Какие документы нужно запрашивать при приëме на работу

Обязательных документов всего три — паспорт, трудовая книжка и СНИЛС. Новый сотрудник должен принести их, когда заключает трудовой договор.

Паспорт гражданина РФ. Он нужен для удостоверения личности будущего работника. Работодатель снимает копию с паспорта и возвращает сотруднику.

Трудовая книжка подтверждает трудовой стаж и опыт. Её необходимо предоставить, если соискатель устраивается на работу не в первый раз.

С 2020 года сотрудники, которые впервые начинают работать, не заводят бумажные трудовые книжки. Теперь для учёта стажа работодатели отправляют данные в Социальный фонд России. Вместо бумажной трудовой книжки кандидат может предъявить сведения о трудовой деятельности. Так называется электронная трудовая, где хранится информация об опыте и стаже из базы СФР.

Чтобы получить электронную трудовую, зайдите на Госуслуги в раздел «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки». Справка в течение нескольких минут придёт в личный кабинет в формате pdf, подписанная электронной подписью.

Также выписку можно получить на сайте Социального фонда России. Для этого нужно авторизоваться с помощью пароля от Госуслуг. Выписка из электронной трудовой книжки будет доступна первой в списке на экране.

Справку в бумажном виде можно получить в МФЦ, она будет готова в течение 3 дней. Также справку выдают в отделении Социального фонда России. Для этого надо записаться на приём через сайт. Справку выдадут в день обращения.

С 2020 года работодатель не оформляет трудовую книжку для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, всю информацию ведут в электронном виде согласно статье 2.8 закона № 439. Если трудовая книжка была, но человек её потерял или испортил, работодатель обязан завести новую по письменному заявлению кандидата. По закону книжку должен оплачивать работодатель, но на практике иногда просят купить сотрудника самостоятельно.

СНИЛС. Это индивидуальный номер человека в системе обязательного пенсионного страхования. СНИЛС нужен для страховых взносов, которые платит компания за работника.

СНИЛС больше не выдают в виде зелёной карточки по статье 65 ТК. Теперь СНИЛС существует только как регистрационный номер в Социальном фонде России. Если у соискателя остался СНИЛС старого образца, он может предоставить его. Если есть только номер, предъявлять нужно справку с сайта Социального фонда России.

Чтобы получить справку, надо зайти в личный кабинет на сайте СФР через учётную запись от Госуслуг. Затем выбрать «Подать заявление о выдаче уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (АДИ-РЕГ)». Справка будет готова в течение нескольких секунд.

Документ в бумажном виде можно получить, лично обратившись с заявлением в отделение Социального фонда. Его выдадут в тот же день. Также справку выдают в МФЦ: для этого нужно прийти с паспортом и заполнить заявление. Предоставить просто номер нельзя.

Если будущий сотрудник не зарегистрирован в СФР, вы можете попросить его сделать это до заключения договора или сами предоставить сведения о сотруднике, так как открытие СНИЛС входит в обязанности работодателя по статье 65 ТК. Чтобы поставить сотрудника на учёт в Социальный фонд, надо подать в территориальное отделение Социального фонда анкету по форме АДВ-1. СФР получит заявку и в течение 5 дней откроет страховой счёт. Документ надо будет выдать сотруднику.

Документы воинского учёта необходимо предоставить военнообязанным и мужчинам от 18 до 30 лет, не прошедшим срочную военную службу.

А ещё военнообязанные — это выпускники военных учебных заведений и кафедр и женщины, имеющие военно-учётные специальности, например, медики или связисты. Весь перечень военно-учётных специальностей находится в приложении № 1 к постановлению правительства № 719.

Мужчины, которые не служили, должны предъявить удостоверение призывника, военнообязанные — военный билет. Если человек не отслужил в армии с 18 до 30 лет без уважительных причин, указанных в статьях 23−24 закона № 53, он должен принести из военкомата справку взамен военного билета.

Если соискатель не состоит на воинском учёте, вы не имеете права отказать ему в трудоустройстве, но должны сообщить сведения о нём в военкомат в течение 3 дней с даты приёма. Когда вы берёте на работу сотрудника, состоящего на воинском учёте, также сообщайте в военкомат, если у сотрудника меняются ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, место жительства, СНИЛС.

Если соискатель устраивается на работу по специальности, для которой необходимо иметь какой-либо из перечисленных ниже документов, и отказывается его предоставлять, работодатель вправе отказать ему в трудоустройстве.

Документ об образовании потребуется, если для должности нужны специальные знания и навыки. Например, юрист или врач должны принести диплом о соответствующем образовании. Документом может быть диплом бакалавра, магистра, диплом о профессиональной переподготовке. Если для работы достаточно окончить школу, соискатель может предоставить аттестат о среднем общем образовании. Требования к уровню образования описаны в Профессиональных стандартах и квалификациях.

Полный перечень специальностей можно найти в отдельных законах и кодексах: в статье 5 закона № 230, в статье 4 закона № 151, в статье 52 Воздушного кодекса, в статье 7 закона № 77, в статье 7 закона № 114, а также в статье 331 ТК и в статье 351.1 ТК.

Справку об отсутствии судимости получают в электронном или бумажном виде. Справку можно заказать на Госуслугах в разделе «Справки и выписки». Документ придёт в личный кабинет в формате pdf, подписанный электронной подписью сотрудником МВД. Бумажную справку можно получить, лично обратившись в МФЦ или отделение МВД.

Полный перечень специальностей собран в отдельных кодексах и федеральных законах: в статье 11.1 закона № 2487− 1, в статье 52 Воздушного кодекса, в статье 57 Кодекса торгового мореплавания, в статье 27 Кодекса внутреннего водного транспорта, в статье 25 закона № 17, в статье 10 закона № 16.

На Госуслугах можно заказать справку в электронном виде. Справка будет готова в течение 15 дней. Бумажную справку можно получить, лично обратившись в МФЦ.

Профессии, для которых нужна медкнижка, перечислены в статье 220 ТК, а также в приказе № 988н Минтруда и № 1420н Минздрава.

Осмотры у врачей для получения медкнижки оплачивает работодатель.

С 1 сентября 2023 года медкнижку оформляют в электронном виде. Работодатель направляет сотрудника на медосмотр в частную или государственную клинику. Соискатель проходит врачей, затем клиника передаёт сведения в Единый реестр личных медицинских книжек Роскомнадзора. Однако до 1 сентября 2025 года можно продолжать пользоваться старыми бумажными медкнижками и оформлять новые бумажные по приказу Минздрава № 332н.

В Трудовом кодексе есть понятие «дистанционная работа» — это работа, которую человек выполняет не на территории работодателя и с помощью интернета согласно статье 312.1 ТК. Для трудоустройства на такую работу дополнительные документы не нужны, однако есть свои нюансы в оформлении.

Например, соискатель может подать документы, перечисленные в статье 65 ТК, в электронном виде — прислать на емейл отсканированные копии. А работодатель имеет право потребовать у будущего работника нотариально заверенные копии документов.

Чаще всего стаж считают по электронной трудовой книжке, даже если у соискателя есть бумажная. Но по желанию сотрудник может предоставить бумажную трудовую и направить её по почте заказным письмом с уведомлением по статье 312.2 ТК. А если у будущего удалённого сотрудника нет СНИЛС, он получает его самостоятельно. Работодатель не должен этим заниматься.

Совместительство — это дополнительная работа, которую сотрудник выполняет в свободное от основной работы время. Совмещать можно там же, где находится основное место работы, а можно и у другого работодателя. Количество работ по совместительству неограничено. Главное, чтобы они не мешали основной работе и всё было оформлено по трудовому договору.

Для оформления по совместительству не нужна трудовая книжка. Остальные документы не отличаются: паспорт, СНИЛС и другие документы при необходимости.

Справка о характере или условиях работы по основному месту работы. Если работа по совместительству связана с вредными или опасными условиями труда, например, на металлургическом и химическом заводе или в шахте. По статье 282 ТК сотрудник не может работать одновременно на двух опасных работах.

Разберёмся, с какого возраста можно взять подростка на работу и при каких условиях.

Помимо паспорта или свидетельства о рождении, трудовой книжки и СНИЛС, для трудоустройства подростка могут понадобиться дополнительные документы.

Документ об образовании. Это может быть аттестат о среднем общем или основном общем образовании, а также справка об обучении от учебного заведения. Форму для справки школа определяет самостоятельно. Документ нужен, чтобы работодатель убедился, что подросток действительно учится, и мог установить правильную продолжительность рабочего дня в соответствие с нормами часов работы для несовершеннолетних, которые указаны в информации Роструда «Особенности трудоустройства несовершеннолетних».

Медицинская справка о состоянии здоровья по форме 086-У. Её выдают после медицинского осмотра для подростков любого возраста. Прохождение медосмотра должен оплатить работодатель.

Справку можно получить бесплатно в государственной поликлинике, для этого подросток должен взять направление у педиатра, а затем пройти осмотр у врачей. Список докторов зависит от возраста ребёнка, педиатр сам направит подростка на осмотр к нужным врачам.

Согласие одного из родителей или попечителя на заключение трудового договора. Его предоставляют подростки младше 16 лет. Даже если другой родитель против, согласия одного родителя достаточно, чтобы подросток имел право работать у вас. Если у ребёнка нет родителей и попечителя, надо запрашивать согласие органа опеки и попечительства.

Письменное согласие органа опеки и попечительства или иного законного представителя. Для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, младше 15 лет.

Удостоверение призывника. Для подростков 16−17 лет, если к моменту заключения трудового договора несовершеннолетний должен быть поставлен на воинский учёт.

Договор (полис) добровольного медицинского страхования нужен для заключения договора с временно пребывающим на территории РФ высококвалифицированным специалистом. Временно пребывающий — это иностранец, находящийся на территории РФ с целью туризма, учёбы, работы по соответствующей визе. Высококвалифицированными специалистами считаются иностранцы, обладающие высокими знаниями и компетенциями в определённых областях и имеющие заработную плату выше определённого уровня по 115-ФЗ.

Разрешение на работу или патент, если договор заключается с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства.

Разрешение на работу получают иностранцы, приехавшие из стран с визовым режимом. Патент — из стран с безвизовым режимом, например, Азербайджана, Узбекистана, Таджикистана. Однако жителям Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана патент не нужен.

Документы, подтверждающие проживание в РФ. Для временно проживающих в РФ иностранцев и лиц без гражданства этими документами могут быть разрешение на временное проживание или разрешение на временное проживание в целях получения образования. Временно проживающие — это иностранцы, получившие разрешение жить в России в течение 3 лет.

Для постоянно проживающих в РФ иностранцев или лиц без гражданства таким документом будет вид на жительство.

Иностранцы и лица без гражданства не предъявляют документы воинского учёта.

Если сотрудник отказывается предоставлять удостоверение личности, вы вправе отказать ему в трудоустройстве. С остальными документами всё зависит от ситуации.

Сотрудника можно принять на работу, если он не поставлен на воинский учёт. Однако работодатель обязан сообщить сведения о таком сотруднике в военкомат не позднее 3 дней с момента трудоустройства.

Если сотрудник отказывается предоставить документ, который необходим для трудоустройства на данную специальность, например, диплом об образовании или справку об отсутствии судимости, вы должны отказать ему в трудоустройстве.

Нельзя запрашивать документы, которые не перечислены в статье 65 ТК. В частности, в статье не указаны свидетельство о браке и рождении ребёнка. Вы можете попросить их принести, но решение остаётся за соискателем.

При трудоустройстве сотрудник должен подписать трудовой договор. Ещё компании часто просят подписать согласие на обработку персональных данных и должностную инструкцию.

Нет, не нужно. Оно не входит в список документов, необходимых при приёме на работу, перечисленных в статье 65 ТК.

Работодатель не может обязать сотрудника предоставить свидетельства о рождении детей, но может попросить принести их. Свидетельства потребуются сотруднику, чтобы пользоваться налоговыми вычетами и получать другие привилегии за ребёнка.

ИНН не относится к документам, которые обязательно должны быть предоставлены при трудоустройстве: он не перечислен в статье 65 ТК. Тем не менее номер ИНН нужен работодателю для предоставления сведений в налоговую.

Причина, по которой ИНН не относится к обязательным документам, в том, что налоговые органы могут принять налоговую отчётность и без ИНН. Тем не менее для взаимного удобства вы можете попросить соискателя предоставить ИНН по своей инициативе. Если номера нет в виде документа, его можно узнать через сайт Федеральной налоговой службы, введя ФИО, дату рождения и номер и дату выдачи паспорта.