Всё про электронные больничные: как устроена система и как к ней подключиться

Если сотрудник заболел, работодатель оплачивает первые три дня больничного, а остальную часть денег перечисляет СФР. Иногда пособие будет целиком за счёт фонда, например, если работник ухаживает за больным ребёнком, получил производственную травму или уходит в декрет. Чтобы работодатель и СФР узнали, что человек не может работать, в медицинской организации оформляют больничный — так обычно называют лист нетрудоспособности.

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это документ, который служит основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Об этом сказано в статье 13 федерального закона № 255.

В листе нетрудоспособности прописывают название, адрес и ОГРН медицинской организации, которая его выдала, а также ФИО, дату рождения и СНИЛС работника, ФИО врача, даты освобождения от работы и другую информацию.

До 2022 года больничные могли быть на бумаге. Работодатель вручную заполнял свою часть бланка с расчётом пособия, оплачивал первые 3 дня болезни и отправлял в фонд электронный реестр с информацией о работнике, чтобы тот получил остальную сумму пособия. Если листок неправильно заполняли, теряли или портили, нужно было оформлять дубликат в той же медицинской организации.

Сейчас бумажный больничный выдают только тем, кто находится под государственной защитой или имеет дело с охраняемой законом тайной. У остальных он электронный: информация из больницы или поликлиники сразу поступает в СФР, а оттуда работодателю. Даже если работник не сообщит, что ушёл на больничный, за него это сделает Социальный фонд.

Вся работа с больничным происходит через бесплатную систему от Социального фонда, которая называется СЭДО. Организации и ИП подключаются к ней через операторов электронного документооборота.

Ещё из плюсов электронных листков нетрудоспособности — не нужно проверять, поддельный он или нет, а вся история от открытия больничного до выплаты пособия сохраняется в системе.

Схема обмена информацией при оформлении и оплате больничных прописана в постановлении правительства № 2010. Рассмотрим, кто и за что отвечает.

Медицинская организация формирует электронный лист нетрудоспособности и в течение рабочего дня выгружает его в систему СЭДО. В дальнейшем врачи отмечают в больничном информацию, которая влияет на длительность и расчёт больничного, например, если пациент нарушал режим, был на медико-социальной экспертизе, получил группу инвалидности.

Социальный фонд получает больничный и сверяет информацию о работнике с тем, что есть в базе: ФИО, дату рождения, СНИЛС. Смотрит, есть ли у него работодатель, информация о стаже и начисленном доходе за два предыдущих календарных года — за этот период рассчитывается средний дневной заработок для пособия.

Не позднее следующего дня СФР направляет в личный кабинет или в сервис ЭДО работодателя уведомление об открытии листка. Если на момент временной нетрудоспособности человек оформлен у нескольких работодателей, каждому придёт уведомление о больничном.

Когда статус больничного сменится на «Закрыт», СФР в течение 3 дней сформирует сведения для расчёта пособия, отправит их работодателю и запросит дополнительную информацию, например, подавал ли работник заявление о замене лет для расчёта пособия, на какие реквизиты отправлять деньги, есть ли районный коэффициент. Полный список, что может запросить СФР, есть в пункте 22 постановления правительства № 2010.

После того как работодатель ответит на запрос, СФР выплатит работнику свою часть пособия в течение 10 рабочих дней.

Работодатель получает от СФР уведомление об открытии больничного и всю информацию о сотруднике, кроме диагноза, так как она конфиденциальна. В этот момент не нужно ничего рассчитывать и оплачивать. Фонд будет уведомлять обо всех изменениях в больничном, например, «Продлён», «Направлен Медико-социальную экспертизу.на МСЭ», «Закрыт», «Аннулирован», «Пособие выплачено».

Когда СФР пришлёт данные для расчёта пособия и запрос недостающих сведений, работодатель должен ответить в течение 3 рабочих дней. Исключение — больничный, который выдали всего на 3 дня, он будет целиком за счёт работодателя. В этом случае от СФР придёт только уведомление о закрытии листа нетрудоспособности.

Работодатель должен рассчитать пособие за первые 3 дня болезни или бытовой травмы сотрудника и выплатить его в ближайший день зарплаты. Как выплачивать больничные и декретные, подробно рассказали в другой статье.

Работник отслеживает историю своего больничного на Госуслугах или в сервисе от СФР по логину и паролю от Госуслуг и ждёт выплаты от СФР и работодателя. Ему не нужно сообщать на работу номер листа нетрудоспособности. Это придётся сделать, только если из-за сбоя в системе работодатель так и не получит уведомление об открытии больничного.

Расскажем о каждом варианте подробнее.

Если вы уже отчитываетесь в Социальный фонд через сервисы электронной отчётности, уточните у вашего оператора, как добавить СЭДО. Он может быть уже встроен и его останется только активировать либо нужно подключить отдельно за дополнительную плату по тарифам оператора.

Если ещё не пользуетесь электронными сервисами, но собираетесь, действуйте по инструкции.

1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Налоговая выдаёт её бесплатно ИП и руководителям ООО. Нужно только купить токен — защищённый носитель в виде флешки, на который запишут сертификат и ключи КЭП. Сотрудники получают подписи в коммерческих удостоверяющих центрах. ЭП можно использовать для разных задач — она универсальная. Подробную инструкцию смотрите в статье «Как сделать электронную подпись и зачем она нужна».

2. Заключите договор с одним из оператором электронного документооборота, их список есть на сайте налоговой. У каждого оператора свои сервисы, в которых ООО и ИП могут вести налоговый и кадровый учёт, сдавать отчёты и обмениваться документами с контрагентами. В некоторые из них уже встроен СЭДО от Социального фонда, а где-то нужно подключить отдельно — уточните это у техподдержки оператора и выберите подходящий сервис.

3. Отправьте в Социальный фонд заявление на подключение к СЭДО. Это делается онлайн через сервис выбранного оператора, а заполнение зависит от интерфейса. В заявлении должны быть сведения об ООО или ИП и операторе ЭДО, с которым заключён договор.

Если в настройках сервиса уже есть ваши реквизиты, информация автоматически подтянется в форму заявления, нужно только подписать его с помощью КЭП руководителя или ИП и отправить.

СФР рассмотрит заявление и подключит к СЭДО в течение 2 дней.

4. Если работать с больничными будет штатный сотрудник, оформите для него электронную доверенность. Её нужно подписать КЭП руководителя или ИП. Рассказали об этом в статье «Машиночитаемые доверенности: как оформить и кому нужны».

5. Отправьте в СФР сведения о застрахованном лице: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, серию и номер паспорта, адрес и другие персональные данные, способ выплаты пособия, реквизиты карты. Для этого есть отдельная форма, её можно заполнить в сервисе ЭДО или на бумаге. Если вы только что подключились к СЭДО, отправьте сведения по всем работникам и исполнителям, с выплат которых начисляете страховые взносы. В дальнейшем отправляйте их в течение 3 рабочих дней с момента, когда человек передаст вам новые данные о себе.

Есть программы для ведения учёта и расчёта зарплаты, в которых можно подключиться к серверу СЭДО без отдельной оплаты оператору. Например, в «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого нужно установить криптопровайдер, актуальные сертификаты СФР и работодателя.

Для этого у организации или ИП должны быть подтверждённая запись на Госуслугах и квалифицированная электронная подпись.

При первом входе понадобится помощь специалистов техподдержки фонда, они загрузят нужные данные и программы. Если захотите, они настроят доступы для разных пользователей, например, для руководителя полный набор функций личного кабинета, а для бухгалтера только те, что касаются работы с больничными.

Сообщения об изменении статусов больничного хранятся в разделе «Уведомления», он на главной странице в верхней части экрана.

Все больничные находятся в разделе «Листки нетрудоспособности», они сортируются по кварталам, по умолчанию всегда открыт текущий. Чтобы посмотреть прошлогодние листы, нажмите на кнопку с годом и в выпадающем меню выберите нужный квартал.

ЭЛН — это аббревиатура электронного листка нетрудоспособности, то есть больничного. Сейчас его выдают в медицинских организациях всем, кто заболел, ухаживает за больным родственником или уходит в декрет. На бумаге больничный оформляют в редких случаях, например, если человек находится под государственной защитой.

Медорганизация сообщает о новом листе нетрудоспособности в СФР, фонд проверяет информацию о застрахованном, находит работодателя и оповещает его об открытии больничного. Для этого работодатель должен быть подключён к бесплатному сервису от Социального фонда — СЭДО.

В этом нет необходимости. Электронные документы имеют юридическую силу, если хранятся в том же виде, в котором их составили. Если их распечатать, это будут копии.

Пособие будет полностью за счёт СФР, если работник ухаживает за больным членом семьи, находится на карантине, долечивается в санатории после стационара и в других случаях из статьи 5 федерального закона № 255.