Как посчитать среднесписочную численность сотрудников (ССЧ)
Чтобы рассчитать среднесписочную численность за месяц:
- Сложите количество штатных сотрудников за каждый день, при этом неважно, работали они, были в отпуске, на больничном или в командировке.
- Результат разделите на календарные дни в этом месяце.
Чтобы узнать среднесписочную численность за квартал, полгода, 9 месяцев или год, сначала рассчитайте её за каждый месяц отчётного периода. Результаты сложите и разделите на количество месяцев. Например, для I квартала формула будет такой: (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + ССЧ за март) / 3.
Что такое среднесписочная численность и зачем её считать
Это один из статистических показателей среднего количества сотрудников за месяц, полгода, год или другой отчётный период. Учитываются только те, кто оформлен по трудовым договорам.
Среднесписочная численность нужна, чтобы:
- указать на титульном листе расчёта по страховым взносам (РСВ);
- указать в разделе 2 отчёта ЕФС-1 — сведениях о взносах на травматизм;
- заполнить отчёты по кадрам и зарплате в Росстат, если вы их сдаёте;
- рассчитать среднюю численность работников и проверить, можно ли применять упрощённую систему налогообложения (УСН);
- узнать, обязательно ли сдавать декларации в электронном виде;
- рассчитать квоту по приёму на работу инвалидов;
- проверить, относитесь ли вы к микро-, малому или среднему предпринимательству.
Кого и как включать в расчёт
- оформлены по срочным и бессрочным трудовым договорам;
- приняты на испытательный срок;
- находятся на больничном или в командировке;
- приняты на работу для замещения других работников, например на время декрета основной сотрудницы;
- ушли в оплачиваемый отпуск, в том числе с последующим увольнением;
- находятся в отпуске за свой счёт любой продолжительности;
- повышают квалификацию, получают новую профессию с отрывом от производства, если за этот период вы платите им средний заработок;
- ушли в учебный отпуск с полным или частичным сохранением зарплаты;
- находятся под следствием и ждут решения суда;
- не вышли на работу, потому что выполняли государственные или общественные обязанности;
- не работали по причине простоя, забастовки;
- взяли дополнительный выходной, чтобы пройти диспансеризацию, медосмотр, сдать кровь;
- получили отгул за работу в выходной или праздник.
Если руководитель — единственный учредитель ООО, который получает оплату за труд, его тоже нужно включить в среднесписочную численность. Как по нему отчитываться, рассказывали в статье «Единственный учредитель — директор: как его оформить и сдавать отчёты».
Работника, который внутри компании совмещает несколько должностей, учитывайте один раз.
Тех, кто работает неполный рабочий день или неделю, приняты на полставки по трудовому договору, штатному расписанию или с их согласия, рассчитывайте пропорционально отработанному времени. Исключение — работники, у которых по статье 92 ТК должно быть сокращённое рабочее время: вредники, несовершеннолетние, инвалиды I или II группы. Их нужно посчитать как целые единицы. Чем отличается нормальное, сокращённое и неполное время, рассказывали в статье «Какие есть виды рабочего времени».
Кого не учитывать в расчёте
- оформлены как внешние совместители;
- находятся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением новорождённого или по уходу за ребёнком;
- совмещают работу с обучением и на время поступления, учёбы или экзаменов взяли отпуск за свой счёт;
- повышают квалификацию, получают новую профессию с отрывом от производства, если за этот период вы платите им стипендию;
- мобилизованы, стали добровольцами, служат по контракту.
Есть исключение: сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком, который вышел на работу и одновременно получает пособие от СФР. Если он работает полный день или на дому, считайте его как одного человека. Если у такого сотрудника неполный день, учитывайте его пропорционально времени, которое он фактически отрабатывает.
ИП-работодателя в расчёт не включайте, он не может заключать трудовой договор сам с собой. Если у ИП работают только внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ, среднесписочная численность будет нулевой.
Как рассчитать среднесписочную численность
Считайте по инструкции из приказа Росстата № 647. Для расчёта нужно знать списочную численность: сколько работников числилось за каждый календарный день месяца. Информацию берите из табеля учёта рабочего времени, кадровых приказов, трудовых договоров.
Рассчитайте сначала среднесписочную численность за месяц. На её основе можно сделать расчёт за другой период: квартал, полугодие, 9 месяцев, год.
За месяц
Сложите количество работников с первого по последнее число месяца и разделите на календарные дни в этом месяце — 28, 29, 30 или 31.
В выходные и праздники количество сотрудников равно тому, сколько было в предыдущий рабочий день. Например, в новогодние праздники с 1 по 12 января 2026 года количество работников за каждый из этих дней такое же, как в последний рабочий день — 30 декабря 2025 года.
Если работник увольняется и в пятницу его последний день работы, начиная с субботы его нужно исключить из расчёта. Если у вас есть сотрудники с полным и неполным рабочим днём, рассчитайте их среднесписочную численность отдельно, а затем сложите эти два показателя.
Сотрудники работают полный день. Например, у вас на 1 апреля было 15 штатных работников, из них 3 внешних совместителя. В этом месяце уволились два основных работника: 26-го и 29-го числа.
Данные для расчёта за апрель
| Число месяца | Общее количество работников | Не входят в расчёт | Входят в расчёт |
| 1 | 15 | 3 | 12 |
| 2 | 15 | 3 | 12 |
| 3 | 15 | 3 | 12 |
| 4 | 15 | 3 | 12 |
| 5 | 15 | 3 | 12 |
| 6 (суббота) | 15 | 3 | 12 |
| 7 (воскресенье) | 15 | 3 | 12 |
| … | |||
| 26 | 15 | 3 | 12 |
| 27 (суббота) | 14 | 3 | 11 |
| 28 (воскресенье) | 14 | 3 | 11 |
| 29 | 14 | 3 | 11 |
| 30 | 13 | 3 | 10 |
| Итого за месяц | — | — | 355 |
В апреле 30 календарных дней. Сумма списочной численности работников с 1 по 30 апреля — 355 человек.
Среднесписочная численность: 355 человек / 30 дней = 11,83 человека.
Сотрудники заняты неполный рабочий день или неделю. Рассчитайте их пропорционально фактически отработанному времени.
Например, у вас установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, восьмичасовой рабочий день. Один из работников оформлен по трудовому договору на 0,5 ставки. В апреле 21 рабочий день, сотрудник отработал по факту 84 часа.
Количество отработанных за месяц часов поделите на обычную продолжительность рабочего дня в часах: 84 / 8 = 10,5 человеко-днейОдин рабочий день на человека..
Результат поделите на число рабочих дней по производственному календарю в апреле: 10,5 / 21 = 0,5. Сотрудника нужно учесть за каждый рабочий день как 0,5 человека.
За квартал или другой отчётный период
Рассчитайте показатель за каждый из трёх месяцев квартала, как показано в примерах выше, затем сложите результаты и полученную сумму поделите на 3.
Например, в январе среднесписочная численность 19 человек, в феврале 21, а в марте 25. Среднесписочная численность за I квартал: (19 + 21 + 25) / 3 = 21,67.
По аналогии считайте показатели за другие отчётные периоды. Сумму делите на количество месяцев в нужном периоде. Например, чтобы рассчитать среднесписочную численность за полугодие, сложите показатели с января по июнь и поделите на 6.
В отчётах Росстата её можно заполнять с двумя знаками после запятой. В формах РСВ и ЕФС-1 среднесписочную численность нужно указывать в целых числах. Как составить эти отчёты, рассказали в статьях «Расчёт по страховым взносам в 2024 году: правила заполнения» и «Как сдавать отчёт ЕФС-1 с 2024 года: состав и особенности заполнения».
Округляйте в них среднесписочную численность по правилам математики: то, что меньше 0,5, отбрасывайте, а от 0,5 увеличивайте до 1.
Ошибки при расчёте среднесписочной численности
Собрали в таблицу сложные моменты, в которых ошибаются чаще всего. Проверьте, всё ли вы верно рассчитываете.
Частые ошибки и как их исправить
| Ошибки в расчёте ССЧ | Решение |
|---|---|
| Дважды учли штатных сотрудников, с которыми дополнительно заключены договоры ГПХ | Посчитать один раз — по месту основной работы |
| Включили в расчёт внешних совместителей | Учесть только сотрудников, для которых это основное место работы |
| Не посчитали единственного учредителя, хотя платили ему зарплату | Посчитать как одного человека |
| Не посчитали сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком или беременности и родам, которые продолжают работать и получают пособия от СФР | Зависит от режима работы: — полный день — принять за одного человека — неполный день — рассчитать пропорционально фактически отработанному времени |
| Сотрудника, который совмещает несколько ставок, учли отдельно по каждой ставке | Посчитать как одного человека |
| По сотрудникам с полным рабочим днём учли только рабочие дни | Сложить число сотрудников за каждый календарный день месяца и разделить на общее количество дней в нём. За выходные и праздники взять численность из предыдущего рабочего дня |
| Показатель за год рассчитали с месяца регистрации ИП или компании, а не за 12 месяцев | Сложить количество работников за все месяцы с начала года и разделить на 12, даже если зарегистрировались в середине или конце года |
Что будет за ошибки при расчёте среднесписочной численности
Даже если в ЕФС-1 или РСВ указана неправильная среднесписочная численность, эти отчёты всё равно примут. Штрафов за отсутствие или неточности ССЧ нет, но могут быть другие неприятные последствия.
Требование пояснить ошибку или сдать уточнёнку. Налоговая может его прислать, если в РСВ среднесписочная численность:
- больше, чем количество застрахованных лиц с начала года из графы 1 строки 010 в подразделах 1 и 4 раздела 1;
Если не ответить на требование или не сдать отчёт с корректным показателем, налоговая оформит акт о нарушении. Дальше на его основе она может доначислить налоги, рассчитать пени, оштрафовать, включить в план проверок — в зависимости от конкретной ситуации.
Исключение из реестра малого и среднего бизнеса (МСП). Например, к малым предприятиям относятся компании и ИП, у которых среднесписочная численность до 100 человек. Это даёт право на поддержку от государства: пониженные налоговые ставки, кредиты на выгодных условиях, упрощённый кадровый и налоговый учёт и другое.
Если в отчётах ошибочно указать численность больше 100, налоговая исключит такую организацию или ИП из реестра МСП. Вернуть статус можно только после сдачи отчётности с верными показателями.
Частые вопросы о среднесписочной численности
Кого не учитывать при расчёте ССЧ?
Исполнителей по договорам ГПХ, внешних совместителей, ИП-работодателя, а также штатных сотрудников, которые сейчас не работают, потому что находятся:
- в отпуске по беременности, по уходу за ребёнком;
- в учебном отпуске за свой счёт;
- на учёбе с отрывом от производства и получают от вас стипендию;
- на военной службе.
Чем среднесписочная численность отличается от списочной?
Списочная численность — это количество штатных сотрудников, которые числятся у вас на определённую дату. При этом по факту они могут отсутствовать на работе, например, быть в отпуске, на больничном, учёбе или в командировке.
Рассчитать списочную численность за месяц можно по табелю учёта рабочего времени. Если разделить её на календарные дни этого месяца, получится среднесписочная численность.
Как рассчитать среднесписочную численность на 0,5 ставки?
Сотрудника на 0,5 ставки учитывайте пропорционально отработанному времени:
- Разделите общее количество отработанных часов за месяц на стандартную продолжительность рабочего дня. Получатся отработанные человеко-дни.
- Разделите человеко-дни на количество рабочих дней в месяце по производственному календарю.
Например, если сотрудник отработал в апреле 84 часа:
- 84 часа / 8 часов = 10,5 человеко-дней.
- 10,5 человеко-дней / 21 рабочий день = 0,5.
В расчёте ССЧ за каждый рабочий день апреля сотрудника нужно учитывать как 0,5 человека.
Входит ли директор в среднесписочную численность работников?
Да, если он работает по трудовому договору или является единственным учредителем. Директор не входит в расчёт среднесписочной численности, если он ИП, с которым заключили договор ГПХ по управлению компанией.
