Как принимать наличные от ИП и ООО, чтобы не нарушить закон

На расчёты наличными установлен лимит по пункту 4 указаний ЦБ № 5348-У: по одному договору с одним контрагентом сумма сделки не может превышать 100 тысяч рублей. Это правило действует и при расчётах в иностранной валюте — в этом случае сумму пересчитывают по курсу ЦБ на дату оплаты.

Если контрагент — обычное физлицо или самозанятый без статуса ИП, лимит расчёта наличными соблюдать не нужно.

Лимит распространяется на все виды договоров, в том числе на займы. Его нужно соблюдать независимо от количества товаров, которые вы продали контрагенту. По статье 2 федерального закона № 381, любые сделки между ООО и ИП считаются оптовой торговлей. Даже если продали контрагенту за наличные две бутыли с водой для офиса, такая сделка считается оптовой, и на неё действует ограничение в 100 тысяч рублей.

Сделку оплачивали частями, каждый платёж наличными меньше 100 тысяч. Если общая сумма по этому договору в итоге больше лимита, это нарушение.

Заплатили наличными долг по договору уже после его окончания. Даже когда срок договора закончился, ограничение всё ещё действует. Если вместе с этим платежом общая сумма наличных выплат стала больше 100 тысяч, лимит превышен.

Заплатили по договору неустойку, штраф или пеню. Если вместе с основной суммой по договору, оплаченной наличными, получилось больше 100 тысяч, это тоже превышение лимита.

Провели оплату по договору через подотчётное лицо. Если работнику выдали наличные деньги под отчёт, чтобы тот рассчитался с контрагентом, общая сумма не должна превышать 100 тысяч. Лимит не нужно соблюдать, только если подотчётный сотрудник делает покупки как физлицо, а не от имени ООО или ИП.

Оштрафовать налоговая сможет только в течение 60 календарных дней с даты нарушения. Например, если в октябре проверяющие обнаружат, что в июле того же года ООО или ИП вышли за рамки лимита, штрафа не будет.

Если вы работаете с контрагентом по наличному расчёту, а сумма сделки превышает 100 тысяч рублей, сумму сверх лимита можно принять не наличными, а банковским переводом на счёт организации или ИП.

Например, вы заключили договор на 120 тысяч рублей: 100 тысяч рублей наличными можно принять одним платежом, можно разбить на части — здесь на ваше усмотрение. А вот остаток 20 тысяч рублей придётся принимать по безналичному расчёту, так как по сумме всей сделки лимит будет превышен.

Нельзя просто разбить платёж на несколько договоров с разными предметами договора, ИФНС признаёт такое дробление незаконным и привлекает к ответственности.

Например, в судебном деле № А72−3587/2008 налоговая оштрафовала организацию за превышение лимита наличных расчётов. В суде компания утверждала, что получила 200 000 рублей по разным поставкам и в качестве доказательства представила пять отдельных договоров. Но суд установил, что фактически это была одна сделка, искусственно разделённая для обхода лимита: все договоры были заключены в один день, на одинаковых условиях, а оплата прошла одновременно.

ООО и ИП, которые принимают оплату наличными, обязаны проводить все платежи через онлайн-кассу. При этом не важно, как часто они работают с наличными: каждый день или раз в год. Выдайте чек Контрольно-кассовой техникиККТ, когда принимаете деньги за товары, работы или услуги, в том числе если это предварительная оплата или возврат аванса.

Самозанятым ИП не нужно пробивать кассовый чек при приёме наличных, они выдают только чек из приложения «Мой налог».

Чек нужен контрагенту ещё и для налогового учёта. Если продавец не выдал чек онлайн-кассы, хотя должен был, у покупателя не будет подтверждения оплаты. На УСН «Доходы минус расходы» без подтверждения оплаты не получится учесть затраты на эту покупку. В результате контрагент заплатит больше налогов.

Основной документ, который подтверждает поступление наличных денег в кассу — это приходный кассовый ордер (ПКО) по форме № КО-1. Составлять его можно на бумажном бланке или в электронном виде в программе, в которой ведёте учёт.

Для организаций это обязательный документ, а ИП могут его не составлять, если как положено ведут налоговый учёт и заполняют книгу доходов и расходов. Об этом сказано в пункте 4.1 указаний ЦБ № 3210-У.

Если вы пробиваете кассовые чеки, приходный кассовый ордер можно оформить в конце рабочего дня на общую сумму всех принятых наличных. Основанием для его составления будет отчёт о закрытии смены — документ, который формирует онлайн-касса.

В бумажном приходном кассовом ордере нельзя исправлять ошибки. Если что-то неправильно заполнили, нужно взять новый бланк.

Хранить у себя наличность без ограничений могут только ИП и компании из реестра МСП, то есть те, кто относятся к малым и микропредприятиям.

Остальные организации должны устанавливать себе лимит кассы — конкретную сумму наличных, которая может оставаться на конец каждого рабочего дня. Сверхлимитные суммы нужно сдавать в обслуживающий банк.

Самостоятельно внести наличную выручку на расчётный счёт можно через банкомат или через кассу банка.

Когда вы сами вносите выручку на расчётный счёт без поездки в кассу и без выезда инкассаторов, это называется самоинкассация. Подробную информацию об этой услуге лучше уточнить в обслуживающем банке.

Храните документы, которые подтверждают происхождение денег: договор с контрагентом, счёт на оплату, акт или накладную, приходный кассовый ордер. Банки анализируют операции по внесению наличных по методическим рекомендациям ЦБ № 1-МР. У компании или ИП могут запросить документы, если они за 30 дней внесли на счёт от 30 миллионов рублей и при этом есть хотя бы одно из условий:

Если не предоставить документы, банк может не провести эту операцию по статье 7 федерального закона № 115.

ИП могут вести бухгалтерский учёт, но не обязаны это делать. Для ООО это обязанность. В любом случае продажа товара за наличные отражается как обычная сделка купли-продажи. В программе учёта надо провести операции «Продажа» и «Приём оплаты наличными».

Для бухгалтерских проводок используется счёт 50 «Касса» — он активный, поэтому поступление денег отражается по дебету. При оптовой продаже товаров проводки будут такие:

Да. Компании и ИП могут принимать друг от друга наличные в пределах 100 тысяч рублей по одному договору. Ограничение не действует, если наличкой рассчитывается физлицо, не зарегистрированное в качестве ИП.

Да, если самозанятый зарегистрирован как ИП.

Когда принимаете наличные, выдайте покупателю кассовый чек. Сумму, которая поступила в кассу за смену, оформите приходным кассовым ордером (ПКО). ИП могут его не составлять.

Лимит в 100 тысяч рублей наличными по одному договору обязаны соблюдать обе стороны сделки, если это организация или ИП. Штраф могут наложить на того, кто платил, и на того, кто получил деньги.