Главное о первом отпуске:
- Отпустить сотрудника нужно через 6 месяцев. Раньше могут уйти только льготники или работники с разрешения руководителя.
- За полгода работник накапливает 14 отпускных дней, но по согласию работодателя может взять сразу все 28 дней.
- Новых сотрудников обычно нет в графике отпусков, поэтому они пишут заявление за 2 недели до отпуска.
- Отпускные выплачивают за 3 календарных дня до начала отпуска.
Когда сотрудник может уйти в первый отпуск
По статье 122 ТК новый сотрудник может взять первый отпуск через 6 месяцев непрерывной работы. Раньше этого срока он может уйти только по договорённости с работодателем или если он льготник — им отказывать нельзя.
Льготники могут брать отпуск в удобное для них время, даже если это не совпадает с графиком отпусков. Им достаточно подать заявление. По Трудовому кодексу к льготникам относятся:
- женщины перед декретом или сразу после него;
- несовершеннолетние;
- сотрудники, усыновившие ребёнка до 3 месяцев;
- мужья, пока их жёны в декрете;
- совместители в период отпуска на основной работе;
- многодетные родители с тремя и более детьми, пока младшему нет 14 лет;
- родители и опекуны детей-инвалидов до 18 лет.
Есть другие категории, прописанные в федеральных законах, которым полагается досрочный отпуск:
Сколько длится первый отпуск
Стандартный ежегодный отпуск длится 28 календарных дней. Но некоторым работникам полагается больше:
- несовершеннолетним — 31 день;
- людям с инвалидностью — от 30 дней;
- педагогам — от 42 до 56 дней;
- работникам на Крайнем Севере, на вредном или опасном производстве или с ненормированным графиком — от 3 до 24 дней.
Сотрудник накапливает дни отпуска постепенно. Период, за который они начисляются, называется отпускным стажем. Для нового работника он считается с первого дня выхода на работу. За каждый полный месяц ему положено 2,33 дня отпуска (28 дней ежегодного отпуска / 12 месяцев). Так за полгода непрерывной работы он накапливает 14 дней.
Из чего складывается отпускной стаж
| Входит в стаж | Не входит в стаж |
|---|---|
| Фактически отработанное время | Отпуск по уходу за ребёнком |
| Ежегодный отпуск | Отпуск за свой счёт, если он больше 14 дней в году |
| Больничный | Прогул |
| Отпуск по беременности и родам | Отстранение по вине сотрудника. Например, если он пришёл на работу нетрезвым или не прошёл инструктаж |
| Выходные и праздники | |
| Вынужденный прогул при незаконном увольнении | |
| Отпуск за свой счёт, но не больше 14 дней в году | |
| Отстранение сотрудника не по его вине. Например, он не успел пройти медосмотр из-за работодателя | |
| Призыв на военную службу |
Первый отпуск можно взять целиком или разбить на части. В законе не указано, сколько дней он должен длиться. Если руководитель не против, разрешается отгулять все 28 дней авансом. Главное условие: хотя бы одна часть отпуска в течение года должна быть не меньше 14 дней.
Если работник отгулял отпуск авансом, а потом решил уволиться до конца рабочего года, работодатель вправе удержать стоимость неотработанных дней.
Как оформить и оплатить первый отпуск
Новых сотрудников часто нет в графике отпусков, так что отпуск нужно согласовывать с руководителем. Работник обязан подать заявление за две недели до его начала. Это касается и льготников: несмотря на право уйти в любое время, они всё равно должны предупредить заранее.
.doc
Бланк приказа об отпуске по форме № Т-6
Как оформить первый отпуск:
- Примите от сотрудника заявление в свободной форме.
- Издайте приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 или собственной форме. Его подписывает как руководитель, так и сам сотрудник.
- Рассчитайте отпускные и заполните записку-расчёт.
- Внесите данные в табель учёта рабочего времени.
.xls
Бланк записки-расчёта по форме № Т-60
Перечислите отпускные сотруднику не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Подробнее о том, как оформлять отпуск, рассказали в статье.
Как рассчитать отпускные
Обычно при расчёте отпускных берут период в 12 месяцев. Но если сотрудник устроился недавно, расчётный период — с даты приёма на работу до конца месяца, предшествующего отпуску.
Посмотрим на примере, как рассчитываются отпускные. Сотрудницу приняли на работу 1 декабря 2025 года. Отработав полгода, она уходит в отпуск с 1 июня 2026 года на 14 дней. Её зарплата — 80 000 рублей.
Шаг 1. Определите расчётный период. Сотрудница отработала ровно 6 месяцев: с 1 декабря 2025 года по 31 мая 2026 года.
Шаг 2. Посчитайте общий доход. На доход работника могут влиять премии, надбавки, больничные или командировочные. Предположим, что сотрудница получала только фиксированный оклад. Её доход за 6 месяцев составил 480 000 рублей (80 000×6).
Шаг 3. Рассчитайте средний дневной заработок (СДЗ). Для этого разделите общий доход на 6 месяцев, а затем на 29,3 — это среднемесячное количество дней. Средний дневной заработок сотрудницы будет равен: 480 000 / 6 / 29,3 = 2 730,37 рубля.
Шаг 4. Рассчитайте отпускные. Умножьте СДЗ на количество дней отпуска. За 14 дней отдыха сотрудница получит 38 225,18 рубля (2 730,37×14).
Если отпуск начинается 1 июня, крайний срок выплаты отпускных — 28 мая 2026 года.
Рассмотрим ситуацию, когда один или несколько месяцев в расчётном периоде отработаны не полностью. В этом случае нельзя просто взять коэффициент 29,3 для всего периода.
Пример. Сотрудник принят на работу 1 октября 2025 года. Он уходит в отпуск с 10 июня 2026 года на 10 дней. Его оклад — 45 000 рублей. В марте он проболел 5 дней и получил 34 000 рублей.
Сначала посчитаем количество отработанных дней. Для 7 полных месяцев используем стандартный коэффициент 29,3. В марте сотрудник болел 5 дней. Количество дней в марте считается как 29,3 / 31×26 = 24,6 дня. Всего в расчётном периоде 229,7 дня (29,3×7 + 24,57).
После этого рассчитаем общий доход. За 7 полных месяцев получится 315 000 рублей (45 000×7), а за март — 34 000 рублей. Общий доход за весь период — 349 000 рублей.
Чтобы рассчитать СДЗ, делим доход на количество отработанных дней: 349 000 / 229,67 = 1 519,37 рубля. Затем умножаем его на 10 дней. Пётр получит 15 195,7 рубля. Деньги должны быть выплачены не позднее 5 июня 2026 года.
Что будет, если не отпустить сотрудника в первый отпуск
Работодатель обязан отпустить нового сотрудника в отпуск через 6 месяцев работы, а льготника — не дожидаясь полугода. За отказ грозят штрафы по статье 5.27 КоАП.
Штрафы за отказ в отпуске
| Работодатель | Первое нарушение | Повторное нарушение |
|---|---|---|
| Компания | 30 000−50 000 рублей | 50 000−70 000 рублей |
| ИП и должностные лица | 1 000−5 000 рублей | 10 000−20 000 рублей или отстранение руководителя от работы на срок от 1 до 3 лет |
Пример из судебной практики
В Архангельской области беременная сотрудница попросила 44 дня отпуска перед декретом, но работодатель дал только 30 дней.
Сотрудница пошла в суд и выиграла: по Трудовому кодексу беременные могут взять полный отпуск, даже если ещё не отработали полгода. Беременным при этом положено 70 дней отпуска перед декретом. Действия работодателя признали незаконными. Дело № 12−168/2017
В исключительных случаях, когда уход сотрудника может плохо отразиться на работе компании, отпуск разрешено перенести. Согласно статье 124 ТК, это допустимо только с письменного согласия работника, а отпуск нужно использовать до конца следующего рабочего года.
Что делать, если сотрудник уволился, отгуляв отпуск авансом
Действия зависят от причины увольнения.
Если работник уходит сам, по соглашению сторон или за провинности, вычитайте долг за уже отгулянные дни из последней зарплаты. При этом он не может быть выше 20% от суммы выплаты, говорится в статье 124 ТК. Оставшуюся сумму работник может вернуть только добровольно. Через суд взыскать её нельзя.
Пример. Сотрудник отгулял лишние 10 дней отпуска и увольняется. Его средний дневной заработок составляет 2 500 рублей, и общий долг — 25 000 рублей. При увольнении ему начислено 80 000 рублей, и работодатель может удержать не более 20%, то есть только 16 000 рублей.
Если увольнение связано с сокращением штата или ликвидацией компании, удерживать деньги за отпуск авансом запрещено. Это правило закреплено в части 2 статьи 137 ТК.
Частые вопросы о первом отпуске
Сколько нужно отработать официально, чтобы получить отпуск?
Сотрудник может уйти в первый отпуск через 6 месяцев работы. Раньше этого срока право на отдых есть у льготников, например, беременных женщин и несовершеннолетних. Остальные работники могут уйти раньше, только если договорятся с работодателем.
Сколько дней отпуска полагается после 6 месяцев работы?
За полгода работы сотрудник накапливает 14 дней отпуска. При этом он может уйти в отпуск на все 28 дней, но только с разрешения руководителя.
Можно ли взять отпуск, если сотрудник отработал 5 месяцев?
Не всегда. Взять отпуск авансом возможно в двух случаях: если сотрудник — льготник или по согласованию с работодателем.
