Оперативный учёт: зачем он нужен и как им пользоваться

Оперативный учёт помогает собирать и анализировать информацию о компании: сколько осталось сырья на производстве, как работают сотрудники, сколько в кассе денег и как много продукции произвела компания. Эти данные ежедневно или еженедельно сотрудники вносят в акты оперативного учёта с помощью программ или просто на бумаге. Показатели помогают следить за состоянием бизнеса и корректировать процессы, чтобы избегать издержек.

В отличие от статистического или бухгалтерского, оперативный учёт необязательный и менее формальный и сложный. Он содержит информацию, которая позволяет быстро принимать решения, например, вовремя заказывать расходные материалы или менять дату доставки товара.

Пример. В конце дня администратор салона красоты составила акт оперативного учёта и заметила, что краски для волос может не хватить на следующий день. Она решила заказать новую партию товара к утру. Поэтому на следующий день у мастеров было достаточно краски разных цветов, и они смогли обслужить всех клиентов.

Оперативный учёт не нужен в совсем небольших компаниях, где бизнес-процессы не требуют ежедневного контроля и быстрой реакции.

Товары. Сотрудники учитывают количество выпускаемой продукции или её качество. Например, начальник цеха ежедневно записывает, сколько метров ткани было готово к концу смены.

Время. Рабочие часы, дни или смены. Они показывают, сколько времени было потрачено на производство товара или сколько отработал каждый сотрудник. На основе этой информации можно оптимизировать производство.

Деньги. Учитываются прибыль, объём затрат, непредвиденные расходы. Однако за деньгами чаще следят с помощью бухгалтерского учёта — это формальный и подробный документ. Оперативный же учёт может фиксировать промежуточную информацию, например, получение наличных.

Другие данные. Следите за тем, что важно вам. Например, за логистикой: что и куда везут, сколько товаров хранится на складе, или за объёмом сбыта: сколько продали и по каким каналам. Оперативный учёт часто используют, чтобы следить за выполнением плана, например, для отдела продаж.

«Руководитель отдела продаж небольшой оптовой компании может понять из оперативного учёта что, например, к 15 числу месяца отдел отстаёт от месячного плана на 20%. Руководитель перераспределит недостаток продаж на оставшиеся рабочие дни месяца и поручит менеджерам контролировать план» — Дмитрий Нагайник, руководитель департамента финансовых директоров на аутсорсинге в компании Профдело.

Планирование. На первом этапе определите, зачем вести оперативный учёт, как это делать и за чем следить. Укажите, кто и с какой периодичностью будет заполнять акты.

Сбор данных. Сотрудники следят за показателями: считают товары, деньги и рабочие часы специалистов. Ответственный сотрудник вносит данные в программу или записывает в документах.

Анализ. Руководители анализируют информацию и оценивают эффективность. На основе анализа они могут скорректировать производственные процессы.

Пример. Ежедневные отчёты начальника цеха показывают, что по пятницам метраж готовой ткани меньше, чем в другие дни недели, потому что многие сотрудники отпрашиваются и уходят раньше. Из-за этого менеджер ищет варианты решения проблемы: смириться с ситуацией и уменьшить пятничную норму, запретить сотрудникам уходить раньше или найти компромисс. Например, сдвинуть график и по пятницам начинать работать на час раньше.

Например, по пятницам сотрудники цеха производства ткани не могли выполнить норму, потому что часто отпрашивались и уходили раньше. Менеджеры предложили сделать пятницу сокращённым рабочим днём или дать сотрудникам доступ к корпоративному такси, чтобы они добирались домой не на общественном транспорте. Остановились на втором варианте: руководители подготовили документы и сотрудники начали отрабатывать полный рабочий день и возвращаться домой вовремя на такси.

Так как оперативный учёт необязательный, руководители компании сами решают, нужен он бизнесу или нет.

Разработайте методологию оперативного учёта. Для этого оцените текущее состояние компании, проанализируйте бизнес-процессы. Это нужно, чтобы найти слабые места и выяснить, для чего нужен оперативный учёт. Например, не допускать загруженности склада больше чем на 90%, чтобы иметь возможность принимать возвращённый товар. На этом этапе руководители назначают сотрудников, которые будут ответственны за ведение оперативного учёта.

«В методологии описывают действия сотрудников: что считать, как и что делать в случае недостачи. Например, в компаниях общественного питания это может быть контроль свежести продуктов и списание испорченной продукции с записью в программе. Следить можно за актуальностью сроков, порядком списания и дозаказа продукции, нормами отклонения. Методология учитывает и то, в каких случаях нужно информировать руководителя: например, если норма отклонения от плана выше 10%» — Дмитрий Нагайник, руководитель департамента финансовых директоров на аутсорсинге в компании Профдело.

Выберите форму. Определите форму ведения учёта: печатные акты, запись в Excel-таблицу, программы. Большинство компаний используют учётную систему 1C: внутри программы есть блок 1C:ERP, который позволяет вести оперативный учёт. Некоторые компании создают свои программы или пользуются готовыми решениями: ПланФакт, Финансист, МойСклад.

Внедрите оперативный учёт. Менеджеры вводят оперативный учёт в компанию: настраивают программное обеспечение, подключают и обучают сотрудников. В течение первых месяцев устраняют ошибки и сбои.

Оперативный учёт помогает собирать и анализировать информацию о бизнесе: количестве товаров, наличных денег в кассе, отработанных смен и так далее.

Управленческий учёт нужен, чтобы оценить эффективность компании и спрогнозировать будущие направления развития бизнеса. Он создаётся для руководителей высшего звена для стратегического планирования и решения крупных проблем.

Оперативный учёт лишь фиксирует информацию об отдельных процессах или направлениях в компании и рассчитан на руководителей среднего и низшего звена.

Бухгалтерский учёт — формальный, детализированный и обязательный вид учёта хозяйственной деятельности. Он подчиняется  402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Оперативный учёт — это необязательный, менее формальный и менее детализированный вид учёта.