Как сэкономить на командировке, если сотрудник летит за границу: советы от Авиасейлс

Как покупать билет

На стоимость билета влияет тариф, время покупки, кто покупает и где. Поэтому учитывайте эти моменты, когда будете отправлять сотрудника в командировку за границу, и вот почему.

От чьего имени покупать: дешевле через физлицо, надёжнее через компанию

Если командировок не больше двух в месяц, удобнее, чтобы сотрудник купил билеты от своего имени как физлицо. Это быстрее и дешевле, потому что:

• цены для физлиц ниже, чем для бизнеса;
• не приходится тратить время на подписание договора;
• в покупке участвует только сотрудник, который едет;
• у компаний по продаже билетов для физлиц больше предложений, чем для бизнеса.

Важно, чтобы у сотрудника были деньги на личном счёте, чтобы расплатиться от своего имени. Имя плательщика и пассажира должны совпадать. В этом случае корпоративной картой оплачивать нельзя, иначе будут сложности с бухгалтерским учётом.

Покупку билетов через физическое лицо можно привязать к расходам компании, когда сотрудник вернётся из командировки. Это делается так.

Работник отдаёт в бухгалтерию маршрутную квитанцию, посадочные талоны с отметками, чеки или другие документы об оплате. Бухгалтерия составляет авансовый отчёт, отражает в учёте компании как расходы на командировку и возмещает сотруднику покупку билетов. Деньги, которые компания вернёт работнику, не считаются доходом и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Главное, чтобы сотрудник нигде не ошибся, оформил документы правильно и не потерял их, потому что за исправление ошибок и восстановление документов придётся платить. У агентств, которые работают с физлицами, плохая поддержка. Они могут долго отвечать на запрос или совсем не исправить ошибку, а предложить сделать новые документы за дополнительную плату.

Где покупать: дешевле в авиакомпании, надёжнее в агентстве, удобнее через онлайн-сервис

Когда сотрудники регулярно летают по одним и тем же направлениям с одним-двумя перевозчиками, работайте напрямую с авиакомпанией. В этом случае сможете получить:

• скидки на билеты;
• повышенный сервис;
• бронирование гостиницы и VIP-зала в аэропорту;
• трансфер и билеты на аэроэкспресс;
• персонального менеджера.

Например, с Аэрофлотом можно копить бонусные баллы до 5% от стоимости тарифа и потом ими оплатить билет. Чем больше перелётов, тем больше процент.

Недостаток в том, что авиакомпании требуют выполнять объёмы полётов. Если не делать нужное количество перелётов, теряете привилегии. А некоторые авиакомпании совсем отказываются работать без объёмов.

Если нет отдельного сотрудника, который оформляет командировки, а поездок много и есть особые требования, работайте с агентством. Через них не только купите авиабилеты, но и сможете оформить всё, что потребуется для зарубежной командировки:

• купить авиабилеты;
• оформить визу;
• забронировать отель;
• организовать трансфер;
• купить билеты на поезд или автобус;
• оформить страховку;
• организовать MICEКорпоративные встречи, презентации, тимбилдинги, конференции, семинары, имиджевые мероприятия, корпоративные туры. -мероприятие.

Со слов Ивана Бойцова агентства — это всегда дороже, чем покупка билетов через онлайн-сервисы:

— Агентства есть разные, у них разные цены на услуги и разный уровень сервиса, но все делают наценки на билеты и берут дополнительную комиссию за выписку.

Онлайн-сервисы подойдут компаниям, в которых сотрудники готовы сами оформлять командировки или для этого есть отдельный человек. Через сервисы проще покупать билеты — можно найти любое направление, выбрать перевозчика и сразу видны тарифы и цены. Попутно можно выбрать гостиницу, посмотреть фотографии и почитать отзывы. Всё, как в сервисах для путешествия физлица, только для бизнеса.

Вот несколько популярных онлайн-сервисов:

У всех сервисов есть мобильная версия.

Для компаний онлайн-сервисы удобны тем, что можно задать условия тревел-политики. А также можно установить многоуровневое согласование расходов, например, руководителем направления и генеральным директором, и следить, чтобы работники не тратили лишнего.

После внедрения в компанию тревел-политики расходы на командировки снижаются в среднем на 15%.

Это не значит, что сотрудники должны летать на кукурузниках и жить в хостелах с 1 звездой, тревел-политика должна быть гибкой и разумной. Устанавливайте разные лимиты в зависимости от точки назначения, учитывайте текущую ситуацию с ценами и интересы сотрудников.

Например, в сервисе Авиасейлс для бизнеса можно задать лимиты стоимости авиабилетов и отелей для разных регионов.

Из сервиса можно каждый месяц скачивать закрывающие документы для бухгалтерии. Обмен происходит по ЭДО. А также собирать аналитику расходов по сотрудникам, отделам и направлениям.

В онлайн-сервисах нельзя оформить визу или организовать корпоративное мероприятие с партнёрами. Придётся обращаться в другие компании.

В какое время покупать: дешевле в последний момент

Билеты выгодно покупать за 2−7 дней до вылета. Проверять соседние даты — иногда дешевле взять билеты на день раньше или позже и купить дополнительную ночь в отеле. При бронировании гостиницы наоборот — чем раньше, тем выгоднее.

При планировании командировки учитывайте события, которые проходят в стране и городе, куда летите. Во время выставок, конференций, спортивных мероприятий и праздников повышается цена на билеты и жильё, а порой и нет свободных мест. Если цель поездки просто встретиться с бизнес-партнёрами, едьте в другое время.

Также оценивайте сезонность. Например, в Турцию дешевле лететь осенью и зимой, а в ОАЭ, наоборот, летом.

Какие билеты выбрать: рискованно невозвратные, надёжнее возвратные

Если не уверены, что поездка будет, или ещё не утвердили сотрудника, который точно поедет, выбирайте возвратные билеты. За невозвратные билеты вернуть деньги не получится.

Если не знает точную дату командировки, но знаете кто полетит, выбирайте обменные билеты без возможности возврата. Тогда сможете изменить дату вылета и не нужно будет покупать новые билеты.

Руководитель направления для бизнеса в Авиасейлс Иван Бойцов рекомендует внимательно смотреть условия тарифа:

— Порой лоукостеры заявляют, что билеты возвратные, но при этом пассажиру приходится платить такие высокие штрафы, что проще купить новый билет.

Ошибки при оформлении билета и как их исправить

Бывает, при оформлении билетов сотрудники делают опечатки в имени, фамилии, отчестве, паспортных данных или даже в пункте назначения. Даже одна неправильная буква может помешать сесть на рейс. Некоторые авиакомпании исправляют ошибки бесплатно, а некоторые только за дополнительный сбор — это зависит от правил авиакомпании. Заранее проверяйте данные, чтобы не терять деньги.

Например, у Аэрофлота в разделе управление бронированием можно бесплатно изменить данные пассажира.

Победа изменит данные паспорта или ФИО за 800 рублей, а у Азимута стоимость зависит от тарифа и будет от 4 000 рублей.

Нельзя полностью поменять пассажира.

Суточные, выходные и страховка

Иван рекомендует при выборе авиабилетов учитывать время отправления и возвращения сотрудников, потому что это сэкономит суточные и оплату работы в выходные.

• Покупайте билеты с вылетом после полуночи и прилётом до полуночи — так не нужно платить суточные за лишний день. Если сотрудник вылетает во вторник в 23:55, за полный день вторника придётся заплатить суточные.
• Отправляйте сотрудников в однодневные командировки, тогда не нужно выплачивать суточные и оплачивать проживание.
• Не отправляйте сотрудника в командировку в выходные: за работу и отъезд/возврат из поездки в выходной придётся доплачивать сотруднику.

Учитывайте, что нельзя в выходной просто так отправить работника в командировку. Нужно обоснование, чтобы не нарушить Трудовой кодекс и не было вопросов от налоговой. Для этого оформите документы:

• Служебную записку руководителя подразделения о необходимости работы сотрудника в выходной. Составляется в свободной форме.
• Письменное согласие сотрудника на работу в выходной.
• Приказ о привлечении сотрудника к работе в выходной день. В нём отразите, по какой причине работнику нужно работать в выходной. Например, потому что партнёр согласен встретиться только в воскресенье и если этого не сделать, сорвётся крупная сделка.

Форму приказа и образец служебной записки можете скачать в статье «Как оформить командировку».

Ещё Иван рекомендует брать страховку авиабилета и допуслуги агентств. Можно покрыть затраты, если случится задержка рейса или у сотрудника будут проблемы со здоровьем. Например, за допуслугу «Гарантия возврата билета в случае болезни» заплатите 1 399 рублей, но вернёте полностью стоимость билета, если сотрудник получит травму или остро заболеет.