Акт составляют, когда трудовые книжки и вкладыши передают другому ответственному сотруднику. Например, при увольнении кадровика или смене сотрудника, который ведёт кадровый учёт. Документ подтверждает, какие трудовые книжки переданы новому ответственному лицу и когда это произошло.