Специфика ресторанного бизнеса в России
Есть стереотип, что автоматизация ресторана сводится к установке ПО, которое помогает принимать заказы и отправлять их на кухню. Но это не так. На самом деле, возможности диджитал-инструментов в ресторанном бизнесе гораздо шире.
- Рынок в целом отличается высоким уровнем конкуренции. Новые рестораны открываются каждый день — заведения конкурируют за трафик, внимание посетителей, отзывы.
- Ресторанный бизнес предполагает высокие затраты на старте и долго окупается. Даже фуд-концепции с минимальными вложениями, например сушильня, которая будет работать только на доставку, окупятся не раньше чем через 1,5−2 года успешной работы.
- Владелец ресторана должен разбираться в тонкостях индустрии и принимать участие в управлении. Опять-таки из-за сложности процессов. Если не принять во внимание каждую мелочь, легко запустить череду ошибок, которая в итоге убьёт бизнес.
- Государство предъявляет к ресторанному бизнесу высокие требования. По сути, фуд-бизнес является одним из самых сложных по сбору документов. Контроль над ресторанами осуществляет много различных организаций — проверки следуют одна за другой.
Каждый день сотни заведений получают штрафы, иногда за серьёзные нарушения, а иногда за мелочи. Но даже из-за небольших ошибок, если они накопились в большом количестве, ресторан может получить штраф на сотни тысяч рублей.
Самые популярные основания для назначения штрафа — нарушение санитарных норм и правил гигиены, несоответствие температурных режимов хранения продуктов, нарушение правил пожарной безопасности и правил работы с маркировкой, нарушение прав потребителей, отсутствие лицензий и разрешений.
Впечатляющий список, и каждый пункт предполагает свои тонкости. Допустить ошибку легко. К примеру, если мы говорим о температуре хранения продуктов, то тут возможны как глобальные проблемы, которые трудно не заметить (в холодильнике не холодно), так и мелочи, которые легко упустить из вида. Термометры в ресторане, например, должны проходить регулярную проверку. Если она просрочена, независимо от реального состояния термометра компания получит штраф.
Чтобы работать эффективно и не попадать под штрафы, все процессы ресторана важно контролировать. И в этом отлично помогает автоматизация. При этом владельцам бизнеса есть из чего выбирать: в России регулярно появляются новые цифровые решения. По данным аналитического агентства Smart Ranking, только за 2023 год рынок ПО для ресторанов взлетел на 68,3%, до 5,8 миллиарда рублей.
Мой любимый пример из нашей практики — DocsInBox.ЭДО. Мы придумали его, чтобы упростить один из самых запутанных процессов в ресторане — работу с поставщиками. Нашей задачей было настроить полный цикл закупки от оформления заказа до выгрузки накладных в учётную систему. На этом пути предстояло закрыть основные боли рестораторов. Например, оптимизировать работу с номенклатурой, настроить удобный мониторинг статуса заказа и добавить возможность анализировать и контролировать цену.
Чтобы всё получилось, мы использовали лучшее, в том числе не обошли вниманием ИИ. Технология оказалась очень полезной, при том что существует не так много способов полезно применить её в ресторанном бизнесе.
Для чего мы решили создать решение на базе ИИ в непопулярной для этого отрасли?
Как я говорил, ИИ редко применяют в отрасли «туризм и рестораны». Согласно исследованию Авито Работа, она находится на 15-м из 16 мест в рейтинге отраслей, которые используют технологию.
Чаще всего ИИ в ресторанном бизнесе применяют, чтобы подсветить заведение в СМИ или оптимизировать маленький процесс. Dodo Pizza в Дубае, например, создала рецепт «лучшей пиццы» на ужин с помощью ChatGPT. А в питерской сети итальянских ресторанов Bona Capona ИИ использовали при разработке меню для корпоративной доставки обедов. Ещё технологию можно применять для создания визуала: изображения еды для меню, веб-сайтов и страниц в социальных сетях с помощью нейросети генерирует американская компания Lunchbox.
И всё-таки ИИ для ресторанов — это гораздо больше, чем роботизированные кухни или генерация меню.
- Влияет на бизнес-результат. 68% компаний оценивают реальный финансовый эффект на EBITDA от внедрения ИИ в размере до 5%.
- Сокращает затраты. 94% компаний отмечают сокращение издержек в качестве ключевого эффекта от внедрения ИИ в бизнес-процессы.
- Позволяет высвобождать время для более чем 60% сотрудников.
Нам было интересно поработать с ИИ, и мы попробовали раскрыть возможности технологии в одном из узкоспециализированных бизнес-процессов. Так появился DocsInBox.AI — решение на базе искуственного интеллекта для работы с номенклатурой.
В чём была главная проблема с работой с номенклатурой вручную? Дело в том, что в ресторан поступают сотни единиц продукции с разными наименованиями. И одна из повседневных задач — сопоставление номенклатуры с данными из учётной системы заведения.
Бухгалтеру нужно соотнести название каждого товара от поставщика с тем, что уже присутствует в системе. Например, в ресторан пришёл продукт с названием «Помидоры консервированные». Но в ресторане он значится как «Томаты». Чтобы зафиксировать, что томаты и помидоры это одно и то же, и корректно принять товар на баланс, бухгалтер должен вручную отметить соответствие.
В зависимости от объёма закупок это занимает от получаса до трёх часов в день. За год для бизнеса это огромные деньги: часто бухгалтер у ресторана не в штате, а на аутсорсе или почасовой ставке.
DocsInBox.AI работает следующим образом: нейросеть анализирует номенклатуры в системе ресторана и сравнивает их с наименованием товара в накладной поставщика. И в итоге предлагает до трёх близких по смыслу вариантов. При этом бухгалтер по-прежнему может найти номенклатуру вручную через поиск. Но, как правило, в этом нет необходимости.
По результатам тестирования трудозатраты при использовании сервиса в среднем сокращаются на 25%.
У бухгалтера-калькулятора кофейни Civil, например, процесс приёмки накладных и ввод в систему занимал два рабочих дня в неделю. После автоматизации это время получилось сократить до 45 минут.
Какие ещё процессы в ресторанном бизнесе точно нужно автоматизировать
Качественная автоматизация затрагивает не только работу по приёму заказов и распределение нагрузки между поварами и курьерами. В первую очередь, автоматизировать важно различные трудоёмкие процессы с высоким процентом ручного труда, например закупки, которые мы подробно обсудили выше.
Сотрудники тратят огромное количество времени на рутину, а автоматизация внутренних процессов и работы с внешними сервисами поможет освободить время для более стратегических и креативных задач.
В качестве примера я всегда привожу работу с госсистемами.
Работа с государственными системами «Меркурий», ЕГАИС и «Честный знак»
В ресторанном бизнесе не избежать работы с тремя государственными сервисами. Часто бизнес воспринимает отчётность в штыки, но между тем системы учёта могут действительно помочь с операционкой и соблюдением норм. Главное, оптимизировать работу с ними — меньше делать руками. Это поможет сэкономить время и сократить количество ошибок.
Итак, немного о каждой системе.
С ЕГАИС работают рестораны, которые продают алкоголь. Это единая госсистема для учёта объёма производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Рестораны, бары и кафе должны отчитываться в ЕГАИС при продаже любого алкоголя. Формат отчёта зависит от разных факторов: крепости, тары, типа списания. Вся информация из ЕГАИС в дальнейшем отправляется в ФСКАТРФедеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками — службу, которая контролирует всё движение алкоголя и табака.
«Честный знак» — система для тех, кто продает маркированные товары. Она помогает контролировать производителей, поставщиков и продавцов некоторых товарных групп. Специальные коды маркировки на товарах подтверждают их подлинность и качество. Сегодня маркируется много продуктов, для общепита актуальна отчётность о пиве, слабоалкогольных напитках, воде в упаковке и молочных продуктах.
Система «Меркурий» — для тех, кто продаёт продукты животного происхождения. «Меркурий» отслеживает движение молочных продуктов, яиц, мяса, рыбы — это электронная площадка, предназначенная для сертификации подобной продукции. Смысл контроля в том, чтобы потребители получали качественные и безопасные для здоровья продукты. Производитель отправляет с товаром ветеринарно-сопроводительные справки, а ресторан должен подтвердить в «Меркурии» их получение при приёмке товара.
- Чем дальше, тем больше правил и нововведений — новые требования для каждой госсистемы появляются примерно раз в полгода. В них сложно разобраться, сложно отчитываться правильно и своевременно. А штрафы за ошибки в отчётности доходят до 300 тысяч рублей.
- На работу с госсистемами влияет человеческий фактор. Если загружать информацию в системы учёта вручную, вероятность ошибки и последующего штрафа высокая.
- В работе с госсистемами много участников. Это руководители бизнеса, финансовый отдел и даже сотрудники зала. Управленцы контролируют, вся ли отчётность в норме, бухгалтеры работают непосредственно с документами, а линейный персонал сканирует товары и отправляет данные для отчётности.