Табель учёта рабочего времени: как и для чего вести

Это первичный учётный документ, в который работодатель ежедневно вносит все явки и неявки сотрудников на работу, причины их отсутствия, фактически отработанное время и подводит итоги, сколько дней и часов отработано за полмесяца и месяц.

Обязанность вести учёт рабочего времени всем компаниям и ИП прописана в статье 91 ТК. Это касается любой системы оплаты труда: повременной, сдельной, смешанной.

Для учёта рабочего времени используют свою или типовую форму табеля. Все отработанные и пропущенные дни отмечают в нём с помощью цифровых или буквенных обозначений. Например, если сотрудник был в отпуске, а потом заболел, это отражается специальными кодами — «ОТ» для отпуска, «Б» для больничного.

С помощью информации из табелей работодатели:

Также табель учёта рабочего времени должен быть в комплекте документов, которыми можно подтвердить прогул работника и льготный стаж для досрочной пенсии у тех, кто трудится во вредных и опасных условиях.

Запросить табели может Государственная инспекция труда (ГИТ), Социальный фонд России (СФР) и Федеральная налоговая служба (ФНС), чтобы проверить, правильно ли вы рассчитываете зарплату и страховые взносы.

Количество экземпляров. Обычно табель ведут в одном экземпляре по всем сотрудникам на каждый месяц. Но можно разделить учёт по категориям работников или отделам так, как вам удобно. Например, вести отдельные табели для административного и производственного персонала.

Ответственный за ведение табеля. Чаще всего эту работу поручают кадровым специалистам, бухгалтерам или офис-менеджерам. Строгих правил тут нет. Если в штате мало сотрудников и нет отдельного специалиста для этой задачи, вести табели может сам предприниматель или руководитель компании.

Назначьте ответственного человека приказом в свободной форме, где укажите ФИО, должность и обязанности, связанные с заполнением табеля.

Подписи в табеле. Если используете типовую форму табеля (Т-12 или Т-13), её должны подписать:

Если разработали свой бланк, вы сами решаете, чьи подписи в нём должны быть.

Дата подписания. Подписывайте табель в последний день отчётного месяца. Если это выходной или праздник, по статье 14 ТК можно подписать документ на следующий рабочий день. Например, в ноябре последний день месяца — воскресенье, поэтому руководитель подпишет табель 1 декабря.

Подтверждающие документы. Любые отклонения от стандартного рабочего графика отмечайте в табеле, если есть подтверждение, например:

Но эти документы прикладывать к табелям не нужно.

У табеля есть две унифицированные формы от Госкомстата — Т-12 и Т-13, но можно разработать удобный для себя бланк.

Проще всего использовать любую из типовых форм табеля или даже обе, например, для управленческого персонала форму Т-13, а для производственного Т-12. Если нужно, в них можно добавлять дополнительные строки и столбцы, это не будет считаться новым бланком.

Если решили вести свой бланк, в нём должны быть все обязательные реквизиты из федерального закона № 402: наименование организации или ИП — работодателя, название документа, дата его составления, описание события, должность и подпись ответственного за оформление. За образец можно взять формы от Госкомстата и откорректировать под себя: убрать ненужные столбцы и строки, заменить их на другие. Свой бланк нужно утвердить приказом руководителя и приложить к учётной политике.

В большинстве программ для расчёта зарплаты табель создаётся автоматически. Главное, вовремя вносить приказы по отпускам, информацию по больничным и другим пропускам рабочих дней. Можно заполнять табель вручную в Excel.

Если вы решили заполнять типовой бланк, следуйте указаниям по применению и заполнению форм от Госкомстата.

Заполните шапку документа. Номер вписывайте от 1 до 12, по порядковому номеру месяца. Отчётный период — с первого по последний день месяца. Дата составления — это обычно последний день календарного месяца, но если он выпадает на выходной, лучше поставить дату первого рабочего дня следующего месяца. Например, если 30 июня — это воскресенье, дата составления табеля будет 1 июля.

Внесите в табель всех штатных сотрудников, включая внешних совместителей, дистанционщиков и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам.

Не включайте в табель людей, оформленных по договору ГПХ, на них не распространяются график работы и правила внутреннего распорядка.

По каждому человеку заполните его фамилию и инициалы, должность и табельный номер — уникальный код, который работодатель присваивает сотруднику при приёме на работу. Если вы ведёте кадровый учёт в программе или онлайн-сервисе, код обычно создаётся автоматически. У внутреннего совместителя будет два табельных номера: по основной должности и по внутреннему совместительству. Такого работника нужно внести в табель в две строки и вести учёт рабочего времени отдельно по каждой из должностей.

Выберите вариант заполнения табеля. Можно отмечать все явки и неявки или только отклонения от нормы: отпуск, больничный, сверхурочную работу, прогулы и другое. Но лучше фиксировать всё. В верхней строке табелей Т-12 или Т-13 проставляются цифровые или буквенные коды выхода на работу или причины отсутствия. Нижняя строка предназначена для отработанных часов и минут, а при неявках она не заполняется.

По работникам, занятым во вредных и опасных условиях, ведите раздельный учёт. Фиксируйте, сколько часов такой сотрудник работал во вредных и в обычных условиях. Для этого заведите отдельный табель или добавьте в общую форму ещё одну строку под ФИО нужного человека и отмечайте часы, отработанные во вредных условиях труда кодом «ВР». От этого зависит начисление страховых взносов по дополнительному тарифу и подсчёт стажа для дополнительного отпуска.

По внешним совместителям ведите табель как по обычным работникам. Единственное отличие — продолжительность рабочего дня при совместительстве не должна превышать четырёх часов. Исключение — дни, когда совместитель свободен на основном месте работы и может выйти на полный день.

Для заполнения табеля нужно использовать условные обозначения — цифровые или буквенные коды, на ваш выбор. Они одинаковые для форм Т-12 и Т-13.

Например, если работник на больничном, в графах с нужными датами проставьте код «Б» или «19». Если вышел на работу — «Я» или «01». Выходной или праздничный нерабочий день обозначается в табеле как «В» или «26». Чаще всего используют буквенные коды, их проще запомнить.

В графах 5 и 7 укажите общее количество отработанных часов за первую и вторую половину месяца.

В конце месяца заполните по каждому работнику в графах 8 и 9 общее количество отработанных дней и часов.

Графы 10−12 заполняйте, если сотрудник в этом месяце работал сверхурочно, в ночное время, в выходной или праздник.

В графах 14−16 укажите, сколько у работника было неявок в днях и часах и по каким причинам.

В графу 17 впишите количество выходных и праздничных дней в этом месяце по производственному календарю.

В графах 5 и 6 заполните, сколько дней и часов каждый работник отработал за половину и за весь месяц.

Если ведёте бухучёт, в графах 7−9 по желанию укажите коды вида оплаты и корреспондирующие бухгалтерские счета.

В графах 10−13 распишите информацию по неявкам на работу: коды причин, количество пропущенных дней и часов.

Бывает, что нужно внести правки в уже подписанный табель за прошлый период. Например, если у сотрудника отмечены неявки по невыясненным причинам, а позже по нему пришёл электронный больничный лист.

В законе не прописано, как исправлять табель, на практике это делают одним из двух способов.

Составьте корректировочный табель. Этим способом можно точечно поправить ошибки, не переделывая исходный документ. Порядок действий:

Корректировочный табель обычно подписывают датой его составления. Подписи ставят те же лица, что и в основном табеле.

Внесите изменения вручную. Используйте правила для первичных учётных документов из ФСБУ 27/2021:

Как часто передавать табель для расчёта зарплаты, вы устанавливаете самостоятельно, в законах это не прописано. По статье 136 ТК зарплату нужно выплачивать как минимум каждые полмесяца — за первую половину месяца и окончательный расчёт. Значит, и табели надо сдавать не реже двух раз в месяц.

По срокам ориентируйтесь на свои даты выплаты зарплаты. Например, если платите аванс 20-го числа, пропишите, что табель за первую половину месяца нужно подготовить до 17-го числа.

Сроки и порядок передачи табеля закрепите во внутренних документах, например, в положении об оплате труда.

Обычные табели храните минимум 5 лет, а по работникам, занятым во вредных и опасных условиях труда, 50 лет. Для табелей по вредникам за периоды до 2003 года срок больше — 75 лет. Как организовать архив, рассказали в статье «Какие документы нужно хранить в организации и сколько лет».

Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, следующего за тем, за который оформлен табель. То есть по табелям за 2025 год отсчёт начнётся с 1 января 2026 года.

Таких штрафов можно избежать, только если вы учитываете отработанные часы в какой-то другой форме и сможете это доказать.

Это документ, в котором работодатели фиксируют, сколько дней и часов отработал каждый сотрудник в течение месяца, когда он брал отпуск, болел или не выходил на работу по другим причинам.

Работодатель сам решает, кто будет вести табель. Чаще всего это поручают кадровым специалистам или бухгалтерам, но подойдёт любой другой сотрудник. Если в штате мало работников, вести табель могут директор и ИП.

Ответственного за ведение табеля назначает работодатель. В законе не прописано, кто это должен быть. Обычно такую работу поручают кадровикам, бухгалтерам или руководителям отделов, но можно назначить любого другого сотрудника.

Не реже двух раз. Это связано с тем, что зарплату нужно выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. Чтобы бухгалтерия успела сделать расчёты, табель обычно сдают за несколько дней перед каждой выплатой.

Конкретные даты работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет их во внутренних документах.