Инвентаризация — это сверка имущества, товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и финансов компании с бухучётом. Проверка показывает, есть ли недостачи, излишки, проблемы с хранением товаров. Ежегодная инвентаризация обязательна для всех организаций, которые ведут бухучёт, для ИП — по желанию, например, если вы сами хотите проверить запасы товаров или работу кассиров.
Инвентаризацию проводит комиссия, в неё могут входить замдиректора, руководители подразделений, бухгалтеры. Кассиры, продавцы, работники склада не могут проводить проверку, потому что они несут материальную ответственность за товары и имущество.
Что такое инвентаризация и зачем она нужна
При инвентаризации подсчитывают всё, что числится на балансе организации. Например, в супермаркете проверяют, сколько товаров фактически есть на складе и сколько указано в складском учёте.
Проверка показывает, есть ли недостачи, излишки товара, проблемы с хранением, достаточно ли денег у компании, чтобы выполнить финансовые обязательства.
Кому нужно проводить инвентаризацию
Если у вас зарегистрировано юрлицо (ООО, ПАО, Непубличные акционерное общество.НПАО и Некоммерческая организация.НКО), вы обязаны проводить ежегодную инвентаризацию по статье 11 федерального закона № 402.
Если вы ИП и не ведёте бухучёт, проводить инвентаризацию необязательно. Вы можете сделать её добровольно, например, если хотите проверить запасы товаров, работу кассиров или работников склада.
Виды инвентаризации
В зависимости от объёма, сроков и характера проверки выделяют шесть типов инвентаризации.
| Тип инвентаризации | Как проходит |
|---|---|
| Полная Частичная | Проверяют всё имущество, товары и финансовые обязательства компании |
| Проверяют только часть имущества, например, только определённый вид товаров | |
| Обязательная Добровольная | Ежегодная инвентаризация для бухгалтерской отчётности |
| По решению руководителя организации | |
| Плановая Внеплановая | По заранее составленному графику, например, раз в год перед заполнением бухгалтерской отчётности |
| Проводится в особых ситуациях, например, при нарушениях в учёте, краже, ЧС, смене руководства, реорганизации или ликвидации компании |
Когда проводить инвентаризацию
В одной из ситуаций, которые перечислены в федеральном стандарте ФСБУ 28/2023:
- перед сдачей бухгалтерской отчётности;
- если передаёте имущество арендаторам, ответственным хранителям, перевозчикам, подрядчикам;
- если меняются кассиры, продавцы, кладовщики, заведующие производством;
- если имущество украли, потеряли или испортили;
- если произошла чрезвычайная ситуация (пожар, наводнение, авария, стихийное бедствие);
- если ликвидируете или реорганизуете компанию.
Если проводите инвентаризацию при ликвидации или реорганизации компании, закончите проверку до даты наступления события. Подробнее про реорганизацию юридического лица читайте в статье.
Если меняется сотрудник, отвечающий за имущество, товары или деньги организации, проведите инвентаризацию в день приёмки-передачи дел.
Руководитель вправе проводить проверку по собственному решению. Примеры добровольной инвентаризации:
- еженедельная проверка продуктов в супермаркете;
- проверка в магазине одежды после сезонной распродажи;
- проверка товаров перед сделкой с инвесторами;
- переход на новую систему учёта.
Кто проводит инвентаризацию
Руководитель издаёт приказ и утверждает постоянную группу сотрудников, ответственных за проверку. Председателем комиссии может быть заместитель директора, главный бухгалтер или руководитель подразделения. Членами комиссии выступают сотрудники бухгалтерии, специалисты по учёту или другие сотрудники, не несущие материальную ответственность за проверяемое имущество.
Сотрудники, которые несут ответственность за имущество (продавцы, кассиры, кладовщики), не могут входить в состав комиссии. Однако они могут быть наблюдателями во время инвентаризации. Подробнее о материальной ответственности сотрудников рассказали в статье.
Пример. Супермаркет проводит инвентаризацию. Кассиры и кладовщики не могут входить в инвентаризационную комиссию, потому что они несут материальную ответственность за товары.
В некоторых случаях вы можете не собирать инвентаризационную комиссию, они прописаны в ФСБУ 28/2023. Например:
- в компании работает только руководитель и главный бухгалтер либо только руководитель;
- компания заключает договор с внешним аудитором;
- в компании закреплён состав ревизионной комиссии, которая проводит в том числе инвентаризацию.
«Часто небольшие компании включают материально ответственных лиц в состав инвентаризационной комиссии. Например, у компании есть склад оптовой торговли, в штате работают директор (он же учредитель), бухгалтер и кладовщик. Кладовщика включают в состав комиссии для придания солидности. Это неверно.
Задача материально ответственных лиц — следить за инвентаризацией и пресекать нарушения в действиях комиссии. Например, они могут оспорить недостачу», — Марат Самитов, основатель консалтинговой фирмы «Самитов Консалтинг».
Как провести инвентаризацию
Шаг 1. Издайте приказ
Перед началом проверки руководитель должен издать приказ о проведении инвентаризации. Без него проверка будет считаться непроведённой, а результаты не будут иметь юридической силы.
Укажите в приказе:
- дату составления документа;
- название организации;
- цель и основания для проведения инвентаризации (например, перед годовой отчётностью);
- вид имущества или обязательств, которые вы будете проверять;
- сроки проведения;
- ФИО председателя и членов комиссии;
- дату сдачи результатов в бухгалтерию.
.xls
Приказ о проведении инвентаризации: форма № ИНВ-22
Шаг 2. Проверьте активы
Товарно-материальные ценности. Пересчитайте все товары, укажите их сорт, артикул, если нужно, взвесьте их, измерьте, оцените их состояние, проверьте сроки годности. Если есть товары с истекшим сроком годности, отметьте их в описи, затем спишите или утилизируйте.
Пример. Комиссия провела инвентаризацию в супермаркете: пересчитала товары во всех отделах и заполнила описи. При проверке комиссия обнаружила товары с истекшим сроком годности и дополнительно отметила их в описи. Продукты отправили на утилизацию, а косметику и бытовую химию списали.
«Чтобы ускорить инвентаризацию, считывайте штрихкоды на товарах. Это удобнее, чем проверять каждый товар вручную. Также можно фиксировать наличие товара с помощью фото и видео, например, если вы проводите удалённую инвентаризацию.
Альтернативные способы учёта подходят, если обычная проверка товаров невозможна или слишком трудозатратна», — Марат Самитов, основатель консалтинговой фирмы «Самитов Консалтинг».
Имущество на ответственном хранении. Проверьте, есть ли имущество в месте хранения, нет ли повреждений, соблюдается ли срок годности и срок хранения по договору. Зафиксируйте результаты в описи по форме № ИНВ-5.
Пример. Складская компания сдаёт в аренду камеры хранения, и клиенты хранят в них свои вещи. Вещи клиентов считаются имуществом на ответственном хранении. Комиссия проверяет, на месте ли все вещи и в каком они состоянии.
Основные средства компании. К ним относятся здания и сооружения, оборудование, техника, транспорт, инвентарь и другое имущество, которое нужно для работы. Проверьте наличие имущества, его состояние, инвентарный номер, стоимость и место нахождения. Зафиксируйте результаты в описи по форме № ИНВ-1.
Подробнее про основные средства бизнеса рассказали в статье.
Пример. В частной клинике проходит ежегодная инвентаризация, комиссия проверяет оборудование, мебель, медицинские приборы, лекарства, материалы.
Деньги компании. Пересчитайте наличные деньги в кассе, проверьте суммы на банковских счетах, ценные бумаги, финансовые обязательства, приходные и расходные документы.
Заполните акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15. Если нет расхождений с бухучётом, сделайте в акте отметку «Недостач и излишков не выявлено». Если есть расхождения, укажите их на обратной стороне формы.
Пример. В ресторане проходит инвентаризация, в том числе проверяют наличные деньги и суммы на счетах. Сначала комиссия пересчитывает кассу, сверяет суммы наличных с кассовой книгой и электронной системой учёта. Затем комиссия проверяет суммы на счетах и переводы с банковскими выписками.
Зафиксируйте все результаты в инвентаризационных описях и сверьте их с бухучётом. Подготовьте все документы в двух экземплярах, при расхождения с бухучётом — в трёх экземплярах. Один экземпляр отдайте в бухгалтерию, второй — лицу, ответственному за это имущество, третий остаётся у инвентаризационной комиссии.
Шаг 3. Утвердите результаты инвентаризации
При расхождениях с бухучётом подготовьте сличительные ведомости в трёх экземплярах:
- форма № ИНВ-18 для основных средств и нематериальных активов;
- форма № ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей.
В дополнение к сличительным ведомостям подготовьте акты излишков, недостачи или Ситуация, при которой есть излишки одного товара и недостача другого товара в той же категории.пересортицы в трёх экземплярах.
Если при проверке выявлены некачественные товары, спишите их. Для этого составьте акты по форме № ТОРГ-15 (о порче) и ТОРГ-16 (о списании ТМЦ) в трёх экземплярах.
Если в компании меняются кассиры, продавцы, кладовщики, которые ответственны за имущество, подготовьте все описи и формы в трёх экземплярах. Один экземпляр отдайте в бухгалтерию, второй передайте бывшему сотруднику, который отвечал за имущество, а третий — новому ответственному сотруднику.
Оформите окончательные итоги инвентаризации в сводную ведомость учёта результатов по форме № ИНВ-26.
.xls
Ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией
На основании сличительных ведомостей руководитель издаёт приказ об утверждении результатов инвентаризации и передаёт его вместе с другими документами в бухгалтерию. На основании приказа и ведомостей бухгалтер скорректирует бухучёт.
Что делать с результатами инвентаризации
Зарегистрируйте расхождения в бухучёте в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации, по статье 11 федерального закона № 402. Если вы проводили годовую инвентаризацию, отразите результаты в годовой бухгалтерской отчётности.
Излишки. Отразите как доходы по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Недостачи. Незначительные недостачи или естественную убыль имущества отнесите на издержки производства. При существенной недостаче убытки компенсирует сотрудник, который несёт ответственность за товар или имущество — продавец, кассир или кладовщик.
Пересортица. Если товары идентичны по стоимости, учтите излишки в счёт недостачи. Для этого руководитель издаёт приказ о зачёте пересортицы, затем бухгалтер корректирует бухучёт. Если у товаров разная стоимость, отразите излишки как доход, а недостачи как расходы.
Подробнее о бухгалтерской отчётности рассказали в статье.
Что будет, если не проводить инвентаризацию
Компании обязаны проводить ежегодную инвентаризацию, иначе налоговая инспекция может начать проверку и выписать штраф.
Если налоговая выявит искажения или ошибки в бухучёте, отсутствие документов, компании грозит штраф по статье 15.11 КоАП:
- за первое нарушение — от 5 000 до 10 000 рублей;
- за повторное — от 10 000 до 20 000 рублей.
Также налоговая может назначить штраф за грубые нарушения правил бухгалтерского учёта по статье 15.15.6 КоАП:
- за первое нарушение — от 15 000 до 30 000 рублей;
- за повторное — от 30 000 до 50 000 рублей.
Компания может получить штраф, если инвентаризация прошла с нарушением порядка, например:
- не учтены излишки или недостачи, неправильно зачтена пересортица;
- не оформлены необходимые документы (описи, акты, ведомости, приказы);
- проверена только часть имущества или товаров;
- результаты инвентаризации не отражены в бухучёте.
Добровольная инвентаризация не регулируется законом напрямую. Однако без регулярных проверок у компании появятся искажения в отчётности: бухгалтерия может не заметить излишки, недостачи или порчу имущества.
Частые вопросы об инвентаризации
Что такое инвентаризация простыми словами?
Инвентаризация — это сверка всех активов, товаров и денег компании с тем, что указано в бухучёте. В идеале бухучёт должен отражать реальную ситуацию в организации.
В чём разница ревизии и инвентаризации?
Во время инвентаризации проверяют имущество, товары и финансы компании. Ревизия — это более комплексная проверка компании. При ревизии проверяют бухгалтерские документы, расчёты с контрагентами, производственные процессы, документы и соблюдение законодательства.
Как оплачивается недостача при инвентаризации?
Всё зависит от размера недостачи. Естественную убыль можно списать на издержки производства, себестоимость продукции или расходы. Например, в супермаркете продают 100 килограммов яблок, если 2 килограмма из них испортятся, их можно списать как несущественную недостачу.
При существенных недостачах товаров, денег или ценностей материально ответственное лицо компенсирует размер ущерба. Например, в магазине обнаружена недостача 10 000 рублей. Если все чеки оформлены правильно, сотрудник сам возмещает деньги.
Кто проводит инвентаризацию в организации?
Руководитель собирает инвентаризационную комиссию. Членами комиссии могут быть сотрудники, которые не несут материальную ответственность за проверяемое имущество: заместитель руководителя, главный бухгалтер, сотрудники бухгалтерии, специалисты по учёту и складу.
Как правильно отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учёте?
Зафиксируйте расхождения в том учётном периоде, когда проходила инвентаризация. Отразите излишки как доход организации по рыночной стоимости, а естественную убыль как расходы производства или себестоимость продукции. Существенные недостачи компенсирует кассир, продавец или кладовщик, который несёт ответственность за имущество.
Проводят ли ежегодную инвентаризацию компании на спецрежимах?
Да, если вы ведёте бухучёт, то обязаны проводить инвентаризацию независимо от налогового режима. Если вы индивидуальный предприниматель, можете проводить инвентаризацию по желанию.
