В чём можно ошибиться при заполнении назначения платежа
В IT-компании стажёр Антон допустил ошибки, формируя платёжное поручение: перепутал номер договора, неверно указал назначение платежа и ошибочно выделил НДС.
Эти неточности привели к тому, что система внутреннего контроля банка сочла платёж подозрительным и выявила сомнительный перевод. Кроме того, компания-поставщик не смогла идентифицировать платёж и указала на некорректное выделение налога.
- Неверный номер договора. В суматохе легко опечататься при указании номера договора, по которому производится оплата.
- Неправильная цель платежа. Нечёткое или ошибочное описание цели платежа может вызвать вопросы у банка и у контрагента.
- Ошибки с НДС. Выделение НДС там, где это не требуется, или, наоборот, его отсутствие приводит к проблемам с отчётностью.
По словам Ирины Шипиловой, самая распространённая ошибка в платёжках — отсутствие назначения перевода. В основном её допускают начинающие бизнесмены. При финансовом мониторинге деятельность такого предпринимателя непрозрачна для банка, а если он ещё и снимает крупные суммы, следующим шагом обычно становится блокировка счёта.
- Пришёл заём, но не указано назначение платежа. Могут возникнуть вопросы, почему сумма не включена в доходы на УСН.
- В случае споров с контрагентами отсутствие в назначении платежа ссылки на договор может быть критично. Например, вы отправили деньги в погашение долга по одному договору, а ваш поставщик считает, что получил аванс по другому, и требует вас оплатить долг. Вероятно, разбираться придётся в суде.
- Налогоплательщик не платит НДС, но при перечислении ему средств НДС указали. Налоговая же будет подозревать то, что компания/предприниматель не заплатили налог, пришлёт требование и запросит документы по сделке.
«В назначении, как правило, указывают документ, на основании которого проводят платёж — договор, счёт, накладная. Также важно коротко, но ясно сформулировать, за что прошла оплата. Мы в бухгалтерии часто ищем «закрывашки», а руководители по назначению платежа даже вспомнить не могут, кому и за что они платили».
Как составить уточняющее письмо об изменении назначения платежа
Как составить. Это может сделать только бухгалтер со стороны компании — отправителя средств. Какую-либо силу документ будет иметь только с подписью руководителя. Строгой формы для такого письма нет, однако есть элементы, которые необходимо включить, чтобы документ был понятным.
- название вашей компании (отправителя);
- юридический адрес;
- данные об адресате — название компании получателя, должность и ФИО руководителя или ответственного лица.
- номер и дату составления платёжного поручения, в котором допустили ошибку;
- описание неточности (все денежные суммы в письме должны быть указаны как цифрами, так и прописью);
- исправленный вариант (если ошибок несколько, перечислите их отдельными пунктами).
Елена Шипилова отмечает, что специального порядка изменения назначения платежа не существует. Предположим, плательщик направил получателю письмо об изменении назначения платежа, но получатель письмо потерял. При встречной проверке налоговой стороны предоставили разную информацию. Противоречия вызовут подозрения у налоговиков, так что лучше составить двусторонний документ-соглашение или направить письмо об изменении назначения платежа через банк.
Как отправить. Как и любой официальный документ, письмо об уточнении платежа должно быть заказным с уведомлением о вручении. Будет не лишним подстраховаться и отправить копию через интернет, но для этого нужно, чтобы получатель имел электронную цифровую подпись. О том, как получить ЭЦП, рассказывали в статье.
Строгих сроков для отправки писем об уточнении платежа тоже нет, но лучше не затягивать. Документ с правильным назначением перевода пригодится на случай, если у налоговой или банка будут вопросы.
Судебная практика показывает, что лучше всего согласовать с контрагентом назначение платежа в течение 1−2 месяцев со дня перевода — такой срок считают приемлемым суды. А вот корректировку по назначению платежа через год уже могут не принять.
Сколько хранить письмо. Каждое отправленное письмо об уточнении назначения платежа нужно фиксировать в журнале исходящей документации. Кроме того, необходимо сделать копию письма и подшить её к первичным документам компании. Хранить письмо следует не менее 3 лет, после чего его можно переместить в архив.
Частые вопросы про письма об уточнении платежа
Что это такое?
Письмо об уточнении назначения платежа — это официальный документ, который компания направляет контрагенту для исправления неточностей или ошибок, допущенных при указании назначения платежа в платёжном поручении. Оно необходимо, чтобы избежать проблем с идентификацией платежа, разногласий между сторонами и возможных претензий со стороны банка или налоговой.
Нужно ли направлять письмо об уточнении платежа в банк?
Закон не обязывает компанию-плательщика уведомлять банк об исправлениях в назначении платежа, но в судебных спорах может пригодиться подтверждение от финансовой организации. Поэтому для дополнительной защиты компании можно направить в банк письмо о корректировке. К нему приложить скан ответного письма от контрагента, которое подтверждает согласование нового назначения. Банк, в свою очередь, вносит изменения в сведения об операции. И даже если вы получите отказ во внесении правок, наличие переписки с контрагентом станет важным доказательством исправления назначения платежа, если возникнет спор.
Чем грозит неправильное назначение платежа?
- Задержки в исполнении обязательств. Контрагент может неверно идентифицировать платёж и не засчитать его в счёт погашения задолженности, что приведёт к начислению пеней и штрафов.
- Проблемы с налоговой. Неверная информация о назначении платежа может вызвать подозрения у налоговой инспекции и привести к дополнительным проверкам и доначислениям.
- Осложнения взаимоотношений с контрагентами. Невнимательность в оформлении платёжных документов может испортить деловую репутацию и привести к потере ценных партнёров.
- Блокировка счетов. В отдельных случаях, когда назначение платежа вызывает серьёзные вопросы у банка, он может приостановить операции по счёту до выяснения обстоятельств.