Управленческие отчёты без которых не построишь бизнес: ОДДС и ОПиУ

Зачем нужны отчёты ОДДС и ОПиУ

Это базовые отчёты, которые позволяют отслеживать финансовое состояние компании.

По отчёту о движении денежных средств (ОДДС) можно отследить, сколько денег приходит на счета компании, откуда они приходят и как компания их тратит.

В отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ) вы увидите чистую прибыль и рентабельность и сможете вывести часть этих средств как дивиденды. Если же прибыли нет, то и дивидендов не будет.

Финансовый директор Ирина Пермякова уверена, что именно два отчёта в совокупности позволят ответить на вопрос, насколько рентабелен бизнес, его отдельные проекты и направления, а также куда уходят денежные средства.

«Когда нет отчёта о движении денег и отчёта о прибылях и убытках, предприниматель чаще всего имеет на руках не навигатор для принятия управленческих решений, а что-то типа общей картины по бухучёту. В отчётах можно посмотреть результаты с разделением по направлениям деятельности, группам товаров, можно чётко понять, за счёт каких средств функционирует компания — собственных или кредитных», — говорит эксперт. А теперь о каждом отчёте подробнее.

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС)

Его ещё называют кэшфлоу. Он показывает, откуда и когда пришли деньги, когда и куда ушли. ОДДС — база финансового учёта, на его основе собираются другие отчёты, например, ОПиУ. Сам по себе он позволит вам:

«Может показаться, что ОДДС похож на КУДиР. Их отличие в том, что в движении денежных средств все статьи и денежные потоки сгруппированы по видам деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая, а статьи распределены и детализированы под собственника в соответствии со спецификой его бизнеса. Это позволяет быстро определить удельный вес каждого расхода, детализировать по контрагентам, счетам, клиентам и так далее», — Ирина Пермякова, финансовый директор.

О том, как вести КУДиР — книгу учёта доходов и расходов, рассказывали в статье.

Из чего состоит ОДДС: статьи, направления и виды деятельности

Отчёт строится на основе данных обо всех движениях денег в течение месяца. Сюда включают:

• наличные: поступления и расходы;
• банковские операции;
• учёт платежей в кассу;
• учёт платежей по кошелькам;
• суммы займов и погашений кредитов;
• расчёты с иностранными поставщиками в иностранной валюте или в рублях;
• прочие доходы и платежи, такие как оплата услуг, аренда оборудования, покупка материалов и другие;
• сумму НДС, полученную от покупателей, а также уплаченную поставщикам;
• стоимость акций, проданных или приобретённых, а также полученные доходы от инвестиций.

Все операции объединяются в группы — статьи. Например, затраты на такси, грузовое такси и курьера объединяются в статью «Доставка». 20−30 статей легче анализировать, чем большой поток операций.

«Рекомендую определять перечень статей по принципу существенности. Например, если доля статьи «Канцелярия» менее 1%, отдельно такую категорию я не выделяла бы. Если необходимо, можно объединить такие мелкие статьи в какую-то группу, например, «Прочие административные расходы», а внутри группы, когда возникает потребность, раскрывать субстатьи и просматривать их динамику и долю», — советует Ирина Пермякова.

Для более общего анализа статьи объединяют по видам деятельности. Это нужно, чтобы понять, какой вид деятельности приносит доход.

Статьи разделяются по видам деятельности:

• Операционные. Основная деятельность компании, например, операции по выручке, продажам, платежи по аренде офиса, выплате зарплаты.
• Инвестиционные. Поступления и списания, влияющие на будущее компании. Например, покупка нового оборудования, лизинг, проценты, полученные от инвестиций и прочие вложения.
• Финансовые. Денежные потоки, относящиеся к финансированию компании: получение кредита, ввод средств, дивиденды и так далее.

Дополнительно можно группировать статьи по направлениям. Это удобно, например, если вы продаете товары на нескольких маркетплейсах.

Как составлять ОДДС

Отчёт можно вести в Excel Google Sheets или в специальных сервисах. Есть два метода составления: прямой и косвенный.

При использовании прямого метода, или метода «сверху вниз», денежные операции записывают по факту совершения. Например, выплатили зарплату в сентябре и отобразили в том же месяце.

Косвенный метод, или метод «снизу вверх», строится на информации из других отчётов, таких как ОПиУ и баланс. Этот способ используется реже.

«Косвенный метод подходит, когда надо быстро собрать ОДДС и уже есть собранные ОПиУ и баланс. ОДДС, собранный косвенным методом, подходит, чтобы увидеть общую картину "в крупную клетку". А для более глубокого анализа лучше использовать прямой метод», — говорит Ирина Пермякова.

Чаще всего ОДДС составляют по факту совершения операций: оплата прошла — её записали в отчёт. Так фиксируют все движения денег по всем счетам и картам компании.

Порядок действий при составлении отчёта такой:

1. Создайте статьи операций. Определите, какие статьи поступлений и выбытий есть в вашем бизнесе и зафиксируйте их в табличке.
2. Каждой статье назначьте один из видов деятельности: финансовая, инвестиционная или операционная.
3. Определите правила, по которым операция будет относиться к той или иной статье. Вы можете составить правила самостоятельно или поручить это финансовому директору.
4. Разнесите операции за последний месяц по новым статьям. В дальнейшем отчёт заполняйте один или несколько раз в неделю в зависимости от бизнеса.

«При первом составлении отчёта вносите операции минимум за месяц. Затем, в зависимости от потребности бизнеса, обновляйте отчёт ежедневно или раз в неделю», — Ирина Пермякова, финансовый директор.

Как анализировать ОДДС

Когда операции сгруппированы по статьям и видам деятельности, можете провести анализ отчёта. Это позволяет увидеть, на какие статьи компания тратит больше всего денег. Рассматривать лучше периоды от 6 месяцев, так как информация за короткий срок может содержать аномальные значения.

Рассмотрим, как можно анализировать отчёт в сервисе по автоматизации управленческого учёта «Финтабло». Возьмём данные по операционному виду деятельности за последние 3 месяца.

Дальше можно посмотреть, по каким направлениям произошло снижение.

Анализируем списания. В апреле поступлений меньше, чем списаний, то есть компания ушла в минус. Проанализируем операции за месяц.

Раскрываем статьи списаний и смотрим, по каким из них потратили больше всего.

Анализируют отчёт обычно раз в месяц. Также полезно перед началом месяца составлять бюджет движения денег, и планировать, какие поступления и списания ожидаются, а в конце отчётного периода изучать остатки на счетах.

Если остатки на счетах от месяца к месяцу растут, значит, всё в порядке. Если остатки уменьшаются, на это нужно обратить внимание.

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ)

Иногда отчёт называют P&L (Profit & Loss). Если ОДДС показывает, сколько денег пришло и ушло, ОПиУ позволяет посчитать:

Иными словами, этот отчёт помогает оценить финансовый результат бизнеса.

Из чего состоит ОПиУ

Отчёт строится так: наверху таблицы фиксируется выручка, а из неё поэтапно вычитают расходы — производственные, административные, коммерческие, налоги. Таким образом вычисляют чистую прибыль.

Чистая прибыль = Выручка — Все расходы

Выручка

Это сумма денег, которые заработала компания за определённый период. Выручка считается по выполненным обязательствам, то есть предоплата в выручку не попадает, а вот цена сделанных проектов или проданных товаров — попадает.

Если взять отчёт за несколько месяцев, можно увидеть динамику выручки от месяца к месяцу: растёт она или нет. А также цифры по отдельным направлениям: откуда сколько денег пришло.

Расходы

Расходы делятся по типам, чтобы можно было оценить эффективность по разным направлениям, а не вперемешку.

Производственные — это всё, что связано с созданием продукта компании: зарплаты сотрудников, себестоимость проданной продукции, аренда производственных помещений и оборудования, электроэнергия.

Косвенные — всё, что нельзя напрямую отнести к производству товара или услуги. Делятся на административные и коммерческие:

• Административные — за обслуживание компании. В основном это зарплаты руководителей, бухгалтерии, администраторов и секретарей. Сюда же идут аренда и содержание офиса, командировки.
• Коммерческие — всё, что связано с добычей новых клиентов: расходы на маркетинг и отдел продаж, команду маркетологов.

Расходы ниже EBITDA — это амортизация, проценты по кредитам и прочие расходы. Что такое финансовый показатель EBITDA и как его считать, читайте в статье.

Каждый тип расхода можно анализировать в абсолютных значениях, то есть непосредственно в суммах, а можно в отношении к прибыли.

Например, на скриншоте ниже мы видим, что косвенные расходы выросли в IV квартале с 376 тысяч до 585 тысяч. Однако вместе с ними выросла и рентабельность по операционной прибыли. Это значит, что расходы помогли увеличить доходы.

Как составлять ОПиУ

ОПиУ составляется на основе других отчётов — главным образом ОДДС, — а также из отчётов по обязательствам, зарплатам, налогам и так далее. В ОПиУ есть статьи, часть которых может совпадать со статьями ОДДС.

Порядок составления ОПиУ:

1. Соберите информацию из всех источников данных о доходах и расходах: цифровой бухгалтерии, отчёта отдела продаж, выписок с расчётных счетов, эквайрингов и так далее.
2. Составьте справочник статей и каждой статье присвойте тип: выручка или один из типов расходов. Укажите источник информации для статьи.
3. Присвойте направление для статей, если у вас в бизнесе несколько направлений. Например, опт, розница, услуги.
4. Административные и коммерческие расходы остаются без направления, так как они относятся ко всей деятельности компании. Это, например, аренда офиса, зарплата административных работников
5. Вносите данные по каждой статье за месяц.

«В компании всегда есть данные о продажах, это могут быть как записи в Excel, так и CRM-система. Также есть данные о расходах в компании, таких как сырьё и материалы, зарплаты и прочее. По выпискам с расчётных счетов можете собрать информацию о произведенных платежах. Это и будут источники данных для ОПиУ», — Ирина Пермякова, финансовый директор.

Если вы составляете отчёт в сервисе автоматизации финансового учёта, в нём должна быть настроена передача данных из других отчётов в ОПиУ.

Как анализировать ОПиУ

Расскажем про несколько показателей, на которые важнее всего обращать внимание.

Рентабельность по чистой прибыли

Чистая прибыль — главный показатель, финальный результат компании. Правда, сама по себе прибыль может быть не столь показательна с точки зрения аналитики.

«Например, собственник принял решение участвовать в акции и значительно снизил цену. Рентабельность в процентном значении сократилась, но за счёт роста количества продаж сумма прибыли в абсолютном выражении увеличилась. Таким образом, сработал эффект роста объёмов реализации», — объясняет Ирина Пермякова.

Прибыль на сотрудника

Каждый новый сотрудник должен способствовать увеличению прибыли. Если за этим не следить, велик риск стоять на месте или даже проседать по прибыли из-за расходов на зарплаты.

«Заработная плата — такая же инвестиция в развитие компании, как и другие статьи расходов. И если отдача с каждого рубля, оплаченного на сотрудника, стала снижаться или каждый сотрудник стал приносить меньше выручки и чистой прибыли, эти инвестиции для компании могут быть неэффективными. Но не всегда это актуально. Например, при открытии нового направления прибыль на сотрудника сначала отсутствует, но постепенно этот показатель должен расти», — Ирина Пермякова, финансовый директор.

Доли расходов в выручке

В отчётах за прошлые месяцы, посмотрите, какую долю занимают производственные, административные, коммерческие расходы в выручке.

Производственные расходы обычно растут вместе с выручкой, отслеживайте, что их доля в выручке не увеличивается. Рост доли производственных расходов связан, например, с браком, простоями, неэффективным использованием ресурсов.

Если растёт доля административных расходов, возможно, это значит, что компания тратит деньги на необязательные вещи: дорогой офис, такси, бонусы руководителям. Установите процент расходов, выше которого нельзя подниматься.

Ошибки при составлении отчётов

1. Раздут справочник статей в ОДДС и ОПиУ. Если статей слишком много, в отчётах становится сложно ориентироваться. Не выделяйте траты меньше 1% в одну статью, объединяйте их в небольшие группы. Например, траты на канцелярию и доставку воды можно убрать в «Офисные расходники».
2. Нет аналитики по видам продукции, направлениям, группам товаров и услуг. При составлении отчёта сделайте группировки по нужным параметрам.
3. ОПиУ и ОДДС заполняется от случая к случаю: вспомнили — заполнили, забыли — пробел в отчёте. Назначьте ответственного за заполнение, это может быть финансовый директор или финансовый менеджер. Также составьте регламент, в котором прописано, кто и как часто вносит данные.
4. По названию статьи непонятно, что она означает. При формировании статей прописывайте, из каких операций статья складывается. Например, из названия статьи «Васнецов основное» непонятно, какие операции в ней скрываются. Если же назвать статью «Офисные расходники», даже новые сотрудники поймут, что она значит.
5. Собственник не понимает основные принципы формирования отчётов и показателей в них. Предприниматель не должен разбираться во всех тонкостях учёта, однако можно выделить критически важные показатели и следить за ними. Например, уровень рентабельности по чистой прибыли, расходы и доходы в динамике, выручка и прибыль на сотрудника.