- В облачном сервисе вы платите за количество почтовых ящиков, часто в тариф входят другие инструменты для бизнеса.
- У хостинг-провайдера вы платите за объём места для писем. Следить за безопасностью почты будут свои сотрудники.
- Собственный сервер нужно купить, настроить и обслуживать. Это самый сложный, но самый безопасный вариант.
Что такое корпоративная почта и зачем она нужна
Корпоративная почта — это электронная почта, которую бизнес использует в переписках с клиентами, коллегами и партнёрами. У корпоративных почтовых адресов после знака «@» написано не mail.ru или yandex.ru, а название компании, потому что такая почта использует домен.
Домен — это адрес сайта в интернете и часть почтового адреса после «@». Например, у редакции Справочной есть почта, на которую можно отправить предложения сотрудничества — editors@tochka.com. Домен этой почты «tochka.com». Такой же домен у сайта Точка Банка, которому принадлежит Справочная.
- Сохраняет данные в безопасности — есть антивирус и защита от взлома. Ниже шанс того, что злоумышленники узнают внутреннюю информацию или разошлют от вашего имени спам.
- Открывает доступ к ящикам сотрудников — добавляйте, удаляйте и просматривайте почтовые ящики, например, чтобы найти контакты в почте тех, кто уволился.
- Выглядит профессионально — клиенты и партнёры больше доверяют почте с названием компании, обычный адрес вызывает сомнения.
- Запоминается — получатели узнают бренд, не пропустят и не потеряют письма, потому что их легко найти по названию домена.
- Помогает доставлять рассылки — рассылки с личной почты почти всегда попадают в спам.
- Позволяет регистрироваться в сервисах для работы, при этом доступ остаётся у компании, а не у одного человека.
- Интегрируется с сервисами для совместной работы. Особенно удобно подключить к CRM, чтобы настроить омниканальность. Чем омниканальность полезна для бизнеса, рассказали в отдельной статье.
- Разделяет личное и профессиональное общение, чтобы меньше отвлекаться и отключаться от рабочих задач дома.
Корпоративная почта — не единственный способ общаться внутри команды так, чтобы не смешивать работу и отдых. Мы сделали подборку из 6 корпоративных мессенджеров, которые подходят для общения с коллегами.
Способы организации корпоративной почты
Бесплатные email от почтового сервиса
Обычная почта, которая заканчивается на @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com. Технически это не корпоративная почта, потому что в ней нет домена компании.
- Бесплатно и просто — зарегистрироваться может каждый, не нужно регистрировать домен и настраивать почту.
- Ограничено количество аккаунтов, которые можно привязать к одному номеру телефона.
- Нет доступа к почте других сотрудников. Если кто-то уволится или уйдёт отпуск, вы без его помощи не узнаете данные из его рабочей переписки: контакты клиента, дату поставки товара, логин и пароль от рабочего сервиса.
- Все красивые имена, скорее всего, уже заняты, и сделать почтовые ящики с ФИО сотрудников или названием отделов не получится.
- Клиенты не воспримут компанию всерьёз, могут посчитать письмо подозрительным или просто не обратить на него внимания. А рассылки, скорее всего, попадут в спам.
Такой вариант подойдёт микробизнесу, в котором почтой пользуется только владелец, а общение с клиентами проходит не по почте: в мессенджерах, по телефону или лично.
«Использовать личную почту для рабочих задач — это как хранить ключи от офиса в открытом ящике. Нет контроля и защиты. Корпоративная почта — это базовый уровень безопасности. Она не только защищает данные компании, но и сохраняет доверие клиентов», — Анфиса Юрченко, эксперт информационной безопасности Точка Банка.
Корпоративная почта от почтового сервиса
Ещё их называют облачные почтовые сервисы. К ним относятся Яндекс Почта или VK WorkSpace от Mail.ru. В облачных решениях вы можете использовать свой домен, а письма будут храниться на серверах этого сервиса.
- Ежемесячная оплата за каждый почтовый ящик, около 150−300 рублей на минимальном тарифе.
- Количество почтовых ящиков ограничено тарифом и исчисляется сотнями.
- Объём ящиков и количество писем не ограничены и не влияют на цену.
- Часто в стоимость корпоративной почты входят инструменты для бизнеса от этих же сервисов: облачное хранилище, приложение для видеоконференций.
- Встроен антивирус и защита от спама.
- Не нужно покупать и обслуживать сервер, есть техподдержка.
Такой вариант больше подходит компаниям с небольшим штатом сотрудников, у которых нет строгих требований к конфиденциальности.
Тарифы корпоративной почты у облачных почтовых сервисов
| Почтовый сервис | Цена за один почтовый ящик в месяц | Максимальное количество почтовых ящиков | Размер облачного хранилища на ящик |
|---|---|---|---|
| Яндекс 360 | 299 рублей | 250 | 100 ГБ |
| VK WorkSpace | 159 рублей | 500 | 100 ГБ |
| Ростелеком | 146 рублей | Не ограничено | 15 ГБ |
«Если у вас небольшой штат и нет сил на поддержку безопасности почтовой системы, то лучше заключить договор с почтовым сервисом. Это позволит вам не думать о безопасности серверной инфраструктуры, так как всё будет работать на мощностях профессиональной компании с соответствующим уровнем защиты серверов и данных. Вам будут доступны двухфакторная аутентификация, восстановление данных при случайном удалении и другие фишки, которые самостоятельно будет развернуть непросто.
Однако есть и минусы. В первую очередь, это риск нарушения конфиденциальности, ведь данные вашей компании будут храниться на серверах третьей стороны, пусть и защищённые договорными отношениями. Кроме того, в случае инцидента на стороне облачного провайдера, например, аварии в дата-центре, ваша компания также пострадает: почта может быть недоступна до завершения восстановительных работ», — Анфиса Юрченко, эксперт информационной безопасности Точка Банка.
Корпоративная почта от хостинг-провайдера
Хостинг-провайдер — это компания, которая сдаёт в аренду место на своём сервере. На этом сервере можно хранить сайт или почту.
- Оплата за объём — количество гигабайт, которое нужно для хранения писем. Когда объём закончится, нужно менять тариф или удалять лишние письма.
- Оплатить можно один или несколько месяцев, чем больше месяцев вы оплачиваете, тем выгоднее.
- Количество ящиков не влияет на цену, не ограничено или ограничение исчисляется тысячами.
- Встроены антивирус и защита от спама.
- Не нужно покупать и обслуживать сервер, есть техподдержка.
Хостинг больше подойдёт малым и средним компаниям, но в зависимости от провайдера может пригодиться собственный специалист, который усилит защиту от спама и вирусов.
«Есть хостинг-провайдеры, у которых корпоративная почта входит в услуги хостинга сайта. Для них это не основная услуга, поэтому функционал покрывает только базовые потребности. Другой вариант — хостинг-провайдеры, которые специализируются на корпоративной почте. У таких площадок высокая надёжность, строгое отношение к конфиденциальности и мощные фильтры от вирусов и спама, но качество стоит денег», — Александр Щукин, технический директор хостинг-провайдера Tendence.
По словам эксперта информационной безопасности Точка Банка Анфисы Юрченко, главные плюсы хостинг-провайдера — это экономия средств и времени, но есть и минусы: «Большая часть поддержки почтовой системы ляжет на ваш IT-отдел. Уровень безопасности будет низким, так как хостинг-провайдер предоставляет лишь базовую защиту серверной инфраструктуры, а антиспам и антифишинг станут вашей ответственностью. Кроме того, существует риск блокировки вашего почтового сервера, если провайдер получит жалобу на спам, даже ложную. Доказывать обратное придётся долго и сложно, а в это время почта работать не будет».
Сравнение тарифов для корпоративной почты у хостинг-провайдеров
«Средний объём делового письма редко превышает 50 килобайт даже с учётом логотипа компании, который часто входит в подпись. В 10 гигабайт поместится 200 тысяч таких писем. То есть чтобы заполнить этот объём, придётся каждый рабочий день в течение 8 лет получать или отправлять по 100 писем. Исключение составляют сотрудники профессий, которым по работе необходимо обмениваться тяжёлыми файлами: чертежами, макетами. Для таких случаев существуют файловые хранилища и файловые обменники», — Александр Щукин, технический директор хостинг-провайдера Tendence.
Собственный почтовый сервер
Почтовый сервер — это компьютер с программами, который хранит и обрабатывает почту. Почтовые серверы есть и у облачных решений, и у хостинг-провайдеров, но можно сделать и собственный сервер.
- Разовые затраты — покупка сервера, программ и кондиционера, регулярные — обслуживание и обновление сервера, зарплата специалиста.
- Нет ограничений по количеству ящиков. Объём памяти и количество писем ограничены характеристиками сервера. Когда место закончится, докупите накопитель.
- Все письма остаются на сервере компании, а не у третьих лиц.
- Серверную операционную систему, антивирус, защиту от спама и взлома нужно настраивать самостоятельно.
- Нужно купить и настроить сервер. В теории офисный компьютер может быть сервером, но лучше выбрать вариант, который подходит для обслуживания других компьютеров.
- В помещении с сервером должна быть постоянная температура +18…+27°C и влажность 40−60%, а ещё нужны фильтры воздуха.
- Если выключат электричество, нельзя будет зайти в почту с телефона, в других вариантах — можно.
- В компании должен быть специалист, который всё настроит и будет обслуживать и обновлять, от его квалификации зависит безопасность и надёжность почты. С учётом больничного и отпуска нужно несколько специалистов.
Самый сложный вариант, подходит тем, кому нужна максимальная конфиденциальность. В основном используют крупные компании или те, у кого уже есть сервер и специалисты.
«Собственный почтовый сервер нужен в четырёх случаях. Первый — у вас крупная компания, и такое количество аккаунтов на облачных сервисах или у хостинг-провайдеров будет стоить очень дорого. Второй — нужна конфиденциальность. Третий — у вас особые правила фильтрации или нужны интеграции с другими сервисами. И четвёртый — вы хотите, чтобы сервер был в России, чтобы исключить риск блокировки зарубежного сервиса, например, gmail», — Михаил Наханович, тимлид в компании Nixys.
Как сделать корпоративную почту на своём домене
В зависимости от того, где вы решили организовать корпоративную почту, настройки будут отличаться. Мы привели общий алгоритм для каждого варианта со ссылками на технические инструкции популярных почтовых сервисов.
Как зарегистрировать домен
Почтовые сервисы, хостинги и собственные серверы нужны, чтобы где-то хранить письма и настраивать ящики сотрудников, но в любом варианте для корпоративной почты нужен домен.
Зарегистрировать домен для корпоративной почты можно так же, как и для сайта. Более того, если у вас есть сайт, значит, у вас уже есть домен и для корпоративной почты, можно использовать его.
«Домены в популярных зонах, например, .com и .org, стоят дороже, чем в зонах .fun, .online. Дешёвые домены в непопулярных доменных зонах чаще используют мошенники, чтобы отправлять спам. Репутация таких доменов гораздо ниже, отправлять письма с таких доменов проблематично, потому что они могут попасть в спам», — Михаил Наханович, тимлид в компании Nixys.
Стоимость регистрации и продления доменов у разных регистраторов
Как создать корпоративную почту на почтовом сервисе
Как создать корпоративную почту у хостинг-провайдера
- Выберите тариф.
- Зарегистрируйте в почтовом сервисе компанию или ИП и войдите в аккаунт владельца.
- Подтвердите, что домен действительно ваш. Есть два способа сделать это — добавить в личном кабинете регистратора домена запись из личного кабинета почтового сервера или добавить файл.
- Настройте почту — добавьте DNS-записи. Эти записи нужны, чтобы показать, на какой сервер отправлять письма и кто может отправлять письма от имени этого домена, без них почта не будет работать.
- Создайте почтовые ящики сотрудников.
- Отправьте тестовое письмо для проверки, что всё настроили правильно.
Часто у хостинг-провайдера можно не только разместить сайт и подключить корпоративную почту, но и зарегистрировать домен. Технически можно купить домен у одного регистратора, а корпоративную почту подключить у другого хостинг-провайдера, но настроить почту проще, когда домен и хостинг в одном месте.
- Выберите тариф. Если компания уже использует хостинг, в первую очередь узнайте тарифы на корпоративную почту у этого же хостинг-провайдера.
- Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет хостинг-провайдера.
- Купите новый домен или добавьте домен, который купили у другого регистратора.
- Создайте почтовые ящики сотрудников.
- Отправьте тестовое письмо для проверки, что всё настроили правильно.
Как сделать свой почтовый сервер
- Выберите и купите оборудование — сам сервер, кондиционер для комнаты с сервером, серверные стойки.
- Установите серверную операционную систему. Самый привычный вариант — Windows Server. Есть и бесплатные, но более редкие варианты, например, Ubuntu Server или Debian.
- Настройте DNS-записи в личном кабинете регистратора.
- Установите и настройте три программы: одна для отправки писем на сервер получателя, другая для доставки писем в конкретный почтовый ящик получателя и третья — почтовый клиент. В нём пользователи читают, пишут и сортируют письма, например, Outlook или Thunderbird.
- Настройте, по каким правилам получать, отправлять и просматривать письма, то есть почтовые протоколы.
- Настройте шифрование писем, защиту от вирусов, спама и взлома.
- Регулярно проводите резервное копирование, обновляйте программы и чистите сервер от пыли.
Частые вопросы о корпоративной почте
Чем корпоративная почта отличается от обычной?
В адресе обычной почты указан домен почтового сервиса — yandex.ru или mail.ru. В корпоративной почте вместо этого после знака «@» записан домен, который вы выберете. Это может быть название компании, бренда или сайта. Кроме того, корпоративная почта позволяет работать с почтовыми ящиками сотрудников — добавлять, удалять, читать рабочую переписку. В обычной почте это может делать только сам пользователь.
Где лучше сделать корпоративную почту?
Корпоративную почту можно сделать на облачном почтовом сервисе (Яндекс 360, VK WorkSpace), у хостинг-провайдера или на собственном почтовом сервере. Выбор варианта зависит от того, как вы используете почту. В облачном сервисе вы платите за количество почтовых ящиков, у хостинг-провайдера — за объём места для писем. Собственный сервер нужно купить, настроить и обслуживать, для этого нужен системный администратор.
Можно ли пользоваться корпоративной почтой в личных целях?
Закон не запрещает пользоваться корпоративной почтой в личных целях, но такой запрет может быть прописан в правилах внутреннего трудового распорядка, в этом случае нарушителя ждёт дисциплинарное взыскание. Кроме того, технически и с точки зрения закона работодатель может просматривать корпоративную почту сотрудников. Например, чтобы предотвратить разглашение коммерческой тайны.
Можно ли создать корпоративную почту без домена?
Нет, без домена почта не будет корпоративной. Другое название корпоративной почты — доменная почта.
Что нужно, чтобы создать корпоративную почту?
Чтобы сделать корпоративную почту, нужен домен и место, где будут храниться письма. Домен — это то, что идёт после знака «@», им может быть название компании. Хранить письма можно на собственном сервере компании, у хостинг-провайдера или в почтовом сервисе.
