Учебный отпуск дают сотрудникам, которые совмещают работу и учёбу: он может быть оплачиваемым или без оплаты. Оплата положена, если образование этого уровня сотрудник получает в первый раз, учится заочно или очно-заочно в аккредитованном вузе или колледже и принёс справку-вызов для сдачи сессии или госэкзаменов.
Чтобы оформить отпуск, работник пишет заявление, прикладывает справку-вызов, работодатель издаёт приказ и выплачивает отпускные минимум за 3 дня до начала.
Кому положен оплачиваемый учебный отпуск
По статьям 173−176 ТК учебный отпуск нужно оплатить, если одновременно выполняется несколько условий.
Когда учебный отпуск оплачивается
| Критерий | Условие |
|---|---|
| Место работы | Основное |
| Уровень образования | Сотрудник получает образование уровня, которого у него ещё нет |
| Программа обучения | Есть госаккредитация |
| Форма обучения | Заочная или очно-заочная |
| Учёба | Проходит успешно, есть справка-вызов из учебного заведения |
| Цель отпуска | Для сдачи сессии, госэкзаменов или защиты кандидатской диссертации |
Если сотрудник поступает в магистратуру после бакалавриата, у него тоже есть право на учебный отпуск: это считается продолжением обучения, а не вторым высшим.
Условия для оплаты учебного отпуска действуют независимо от:
- способа поступления — самостоятельно или по вашему направлению;
- финансирования обучения — бюджет или платно;
- продолжительности работы у вас;
- вида образования — высшее, среднее профессиональное, основное общее, среднее общее, аспирантура.
Пример. Василий работает в ООО «Свет» и по совместительству у ИП Бородина. У Василия есть диплом колледжа, а сейчас он получает высшее образование заочно.
Для сдачи промежуточной аттестации Василию прислали справку-вызов из вуза. Учебный отпуск оплатило только ООО «Свет», так как это основной работодатель. У ИП Бородина Василий взял отпуск без сохранения зарплаты.
По статье 177 ТК вы можете оплатить учебный отпуск, даже если какие-то условия не выполняются. Например, у вуза нет госаккредитации или сотрудник получает второе высшее. Пропишите это в трудовом договоре или в локальном акте.
Когда учебный отпуск не оплачивается
Иногда учебный отпуск предоставляется без оплаты. Например, вы должны отпустить на сессию сотрудника, который учится очно, но не обязаны оплачивать это время. При каких условиях положен отпуск без оплаты, смотрите в таблице.
Неоплачиваемый учебный отпуск
| Критерий | Условие |
|---|---|
| Место работы | Основное |
| Уровень образования | Сотрудник получает образование уровня, которого у него ещё нет |
| Программа обучения | Есть госаккредитация |
| Учёба | Проходит успешно, есть справка-вызов из учебного заведения |
| Форма обучения и цель отпуска | Очная — сдача сессии, госэкзаменов, подготовка и защита диплома Любая — вступительные испытания, учёба на подготовительном отделении вуза |
В остальных случаях сотрудник, который работает и учится, может попросить отпуск без сохранения зарплаты. Вы можете отказать, если это помешает рабочему процессу.
Пример. Екатерина очно учится в вузе и параллельно работает в отделе кадров ООО «Деловой подход». Для сдачи сессии ей дали справку-вызов, а работодатель оформил неоплачиваемый учебный отпуск. Екатерина не сдала один экзамен. Для пересдачи она возьмёт отпуск без сохранения зарплаты, так как в этом случае учебный отпуск ей не положен.
Сколько длится учебный отпуск
Сроки учебного отпуска установлены в Трудовом кодексе. В справке-вызове они могут быть меньше.
Оплачиваемый
Продолжительность зависит от курса и цели отпуска. Например, заочнику, который учится на первом курсе вуза, положено до 40 дней для сдачи сессии, а на старших курсах — до 50.
Сроки оплачиваемого учебного отпуска
| Уровень образования | Форма обучения | Причина отпуска | Максимум |
|---|---|---|---|
| Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура) | Заочная или очно-заочная | Сессия на 1 и 2 курсах | 40 дней |
| Сессия на 2 курсе по ускоренной программе | 50 дней | ||
| Сессия на 3 и следующих курсах | 50 дней | ||
| Госэкзамены и защита диплома | 4 месяца | ||
| Среднее профессиональное | Заочная или очно-заочная | Сессия на 1 и 2 курсах | 30 дней |
| Сессия на 3 и следующих курсах | 40 дней | ||
| Госэкзамены | 2 месяца | ||
| Общее основное | Очно-заочная | ОГЭ | 9 дней |
| Общее среднее | Очно-заочная | ЕГЭ | 22 дня |
Неоплачиваемый
Продолжительность зависит от цели отпуска. Например, для сдачи сессии очнику положено до 15 дней в учебном году, а для подготовки и защиты диплома — до 4 месяцев. Полный перечень максимальных сроков привели в таблице.
Сроки неоплачиваемого учебного отпуска
| Уровень образования | Форма обучения | Причина отпуска | Максимум |
|---|---|---|---|
| Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура) | Любая | Итоговая аттестация после подготовительных курсов | 15 дней |
| Вступительные испытания | 15 дней | ||
| Очная | Сессия | 15 дней в учебном году | |
| Госэкзамены | 1 месяц | ||
| Госэкзамены и защита диплома | 4 месяца | ||
| Среднее профессиональное | Любая | Вступительные испытания | 10 дней |
| Очная | Сессия | 10 дней в учебном году | |
| Госэкзамены | 2 месяца |
Как оформить учебный отпуск
Примите от работника заявление в свободной форме и справку-вызов. Закон не устанавливает точный срок подачи, но чтобы успеть всё оформить, лучше заранее прописать правила в локальных актах. Например, что документы нужно предоставить за 10 рабочих дней до начала отпуска.
Справка-вызов состоит из двух частей. Перед отпуском сотрудник должен предоставить первую часть.
Если сотрудник принёс справку-вызов, это уже подтверждает право на учебный отпуск. Но на всякий случай проверьте:
- Образование сотрудника — уровень, который он получает сейчас, должен быть новым для него.
- Количество дней отпуска — сверяйтесь с формой обучения и максимальными сроками учебного отпуска по таблицам.
Оформите приказ на отпуск. Можно использовать свою форму или типовую № Т-6. По договорённости с сотрудником учебный отпуск можно присоединить к основному ежегодному. Об этом сказано в статье 177 ТК.
В приказе укажите:
- ФИО сотрудника;
- его должность и отдел, в котором он работает;
- вид отпуска — учебный;
- количество дней, даты начала и окончания отпуска из справки-вызова.
С приказом ознакомьте сотрудника под подпись.
.doc
Бланк приказа об отпуске по форме № Т-6
Начислите отпускные, страховые взносы и НДФЛ. Расчёты такие же, как для обычного оплачиваемого отпуска. Если учебный отпуск у сотрудника не оплачивается, пропустите этот шаг.
Пример. Екатерина уходит в учебный отпуск с 9 января 2026 года на 30 дней.
1. Определяем доход за расчётный период — предыдущие 12 месяцев. С января по декабрь 2025 года Екатерина заработала 780 000 рублей. Период отработан полностью, поэтому для расчёта нужно взять среднемесячное количество календарных дней — 29,3.
2. Находим среднедневной заработок: 780 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дня = 2 218,43 рубля
3. Считаем отпускные: 2 218,43 рубля x 30 дней = 66 552,90 рубля.
4. Удерживаем НДФЛ 13%: 66 552,90 рубля x 13% = 8 652 рубля.
5. Начисляем страховые взносы:
- по общему тарифу: 66 552,90 рубля x 30% = 19965,87 рубля.
- на страхование от несчастных случаев: 66 552,90 рубля x 0,2% = 133,11 рубля.
Итого Екатерина получит: 66 552,90 — 8 652 = 57 900,90 рубля.
Нестандартные случаи расчёта разобрали в статье «Как правильно рассчитать и выплатить отпускные сотрудникам».
Составьте записку-расчёт, если отпуск надо оплачивать. Это документ, в котором указано, сколько денег нужно выплатить сотруднику за учебный отпуск и все данные для расчёта:
- количество календарных дней отпуска;
- зарплата сотрудника за расчётный период с разбивкой по месяцам;
- количество отработанных календарных дней;
- среднедневной заработок.
Можно использовать типовую форму № Т-60 или собственный бланк.
.xls
Бланк записки-расчёта по форме № Т-60
Выплатите отпускные. Срок такой же, как для обычного отпуска — не позднее чем за 3 дня до его начала. Например, если сотрудник идёт в отпуск с понедельника, деньги нужно выплатить максимум в четверг.
Получите вторую (отрывную) часть справки-вызова. Её нужно запросить у сотрудника после его возвращения с учёбы. Во второй части справки учебное заведение подтверждает, что сотрудник был на экзаменах в конкретные сроки.
Отметьте учебный отпуск в табеле учёта рабочего времени. Если пользуетесь типовыми формами, поставьте коды:
- «У» или «11», если отпуск оплачивается;
- «УД» или «13», если отпуск без оплаты.
Какие ещё есть гарантии работникам, которые работают и учатся
Сокращённая рабочая неделя по желанию сотрудника. Для этого он должен написать заявление в свободной форме и приложить справку, где будет указано, как обучается — заочно или очно-заочно.
Как сократить рабочее время для учащихся сотрудников
| Форма обучения | На сколько можно сократить рабочую неделю | На какой период | Дополнительные условия |
|---|---|---|---|
| Заочная или очно-заочная — бакалавриат, специалитет, магистратура или среднее профобразование | 7 часов | До 10 месяцев перед госэкзаменами | Можно оформить 1 выходной в неделю или сокращать каждый рабочий день |
| Очно-заочная —основное общее или среднее общее образование | 1 рабочий день | Весь учебный год | Можно в течение недели сокращать часы, соответствующие 1 рабочему дню |
| Заочная — аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка | 1 рабочий день | Весь период обучения | На последнем году обучения + 2 неоплачиваемых выходных в неделю |
За сокращённые часы выплачивайте сотруднику 50% среднего заработка, но не ниже МРОТ. Исключение — неоплачиваемые выходные.
Оплата проезда к месту учёбы и обратно. Такая льгота есть у тех, кто учится заочно в вузе, колледже или техникуме, аспирантуре.
Размер компенсации:
- 100% стоимости проезда 1 раз в год — для высшего образования и аспирантуры;
- 50% стоимости проезда 1 раз в год — для среднего профессионального образования.
Если сотрудник учится одновременно в нескольких местах, компенсацию он может получить только за проезд к одному учебному заведению по своему выбору.
Чтобы выплатить компенсации расходов на проезд, нужны:
- справка-вызов из учебного заведения;
- заявление сотрудника в свободной форме;
- приказ о выплате компенсации;
- проездные документы (билеты), подтверждающие расходы.
Вы можете предоставлять и другие льготы тем, кто совмещает работу с учёбой. Свои условия пропишите в трудовом договоре или во внутренних документах.
Частые вопросы об учебном отпуске
Нужно ли оплачивать учебный отпуск внешнему совместителю?
Нет, все гарантии, связанные с учёбой, сотрудник получает только по основному месту работы. На время учебного отпуска совместитель может попросить отпуск за свой счёт по статье 128 ТК. Работодатель может одобрить или отклонить эту просьбу.
Как предоставить отпуск, если работник учится одновременно в двух вузах?
Учебный отпуск нужно предоставить для обучения только в одном из вузов — в том, который выберет сам сотрудник.
Продлевать ли учебный отпуск, если сотрудник заболел?
Учебный отпуск не продлевается из-за болезни. Он предоставляется только на период, который указан в справке-вызове. При этом больничный за дни, приходящиеся на учебный отпуск, не выплачивается.
Если сотрудник продолжает болеть после учебного отпуска, со следующего дня после его окончания нужно начислить пособие по временной нетрудоспособности.
Можно ли вместо учебного отпуска выплатить компенсацию?
Нет, заменить учебный отпуск деньгами нельзя, даже если сотрудник сам об этом попросит. Компенсацию по желанию работника можно выплатить только за основную часть ежегодного отпуска. Учебный отпуск к нему не относится, он предоставляется специально для сдачи сессии, защиты диплома и других целей, связанных с обучением.
Можно ли оформить учебный отпуск на меньший срок, чем указан в справке-вызове?
Нет, другой срок установить нельзя. В законе нет нормы, которая разрешает разделить или сократить учебный отпуск даже по просьбе работника.
