Как ООО принимать оплату от физлиц и компаний

Когда компаниям нужна касса

При расчёте с физлицами

Всегда, неважно, платят клиенты наличными или по безналу. За работу без ККТ грозит штраф:

Но есть несколько исключений. Юрлица могут не использовать кассу, если:

• продают немаркированные и непродовольственные товары на ярмарках, газеты и журналы, ремонтируют обувь или сдают жильё;
• работают в отдалённых местностях, где интернета нет и провести его нельзя;
• клиент платит за заказ наложенным платежом при доставке.

При расчёте с юрлицами и ИП

Если деньги перечисляют на расчётный счёт, касса не понадобится. Во всех остальных случаях оплаты по безналу без ККТ не обойтись. Например, если расчёт происходит корпоративной банковской картой, чек пробивать обязательно.

Как принимать оплату

Наличные

Когда подходит: есть торговая точка или офис.

Плюсы:

• Немедленный доступ и контроль над деньгами: не нужно несколько дней ждать завершения транзакции.
• Нет комиссии.
• Нет технических проблем. Электронные платёжные системы могут быть недоступны из-за сбоев или отсутствия интернета, а принимать наличные компания сможет всегда.

Минусы:

• На обработку наличных уходит время.
• Существует вероятность ошибок при подсчёте денег, а ещё часть выручки сотрудник может положить в карман.
• Для хранения понадобится сейф или другое безопасное место.
• Придётся нанимать бухгалтера. Наличные оформляют приходно-кассовым ордером, а ещё ведут кассовую книгу, соблюдают лимиты хранения денег и другие правила кассовой дисциплины.

Как подключить: заключите договор поставки товара или оказания услуг. По одному договору с одним контрагентом сумма сделки не может превышать 100 тысяч рублей, остальную сумму примите по безналу. За нарушение лимита грозит штраф: для ИП от 4000 до 5000 рублей, для юрлиц от 40 000 до 50 000 рублей.

Пример. Фирма Артёма заключила договор с ИП на 150 тысяч рублей. 100 тысяч рублей ИП передал наличными, а 50 000 рублей перевёл на расчётный счёт, чтобы компания не превысила лимит.

При расчёте с физлицами и самозанятыми ограничений на сумму наличных нет.

Выдавайте клиенту чек сразу или не позже следующего рабочего дня. Если освобождены от применения ККТ, предоставьте клиенту бланк строгой отчётности (БСО). Храните деньги в безопасном месте или зачислите на расчётный счёт через кассу или банкомат.

Эквайринг

Плюсы:

• Удобство и быстрота. Клиенты могут легко ввести необходимую сумму и завершить операцию в течение нескольких секунд. Это особенно важно в сфере торговли, когда покупателям приходится ждать очередь на оплату.
• Безопасность расчётов. Не во всех магазинах, кофе-поинтах и других точках малого бизнеса есть оборудование, чтобы проверить подлинность купюр. При оплате через терминал нет риска получить фальшивые банкноты.
• Отслеживание платежей. Многие терминалы записывают все операции, что упрощает процесс учёта. Это снижает вероятность ошибок и сокращает время на ручной ввод данных.
• Маркетинговые возможности. Некоторые терминалы позволяют компании настраивать программы лояльности и предлагать скидки или бонусы клиентам.

Минусы:

• Затраты на покупку или аренду терминала — 10 000−30 000 рублей. Многие банки предлагают терминалы в аренду или на других выгодных условиях, так что расходы можно сократить.
• Комиссии банку. Размер зависит от вида деятельности и оборота и составляет в среднем 1−3%.
• Технические проблемы. Время от времени в работе платёжных терминалов могут возникнуть сбои, а это ведёт к задержке или невозможности платежа.
• Отсрочка в получении оплаты. После того как покупатель оплатил покупку, деньги направляются банку-эквайеру. Продавец получает их чуть позже, обычно в течение двух дней. В выходные и праздничные дни деньги по эквайрингу не зачисляются.

Как подключить: заключите договор с банком и купите терминал, совместимый с вашей кассой. Это может быть тот же банк, в котором открыт расчётный счёт, но не обязательно.

Интернет-эквайринг

Когда подходит: если продаёте товары или услуги в интернете и хотите принимать платежи от покупателей онлайн. Интернет-эквайринг часто используют:

• владельцы интернет-магазинов;
• рестораторы;
• владельцы службы доставки;
• ведущие онлайн-курсов;
• руководители онлайн-школ.

Плюсы:

• География продаж. Продавайте не только в пределах одного города, но и по всей стране.
• Покупки в любое время суток. Клиенты оплачивают заказы не выходя из дома или офиса, а ваше участие не требуется.
• Работа без терминала. Чтобы клиенты делали покупки на вашем сайте, POS-терминал не нужен.

Минусы:

Как подключить:

1. Выберите банк или платёжный агрегатор, который будет проводить платежи со стороны продавца, и тариф.
2. Оформите заявку, пройдите проверку и заключите договор.
3. При необходимости настройте оплату на своём сайте или ознакомьтесь с тем, как создавать и отправлять платёжные ссылки покупателям через личный кабинет.
4. Проведите тестовую оплату, чтобы убедиться, что всё работает корректно.

Не получится подключить интернет-эквайринг на сайт, который продаёт лекарства по рецепту, табак, алкоголь и другие запрещённые к продаже товары.

По QR-коду

Когда подходит: любому бизнесу, но особенно выгодно малому и среднему. У небольших компаний часто возникает кассовый разрыв. Например, если фирма принимает оплату по терминалу, деньги на расчётный счёт могут идти несколько дней. А в день зарплаты или платежа по кредиту компании не хватает средств, чтобы рассчитаться по обязательствам. При приёме оплаты по QR-коду организации не нужно ждать поступления денег, они зачисляются в этот же день.

Плюсы:

• Комиссия в 2−2,5 раза ниже, чем при использовании эквайринга: 0,2, 0,4 и 0,7%. Размер зависит от сферы деятельности бизнеса.
• Деньги поступают в течение нескольких секунд, а не часов и дней, как при эквайринге.
• Специальное оборудование необязательно, но покупателю для оплаты понадобятся смартфон с камерой, мобильный интернет и подключение к СБП.

Минусы: не всем клиентам выгодно и удобно использовать этот способ, из-за чего они могут отказаться оплачивать покупки через СБП или уйти к другому продавцу. Главные минусы для покупателя:

• нет кешбэка;
• не у всех банков можно оплатить покупки кредитной картой;
• сценарий оплаты сложнее, чем картой — нужно достать телефон, отсканировать код, ввести сумму и сделать перевод.

Как подключить: подключитесь к Системе быстрых платежей.

Существуют два типа QR-кодов:

• Статический — содержит зашифрованные реквизиты продавца. Покупатель сканирует код в приложении своего банка и вводит сумму покупки.
• Динамический — создают отдельно для каждой оплаты. Продавец указывает сумму и наименование товара в онлайн-кассе, печатает или показывает код, а покупателю самому ничего вводить не нужно.

Перевод на расчётный счёт компании

Когда подходит: если работаете с юридическими лицами в B2B-секторе, например, продаёте оборудование для кофеен или строительные материалы, и клиентам удобнее оплачивать покупки по безналичному расчёту. То есть переводить деньги со счёта своей компании на счёт вашей, а не использовать личную карту.

Плюс: это единственный способ принимать платежи без онлайн-кассы, комиссию при этом платит покупатель по тарифам банка.

Минус: плату можно принимать только от ИП и компаний, а срок поступления платежа до 5 рабочих дней.

Как подключить: достаточно сообщить партнёрам и покупателям, что теперь принимаете оплату по безналу. Укажите реквизиты для оплаты на сайте или выставите счёт. Когда покупатель переведёт деньги, попросите его выслать документ, подтверждающий оплату.

Электронные деньги

Когда подходит: если хотите получать деньги на электронные кошельки, такие как ЮMoney, WebMoney, VK Pay.

Плюс: есть возможность принимать платежи от покупателей по всему миру, а специальное оборудование не нужно.

Минусы:

• Нельзя принимать оплату от юрлиц.
• Комиссии за приём платежей от 0 до 3%.
• Срок поступления платежа зависит от договора с сервисами. Деньги могут приходить как раз в неделю, так и несколько раз в день.

Как подключить:

1. Заключите договор с платёжной системой напрямую или через агрегатор вроде Робокассы.
2. Заведите корпоративный электронный кошелёк.
3. Привяжите кошелёк к расчётному счёту.
4. Настройте приём оплаты на сайте.
5. Сообщите об открытии электронного кошелька в ФНС.

Что учесть при подключении способа оплаты

Кажется, что чем больше вариантов оплатить покупку, тем лучше для компании — каждый покупатель выберет подходящий способ. Но это не всегда так.

Ориентируйтесь на удобство для клиентов именно вашего бизнеса. Вот несколько простых шагов, которые помогут найти выгодное решение.

Исследуйте покупателей. Узнайте, какие способы оплаты они предпочитают. Это можно сделать, общаясь с ними, проводя опросы или анализируя данные о предыдущих платежах.

Рассмотрите популярные варианты оплаты. Оцените преимущества и недостатки каждого и определите, какие наиболее подходят для вашей аудитории.

Учтите комиссии и стоимость. Некоторые способы обойдутся дороже, чем другие, поэтому важно балансировать между удобством для клиентов и эффективностью для бизнеса.

Обратитесь к поставщикам платёжных услуг. Сравните предложения и выберите того, который лучше всего соответствует потребностям.

Коротко

1. Компании принимают оплату от покупателей по-разному — наличными, банковскими картами, на счёт, электронный кошелёк или по СБП.
2. Не обязательно подключать все варианты сразу. Выбор способа оплаты зависит от удобства для покупателей и затрат времени и финансов для бизнеса.
3. Чтобы принимать наличные, соблюдайте ограничения по сумме, ведите кассовую дисциплину и следите за безопасностью средств.
4. Для приёма платежей с карты заключите договор на эквайринг с банком. Для онлайн-оплаты настройте интеграцию с сайтом.
5. Оплата по Системе быстрых платежей позволяет сэкономить на комиссиях банку и получить деньги мгновенно.
6. Чтобы принимать деньги на электронный кошелёк, заключите договор с платёжной системой или посредником, зарегистрируйте кошелёк и привяжите его к расчётному счёту.
7. При оплате от компании и ИП на расчётный счёт ККТ можно не применять. При расчётах с физлицами кассу использовать обязательно. Исключение: работаете в труднодоступной местности и в некоторых сферах.