остальную часть больничных оплачивает Социальный фонд России (СФР). Если больничный связан с производственной травмой или болеет ребёнок или член семьи сотрудника, пособие с первого дня оплачивает СФР.
Пособие по беременности и родам (БиР) и уходу за ребёнком до полутора лет. Оплачивает напрямую СФР. Работодатель должен только предоставить недостающие данные в СФР, если придёт запрос.
Работать с фондом теперь можно только в электронной форме. Нужно подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот». Если ЭДО уже настроен, проще всего это сделать через своего оператора. Электронную подпись можно использовать ту же, что и для сдачи отчётности. О том, как сделать электронную подпись, подробно рассказали в статье.
Теперь подробнее о том, как делать выплаты.
Больничный
Когда сотрудник обращается к врачу, ему оформляют электронный больничный, который автоматически попадает в информационную систему СФР. Работодатель в своей системе тоже видит информацию об открытии, продлении и закрытии больничного листа. Из СФР приходит электронный лист нетрудоспособности с предзаполненным расчётом пособия. Если данных для расчёта будет недостаточно, фонд запросит их у работодателя. Например, данные о трудовом стаже, заработке, форме трудоустройства. Ответить нужно в течение трёх рабочих дней, а после этого за 10 рабочих дней СФР перечислит работнику свою часть больничного.
Основание для выплаты пособия по нетрудоспособности — только больничный лист. Никакие справки от врача или другие документы не подойдут.
Ограничений по количеству больничных за год нет. Сотрудник может уходить на больничный столько раз, сколько это необходимо. Если болеет сам сотрудник и у него нет инвалидности, оплачиваются все дни нетрудоспособности. В других случаях есть ограничения, они прописаны в статье 6 закона № 255.
Сотрудник признан инвалидом. Оплачивается не более 5 месяцев больничного в году. Если сотрудник заболел туберкулёзом, оплачивается весь период до выздоровления.
Болеет ребёнок, а не сам сотрудник. Лимит для оплаты зависит от возраста ребёнка.
Размер больничного на ребёнка в зависимости от его возраста
| Возраст ребёнка | Сколько дней оплачивается |
| До 7 лет | Весь период болезни, но не более 60 дней в году До 90 дней, если заболевание входит в перечень |
| От 7 до 15 лет | До 15 дней по каждому случаю, но не более 45 дней в году |
| Старше 15 лет | До 7 дней по каждому случаю и только при амбулаторном лечении, но не более 30 дней в году |
| Ребёнок-инвалид до 18 лет | Весь период болезни, но не более 120 дней в году |
| ВИЧ-инфицированный ребёнок до 18 лет | Весь период совместного пребывания в больнице при лечении в стационаре |
| Ребёнок до 18 лет с поствакцинальным осложнением или злокачественным новообразованием | Весь период лечения |
В любом случае работодатель оплачивает только 3 дня болезни самого сотрудника. Остальное оплачивает СФР, в том числе больничные за ребёнка с первого дня.
Декретные и пособия по уходу за ребёнком
Эти пособия рассчитывает и выплачивает СФР. Данные для начисления есть в фонде, недостающие он запросит у работодателя.
После оформления больничного листа женщине нужно написать на работе заявление на отпуск по беременности и родам. Конец и начало отпуска должны совпадать с датами в больничном. Женщина может выйти в декрет позже и указать в заявлении другую дату, но пособие в СФР ей рассчитают только с даты фактического начала отпуска.
Для оформления отпуска по уходу за ребёнком до полутора лет сотруднице тоже нужно написать заявление. Работодатель передаст данные в СФР, а там автоматически рассчитают пособие. Если женщина досрочно прервёт отпуск и выйдет на работу, пособие всё равно будет выплачиваться, пока ребёнку не исполнится полтора года.
Отпуск по уходу за ребёнком может оформить не только его мать, но и любой другой родственник.
Обязанности работодателя и штрафы
- 200 рублей — за каждый документ, если откажется предоставить или не предоставит в срок документы, которые нужны СФР для контроля за назначением выплат.
- 1 000−5 000 рублей — если предоставит неверные сведения и документы или скроет информацию, что повлечёт излишние расходы СФР на выплату пособий.
- 5 000 рублей — если не предоставит вовремя информацию, которую запросил СФР для выплаты пособий.
Как рассчитать пособие за первые 3 дня болезни
Шаг 1. Определите средний дневной заработок
Правила расчёта прописаны в положении из постановления правительства № 1540. Для больничных пособий возьмите заработок за два предыдущих года и разделите его на 730.
Несмотря на то, что 2024 год был високосным, заработок за два года всегда нужно делить на 730. Високосный год учитывается только при расчёте пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком до полутора лет.
Средний дневной заработок за 2024 год = (Зарплата за 2023 и 2024 годы) / 730 дней.
Если в расчётном периоде трудовой договор сотрудника был приостановлен по статье 351.7 ТК в связи с военной службой, эти периоды нужно исключить. Остальные периоды исключать не нужно, например, периоды болезни или отпусков за свой счёт.
Если у вас нет данных о заработке сотрудника за 2 года, их предоставит СФР. Если заработка в этих периодах не было совсем, он считается равным МРОТ.
Есть максимальная и минимальная сумма среднего дневного заработка. Они зависят от предельных баз по страховым взносам и МРОТ.
Максимальный размер рассчитывается так: предельные базы за два предыдущих года делятся на 730. Чтобы определить лимит для 2025 года, нужно взять показатели за 2023 и 2024 год.
В 2025 году максимум такой:
(1 917 000 + 2 225 000) / 730 = 5 673,97 рубля — выше этой суммы оплата больничного за один день быть не может.
Минимальный размер зависит от МРОТ на текущий год. Его умножают на 24 и делят на 730.
МРОТ в 2025 году — 22 440 рублей. Минимальный лимит больничных:
22 440×24 / 730 = 737,75 рубля в день. Если фактический средний заработок получился меньше, чем минимальный размер, для расчёта возьмите минимальный.
Есть несколько ситуаций, когда даже при большем заработке больничные рассчитываются от МРОТ. Они прописаны в статье 8 закона № 155. Так, больничные снижаются до уровня МРОТ, если болезнь или травма наступили в результате алкогольного или наркотического опьянения.
Шаг 2. Подсчитайте страховой стаж сотрудника
Это те периоды, когда за сотрудника отчисляли взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ). До 2023 года их платили отдельно, а сейчас в составе взносов по единому тарифу.
- работа по трудовому договору — весь период, включая декретный отпуск и отпуск по уходу за ребёнком;
- военная служба;
- работа по договору ГПХ с физлицом — только периоды с 1 января 2023 года;
- государственная гражданская или муниципальная служба;
- отчисление добровольных взносов ИП на ВНиМ.
Есть и другие, более специфичные, ситуации, когда идёт страховой стаж. Полный список в порядке из приказа Минтруда № 585н.
Шаг 3. Рассчитайте сумму больничных за 3 дня
- до 5 лет — 60%;
- от 5 до 8 лет — 80%;
- более 8 лет — 100%.
Если стаж меньше 6 месяцев, больничные рассчитывайте от МРОТ.
Шаг 4. Сравните получившуюся сумму с МРОТ
В пересчёте на полный месяц больничные не могут быть меньше, чем МРОТ с учётом районного коэффициента. В 2025 году МРОТ 22 440 рублей.
Больничные за 3 дня от МРОТ = 22 440 x Районный коэффициент (если есть) x 3 / Количество календарных дней в месяце.
Например, в месяце 30 дней, а районный коэффициент 1,15. Минимальная сумма больничных за 3 дня в 2025 году должна составить 2 580,6 рубля.
Теперь сравните получившиеся суммы от среднего дневного заработка и от МРОТ. Выплатите сотруднику ту, что больше.
В 2025 году Иван болел с 17 по 21 января, то есть 5 дней. Первые 3 дня должен рассчитать и оплатить работодатель, остальное — СФР. Стаж сотрудника по трудовой книжке 7 лет и 5 месяцев, а значит, больничные оплачиваются на 80%. В 2023 году Иван заработал 350 000 рублей, а за 2024 год — 420 000 рублей.
Средний дневной заработок:
(350 000 + 420 000) / 730 дней = 1 054,79 рубля.
Это выше, чем минимальный дневной заработок от МРОТ, поэтому берём эту сумму.
Умножаем на 3 дня и коэффициент стажа 80%:
1 054,79x3x80% = 2 531,5 рубля.
Теперь сравним с суммой, рассчитанной от МРОТ:
22 440×3 / 31 = 2 171,61 рубля.
Сумма от фактического заработка больше, поэтому за первые 3 дня болезни работодатель должен выплатить Ивану 2 531,5 рубля, а за остальные дни заплатит СФР.
Срок оплаты больничного листа
Работодатель должен рассчитать свою часть пособия за 3 дня после того, как получит из СФР информацию о закрытии электронного больничного. Перечислить деньги сотруднику нужно в ближайший день выплаты зарплаты.
СФР выплачивает свою часть в течение 10 дней после того, как получит необходимые для расчёта сведения и документы.
Облагаются ли больничные НДФЛ
Больничных нет в перечне доходов из 217-ФЗ, с которых не удерживается НДФЛ. Поэтому со своей части работодатель должен удержать НДФЛ, а работнику перечислить сумму за минусом налога.
СФР со своей части тоже удерживает НДФЛ.
Не облагаются налогом только пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком до полутора лет, но их полностью перечисляет СФР.
Частые вопросы о выплате декретных
Когда не выдают больничный лист?
Такие случаи прописаны в пункте 22 приказа Минздрава № 1089н.
- человеку под арестом;
- студентам;
- для медосмотра и диспансеризации.
Как рассчитать больничный, если сотрудник заболел в отпуске?
Согласно статье 124 ТК, если болезнь сотрудника пришлась на время отпуска, он имеет право либо перенести отпуск на другое время, либо продлить его на время болезни. Больничные в таких случаях рассчитываются и оплачиваются в обычном порядке. Если в отпуске заболел не сотрудник, а его ребёнок, больничный не оплачивается и отпуск не продлевается.
Как оплачивают больничный совместителям?
- Обоих работодателей, если предыдущие два года сотрудник трудился у них же. Каждый работодатель рассчитывает средний заработок исходя из своих выплат.
- Одного из работодателей по выбору сотрудника, если предыдущие два года он работал у других работодателей.
- Любого из двух предыдущих вариантов на выбор сотрудника, если он работал и у текущих, и у других работодателей.
Как оплачивают больничный после увольнения?
Если сотрудник заболеет или получит травму в течение 30 дней после увольнения, его больничный оплачивается, но только в размере 60% от среднего заработка, независимо от страхового стажа. Причина увольнения не имеет значения. Правила те же: первые 3 дня за счёт работодателя, а остальные за счёт СФР.
Как рассчитать больничный по уходу за взрослым родственником?
Работодатель выплачивает больничные за первые три дня, только если болеет сам сотрудник. Если заболел родственник, всё рассчитает и выплатит СФР с первого дня больничного.