Какие документы оформлять при увольнении работника

В Трудовом кодексе есть несколько оснований, по которым можно расстаться с работником. В каждой конкретной ситуации оформление будет немного отличаться.

Рассмотрим, какие документы нужны, если трудовой договор расторгается по статье 80 ТК.

Заявление об увольнении. Работник должен в письменном виде сообщить вам о желании уволиться. В обычной ситуации это нужно сделать не позднее чем за две недели. Если ещё не закончился испытательный срок или трудовой договор был заключён на срок меньше двух месяцев, заявление надо подать за 3 дня до увольнения.

Дни, которые нужно отработать до увольнения, отсчитывают со следующего дня после подачи заявления. В расчёт входят выходные и праздники.

По взаимной договорённости можно уволить сотрудника раньше положенного срока, то есть без отработки. Также бывают ситуации, когда работодатель вынужден расторгнуть трудовой договор в день, который указал работник. Например, если он увольняется из-за того, что поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником.

Заявление об увольнении работники пишут в свободной форме от руки или набирают на компьютере. Особых требований к содержанию нет, главное, указать название работодателя, свои Ф. И. О., просьбу об увольнении по собственному желанию, дату увольнения. Для ясности дату увольнения лучше указывать без предлога «с». То есть «прошу уволить меня такого-то числа». Это будет последний день работы. Внизу заявитель ставит собственноручную подпись.

Заявление желательно зарегистрировать: присвоить ему номер и написать дату получения. Сделать это можно в специальном журнале учёта, например, в который вы записываете информацию о полученных письмах. Если его нет, поставьте дату получения на самом заявлении.

Руководителю нужно написать на заявлении свою резолюцию «Не возражаю» или «Согласен», поставить дату и подпись.

Приказ об увольнении. Он остаётся у работодателя, а работнику выдают копию по запросу. У приказа есть две унифицированные формы — для увольнения одного работника и сразу нескольких. Применять их не обязательно, но это проще всего.

Собственные бланки нужно закрепить в учётной политике.

Приказ можно оформить последним рабочим днём увольняемого или раньше.

С приказом об увольнении по собственному желанию нужно обязательно ознакомить работника под подпись. В форме Т-8 для этого есть отдельная строка.

Личная карточка по форме Т-2. Это необязательный документ, но в нём удобно собирать все сведения о сотруднике и его трудовой деятельности от момента приёма на работу до увольнения. Если вы ведёте форму Т-2, сделайте запись о расторжении трудового договора. Карточка остаётся у вас, а по заявлению работника можно выдать копию.

Внизу карточки Т-2 нужно расписаться кадровику или другому ответственному сотруднику, а также увольняемому.

Справка о доходах и суммах налога физлица. Её заполняют по отдельной форме КНД 1175018 и отдают сотруднику по его письменному запросу. Справку нужно оформить по доходам с начала текущего года по дату увольнения. Инструкцию по заполнению смотрите в статье «Как оформлять справки для работников».

Справка по форме 182н. Официально она уже устарела, оформляйте её только по письменному запросу. До 2023 года её обязательно выдавали работнику при увольнении. Справка нужна была следующему работодателю для расчёта больничных, в ней отражали доходы за текущий год и за два предыдущих. Теперь вся информация есть у Социального фонда, но пока бывают случаи, когда нужны сведения за прошлые годы. Берите бланк из приказа Минтруда № 182н.

Справка СТД-Р. Её выдают сотруднику, который отказался от ведения бумажной трудовой книжки. В справке СТД-Р отражаются периоды работы у конкретного работодателя. Подробную инструкцию смотрите в статье «Как заполнить справку СТД‑Р — сведения о трудовой деятельности».

Все слова в трудовой книжке пишите полностью, без сокращений.

Запись нужно заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать поставьте, если она есть.

Расчётный листок за месяц увольнения. Его отдают увольняемому при окончательном расчёте. В листке содержится детализация всех начислений в составе зарплаты за отработанный месяц, удержания и сумма к уплате. Форма для него не установлена, можно разработать самим, но обычно расчётные листки есть в любой программе или сервисе, в которых рассчитывают зарплату. Такие листки нужно выдавать работникам каждый раз при выплате зарплаты, в том числе и при увольнении.

Раздел 3 отчёта РСВ с данными сотрудника. Расчёт по страховым взносам сдают в ИФНС каждый квартал. Третий раздел — это персонифицированные сведения отдельно по каждому сотруднику и исполнителю. Увольняемому нужно выдать копии страниц, где содержатся только его данные. Про заполнение рассказали в статье «Расчёт по страховым взносам».

Выписка из персонифицированных сведений о физлицах. Это ежемесячный отчёт в ИФНС, поэтому работнику можно выдать документ только за месяц увольнения. Подготовьте сведения в виде выписки из формы, чтобы в ней были только данные увольняемого. Как заполнять персонифицированные сведения о физлицах, рассказали в статье.

Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Заполните титульный лист, подразделы 1 и 1.1. Копии работнику выдавать не нужно. Сдайте отчёт в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Подробную инструкцию смотрите в статье «Как сдавать отчёт ЕФС-1: состав и особенности заполнения».

За несдачу в срок сведений о трудовой деятельности должностное лицо организации могут оштрафовать по статье 15.33.2 КоАП на сумму от 300 до 500 рублей.

Выписки из формы ЕФС-1. Выдайте их работнику, если оформляли по нему подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже и подраздел 3 со сведениями о допвзносах на накопительную пенсию.

Сотрудник может запросить и другие документы, связанные с его работой. Для этого ему нужно написать заявление в свободной форме. Например, сотруднику могут понадобиться копии кадровых приказов, справки о периоде работы, о среднем заработке за последние три месяца и другое. Точного перечня нет.

Если трудовой договор расторгается по статье 78 ТК, список и оформление документов немного отличаются.

Предложение расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон. Его можно оформить в письменном виде от одной из сторон — от работника или работодателя. Установленной формы для такого предложения нет. Работник может написать его в виде заявления. Сроков отработки для увольнения по соглашению сторон в законах не установлено. Можно согласовать любую дату.

Предложение пишут в произвольном виде, главное — указать, что договор будет расторгаться по соглашению сторон.

Соглашение о расторжении трудового договора. Его составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. В соглашении нужно прописать дату увольнения, дату и номер трудового договора и все обговорённые условия, например, выплату выходного пособия. После подписания один экземпляр отдайте работнику, а на втором он должен расписаться в получении.

Приказ об увольнении. Оформите его как обычно, только в основании укажите «Соглашение сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В остальном список документов совпадает с увольнением по собственному желанию.

Если оформить увольнение неправильно, работник сможет обратиться в суд с требованием восстановить его на работе, выплатить компенсации за вынужденный прогул и моральный вред.

Все документы нужно выдать работнику в последний день работы. Если он не пришёл, документы можно отправить по почте ценным письмом с описью вложения.

Исключение — трудовая книжка, её нужно отдавать под подпись. Поэтому сначала отправьте работнику уведомление с просьбой её забрать или дать письменное согласие на доставку почтой. Так вы снимете с себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. По статье 22.1 закона № 125-ФЗ, если работник так и не заберёт трудовую, её нужно хранить до востребования как минимум 50 лет.

С 1 января 2025 года по письменному запросу бывшего работника трудовую книжку можно отправлять и за границу. Запрет на такую пересылку отменили статьёй 9 закона № 145-ФЗ.

Сотрудник может взять отпуск с последующим увольнением. Тогда его последний день работы — это рабочий день перед отпуском. Документы ему нужно выдать в этот день.

Работник может запросить дополнительные справки или копии и после увольнения. В этом случае их нужно выдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Требовать плату за подготовку документов нельзя.

При повторном нарушении штрафы будут больше.

За задержку выдачи трудовой книжки есть ещё и материальная ответственность по статье 234 ТК. Если бывший работник докажет в суде, что без трудовой книжки не смог трудоустроиться, работодатель будет обязан возместить не полученный за это время заработок.

Если работник брал отпускные авансом, их нужно пересчитать и удержать из зарплаты сумму за неотработанные дни отпуска.

Если в день увольнения работника не было, а деньги нужно было получать через кассу, он может обратиться за расчётом в любое другое время. Выплатить ему деньги нужно не позднее, чем на следующий день после обращения.

В некоторых случаях об увольнении работника нужно сообщить в госучреждения.

Если увольняется сотрудник, который подлежит воинскому учёту, в течение 5 дней после увольнения нужно уведомить об этом военкомат или местную администрацию. Сведения подают по специальной форме.

Если увольняется работник, у которого удерживали из зарплаты алименты, по статье 111 СК нужно уведомить судебного пристава-исполнителя или взыскателя. Сделайте это в трёхдневный срок, считая со следующего дня после расторжения трудового договора. Формы для такого уведомления нет, составьте его в произвольном виде. Если у вас есть информация о новом месте работы уволенного, об этом тоже нужно сообщить.

При увольнении некоторых работников есть свои особенности.

Внешние совместители могут увольняться в общем порядке или по основанию, которое предусмотрено только для них — по статье 288 ТК. То есть по инициативе работодателя в случае, когда на место совместителя берут работника, для которого эта работа будет основной. Причём по этой статье нельзя увольнять того, с кем заключён срочный трудовой договор.

Предупредить совместителя об увольнении в связи с приёмом основного работника нужно за две недели. Составьте уведомление в двух экземплярах. Текст может быть произвольным, главное, указать причину увольнения.

Попросите работника расписаться на втором экземпляре. Если он отказывается получать уведомление, составьте в свободной форме акт об отказе с подписью двух свидетелей.

В приказе об увольнении укажите «Приём на работу работника, для которого эта работа будет являться основной, статья 288 Трудового кодекса Российской Федерации».

Основание для составления приказа — уведомление. А если работник от него отказался — акт об отказе.

Остальные документы оформляйте по стандартной схеме.

Для иностранных работников кроме общих оснований для увольнения есть ещё специальные, из статьи 327.6 ТК. Они зависят от статуса иностранца — временно пребывающий, временно или постоянно проживающий в РФ.

В разных ситуациях сроки увольнения будут отличаться. Например, если временно пребывающий увольняется, потому что закончился патент на работу, расторгнуть с ним договор нужно через месяц после этого события. Причём на этот срок сотрудника нужно отстранить от работы и не начислять зарплату.

Если за месяц иностранный работник так и не оформит новый патент, можно издать приказ об увольнении по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК.

Об увольнении иностранца нужно уведомить территориальное подразделение МВД по вопросам миграции. Заполните уведомление по специальной форме и отправьте не позднее трёх рабочих дней с даты расторжения трудового договора.

У работника пенсионного возраста есть право уволиться в любое время без двухнедельной отработки. Для этого ему нужно написать в заявлении, что он увольняется в связи с выходом на пенсию. По статье 80 ТК, расторгнуть с ним договор нужно в указанный им день.

В приказе об увольнении нужно написать: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Уволиться по этому основанию пенсионер может только один раз. У следующего работодателя ему нужно будет расторгать договор в общем порядке.