Что такое фонд оплаты труда
Фонд оплаты труда — это все расходы компании на сотрудников за конкретный период, обычно за месяц, квартал или год. Рассчитывать его можно как для всего бизнеса, так и для отделов.
Фонд оплаты труда считают, чтобы:
- Спланировать бюджет. ФОТ помогает оценить, сколько денег понадобится на сотрудников, например, в следующем году, и избежать внезапных кассовых разрывов. Также можно понять, хватит ли средств, чтобы расширить штат или ввести систему мотивации.
- Оценить эффективность бизнеса. Если расходы на сотрудников растут быстрее выручки, это тревожный сигнал. Например, если выручка компании за год выросла на 10%, а ФОТ — на 15%, возможно, стоит пересмотреть штат или систему оплаты труда.
- Проходить проверки ведомств. В некоторых случаях банк может запросить данные о ФОТ, чтобы оценить финансовую устойчивость бизнеса перед выдачей кредита. Эти же данные могут понадобиться налоговой или трудовой инспекции при проверках.
Из чего состоит фонд оплаты труда
В России нет закона, который определял бы состав ФОТ. Каждый работодатель сам решает, какие статьи расходов включать в него, и закрепляет их в локальных нормативных актах — коллективном договоре, положении об оплате труда, штатном расписании или других документах.
Собрали в таблице выплаты, которые обычно включают в ФОТ, и те, что не учитывают.
Что входит и что не входит в фонд оплаты труда
| Входят в ФОТ | На усмотрение компании | Не входят в ФОТ |
| — заработные платы до вычета НДФЛ — бонусы и проценты — регулярные премии — отпускные —пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня — доплаты за опасные и вредные условия труда — северные надбавки и районные коэффициенты — доплаты за работу в выходные и праздничные дни, ночные часы или сверхурочно — страховые взносы — выходные пособия при увольнении | — единоразовые премии, например, к празднику — командировочные — ДМС — материальная помощь — компенсации за питание, проживание, проезд и мобильную связь — компенсации за лечение и путёвки — обучение сотрудников — подарки и тимбилдинги | — пособия, выплачиваемые Социальным фондом — дивиденды — выплаты по договорам ГПХ, например, при работе с внештатными сотрудниками и подрядчиками |
В состав ФОТ входят все расходы компании, которые напрямую связаны с трудовой деятельностью сотрудников. Если с выплат удерживается НДФЛ, их учитывают до его вычета. К таким, например, относятся зарплаты, отпускные, первые три дня больничного, премии и другие.
Фонд оплаты труда (ФОТ) иногда путают с фондом заработной платы (ФЗП). Фонд заработной платы включает только выплаты сотрудникам за фактически отработанное время — оклады, тарифные ставки, премии и доплаты за особые условия труда. А в ФОТ входят все расходы компании на персонал.
Как рассчитать ФОТ
Фонд оплаты труда можно считать по-разному в зависимости от цели и периода. Для расчёта берут данные бухгалтерских счетов 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчёты по социальному страхованию», где учитываются зарплаты, налоги и страховые взносы.
Как рассчитать плановый ФОТ
Основная цель расчёта планового ФОТ — планирование бюджета. Он помогает примерно оценить, сколько компания потратит на оплату труда, исходя из среднего уровня зарплат и количества сотрудников в штате. Для расчёта ФОТ на год используют следующую формулу:
ФОТ = среднемесячная заработная плата x среднесписочная численность работников x 12 месяцев
Формулу можно адаптировать под разные периоды — месяц, квартал или полугодие, а также использовать для расчёта ФОТ для всей компании или конкретного отдела.
Пример. Небольшая кондитерская фабрика «Шоколадная лавка» планирует фонд оплаты труда на следующий год. Среднесписочная численность сотрудников — шесть человек, а среднемесячная зарплата — 70 000 рублей.
Примерный ФОТ на следующий год составит: 70 000x6x12 = 5 040 000 рублей.
Как рассчитать фактический ФОТ
Для расчёта ФОТ по отделу или конкретному сотруднику могут применять другой подход. Строгой формулы нет, поэтому каждая компания сама определяет, какие расходы учитывать. Ниже приведена универсальная формула, которая подходит для большинства случаев:
ФОТ = заработная плата + доплаты + надбавки + страховые взносы + другие выплаты
Пример. Рассчитаем примерный ФОТ на месяц для фабрики «Шоколадная лавка». В компании работают шесть сотрудников. В этом месяце технолог был в отпуске неделю, упаковщик три дня находился на больничном, а кондитер получил надбавку за сверхурочную работу.
Пример расчёта ФОТ на месяц
- Заработная плата сотрудникам — 310 000 рублей.
- Отпускные технологу — 22 000 рублей.
- Пособие по временной нетрудоспособности упаковщику — 4 500 рублей.
- Надбавка за сверхурочную работу кондитеру — 8 000 рублей.
- Страховые взносы — 80 000 рублей.
Если сложить все суммы начислений, то ФОТ на месяц составил 424 500 рублей.
Как планировать ФОТ
Фонд оплаты труда планируют, чтобы заранее понимать, сколько денег понадобится на оплату труда сотрудников. В процессе участвуют кадровики, бухгалтеры и руководители отделов.
Шаг 1. Соберите данные и спрогнозируйте изменения
Для планирования ФОТ на следующий год обычно анализируют показатели предыдущего периода: среднесписочную численность персонала, структуру и размеры начислений. На основе этих данных закладывают возможные изменения и строят прогноз ФОТ на будущий год.
Чтобы рассчитать ФОТ:
- Спланируйте штат. Решите, будете ли вы нанимать или сокращать сотрудников, учитывая сезонные колебания и планы по сокращению или расширению на будущий год.
- Спланируйте начисления. Определите размер окладов, премий и бонусов. Учитывайте инфляцию, объёмы продаж и тенденции на рынке труда в вашей отрасли.
- Учтите отпускные и больничные. Спланируйте расходы на плановые отпуска и возможные пособия по больничным листам в виде процента от оклада сотрудника.
- Изучите законодательство. Мониторьте изменения в налоговом и трудовом праве, которые могут повлиять на ФОТ. Например, в 2026 году планируется отменить пониженные страховые взносы для малого и среднего бизнеса.
«Мы прогнозируем ФОТ и численность штата, как и другие затраты, ежемесячно на 16 месяцев вперёд. Долгосрочное планирование помогает вовремя выявлять проблемы. Лучший результат даёт совместная работа: согласование найма, утверждение ставок и понимание, зачем нужны новые сотрудники и какую пользу они принесут», — говорит Наталья Фёдорова, директор по организационному развитию и управлению персоналом Lindaily.
Шаг 2. Рассчитайте будущий ФОТ
Когда прогноз готов, переходите к расчёту ФОТ. Для этого сложите все планируемые статьи расходов и заложите дополнительный процент на непредвиденные траты, например, на расширение штата или рост выплат. Обычно резерв составляет 5−15% от общего ФОТ.
Пример. Клининговая компания «Свежесть» планирует ФОТ на 2026 год. В 2025 году в компании работало 25 человек со среднемесячной зарплатой 40 000 рублей. В новом году штат увеличится до 30 сотрудников, а зарплаты планируется поднять на 7% — до 42 800 рублей на человека.
ФОТ с учётом всех выплат в 2025 году составил 12 миллионов рублей. В следующем году ФОТ будет равен примерно 15,4 миллиона рублей.
Для точного планирования учитывайте актуальные статьи расходов вашей компании: отпускные, больничные, премии, страховые взносы и прочие выплаты.
Шаг 3. Следите за выполнением ФОТ
Регулярно сверяйте плановый ФОТ с фактическими показателями и анализируйте причины расхождений. Если необходимо, корректируйте его, чтобы он отражал реальную картину.
Как анализировать ФОТ
Фонд оплаты труда — одна из самых больших статей расходов. Его анализ помогает понять, насколько эффективно работает команда, и вовремя скорректировать траты. А ещё, сравнивая средние зарплаты с рыночными, можно увидеть, насколько компания конкурентоспособна.
ФОТ анализируют тремя способами: по доле ФОТ в выручке, по доле ФОТ в прибыли и по выручке на сотрудника. Универсальных норм нет, показатели часто зависят от специфики и размера бизнеса. Например, в производстве доля ФОТ будет ниже, а в сервисных или IT-компаниях — выше. При анализе в первую очередь обращайте внимание на динамику.
Доля ФОТ в выручке. Показывает, какая часть выручки уходит на оплату труда и связанные с ним расходы. Рассчитывается по формуле:
Доля ФОТ в выручке = (ФОТ / выручка) x 100%
Идеально, когда доля ФОТ в выручке снижается. Это значит, что вы эффективно управляете затратами. Если она растёт, возможно, у вас раздут штат или слишком высокие зарплаты.
Доля ФОТ в прибыли. Показывает, какой процент от прибыли компания тратит на сотрудников. Считается по следующей формуле:
Доля ФОТ в прибыли = (ФОТ / прибыль) x 100%
Если доля ФОТ в прибыли снижается, это положительный сигнал. Если она растёт, это также может быть связано с избыточными расходами на персонал.
Выручка на сотрудника. Показывает, какую часть выручки приносит один сотрудник за определённый период. Рассчитывается по формуле:
Выручка на сотрудника = выручка / количество сотрудников
Хороший показатель, когда выручка на сотрудника растёт. Если она падает, то причиной может быть раздутый штат и, как следствие, низкая загруженность сотрудников. А также недостаточная мотивация или нехватка автоматизации, из-за чего работа идёт медленно.
«Мы анализируем рост выручки, рост бизнеса в натуральных объёмах и рост затрат на персонал. В идеале затраты на персонал должны расти соразмерно росту объёмов бизнеса. Также следим за тем, какой процент выручки уходит на персонал за конкретный период. Раньше доля ФОТ в выручке на рынке часто не превышала 20%, а сейчас в условиях дефицита кадров она в среднем колеблется от 21 до 41% в зависимости от сферы бизнеса.
Мы также всегда анализируем прирост затрат на ФОТ в двух разрезах: связано ли это с ростом численности персонала или с увеличением зарплат. Оцениваем, насколько эффективно работают сотрудники: считаем, сколько выручки приносит один человек с вычетом инфляции. Для нас важно, чтобы каждый сотрудник сегодня приносил больше, чем вчера», — говорит Наталья Фёдорова, директор по организационному развитию и управлению персоналом Lindaily.
Как оптимизировать фонд оплаты труда
Просто так урезать ФОТ нельзя. Это может привести к обратному эффекту, когда сотрудники теряют мотивацию и работают хуже. Вместо этого ищите возможности для оптимизации.
Пересмотрите зарплаты. Оценивайте рынок труда, сложность подбора сотрудников и уровень текучки. Принимайте решения на основе этой информации и исходя из приоритетов компании.
Учитывайте также себестоимость сотрудника и насколько эффективно работают отделы. «Мы оцениваем эффективность отдела продаж по соотношению объёма продаж к затратам на них. Если растут расходы на персонал, планы тоже растут соразмерно», — поясняет Наталья Фёдорова.
Можно также увеличить переменную часть зарплаты. Например, 70% зарплаты — это оклад, 30% — премия, зависящая от KPI. Это стимулирует сотрудников работать лучше и позволяет компании держать расходы под контролем. Если прибыль падает, переменная часть сокращается.
Проанализируйте штат. Если в компании есть нормы численности, проще понять, хватает ли людей или их слишком много. Нормы хорошо работают, когда можно оценить эффективность одного сотрудника и понять, сколько таких работников нужно. Нормы также помогают учитывать сезонные пики нагрузки. В такие периоды лучше не расширять штат, а нанимать временных сотрудников или привлекать внешних подрядчиков на проекты.
Старайтесь брать сторонних специалистов для выполнения разовых задач. Если вы работаете с самозанятыми или заключаете гражданско-правовые договоры (ГПХ), следите за тем, чтобы за ними не скрывались обычные трудовые отношения. Это может привлечь внимание налоговой.
В отделах, где процессы постоянно обновляются, нормирование не работает. В таких случаях лучше сравнить, что выгоднее — аутсорсинг или штатные сотрудники, и принимать решения исходя из прогноза загрузки и затрат. Также можно ориентироваться на рыночные бенчмарки.
Пересмотрите структуру выплат. Проанализируйте, сколько вы тратите на оплату труда и насколько каждая статья расходов оправдана. Например, можно сократить необязательные компенсации, такие как оплата мобильной связи, или пересмотреть бонусы и премии.
Автоматизируйте процессы. Например, внедрение Программное обеспечение для работы с клиентами и управления продажами.CRM— и Программа для автоматизации основных бизнес-процессов, включая финансы, персонал, производство, логистику и продажи.ERP-систем может снизить нагрузку на бухгалтерию, отдел продаж и кадровиков. А учёт рабочего времени поможет оценить, кто из сотрудников менее или более загружен, и равномерно распределять задачи в команде.
Частые вопросы о расчёте фонда оплаты труда
Что такое ФОТ простыми словами?
Это все расходы компании на сотрудников за определённый период, например, месяц, квартал или год. В него входят не только зарплаты, премии и бонусы, но и обязательные налоги, страховые взносы, а также больничные и отпускные, которые оплачивает работодатель.
Чем ФОТ отличается от ФЗП?
Фонд заработной платы (ФЗП) учитывает только выплаты за выполненную работу — оклады, тарифные ставки, премии и доплаты. ФОТ охватывает все расходы на сотрудников.
Какой ФОТ считается нормальным?
Доля ФОТ очень зависит от отрасли и размера компании. В малом бизнесе она часто составляет 30−50% от выручки, а в крупных компаниях может быть ниже. Для бизнеса в сфере услуг и IT доля ФОТ может достигать 40−60%, потому что основная статья расходов — затраты на сотрудников, тогда как в торговле и производстве доля ФОТ обычно составляет 20−25%.
Чем отличается ФОТ от оклада?
Оклад — это фиксированная сумма, которую сотрудник получает за свою работу. ФОТ — это все расходы компании на сотрудников, включая их оклады, бонусы, надбавки и другие выплаты.
