Задачи бухгалтера
Разговор о бухгалтерах и о том, нужны ли они конкретному бизнесу, стоит начать с того, какие функции выполняют эти сотрудники. Бухгалтеры помогают бизнесу выполнять финансовые обязательства, держать бумаги в порядке и каждый год отчитываться перед налоговой и другими инстанциями.
Пока компания маленькая и в ней нет нанятых работников, вести учёт доходов и расходов легко. Но когда она вырастает, список задач главного бухгалтера становится шире.
Можно поручать бухгалтеру подписывать акты с клиентами, оформлять сотрудников на работу и вести их карточки, составлять штатное расписание или разрабатывать финансовые стратегии. Но так можно перегрузить специалиста, поэтому лучше поручать такие задачи менеджерам по персоналу, офис-менеджерам и финансовым экспертам.
Задачи бухгалтера в компании
| Контроль бухгалтерии — Обработка первичных документов (накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты — Проведение актов сверок — Составление и сдача бухгалтерской отчётности в контролирующие инстанции — Составление учётной политики и своевременное внесение изменений в неё — Подготовка бухгалтерских документов для сдачи в архив | Работа с сотрудниками (кадровый учёт) — Выдача справок сотрудникам — Оформление больничных и отпусков — Контроль за начислением и выдачей зарплаты, премий, отпускных, командировочных, компенсационных выплат — Прогнозирование фонда оплаты труда — Подготовка отчётности по сотрудникам |
| Налоговый учёт — Составление и сдача налоговой отчётности — Прогнозирование налоговых рисков — Составление и ведение регистров налогового учёта (аналитика для налоговой и данные из первичных документов) — Участие в инвентаризациях | Другие задачи — Подготовка отчётов для руководства предприятия, например, о финансовых результатах, о движении денег, по кредитам и займам, о зарплате, прогнозы на будущие отчётные периоды — Мониторинг законодательства в налоговой, трудовой и экономической сферах |
Всегда ли нужны бухгалтеры в штате?
Не всегда — всё зависит от типа предпринимательской деятельности.
Самозанятый
Бухучёт самозанятые не ведут, так как нет ни обязанности, ни потребности. Налог на профессиональный доход рассчитывает налоговая, а уведомление о сумме налога автоматически формирует система. Оплатить его можно в приложении «Мой налог» или по квитанции.
Индивидуальный предприниматель
По 402-ФЗ, вести бухучёт им необязательно, а вот от налогового учёта индивидуальные предприниматели не освобождаются. Это обязанность всех компаний независимо от типа деятельности. Если у вас УСН и налоговая ставка 6%, можно обойтись собственными силами, формируя и сдавая отчёты через сторонние сервисы.
При УСН 15% или ОСНО бухучёт будет сложнее и, если разбираться с ним не хочется, можно воспользоваться услугами удалённого специалиста или полноценного сервиса, например, онлайн-бухгалтерией Точки.
ООО
Если компания подходит под критерии малого бизнеса, бухучёт будет простым и его можно вести самостоятельно через сервисы. Если же предприятие крупное или вы совмещаете несколько налоговых режимов, учёт будет сложным и запутанным. Без специалиста уже не обойтись.
«У предпринимателей есть мнение, что если предприятие совсем небольшое, то вести весь учёт можно самостоятельно. Но для правильного учёта нужно знать законы и уметь их применять, потому что штрафы за несоблюдение требований будут ощутимыми для малого бизнеса. А вот ИП на спецрежиме без сотрудников, который не обязан вести бухгалтерию, вполне может попробовать сам вести налоговый учёт или доверить расчёты онлайн-сервисам» — специалист по бухгалтерии в Точке Альбина Кильчукова.
Плюсы и минусы разных форматов работы с бухгалтером
Если вы поняли, нужен ли вам бухгалтер, то можете идти дальше. Вы можете нанять сотрудника в штат, отдать его задачи на аутсорс или организовать гибридный формат. У каждого варианта есть плюсы и минусы, разберём их подробнее.
Плюсы и минусы штатного бухгалтера
Мы уже рассказывали, как найти профессионала в штат. В статье много практических советов от специалистов из Точки, myresume.ru и Авито.Работа. Разбираем, какие навыки и образование должны быть у бухгалтера, где его искать, как составить вакансию и тестовое задание, на что смотреть на собеседовании. В конце — чек-лист. Также можете посмотреть наш ролик, как выбрать бухгалтера и провести собеседование.
Давайте посмотрим, какие плюсы и минусы есть у штатного формата работы со специалистом по бухучёту.
- Несёт полную ответственность за результат.
- Можно очно обсудить проблемы и задать вопрос в течение рабочего дня.
- При увольнении можно рассчитывать на двухнедельную отработку и найти за это время замену.
- Погружается в бизнес и дела фирмы на 100%. Это важно, если у вас специфическая или сложная ниша.
- Штатному бухгалтеру необходимо платить оклад. Средняя зарплата для бухгалтера колеблется в пределах 50 000−65 000 рублей, а в Москве и до 100 тысяч рублей. Прибавим
- При уходе сотрудника на больничный, в отгул, отпуск или декрет фирма остаётся без бухгалтерского сопровождения.
- Если раньше специалист не работал в вашем бизнес-секторе, понадобится время и дополнительные затраты на переобучение.
Плюсы и минусы бухгалтера на удалёнке
- Такому бухгалтеру не нужно платить каждый месяц зарплату, вы можете договориться на почасовую ставку или зафиксировать другую схему в договоре.
- Не надо организовывать рабочее место в офисе и выделять на это бюджет.
- Даже опытный специалист, впервые выходя на рынок фриланса, может снизить цены на услуги, чтобы привлечь клиентов. Это помогает сэкономить бюджет.
- Приходящий специалист не будет погружаться в деятельность вашей компании так же глубоко, как штатный. У него может не быть на это времени и достаточного уровня мотивации.
- Уровень ответственности и спектр задач не всегда получается определить точно. В итоге такой сотрудник может обоснованно отказаться от каких-то задач.
- Возможны утечки конфиденциальной информации, в том числе не по вине фрилансера, например, при заражении ПК вирусом.
- Опытные бухгалтеры стоят дорого и могут отказываться от дополнительной нагрузки и новых проектов.
Удалённые сотрудники — не всегда фрилансеры без оформления. Они тоже могут работать по договору, например ГПХ, или быть зарегистрированы как самозанятые, а при необходимости приходить в офис. Это обязательно прописывается в договорах с ними, как и точное количество часов, которые они должны работать.
Плюсы и минусы работы с фирмой-аутсорсером
- Подрядчик подписывает с вами договор и берёт на себя всю ответственность и риски.
- Обычно аутсорс дешевле оформления в штат, так как эксперт работает не у вас, а в фирме-посреднике.
- Если основной специалист, который работает с вашим проектом, например, заболел, аутсорсинговая фирма находит замену и рабочий процесс не останавливается.
- Такого бухгалтера не нужно обучать и переобучать, оборудовать для него рабочее место, закупать другое оборудование и ПО. Это ответственность аутсорсинговой фирмы, а вы платите фиксированную сумму по договору.
- Один сотрудник аутсорсинговой фирмы обычно ведёт сразу несколько проектов. Это может негативно сказаться на качестве работы.
- Бухгалтеры на аутсорсе — тоже чьи-то штатные сотрудники. Расходы на их содержание берёт на себя аутсорсинговая фирма, а значит, закладывает их в прайс на услуги.
- Чаще всего с проектами работают на потоке. Такой человек — это чисто технический специалист, который редко может обеспечить индивидуальный подход, так как работает над множеством проектов от разных заказчиков.
Для среднего и крупного бизнеса формат аутсорса — это, скорее, экстренная помощь и временная мера. Подойдёт тем, кто неспешно и вдумчиво ищет сотрудника в штат и не может позволить себе перерывов в бухучёте.
Плюсы и минусы гибридной формы
Это гибкое сочетание всех вариантов. Подразумевается, что в штате работает специалист по бухучёту, но часть его задач передаётся фирме-аутсорсеру или удалённому бухгалтеру.
- Хорошо подходит небольшим компаниям и ИП, где бухгалтеры часто выполняют ещё и обязанности кадровиков. Конечное распределение задач зависит от предпочтений директора и специфики бизнеса.
- Внимание штатного специалиста не распыляется на непрофильные задачи, качество работы растёт.
- Можно передать удалённому сотруднику все потоковые задачи, которые занимают много времени главного специалиста по бухучёту. Это поездки в трудовую инспекцию, центр занятости, налоговую и другие инстанции, начисление зарплаты, оформление договоров, кадровая отчётность
и т. д.
- Удалённый сотрудник может погрузиться в бизнес не так глубоко, как штатный, и качество работы упадёт.
- Аутсорсеры могут уходить от ответственности за ошибки, особенно если не подписывали договор.
Гибридный вариант подходит компаниям, которые привыкли к удалённому формату работы. Специалисты старой закалки часто боятся отдавать контроль в чужие руки, поэтому если выбрали гибридную форму работы, отдавайте аутсорсеру несложные задачи с невысоким уровнем ответственности и рисков.
Ведение бухгалтерского учёта с помощью сервиса
Онлайн-бухгалтерия — это облачный сервис, в котором можно вести бухгалтерский учёт через интернет. Устанавливать специальное ПО на компьютер обычно не нужно, вся информация хранится на удалённых серверах. Сервис онлайн-бухгалтерии есть в Точке — он сам рассчитает налоги и взносы, подготовит отчётность, поможет в работе с маркетплейсами и патентом. В нём формируются задачи на уплату с верными реквизитами и в нужные сроки, в копилку откладываются средства с поступлений, например для оплаты налогов.
- Подходит малому бизнесу. Не нужно приобретать и устанавливать ПО, нанимать бухгалтера.
- Подключиться к сервису можно с любого устройства, имеющего доступ в интернет. Вы сможете работать удалённо, когда вам удобно.
- Формы отчётности обновляются автоматически и учитывают изменения в законодательстве. При работе с маркетплейсами верно формируется налоговая база из данных автоматически загруженного отчёта. Из-за этого меньше риск ошибиться.
- Онлайн-бухгалтерия интегрируется с банковскими системами — выписки загружаются автоматически, можно проводить платежи напрямую из сервиса.
- В большинстве онлайн-систем есть круглосуточная техническая поддержка и обучающие материалы. Это важно для предпринимателей, у которых нет опыта ведения бухгалтерии.
- Нужен стабильный и быстрый доступ в интернет, чтобы работать в сервисе.
- Не подходит среднему и крупному бизнесу, в которых сложный бухучёт, — им необходим штатный специалист или на аутсорсе.
Онлайн-сервисы больше подходят ИП и небольшим фирмам, которые хотят сократить расходы на ведение бухгалтерии. Если им не нужны индивидуальные настройки бухучёта, стандартных функций системы будет вполне достаточно. Также сервис удобен для предпринимателей, которые постоянно находятся в разъездах или работают удалённо.
Частые вопросы о том, нужен ли бухгалтер для ИП или ООО
Можно ли обойтись без бухгалтера?
Нанимать бухгалтера необязательно. Вы можете вести бухучёт самостоятельно или в специальном сервисе, таком как онлайн-бухгалтерия в Точке. Но если вы работаете, например, на ОСНО, нужно учитывать многие операции и платить НДС — лучше нанять штатного бухгалтера или передать процессы на аутсорс.
Обязательно ли ООО иметь в штате главного бухгалтера?
Нет, в организации необязательно должен быть главный бухгалтер. По желанию руководитель может ввести в штат эту должность, а может передать обязанности главбуха, например, финансовому директору или бухгалтеру.
Кто может заменить бухгалтера?
Предприниматель или руководитель небольшой фирмы может вести бухучёт самостоятельно или в онлайн-сервисе. Если процессы несложные и не требуют специфических навыков, бухгалтера можно не нанимать.
Какие ещё бухгалтерские онлайн-сервисы можно использовать?
Кроме онлайн-бухгалтерии, вам могут пригодиться сервис для работы с сотрудниками и электронный документооборот. Например, Кадровый и бухгалтерский учёт в Точке рассчитает и подготовит платёжки по зарплате, отпускным и выплатам при увольнении, ежемесячным взносам в фонды и НДФЛ. Сервис сформирует кадровую отчётность, трудовые договоры, личную карточку и другие документы.
В Электронном документообороте (ЭДО) есть конструктор, где можно создавать счета, договоры и акты. В нём вы сможете подписать документ с организацией, физлицом или самозанятым, даже если у них другой оператор ЭДО. Также его используют для работы с НДС и налоговой.